¿Cómo hacer un cronograma de actividades para evitar el desorden y el caos en tu proyecto?

¿Te cuesta ponerle un orden a tu rutina diaria y quieres aprender cómo hacer un cronograma de actividades para solucionar el inconveniente? ¿Necesitas organizar un proyecto y no sabes por dónde empezar ni qué elementos de un cronograma de actividades incluir?

Las horas y los días pasan muy rápido cuando tienes muchas actividades por hacer. Y, entre tantas responsabilidades, es normal que no puedas retener todo lo que tienes que hacer en tu mente. 

Pero, si atraviesas esa situación no debes preocuparte, porque has encontrado la nota que te contará cómo hacer un cronograma de actividades simple que te ayudará a cumplir los objetivos de tu planeación.

Además, un cronograma de actividades es una herramienta clave para cualquier equipo de trabajo, por lo tanto, con este recurso no solamente podrás planificar de una manera detallada cada uno de los pasos de un proyecto, sino también, garantizar que tu equipo se sienta en sintonía con el cumplimiento de las metas.

En conclusión, no importa si quieres conocer los pasos que debes seguir para hacer un cronograma de actividades que organice tu rutina personal o si quieres adquirir conocimientos para lograr un buen trabajo en equipo…

¡Ha llegado el momento de aprender a diseñarlo!

¿Qué es un cronograma de actividades?

Para que sepas cómo hacer un cronograma de actividades, es importante contarte la definición de este recurso. Es la única manera de tener total claridad antes de lanzarte a realizar el tuyo.

Entonces, en simples palabras, un modelo de cronograma de actividades es una herramienta que detalla cada uno de los pasos requeridos para cumplir los objetivos de un proyecto desde su fase inicial hasta su etapa final. 

Generalmente, este tipo de cronogramas se comparten a través de gráficos que, por un lado, facilitan la interpretación de las fases de un proyecto, y por otro, permiten que cada integrante del equipo cumpla sus funciones de acuerdo a los plazos establecidos.

Además, un cronograma de actividades posibilita tener una visión global de cualquier proyecto y obtener un monitoreo constante de todo su desarrollo, por lo tanto…. ¡Aprenderás a ordenar y controlar todas tus tareas!

Fuente: Asana

¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Ahora bien, ya sabes qué es un cronograma de actividades pero, si quieres crear el tuyo y no olvidar ningún detalle, otro de los pasos a completar es entender para qué sirve. 

Entonces, esta plataforma cumple la función de un instrumento ideal que garantizará un buen desarrollo de las habilidades del trabajo en equipo, un agradable clima laboral y una cultura de innovación indispensable para el rendimiento en conjunto. 

Y, en base a lo mencionado, también podemos señalar que si logras crear una estructura de un cronograma de actividades, podrás:

• Supervisar cada una de las fases de un proyecto y asegurar que no falten objetivos por cumplir.
• Determinar los recursos que se necesitan para lograr las metas de un proyecto. Al estar todo planificado, puedes anticipar qué requerimientos son obligatorios para ejecutar las metas en su totalidad.
• Evitar posibles tropiezos en las fases de un proyecto. Con un modelo de cronograma de actividades logras identificar futuros obstáculos y buscar las mejores estrategias para prevenir que entorpezcan el ritmo de trabajo.

Por otro lado, si bien los conceptos son muy claros, para reforzar lo anterior, el profesor Martín Arenas, quien dicta nuestro curso online de gestión de proyectos y tareas, afirma lo siguiente:

“Para lograr que tu trabajo tenga un valor agregado y que se diferencie en cualquier lugar, es esencial que este tema lo domines y lo lleves a cabo. La practicidad es la llave que siempre debe estar al alcance de todos”.

¡Bien! Ahora que hemos llegado hasta este punto, veremos cómo hacer un cronograma de actividades y cuáles son sus fases para que empieces a planificar el tuyo. Toma nota y presta atención.

¿Cómo hacer un cronograma de actividades?

Si bien cada uno es libre de hacer su propio diseño de un cronograma de actividades, siempre es bueno contar con la ayuda de una guía para evitar cometer errores y alcanzar el éxito. 

Entonces, para hacer un cronograma de actividades debes cumplir una serie de pasos indispensables que garantizan la ejecución de este recurso. Aquí te los presentamos.

1. Crea un brief de tu proyecto

Un brief es, quizás, el elemento más importante que debes tener en cuenta antes de elaborar la estructura de un cronograma de actividades porque es un documento que recopila toda la información que no puede faltar en un proyecto.

