No puedes conocer la salud de un negocio sin un informe de gestión oportuno. Así como sucede con los reportes médicos que recibes al visitar a un doctor, toda empresa requiere de informes de gestión de rendimientos para saber el estado real del negocio, el balance financiero, las metas comerciales alcanzadas y otras variables de importancia.

En ese sentido, saber cómo elaborar un informe de gestión adecuado es una habilidad muy importante para cualquier manager, jefe de departamento o líder de proyecto. Por eso, en este artículo, vamos a explicarte el concepto de informe de gestión, para qué sirve, los tipos que existen, sus elementos y algunas recomendaciones para redactar un informe de gestión. ¡Reporta y cuida la salud de tu negocio!

¿Qué es el informe de gestión en una empresa?

Un informe de gestión es un documento corporativo de mucha utilidad para el mantenimiento y crecimiento de una empresa. Contiene información sobre proyectos y áreas operativas y financieras, lo cual permite monitorear y evaluar el rendimiento de un negocio.  Entre los datos de un informe de gestión, se incluyen los presupuestos asignados, el flujo de caja, la rentabilidad, el balance financiero, el rendimiento de los equipos, los problemas operativos, la respuesta del cliente, etc. 

Los formatos de informes de gestión contienen data presentada mediante gráficos, textos e, incluso, recursos audiovisuales. Su objetivo es presentar la información de la manera más clara y didáctica posible para que las autoridades de la empresa o los encargados de departamentos puedan tomar decisiones objetivas que mejoren la eficiencia del negocio y su éxito comercial.

¿Para qué sirve un informe de gestión?

• Planificar nuevos proyectos, líneas de productos e inversiones.
• Organizar la información de los resultados de un proyecto.
• Dirigir a un equipo de trabajo para emprender nuevas acciones.
• Tomar decisiones que impacten positivamente en los objetivos de la empresa.
• Controlar el trabajo y la información de los equipos de trabajo.

Beneficios del informe de gestión en una empresa

Como puedes notar, la importancia del informe de gestión es crucial para los procesos y equipos de una empresa. No contar con uno a tiempo puede generar un caos informativo, el retraso de proyectos y el impacto negativo en la rentabilidad del negocio. Por eso, aquí compartimos 3 razones para crear un informe de gestión.

1. Mejora la comunicación corporativa

Los informes de gestión están hechos para ayudar a todas las personas encargadas de tomar decisiones, ya sean el CEO, los managers de departamentos y directores de proyectos. Al ser accesibles para distintos miembros de una empresa, un informe de gestión ayuda a combatir la desinformación corporativa y contribuye con el alineamiento de todos los equipos. Así se pueden compartir estadísticas, resultados y conclusiones más rápido, lo cual favorece tanto los resultados de una empresa, como su cultura organizacional.

Fuente: Unsplash

2. Mejora la productividad y toma de decisiones

Las características de un informe de gestión hacen que la eficiencia de los proyectos y procesos mejore. Se acortan tiempos, se ahorra dinero y se reduce el estrés laboral causado por la desorganización y falta de productividad, algo que no es ajeno a muchas empresas. De hecho, en un estudio publicado en el blog de Reclaimai, se muestra que el 31.1% de equipos solo logra completar el 40% de sus tareas semanales. Ante ello, el uso de un informe de gestión reduce los problemas operativos mediante la información oportuna y facilita la toma de decisiones inteligentes entre los managers de los equipos.

3. Ayuda a detectar crisis futuras

El contenido de un informe de gestión puede contribuir a monitorear patrones financieros y operativos claves para una empresa. Esto es fundamental para detectar problemas futuros, como la pérdida de clientes, la reducción del mercado, la aparición de competidores y otras tendencias propias de las dinámicas empresariales. Aprender a realizar un informe de gestión se convierte, entonces, en un conocimiento para resolver las crisis posibles antes de que emerjan.

Fuente: Unsplash

Tipos de informes de gestión

Para el project management de una empresa, es posible utilizar distintas clases de informes de gestión. Dependiendo de la técnica, el tipo de data, el área funcional y otra variables, se pueden considerar los siguientes:

• Reporte operativo
• Reporte financiero
• Reportes de tendencias
• Reporte analítico
• Reporte individual
• Reporte conjunto
• Reporte interno
• Reporte externo

Fuente: Unsplash

¿Qué debe contener un informe de gestión completo?

Ahora, probablemente te preguntes qué incluye un informe de gestión. Esto depende del tipo de informe a realizar, de la empresa y del contenido que se necesite exponer. Sin embargo, hay ciertos componentes que siempre deben estar presentes. Esta es una lista con 6 elementos imprescindibles de un informe de gestión.

