¿Cómo hacer un cronograma de actividades y cumplir los objetivos de tu proyecto?

¿Necesitas organizar un proyecto y no sabes por dónde empezar? 🤔 No te preocupes, pues has encontrado la nota que te contará cómo hacer un cronograma de actividades simple que ayudará a cumplir los objetivos de tu planeación y que dejarán a todos los integrantes de tu equipo más que satisfechos.

Un cronograma de actividades es una herramienta clave para cualquier equipo de trabajo. Con este recurso no solamente podrás planificar de una manera detallada cada uno de los pasos de un proyecto, sino también, garantizar que tu equipo se sienta en sintonía con el cumplimiento de las metas. 🎯

Si quieres saber cómo hacer un cronograma de actividades, ponte có[email protected], ve por un café y aprende con nosotros.

 

Índice:

1. ¿Qué es un cronograma de actividades?
2. ¿Para qué sirve un cronograma de actividades?
3. ¿Cómo hacer un cronograma de actividades?
4. Páginas para hacer cronogramas de actividades

 

1. ¿Qué es un cronograma de actividades?

Para que sepas cómo hacer un cronograma de actividades, es importante contarte la definición de este recurso para que tengas total claridad antes de lanzarte a realizar el tuyo.

Un cronograma de actividades es una herramienta que detalla cada uno de los pasos requeridos para cumplir los objetivos de un proyecto desde su fase inicial hasta su etapa final. 

Imagen: Asana

Generalmente, este tipo de cronogramas se comparten a través de gráficos que, por un lado, facilitan la interpretación de las fases de un proyecto, y por otro, permiten que cada integrante del equipo cumpla sus funciones de acuerdo a los plazos establecidos.

Además, un cronograma de actividades posibilita tener una visión global de cualquier proyecto y obtener un monitoreo constante de todo su desarrollo.

2. ¿Para qué sirve un cronograma de actividades?

Un cronograma de actividades es un instrumento ideal que garantizará el trabajo en equipo, un agradable clima laboral y una cultura de innovación indispensable para el rendimiento en conjunto. 

Imagen: Unsplash

Entonces, ¿para qué sirve un cronograma de actividades? Algunas de sus ventajas son:

✅ Supervisar cada una de las fases de un proyecto y asegurar que no falten objetivos por cumplir.

✅ Determinar los recursos que se necesitan para lograr las metas de un proyecto. Al estar todo planificado, puedes anticipar qué requerimientos son obligatorios para ejecutar las metas en su totalidad.

✅ Evitar posibles tropiezos en las fases de un proyecto. Con un cronograma de actividades logras identificar futuros obstáculos y buscar las mejores estrategias para prevenir que entorpezcan el ritmo de trabajo.

Para reforzar lo anterior, el profesor Martín Arenas quien dicta nuestro curso online de gestión de proyectos y tareas, afirma lo siguiente:

¿Conoces el impacto que genera en tu trabajo tener mayor control del tiempo y tus tareas? Para lograr que tu trabajo tenga un valor agregado y que se diferencie en cualquier lugar, es esencial que este tema lo domines y lo lleves a cabo. La practicidad es la llave que siempre debe estar al alcance de todos.

¡Bien! Ahora que hemos llegado hasta este punto, veremos cómo hacer un cronograma de actividades y cuáles son sus fases para que empieces a planificar el tuyo. Toma nota y presta atención. 🤓

3. ¿Cómo hacer un cronograma de actividades?

Para hacer un cronograma de actividades debes cumplir una serie de pasos indispensables para garantizar la ejecución de este recurso. Aquí te los presentamos.

Crea un brief de tu proyecto

Un brief es, quizás, el elemento más importante que debes tener en cuenta antes de elaborar un cronograma de actividades. El brief es un documento que recopila toda la información que no puede faltar en un proyecto.

Imagen: Alegra

Es necesario que cada integrante de tu equipo tenga acceso a este documento para evitar algún tipo de malentendido y tener mayor claridad posible.

¿Qué debe contener un brief?

🎯 Objetivos del proyecto a nivel interno y externo

¿Cuál es su finalidad? ¿Por qué es importante su ejecución? Es importante que respondas estas preguntas con la mayor determinación que puedas para esclarecer el rumbo y la viabilidad del proyecto.

⏳ Plazos y tiempos

Es vital que desde el inicio establezcas cuál será el tiempo estimado para cumplir las fases de un proyecto.

🙋🏻 Los participantes, sus roles y funciones

Independientemente de la cantidad de personas que vayan a participar en un proyecto, ten en cuenta que cada una de ellas debe tener una función asignada que aporte al cumplimiento de los objetivos. 

Procura identificar las habilidades de tus compañeros de trabajo para que les atribuyas tareas que correspondan a sus capacidades.

Haz una lista de todos los pasos de un proyecto

Para que tu cronograma de actividades sea exitoso, debes realizar una lista de las fases de tu proyecto y todos los recursos que se necesiten. 

Te recomendamos que pienses hasta en el más mínimo detalle por muy pequeño que parezca, pues es preferible tenerlo todo milimetrado a que pueda faltar alguna particularidad que interrumpa el rumbo del proyecto.

Imagen: Unshplash

Lo que puedes hacer es crear fases y, dentro de ellas, asignar tareas mucho más pequeñas para que establezcas un orden de procesos.

Para ejemplificar lo anterior, tomaremos como ejemplo los pasos para construir una casa y detallaremos las tareas específicas para que todo quede bien ejecutado.

Vamos allá 🏠 :

✅ Comprar el terreno (Fase 1)

➡ Buscar el terreno.

➡ Llamar al encargado.

➡ Concretar una cita.

➡ Asistir a la cita.

➡ Comprar el lote.

