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Base de datos en Excel: ¡Mejora tu analítica y atesora tiempo para tu equipo!

Base de datos en Excel: ¡Mejora tu analítica y atesora tiempo para tu equipo!

Última actualización 11 de Junio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Juliana Fantino

Saber hacer una base de datos en Excel es necesario para todo aquel que forme parte de un equipo de trabajo y necesite automatizar la carga y el análisis de datos. De hecho, realizar una base de datos en Excel puede parecer una tarea compleja, pero si tienes en cuenta las recomendaciones que te daremos, podrás hacerlo con total eficiencia. 

Recuerda que desarrollar nuevas habilidades relacionadas con la analítica y el estudio de datos es imprescindible, para encontrar nuevas oportunidades de empleo y/o si estás buscando optimizar tu rendimiento laboral. En efecto, por medio de una base de datos en Excel, es posible agilizar los procesos de toma de decisiones, a través de una visualización más certera de conjuntos de datos, que pueden administrarse y analizarse con mayor facilidad. 

Por eso, hemos preparado este artículo con el paso a paso para que crees una base de datos en Excel sin problemas. Y como resultado, podrás adquirir más competencias en relación con el manejo de Microsoft Excel y estarás optimizando cada uno de tus procesos de trabajo. 

¿Estás preparado? ¡Comencemos!

1. Crea tu documento en Excel

Hoy en día, existen distintos tipos de bases de datos. En el caso de que necesites disponer de una base de datos en Excel, el primer paso para lograrlo es crear el documento inicial o libro de Excel. Para ello, deberás realizar los siguientes pasos:

  1. Ve a Microsoft Excel, crea tu archivo y asegúrate de guardarlo como “Libro de Excel habilitado para Macros”.
  2. Crea dos hojas en tu libro de Excel. La primera se llamará “Registro”; y la otra servirá para guardar la información que desees gestionar. Por ejemplo, puedes llamarla “Datos”.
    A continuación, te detallamos algunos elementos que debes tener en cuenta a la hora de crear estas hojas de tu base de datos en Excel: 
  • En la hoja “Registro”: completa tu base de datos en Excel con la información que has recolectado de tus clientes o en función de la variable que necesites utilizar. Entre las categorías que puedes incluir en tu base de datos en Excel, se destacan: nombre, apellido, edad, correo electrónico, número telefónico, país, dirección, entre otros.
    Por otra parte, no olvides que deberás insertar una celda para el “Código” en tu base de datos en Excel, como veremos con posterioridad.
    Asimismo, si lo deseas, puedes ingresar indicaciones en tu plantilla de datos para que todo el equipo de trabajo esté alineado con su funcionamiento. Como resultado, todos podrán intervenir en el manejo de la base de datos en Excel, con la finalidad de complementar la información del archivo con el máximo nivel de consistencia.
    Como afirma Valentín Rodríguez Del Pozo, Supply Chain Manager y profesor a cargo de nuestro curso online de Excel avanzado para expertos:
    “Para que una base de datos en Excel sea efectiva, la información que depositemos en ella debe ser consistente. Todo aquello que esté almacenado en la tabla de Excel que represente una misma realidad, debe estar escrito exactamente de la misma manera. Ello incluye la forma de escribir, el uso de abreviaturas, las normas de acentuación y puntuación unificadas, el uso de mayúsculas y minúsculas y la utilización de espacios. Así, al crear una base de datos en Excel, se obtienen datos homogéneos y según una clasificación consistente, para ser analizados correctamente con posterioridad”.
    Por último, personaliza la hoja de datos de Excel como prefieras. De hecho, puedes agregar distintos colores, bordes, tipos de letra y todos aquellos elementos que consideres esenciales, para que la base de datos en Excel sea agradable a la vista; y por sobre todo, fácil de usar y que agilice todos tus procesos laborales. 
    Según un estudio de Forbes, la analítica de datos ha cobrado importancia en los últimos años y ha permitido predecir escenarios futuros y mejorar la toma de decisiones. De este modo, la combinación de la estadística y el estudio de datos, junto con las nuevas tecnologías y la inteligencia artificial han provocado una optimización en la precisión de los procesos que oscila entre el 80 y 90%. 

creación de una base de datos en Excel

Fuente: Canva

  • En la hoja “Datos”: ingresa los datos que tienes a tu disposición en las diferentes columnas de tu base de datos en Excel. Es importante que no escribas en la fila que está por debajo de los tipos de datos, pues esta debe ser intocable. Para recordarlo y no tener futuros errores en tu base de datos en Excel, puedes colorearla de color rojo o con algún otro que sea llamativo y que te permita tener en mente la premisa anterior.
    Adicionalmente y debido a que, en ocasiones, otras personas además de ti tendrán acceso a la base de datos en Excel, también puedes optar por inmovilizar esta fila de tu base de datos. Hazlo ingresando al menú “Vista”, da clic en “Inmovilizar” y selecciona la opción “Inmovilizar paneles”. 
    Como resultado, ningún integrante de tu equipo de trabajo podrá realizar modificaciones sobre esta fila esencial de tu base de datos en Excel.

