¡Aprende cómo hacer un diagrama de Gantt para tus proyectos!

¡Aprende cómo hacer un diagrama de Gantt para tus proyectos!

Última actualización 6 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Valeria Maceiras

Si diste clic en esta nota seguramente ya has escuchado hablar de los diagramas de Gantt en alguna reunión de trabajo para lanzar un proyecto, o de alguno de tus compañeros diciendo cómo le ha facilitado el proceso de organización para sus entregas. De lo que tal vez no estés completamente seguro es de cómo se ve, para qué sirve exactamente, pero sobre todo, de cómo hacer un diagrama de Gantt.

 Después de leer este artículo tendrás las bases que te permitirán entender esta herramienta y aprenderás cómo puedes usarla para optimizar tu rutina de trabajo y tu organización. 

Además, verás que no es tan complicado como parece y que en realidad, si te familiarizas con el proceso para crearlo, puedes usar este diagrama para tus proyectos no solo empresariales, sino también personales.

Índice

Cómo hacer un diagrama de Gantt: las bases

            Para qué sirve un diagrama de Gantt

Cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso 

            Diagrama de Gantt en Excel  

            Diagrama de Gantt plantillas disponibles

Cómo hacer un diagrama de Gantt: las bases

A primera vista, el diagrama de Gantt puede parecer un poco complicado y si no estás familiarizado con Excel o no eres tan fan, puede que pienses que crearlo será una tarea difícil. Justamente para eso viene a ayudarte esta nota. Podrás hacer tu primer diagrama de Gantt siguiendo los pasos que te presentamos y comprobar que es la solución para tu organización.

Más que nada, te servirá para crear el diagrama sin complicaciones, disponiendo de varias plantillas de diferentes programas, en donde también podrás personalizarlas a tu gusto y darle tu toque distintivo.  

Primero, te explicamos de dónde salió la idea de este diagrama, cuáles son sus funciones, sus múltiples beneficios, te damos la fórmula para crearlo, y finalmente te dejamos plantillas con formatos para que tú puedas llenarlos con tus datos y descargarlas de inmediato. 

 Para qué sirve un diagrama de Gantt 

Los diagramas de Gantt son utilizados comúnmente en la gestión de proyectos. Son gráficos de barras horizontales que sirven para ilustrar el cronograma de un proyecto, trabajo o programa. Ofrecen una forma de ver cómo está programado tu proyecto, de poder darle seguimiento a los logros y de estar familiarizado con el desarrollo de tu trabajo en un determinado plazo de tiempo. 

diagrama 1

Fuente: Microsoft Excel 

Cada barra del diagrama representa una etapa del proceso o una tarea del proyecto y su respectiva longitud. Con longitud se refiere al tiempo necesario para completar la etapa o finalizar la tarea. Una de las ventajas del diagrama de Gantt es que ofrece una perspectiva visual de quién hace qué trabajo y el tiempo que tiene para llevarlo a cabo, haciendo más eficaz la comunicación y el desempeño de un equipo. 

Te puedes estar preguntando por qué usar un diagrama de Gantt o a quién fue que se le ocurrió empezar a implementarlo. Ahora te lo contamos.

La primera versión de un diagrama de Gantt fue gracias a la creación del armonograma de Karol Adamiecki en 1896. Después, en 1910 Henry Gantt elaboró un gráfico similar al que se usa hoy, para representar cuánto tiempo dedicaban los trabajadores de una fábrica para realizar una determinada tarea. La combinación de los dos sistemas llevó al diagrama de Gantt moderno. 

Cuando se empezaron a usar como herramienta, los diagramas de Gantt se hacían a mano. Claro que esto no resultó nada eficiente porque se tenían que volver a dibujar si surgían cambios. En la actualidad, existen plantillas en Excel y otras plataformas gratis para elaborar un diagrama de Gantt.  

Lo único que tienes que hacer es tener un proyecto definido, o bien, algunas metas que quieras alcanzar a través de un determinado plazo de tiempo para empezar a aprovechar esta herramienta. 

Ahora bien, veamos las funciones del diagrama de Gantt:

  • Actualización automática de progreso de los proyectos en tiempo real
  • Observación de proyectos complejos con muchas tareas simultáneas 
  • Identificación de las dependencias de las tareas
  • Representación de logros

 

Como podrás notar, el diagrama de Gantt es práctico gracias a las funciones de los programas que ofrecen sus plantillas. Te permitirán observar tus proyectos en curso de una manera visual y con mucha claridad. Aparte, puedes ir marcando tus logros para motivarte a seguir y tomar en cuenta los factores externos que te afectan. 

Si sientes que te hace falta traer orden a los proyectos de tu empresa o necesitas una herramienta visual para tener aspectos específicos presentes, echa un vistazo a estos beneficios del diagrama de Gantt:

  • Claridad de visualización del plan y cronograma de un proyecto
  • Organización de proyectos complejos y ambiciosos
  • Coordinación de múltiples actores involucrados
  • Estimación de cronogramas y cargas de trabajo para mejor manejo de recursos

 

Otro de los aspectos importantes que debemos abordar es la cuestión de quiénes usan diagramas de Gantt, o a quiénes les resultarían útiles.

