¿Sabes qué es el Back Office? Aquí te enseñamos cuál es su importancia

El Back Office hace alusión a aquellos trabajos que ayudan a mantener en pie a una compañía, pero que nunca son vistos por el cliente. Son los trabajadores que se encuentran tras bambalinas, ayudando a subir y bajar el telón cuando es necesario. También, pueden ser vistos como el motor del negocio, quienes internamente permiten a las empresas volverse más productivas y optimizar sus recursos disponibles. 

Las características del Back Office y las ventajas de la inclusión del Back Office en tu empresa son numerosas. Descubre un poco más sobre este trabajo y cómo podrías incluirlo en tu compañía.

¿Qué es Back Office?

Según explica Isidora Guzmán en su artículo ‘¿Cuáles son las funciones de un back office logístico?’ publicado en el portal Envíame, el Back Office es un concepto que engloba todas las tareas que tengan que ver con gestión interna en una organización, como lo son las áreas administrativas, contabilidad, recursos humanos, logística o marketing.

Esta área puede ser tercerizada total o parcialmente, subcontratando empresas externas, dependiendo de los requerimientos. Es una decisión que se debe tener presente pues conlleva muchas ventajas, como:

• Reducir gastos: el desembolso en personal y tecnología es menor.
• Aumento de la competitividad: con menos procesos para controlar gracias al Back Office, puedes concentrarte en mejorar el servicio al cliente o las estrategias de mercado.
• Minimización de riesgos: externalizando los servicios, contarás con expertos para solucionar cualquier imprevisto.

Para tomar esta decisión se podría utilizar la herramienta sugerida por Sebastian Barona, profesor de nuestro curso online de Gestión de operaciones y estrategia, que se llama cadena de valor, un concepto inventado por Michael Porter que busca “descomponer a la empresa en una serie de actividades estratégicas que son la fuente para crear una ventaja competitiva”.

Según aclara Barona la cadena de valor se fijará en las actividades que generan una reducción de costo (como el Back Office) o un aumento en precio. “Esta herramienta nos fuerza a ver cada actividad como un eslabón de la cadena, que incrementalmente agrega valor a un producto o servicio”.

Características del Back Office

Entre las características del Back Office se encuentran que:

• Usualmente no tiene contacto directo con el cliente.
• No generan ingresos inmediatos. 

• Hacen una correcta gestión de las órdenes de pedido de los consumidores. 
• Optimizan el tiempo entre la solicitud de un producto o servicio hasta la entrega.
• Consideran el mejor operador logístico para la distribución. 
• Integran la tecnología necesaria para potenciar las actividades.
• Tienen reportes de indicadores y métricas para la correcta toma de decisiones.

Aunque no sean visibles, quienes hacen trabajo de Back Office juegan un importante papel en el exitoso manejo de un negocio, ya que ayudan con:

• Las tareas administrativas.
• La gestión de pedidos y facturación.
• El marketing.
• La ejecución de cobros e impagos.
• La logística. 

Según Barona “en un mundo donde la competencia entre las empresas es cada vez más agresiva, el diseño y gestión de operaciones eficientes puede llegar a ser una gran ventaja competitiva para las instituciones”.

Foto tomada de Pexels.

Funciones del Back Office

Entre las tareas que se encarga de desempeñar el Back Office se encuentran: hacer seguimiento a los clientes, mejorar los procedimientos de un negocio, organizar planillas, tareas de facturación y manejar el control del inventario. 

Algunos ejemplos de Back Office se podrían organizar en grupos como:

• Tecnologías de la Información: TI y tecnología debe integrar un Back Office especializado en el control de softwares, hardwares o e-commerce y digital en el caso de negocios online. Es fundamental que sea capaz de solucionar cualquier duda o problema informático que pueda surgir en la empresa.
• Contabilidad y cobros: para que una empresa funcione es esencial llevar un exhaustivo control, tanto de los gastos como de los pagos pendientes. Las funciones de un Back Office serán realizar facturas, recalcular las mismas y aplicar los abonos.
• Recursos humanos: cualquier empresa requiere, en el ámbito de la administración, un área que se encargue de realizar funciones para la gestión. El Back Office puede englobar desde la organización de la plantilla hasta los recursos humanos de la empresa.
• Contacto con los clientes: el contacto directo y regular con los clientes, bien sea vía telefónica, email, SMS o redes sociales, para mantenerlos informados de cualquier tema que pueda ser de su interés.
• Marketing y publicidad: el Back Office desarrollará toda la estrategia de ventas, campañas y ejecución publicitaria de una empresa.

Ventajas del Back Office

Un Back Office optimizado permitirá que haya un correcto funcionamiento de la empresa y ayudará a aumentar la rentabilidad de la misma, ya que te permite ahorrar tiempo y dinero. Entre las demás ventajas que trae el Back Office se encuentran:

• El ahorro de costes: subcontratar un servicio de Back Office supone la posibilidad de expandir tu presupuesto.
• Flexibilizar la asignación de trabajo: al subcontratar una empresa para el servicio de Back Office, también estás contratando una adaptación a las cargas de trabajo cuando sean altas o bajas.
• Trabajo presencial o en remoto: habrá funciones que no quedarán más remedio que desarrollarlas en oficinas, pero la falta de espacio y/o de tecnología ya no será un problema. La empresa subcontratada para el Back Office podrá aportar el material de trabajo así como un espacio físico en sus oficinas, para el desarrollo de sus funciones.
• Gana y focaliza tiempo: la externalización del Back Office va a suponer que puedas focalizar todo tu tiempo en dedicarte a las tareas más importantes que harán crecer tu empresa hacia la meta que deseas.

Foto tomada de Pexels.

Esperamos que ahora tengas claridad sobre qué es el Back Office y cómo puede ser de utilidad para tu empresa. Si tras aprender sobre esto deseas saber más sobre administración de empresas o la gestión de un negocio, te invitamos a que revises nuestro catálogo de cursos online de Gestión de negocios, donde seguro encontrarás lo que necesitas para impulsar tus proyectos e ideas. ¡Nos vemos en la próxima!