2. Establece filtros para tu base de datos en Excel

Una vez que ya hayas efectuado el paso anterior y tengas algunos datos cargados en tu base de datos en Excel, puedes configurar algunos filtros, para facilitar la búsqueda y la organización de los datos de tu planilla de Excel. Para ello, deberás llevar a cabo los siguientes pasos en tu base de datos en Excel:

  1. Selecciona las categorías o títulos de tu base de datos en Excel.
  2. Dirígete al menú Inicio de tu hoja de cálculo.
  3. Ve a la opción “Ordenar y filtrar”; y luego, haz clic en “Filtro”. 
  4. Posteriormente, se creará una flecha en cada columna. Cuando efectúes una selección y des clic sobre esta, podrás escoger aquella que desees, a partir de los filtros que hayas especificado en tu base de datos en Excel.

Recuerda que puedes modificar tus filtros en cualquier momento; y así, mejorar aún más cada uno de tus análisis en tu base de datos en Excel.

Como verás, esta es una alternativa sencilla que puedes tener en cuenta para optimizar aún más la búsqueda de información en tu base de datos en Excel. Entonces, si quieres saber qué es Excel y para qué sirve, ten en cuenta que es una plataforma que optimiza el almacenamiento y procesamiento de todos los datos que necesites en cada uno de tus procesos laborales.

 

3. Agrega fórmulas a tu hoja de Excel

Seguidamente, otro de los pasos importantes para aprender cómo hacer una base de datos en Excel es agregar fórmulas a las hojas que hayas creado en el paso anterior, para que esta herramienta de Microsoft Excel gane mayor funcionalidad.

Siendo así, para empezar a establecer las fórmulas de Excel en tu base de datos, te recomendamos iniciar tu base de datos en Excel desde la primera celda. Como consecuencia, será mejor posicionarte visualmente en ella.

Entonces, teniendo en cuenta lo mencionado previamente, ingresa a la hoja “Registro” de tu base de datos en Excel y selecciona la celda en la que irá el primer código. Luego, sigue los siguientes pasos

  1. Introduce la siguiente fórmula en tu base de datos en Excel: =contar(Datos!A2:A10000)+1, ahora podrás ver el número “1” en esa celda. 
  2. Acto seguido, deberás seleccionar la celda y dar clic derecho a la opción “Formato de celdas”.
  3. En tu hoja de cálculo, aparecerá una ventana. Selecciona la pestaña “Número” y dale clic a la opción “Personalizada”. 
  4. Luego, en donde dice “Tipo”, escribe: \A\0000 y haz clic en el botón “Aceptar”.
  5. Ahora, ve a la hoja “Datos” y selecciona todas las celdas en la columna “Código”. Hazlo sin incluir la celda de la fila coloreada como te indicamos previamente. Y no olvides repetir el proceso, si deseas cambiar el formato de las celdas de tu base de datos en Excel.
 

4. Añade el botón “Guardar” en tu base de datos en Excel

El tercer paso para aprender cómo hacer una base de datos en Excel de manera eficiente, es añadir botones para automatizar tareas. De este modo, podrás lograr una interacción más eficaz con la herramienta de análisis de datos y agilizar los procesos de trabajo. 

Como afirma un estudio de Infobae, la recopilación de datos es el paso inicial para generar conocimiento. Dentro de este contexto, las bases de datos son los elementos a través de los cuales se puede comprobar o refutar cualquier hipótesis. Por su parte, los datos son los que posibilitan el análisis de riesgos y el establecimiento de planes estratégicos para conseguir los objetivos planteados. 

Por lo tanto, haz lo siguiente, si necesitas hacer más eficiente tu base de datos en Excel:

  1. Selecciona la pestaña “Archivo” y dale clic a “Opciones”. 
  2. Aparecerá un menú, desde donde deberás seleccionar “Personalizar cinta de opciones”. 
  3. Acto seguido, haz clic en la opción “Desarrollador” y acepta los cambios. Inmediatamente, verás que se ha creado una nueva pestaña en tu base de datos en Excel. 
  4. Descubrirás que se agregó al menú superior de tu planilla de Excel, la pestaña de “Desarrollador”.
  5. Dirígete a la hoja de cálculo “Registro” y haz clic en la pestaña “Desarrollador”. Elige la opción “Insertar”; y luego, da clic en “Insertar botón” para guardar. Seguidamente, dibuja el botón en el lugar de la hoja de Excel que prefieras. Cuando lo hayas creado, selecciona “Aceptar”. 
  6. Haz clic sobre esa celda en tu base de datos en Excel; y con el botón derecho, despliega la opción “Modificar texto”. Puedes cambiar el nombre actual con “Guardar Nuevo Registro”; o simplemente, poner “Guardar”.