Sinceramente, a todos nos viene bien tener la habilidad de organizarnos y establecer metas concretas en plazos de tiempo determinados para poder hacerlas realidad, sin importar en qué área profesional nos desarrollemos. 

Sin embargo, los diagramas de Gantt son implementados más que nada en proyectos grandes. Si tu empresa o equipo se encuentra creando una campaña de marketing, lanzando un producto, renovando un proceso técnico, o planeando una conferencia de prensa, usar un diagrama de Gantt te resultará muy práctico. 

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Cómo hacer un diagrama de Gantt paso a paso 

Para entender cómo hacer un diagrama de Gantt fácilmente, te recomendamos seguir estos sencillos pasos:

1.     Define el periodo de tu proyecto, estableciendo fechas de inicio y fin. 

2.     Agrega tareas del proyecto, también con inicio y fin para poder verlas como barras del gráfico.

a.     Puedes marcar cada tarea con colores distintos y si el proyecto consta de distintos equipos así será más fácil identificarlos.

3.      Aclara las dependencias entre las diferentes tareas: algunas no pueden empezar hasta que las previas hayan sido completadas. 

4.     Identifica los logros como puntos fijos en el tiempo: ayudarás a establecer prioridades y de paso reconocer el esfuerzo que has puesto y se ha reflejado en tus logros.

5.     Realiza cambios en el trabajo conforme vayan cambiando los planes y ve modificando tu cronograma. No todo sale siempre como lo planeamos, ¡hay que adaptarnos! 

Diagrama de Gantt en Excel 

Uno de los programas más usados para realizar un diagrama de Gantt fácil y exitosamente es Excel. 

A continuación, te proporcionamos los pasos si deseas hacer tu diagrama de Gantt desde cero utilizando el programa de Excel, justo como recomienda el soporte de Microsoft.

1.     Seleccionar los datos que quieres representar en el diagrama.

grafica 1

Fuente: Microsoft Soporte 

2.     Haz clic en Insertar > Insertar gráfico de barras > Barra aplicada 

grafico 2

Fuente: Microsoft Soporte 

3.  Dar el formato deseado al gráfico de barras aplicadas para crear el diagrama de Gantt.

gantt 3

Fuente: Microsoft Soporte

4.     En este ejemplo, invertirías el orden para que la Tarea 1 quede hasta arriba y esté en orden cronológico. Para esto debes pulsar la tecla CONTROL y seleccionar el eje vertical (Tareas). Después seleccionas Formato de ejes y en la opción de Posición del eje eliges Categorías en orden inverso.

5.     Para personalizar tu diagrama puedes acudir a las opciones de Agregar elemento de gráfico, Diseño rápido, y Cambiar colores. 

6.     Para volver a utilizar tu diagrama de Gantt personalizado, puedes ir a la opción de guardarlo como plantilla, presionando COMANDO, dando clic en el gráfico y seleccionando Guardar como plantilla. 

 gantt 4

 Fuente: Microsoft Soporte 

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Si prefieres, también puedes revisar este video que resume fácilmente cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel. 

 

video diagrama

 

 Diagrama de Gantt plantillas disponibles 

Aquí puedes descargar la plantilla para Excel totalmente gratis para rellenarla con tus propios datos.

Como parte de nuestras herramientas, Crehana tiene disponible estas plantillas para ayudarte a crear tu diagrama de Gantt sin complicaciones, ¡descárgalas gratis!

En estas plantillas que hemos creado para ti, encontrarás lo siguiente:

  •  2 plantillas de Gantt en cada pestaña del formato, que se adaptan a las características de tu proyecto
  • La plantilla 1 es más general: te permite detallar actividades, realizar una descripción breve, mostrar el nombre del responsable, las fechas de duración, días y estados del proyecto.
  •  La plantilla 2 te permite revisar el documento las veces que creas necesarias para modificar y agregar los procesos y avances de cada tarea, dividida en fases y actualizándose día con día. 

 

En este link encontrarás también múltiples plantillas para armar tus diagramas de Gantt.

Como mencionamos antes, la organización de proyectos ambiciosos y que involucren a múltiples actores o equipos puede ser complicada y desgastante. Es por eso que el mundo de los negocios y la tecnología están cada vez ofreciéndonos herramientas nuevas para facilitarnos precisamente estos procesos a través de sistemas que hacen el trabajo mucho más sencillo. 

Si bien el diagrama de Gantt involucra varios pasos y un tiempo considerable en su planeación, ten por seguro que te ahorrará tiempo, esfuerzo, y posibles confusiones en cuanto lleves a cabo tu proyecto y las tareas necesarias. Su efectividad puede ser probada ya sea en empresas grandes o también en pequeñas, mostrando su versatilidad y capacidad de ayudar en áreas multidisciplinarias. 

Si eres de las personas olvidadizas que tienen que estar dejando recordatorios por todos lados para poder completar tus tareas en el día a día, no esperes más para probar este diagrama. Te lo recomendamos porque, como ya has notado, te permite tener una imagen clara de tus progresos y que puedas llevar contigo en tus dispositivos en donde quiera que te encuentres.

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