• Título: aunque parezca menor, el título de un informe de gestión sirve para comunicar el propósito del reporte, las temáticas a incluir y el interés para los receptores del mismo.
• Contextualización: esta es una presentación breve del contexto del informe de gestión, que ayuda a presentar una introducción de su propósito y la data a observar. 
• Objetivos: aquí se anuncian los objetivos del informe de gestión, los cuales tienen que reflejar su alineamiento con la misión de la empresa.
• Resumen: sirve para sintetizar los alcances y conclusiones de un informe de gestión en un párrafo conciso que ayude a tener una primera visión global del contenido total.
• Resultados: en esta sección se colocan los datos más específicos, como las estadísticas, las tablas y las métricas de rendimientos de los proyectos evaluados en un informe de gestión.
• Conclusión: mediante este elemento, los managers pueden tomar acción a partir del descubrimiento de problemas en la gestión, de soluciones recomendadas y de observaciones a tomar en cuenta para la mejora del rendimiento.

¿Cómo hacer un informe de gestión?

Luego de conocer la estructura de un informe de gestión, es necesario que sepas cómo crear uno. Te dejamos una lista explicada con 5 pasos para la elaboración de un informe de gestión ideal. 

1. Clarificar los objetivos estratégicos

Para que los resultados y las conclusiones del informe ayuden a tomar decisiones inteligentes, lo primero a determinar son los objetivos del documento. En ese sentido, es conveniente que te preguntes lo siguiente:

• ¿Quiénes leerán principalmente el reporte?
• ¿Qué razones han llevado a realizar el informe?
• ¿Qué se busca identificar con la información del reporte?
• ¿Qué problemas y soluciones se requiere identificar?

Cuando tengas claros los objetivos y el motivo del informe de gestión, sabrás cómo organizar la información y qué descartar. Esto te ayudará a ganar tiempo y a comunicar mejor las conclusiones. 

2. Incluir KPI’s alineados con la audiencia

Según el blog de Investopedia, un KPI (Key Performance Indicator) es un grupo de medidas cuantificables usadas para valorar el rendimiento a largo plazo de un proyecto o compañía. Ayuda particularmente a medir financieros, estratégicos y operacionales de una empresa. En el contexto de un informe de gestión, los KPI’s incluidos deben estar directamente relacionados con el área de interés o el rol operativo del receptor del reporte. Si el receptor es un manager de diseño, de seguro los KPI’s vinculados a la experiencia de usuario le sirvan mejor, mientras que, si es uno de ventas, las métricas de nuevos clientes y compras serán más relevantes.

Fuente: Unsplash

3. Crear un storytelling

Un informe de gestión no tiene que ser un documento con números fríos y objetivos. Por el contrario, para que esta data numérica convenza al receptor, es necesario usar el poder del storytelling. El contenido del reporte debe estar organizado de una manera en la que se pueda observar una especie de viaje, con una presentación del problema primero, luego los retos propios del proyecto o negocio, y al final los resultados y conclusiones. Es decir, como en todo buen relato, tiene que haber una transformación, lo cual se traduce en la información del informe de gestión para que los directivos o managers tomen decisiones estratégicas.

4. Agregar feedback de clientes

En todo negocio, el comportamiento y la palabra de los clientes es fundamental para tomar decisiones. Por eso, incluye siempre el feedback de los usuarios, consumidores o clientes en el informe de gestión. Esto posibilita saber qué se está haciendo bien y en qué se está fallando. Al agregar esta información, se sabrá cuál es la satisfacción del cliente y cuánto se está respondiendo a sus necesidades a partir de los productos o servicios de la empresa. Todo esto contribuye a esclarecer las conclusiones del informe. 

Fuente: Unsplash

5. Hacerlo atractivo visualmente

Por último, no te olvides de usar las mejores herramientas online para informes de gestión. Una de las más potentes es Tableau. De hecho, Jorge Karam, profesor de nuestro curso online de Visualización y creación de informes interactivos con Tableau, comenta que:

“Tableau es una de las herramientas más populares para la visualización de datos. Tiene alcances que facilitan el trabajo de una manera muy práctica y sin necesidad de tener conocimientos amplios de programación. Genera reportes de alto nivel muy rápido, además de que abre muchas puertas por su popularidad y prestigio en el mercado. Entre sus productos más útiles para hacer reportes, son más convenientes sus versiones Tableau Desktop y Tableau Online”. Así que no lo dudes y usa toda la potencia de la tecnología para tu informe de gestión.

Estamos seguros de que este artículo te ha ayudado a entender qué es y para qué se usa el informe de gestión. Como has notado, es un documento imprescindible en el trabajo de los managers de cualquier empresa. De seguro, con la elaboración correcta de un informe de gestión, lograrás maximizar tu productividad y el rendimiento de tus equipos.

Para terminar, queremos invitarte a revisar nuestros cursos online de Gestión de proyectos. Sus contenidos te ayudarán a monitorear tareas, dirigir equipos y usar herramientas efectivas de project management. ¡Continúa tu formación online para ser un mejor gestor!