equipo de trabajo elabora un base de datos en Excel

Fuente: Canva

5. Programa el botón “Guardar”

Este es el último paso de esta guía de Excel para saber cómo hacer una base de datos. En consecuencia, podrás sacar el máximo provecho de esta herramienta que estás elaborando para optimizar tus tareas. 

Si necesitas mejorar aún más tu base de datos en Excel, entonces, sigue el siguiente procedimiento:

  1. En la pestaña de “Desarrollador”, deberás hacer clic en “Macros”; y luego, en el botón “Grabar macro”. En esa ventana, guarda la macro con el nombre de “Guardar” y acepta los cambios.
  2. Posteriormente, ve a la hoja de cálculo “Datos” y selecciona la fila que está por debajo de las celdas coloreadas. Enseguida, da clic derecho en el número de la fila de tu base de datos en Excel; y haz clic en la opción “Insertar”. Selecciona la opción “El mismo formato de abajo”.
  3. Una vez que hayas completado el paso anterior en tu base de datos en Excel, ve a la pestaña “Registro” y selecciona la celda “Código”. Allí, digita en tu teclado “Ctrl+C” o “Command+C”. 
  4. Ahora, ve a la pestaña “Datos” y digita “Ctrl+V” o “Command+V” al posicionarte en la primera celda de la fila de tu base de datos en Excel. Ten presente que es la que está debajo de la coloreada; es decir, en la columna “Código”. Repite el proceso con todos los datos de tu hoja de registro en Excel.
  5. Cuando hayas concluido con el proceso previo en tu base de datos en Excel, ve a la hoja “Registro” y selecciona, una por una, cada celda de datos. Después, da clic en “Eliminar”, menos a la celda “Código”. Al finalizar este procedimiento, guarda el documento. 
  6. Por último, en la pestaña de “Desarrollador”, selecciona la opción de “Detener grabación”. Con posterioridad, haz clic derecho en el botón “Guardar Nuevo Registro” (aquel que tú creaste) y elige la opción “Asignar macro”. Finalmente, guarda los cambios de tu base de datos en Excel. 

análisis de una base de datos en Excel

Fuente: Canva

6. Personaliza y prueba tu base de datos

¡Felicidades! Has logrado completar todos los pasos y ya sabes cómo hacer una base de datos en Excel. Entonces, es hora de escoger el formato que deseas para tu planilla de cálculo. De hecho, como te hemos dicho, recuerda que puedes personalizar tanto las filas, así como las columnas de tu base de datos en Excel. 

Te recomendamos que elijas un tamaño, color y tipo de letra lo más legible posible. Igualmente, puedes destacar títulos teniendo en cuenta la funcionalidad que vayas a darle a tu base de datos en Excel. 

Por otra parte, es importante que inviertas tiempo en probar tu nueva herramienta de análisis de datos. De este modo, podrás detectar fallas y corregirlas para que el funcionamiento de tu base de datos en Excel sea perfecto. 

Para lograrlo, solamente deberás ingresar un nuevo registro en tu base de datos en Excel, y presionar el botón “Guardar Nuevo Registro”. 

Y en el caso de que los registros de tu base de datos en Excel desaparezcan, no te preocupes. Para encontrarlos, solamente deberás ir a la pestaña “Datos” y allí estarán disponibles. 

diseño de una base de datos en Excel

Fuente: Canva

En pocas palabras, las bases de datos en Microsoft Excel son recursos sumamente versátiles y que te permitirán ahorrar tiempo y agilizar tus tareas laborales en pocos pasos. 

Asimismo, para potenciar aún más tus conocimientos sobre gestión y manejo de datos, te invitamos a que conozcas todos nuestros cursos online de Emprendimiento y negocios. Desde allí, docentes especializados en distintas áreas del mundo de los negocios te brindarán todos los conocimientos técnicos y prácticos que necesitas. En consecuencia, podrás hacer crecer tu capital humano, aprendiendo más sobre la creación de bases de datos en Excel y acerca de otros temas esenciales para tu formación profesional. 

Entonces, aprende cómo hacer una base de datos en Excel, organízate y conviértete en un talento indispensable. Y así, podrás hacer más eficiente todos los procesos empresariales con tu equipo de trabajo.

Ahora sí… ¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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