Por otro lado, si el cronograma lo realizas de manera individual, tú eres el único que puede tener acceso al brief. Pero, si se trata de un trabajo en grupo, es necesario que cada integrante tenga acceso para evitar algún tipo de malentendido y tener mayor claridad posible.

¿Qué debe contener un brief?

Al momento de trabajar para depositar información en el brief, debes entender que no todo lo que se te cruza por la mente es necesario para cumplir con el objetivo de un cronograma de actividades. Hay que colocar solo la información clave y de forma resumida, dentro de los siguientes parámetro: 

• Metas del proyecto a nivel interno y externo - ¿Cuál es su finalidad? ¿Por qué es importante su ejecución? Es importante que respondas estas preguntas con la mayor determinación que puedas para esclarecer el rumbo y la viabilidad del proyecto.
• Plazos y tiempos - Es vital que desde el inicio establezcas, entre los elementos de tu cronograma de actividades, cuál será el tiempo estimado para cumplir las fases de un proyecto.
• Los participantes, sus roles y funciones - Cada miembro del grupo debe tener una función asignada que aporte al cumplimiento de los objetivos. En este caso, procura identificar las habilidades de tus compañeros de trabajo para que les atribuyas tareas que correspondan a sus capacidades.

2. Haz una lista de todos los pasos de un proyecto

Para que tu tipo de cronograma de actividades sea exitoso, debes aprender cómo hacer una lista de tareas paso a paso en donde plasmar todas fases de tu proyecto y todos los recursos que se necesiten. 

En este caso, te recomendamos que pienses hasta en el más mínimo detalle por muy pequeño que parezca, pues es preferible tenerlo todo milimetrado a que pueda faltar alguna particularidad que interrumpa el rumbo del proyecto.

Entonces, lo que puedes hacer es crear fases y, dentro de ellas, asignar tareas mucho más pequeñas para que establezcas un orden de procesos en tu diseño de un cronograma de actividades. 

De este modo, tendrás el paso a paso mejor estructurado y sabrás cómo hacer un cronograma de actividades más efectivo, que cumpla tus expectativas y que, al mismo tiempo, sea agradable para todo tu equipo de trabajo. 

Fuente: Unshplash

3. Determina el tiempo para las fases de un proyecto

Una vez hayas establecido las fases de tu proyecto, debes planificar el tiempo que vas a asignar para cumplir las tareas y procurar que todo esté lo más organizado posible, para que el diseño de tu cronograma de actividades sea perfecto. 

Eso sí, debes buscar un balance entre el tiempo que le vas a dar a tu equipo de trabajo y el plazo determinado para cerrar el proyecto. ¡Es importante que lo logres para cumplir con las fechas pautadas y no retrasarse!

Además, de este modo, tendrás una aproximación mucho más certera del tiempo que tomará ejecutar cada una de las actividades propuestas y así ganar más experiencia para realizar nuevas estructuras de un cronograma de actividades en un futuro cercano. 

Finalmente, cuando hayas determinado los plazos, podrás clasificar el orden de las tareas según su prioridad. ¡Todo estará ordenado en su lugar! 

Fuente: Unshplash

4. Clasifica las tareas

Es importante que antes de aprender como hacer un cronograma de actividades, determines las tareas asignadas a tu equipo de trabajo y las clasifiques según su tipo y el plazo de entrega estimado.

Para ello, puedes relacionar las tareas entre sí y considerar cuáles dependen de otras para poder ser finalizadas, para luego clasificarlas de la siguiente manera:

Tareas Fin - Comienzo (FC)

Este tipo de tareas son las que no se pueden iniciar hasta que se termine otra actividad que la antecede y es aplicable en cualquiera de los modelos de cronograma de actividades disponibles. 

Por ejemplo, en el caso de construir una casa, no podrías empezar a construirla sin antes obtener los permisos requeridos. Una vez tengas los documentos, puedes marcar como finalizada esta tarea y empezar sin problemas con la siguiente.

Tareas Comienzo - Comienzo (CC)

Esta clasificación de tareas la puedes asignar a dos actividades que comienzan al mismo tiempo sin interrumpir otros procesos, y que también suceden en simultaneo dentro cualquier diseño de cronograma de actividades. 

Retomando el ejemplo de la construcción de una casa, mientras una persona puede ir contactando al arquitecto, otro integrante del equipo puede ir consultando cuáles son los documentos requeridos para iniciar la construcción.