✅ Diseñar la casa (Fase 2)

➡ Contactar a un arquitecto.

➡ Concretar una cita.

➡ Determinar el diseño y el estilo de la casa.

➡ Establecer fechas de entrega.

✅ Obtener permisos de construcción (Fase 3) 

➡ Contactar a la entidad encargada.

➡ Tomar nota acerca de la documentación requerida.

➡ Conseguir la documentación requerida.

➡ Presentar la documentación.

✅ Iniciar construcción (Fase 4) 

➡ Contactar a la constructora.

➡ Análisis del terreno.

➡ Excavación.

➡ Construcción de la estructura de la casa.

➡ Plomería, instalación eléctrica y sistema de tuberías.

➡ Construcción de fachada.

➡Acabados de interiores y exteriores.

Quizás falten muchísimos pasos más para construir una casa 😅 pero nuestra intención es enseñarte cómo organizar un proyecto por fases y establecer tareas puntuales para cada una de ellas. 

De este modo, tendrás el paso a paso mejor estructurado y sabrás cómo hacer un cronograma de actividades más efectivo.

Determina el tiempo para las fases de un proyecto

Una vez hayas establecido las fases de tu proyecto, debes planificar el tiempo que vas a asignar para cumplir las tareas y procurar que todo esté lo más organizado posible.

Eso sí, debes buscar un balance entre el tiempo que le vas a dar a tu equipo de trabajo y el plazo determinado para cerrar el proyecto. 

Imagen: Unshplash

De este modo, tendrás una aproximación mucho más certera del tiempo que tomará ejecutar cada una de las actividades propuestas. Cuando hayas determinado los plazos, podrás clasificar el orden de las tareas según su prioridad.

Clasifica las tareas

Es importante que antes de hacer un cronograma de actividades determines las tareas asignadas a tu equipo de trabajo y las clasifiques según su prioridad. 

Imagen: Unshplash

Para ello, puedes relacionar las tareas entre sí y considerar cuáles dependen de otras para poder ser finalizadas. Puedes clasificar tareas de la siguiente manera:

Tareas Fin - Comienzo (FC)

Este tipo de tareas son las que no se pueden iniciar hasta que se termine otra actividad que la antecede. 

Por ejemplo, en el caso de construir una casa, no podrías empezar a construirla sin antes obtener los permisos requeridos. Una vez tengas los documentos, puedes marcar como finalizada esta tarea y empezar sin problemas con la siguiente.

Tareas Comienzo - Comienzo (CC)

Esta clasificación de tareas la puedes asignar a dos actividades que pueden comenzar al mismo tiempo sin interrumpir otros procesos. 

Retomando el ejemplo de la construcción de una casa, mientras una persona puede ir contactando al arquitecto, otro integrante del equipo puede ir consultando cuáles son los documentos requeridos para iniciar la construcción.

De esta manera se logra optimizar el tiempo y adelantar varios puntos del proyecto.

Tareas Fin - Fin (FF)

Por último, esta clasificación de tareas se le asignan a dichas actividades que deban estar terminadas al mismo tiempo.

Imagen: Unshplash

Realiza tu cronograma de actividades

Una vez que tengas los anteriores pasos para hacer un cronograma definidos, es hora de saber cómo hacer un cronograma de actividades teniendo en cuenta el esquema del Diagrama de Gantt.

¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es el esquema más adecuado para hacer un cronograma de actividades.

Con un diagrama de Gantt podrás representar a través de barras horizontales la duración de cada fase y determinar el inicio de otros ciclos de acuerdo a los porcentajes. 

Te dejamos un ejemplo de un diagrama de Gantt para que sepas cómo hacer un cronograma de actividades.

Imagen: Showeet

Una de las grandes ventajas de implementar este diagrama para gestionar tu proyecto es que puede adaptarse fácilmente a cualquier tipo de contexto.

Funciona como una red de trabajo en donde cada paso se puede relacionar de una manera sencilla y fácil de interpretar

 

Descarga gratis esta Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

 

4. Paginas para hacer cronogramas de actividades

Sabemos que te estarás preguntando: ¿En qué páginas puedo hacer cronogramas de actividades? 

Hemos recopilado algunos sitios web con los que podrás diseñar tus propios cronogramas de actividades que garantizarán éxito para tu proyecto.

Lucidchart

Si quieres hacer un cronograma de actividades Lucidchart es un sitio web que te servirá para diagramar tus proyectos de una forma detallada y muy dinámica. 

Podrás consolidar todos los objetivos y facilitar la comunicación entre los integrantes de tu equipo. Es la herramienta perfecta para gestionar tu idea y ejecutarla de la mejor manera.

Regístrate gratis en Lucidchart y empieza a hacer un cronograma de actividades.

Imagen: Lucidchart

Canva

Canva es uno de los portales para diseñar piezas gráficas más populares de internet y es una excelente plataforma para hacer cronogramas de actividades.

Puedes seleccionar una variedad de plantillas personalizables con las que podrás gestionar tus proyectos de una forma muy dinámica.

Imagen: Canva

Asana

Asana es una de las páginas web más recomendadas para hacer un cronograma de actividades. 

Al igual que en Canva, en Asana encontrarás varios esquemas de cronogramas que podrás modificar de acuerdo a tus preferencias.

Imagen: Canva

¡Listo! ¿Ya sabes cómo hacer un cronograma de actividades? Esperamos que esta guía te haya servido para que te sientes ya mismo a planificar tu proyecto y logres cumplir todos tus objetivos planteados.

Recuerda mantener una buena comunicación con cada uno de los integrantes de tu equipo para que el flujo de trabajo sea cómodo para todos. 

Sabemos que con un cronograma de actividades podrás ejecutar tu proyecto de una forma exitosa y memorable. ¡Mucha suerte! 🍀