De esta manera se logra optimizar el tiempo y adelantar varios puntos del proyecto.

Tareas Fin - Fin (FF)

Por último, esta clasificación de tareas se le asignan a dichas actividades que deban estar terminadas al mismo tiempo y que tienen la misma importancia que las anteriores, dentro de la estructura de tu cronograma de actividades. 

Fuente: Unshplash

5. Realiza tu cronograma de actividades

Una vez que tengas los anteriores pasos para hacer un cronograma de actividades definidos, es hora de saber cómo hacer un cronograma de actividades teniendo en cuenta el esquema del Diagrama de Gantt.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

Antes de ponerlo en práctica, debes saber que el diagrama de Gantt es el esquema más adecuado para hacer un cronograma de actividades. ¡Casi todo el mundo lo utiliza!

Pero… ¿Por qué es tan importante? Básicamente porque con un diagrama de Gantt podrás representar, a través de barras horizontales, la duración de cada fase del cronograma de actividades de tu proyecto y determinar el inicio de otros ciclos de acuerdo a los porcentajes. 

Además, una de las grandes ventajas de implementar este diagrama es que puede adaptarse fácilmente a cualquier tipo de contexto y funciona como una red de trabajo en donde cada paso se relaciona de una manera sencilla y fácil de interpretar.

De todas formas, si aún no logras entenderlo por completo, a continuación te dejamos un ejemplo de un diagrama de Gantt para que sepas cómo hacer un cronograma de actividades sin inconvenientes. 

Fuente: Showeet

¿Qué consejos seguir al momento de hacer un cronograma de actividades?

No existe un manual definitivo que te permita aprender cómo hacer un cronograma de actividades, pero sí hay muchos consejos que puedes aplicar para que tu trabajo sea más tranquilo y lo puedas realizar de manera correcta. 

Entonces, al momento de diseñar tu cronograma de actividades, nunca olvides: 

• Evitar distracciones. En cualquier tipo de cronograma de actividades deberás concentrarte para realizar un correcto ingreso de datos. De lo contrario, el riesgo de olvidar información será muy alto. 
• Ser cordial. A pesar de que muchos programas para hacer cronogramas de actividades brindan la posibilidad de trabajar en grupo de forma remota, siempre debes tener un buen trato hacia tus compañeros. 
• No dejes todo para último momento. Como has leído, todo trabajo tiene fecha y hora de entrega. Si quieres evitar inconvenientes… ¡Administrate mejor! 

¿Cuáles son las mejores paginas para hacer cronogramas de actividades?

Ya realizamos un extenso recorrido sobre nuevos conocimientos en este artículo, pero sabemos que aún te estarás preguntando: ¿en qué páginas puedo hacer cronogramas de actividades? 

Entonces, para llegar a la respuesta correcta, hemos recopilado algunos sitios web con los que podrás diseñar tus propios modelos de cronogramas de actividades que garantizarán éxito para tu proyecto. ¡Vamos a conocerlos!

1. Lucidchart

Si quieres aprender cómo hacer un cronograma de actividades Lucidchart es un sitio web que te servirá para diagramar tus proyectos de una forma detallada y muy dinámica. 

En su plataforma podrás consolidar todos los objetivos y facilitar la comunicación entre los integrantes de tu equipo, por lo tanto, es la herramienta perfecta para gestionar tu idea y ejecutarla de la mejor manera. 

¿Y es de uso gratuito? Sí, pero también tiene alternativas de pago muy completas para aplicar en cualquier tipo de cronograma de actividades. Conoce sus planes a continuación: 

• Plan Gratuito - Es una alternativa que nunca te exigirá un depósito de dinero y que te ofrece hasta 3 documentos editables, 100 plantillas profesionales y seguridad para tus datos.
• Plan Individual - Tiene un costo a partir de 7.95 dólares, ofrece una cantidad ilimitada de documentos editables y más de 1.000 plantillas profesionales para aplicar durante tu aprendizaje sobre cómo hacer un cronograma de actividades. 
• Plan Team - Una opción perfecta para compartir con un mínimo de tres usuarios, que tiene un costo de 9 dólares por persona y, además de incluir lo que tienen los planes anteriores, también ofrece colaboraciones e integraciones avanzadas. 
• Plan Corporativo - El más completo de la plataforma. Si bien no tiene un costo fijo, si eliges esta alternativa, podrás acceder a todos los beneficios mencionados, además de datos avanzados y automatización. 

Fuente: Lucidchart

2. Canva

Canva es un portal para diseñar piezas gráficas más populares de internet y, al mismo tiempo, es un excelente programa para hacer cronogramas de actividades.

Allí, entre tantas alternativas, puedes seleccionar una variedad de plantillas personalizables con las que podrás gestionar tus proyectos de una forma muy dinámica. ¡Es una oferta muy tentadora!

Y, en cuanto a sus planes, hay dos muy específicos que te pueden ayudar a realizar el cronograma de actividades de una empresa o de cualquier otro tipo: 

• Canva Gratis - Sin dinero de por medio, la plataforma te ofrece más de 250 mil plantillas, más de 100 tipos de diseños y 5 GB de almacenamiento, entre otros beneficios. 
• Canva Pro - A pesar de tener un costo mensual de 6.49 dólares, tiene una opción de uso gratis por 30 días e incluye hasta 5 usuarios, que tendrán acceso ilimitado a las plantillas y 100 Gb de almacenamiento, entre otros beneficios. 

Fuente: Canva

3. Asana

Asana es de las páginas web más recomendadas para averiguar cómo hacer un cronograma de actividades porque incluye muchas herramientas, tiene un plan de uso gratuito para toda la vida y “se sincroniza con calendarios ya existentes en tu dispositivo”, según la página de comparativas Versus.

Por otro lado, al igual que en Canva, en Asana encontrarás varios esquemas de cronogramas que podrás modificar de acuerdo a tus preferencias. ¡Es lo que necesitas para tu diseño de cronograma de actividades!

Y, en el caso de que tengas dudas sobre los beneficios de sus planes, los detallamos a continuación: 

• Plan Gratuito - Ofrece tareas, proyectos, almacenamiento y mensajes ilimitados, además del brief del proyecto y más de 100 integraciones gratis con aplicaciones. 
• Plan Premium - Es una opción intermedia, que tiene un costo de 10.99 dólares por mes y ofrece un generador de flujo de trabajo, búsquedas avanzadas y paneles ilimitados, entre otros beneficios. 
• Plan Business - La alternativa más potente y cara de la plataforma, que puede ser adquirida por un precio de 24.99 dólares al mes y, además de incluir todas las funciones premium, también dispone de una personalización y series de opciones en los formularios, además de verificaciones y bloqueos de campos personalizados.

4. Microsoft Project

Microsoft Project es una de las páginas para hacer cronogramas de actividades más importantes del mercado. Se define como “una herramienta de software que apoya los procesos de gestión de proyectos de manera colaborativa”, según Alpha Consultoria. 

Entre sus beneficios se encuentra la posibilidad de armar proyectos de forma colaborativa y generar reportes de avance, dentro de una interfaz sencilla pero muy completa, desde donde podrás hacer una gran supervisión. 

Y, si te encuentras trabajando en el diseño de tu cronograma de actividades, debes saber que esta alternativa se divide en tres planes: 

• Project Plan 1. La opción más económica, disponible desde 10 dólares por mes, que brinda acceso a la página principal, así como también a una visión de cuadrícula y de panel muy completa. 
• Project Plan 2. Alternativa intermedia, que tiene un costo de 30 dólares por mes, y además de tener lo mencionado en el plan número uno, también agrega un sistema de administración de recursos y la aplicación de cliente de escritorio. 
• Project Plan 3. Es la opción más completa y cara de la plataforma. Su precio es de 55 dólares por mes y es ideal para profesionales, ya que deja a disposición todas sus herramientas. 

Fuente: Microsoft Project

Al leer este artículo, te habrás dado cuenta que aprender cómo hacer un cronograma de actividades requiere de mucho esfuerzo y compromiso, sin importar que sea un trabajo en equipo o individual.

Entonces, recuerda mantener una buena comunicación con cada uno de los integrantes de tu equipo para que el flujo de trabajo sea cómodo para todos y puedan alcanzar el éxito de manera ordenada.

De todas formas, si no tienes el conocimiento para lograrlo, puedes encontrar toda la información que necesitas en nuestros cursos de comunicación integral, que lo puedes implementar en tu modelo de cronograma de actividades junto a nuestro kit con plantillas para tus apuntes digitales.

En fin, esperamos que esta guía te haya servido para que te sientes ya mismo a planificar tu proyecto y logres cumplir todos tus objetivos planteados.

¡Mucha suerte!