¿Qué es el SUA en México? Conoce todo sobre el Sistema Único de Autodeterminación

¿Quieres saber qué es el SUA para gestionar mejor a tu talento? Una de tus responsabilidades como profesional de RR. HH. es entender las obligaciones que tiene el papel del empleador. Entre ellas, se encuentran las que exige tanto el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) como el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT). Tal es el caso del SUA. Por eso, aquí te compartimos una guía completa sobre qué es el SUA, qué significa, para qué sirve, cómo usarlo y cómo acceder a la última actualización.

¿Qué significa SUA?

Antes de profundizar en qué es el SUA, ¿qué significan estas siglas? El SUA es un acrónimo del Sistema Único de Autodeterminación que rige en México y es de uso obligatorio para ciertos patrones, como veremos a continuación.

¿Qué es SUA?

Ahora sí, el SUA es un sistema informático diseñado por el IMSS. Además, es obligatorio para todos aquellos empleadores que tengan más de 5 empleados en su plantilla. Esto quiere decir que si sólo tienes 1 a 4 talentos en tu equipo, no estás obligado a utilizar el SUA (es opcional). Pero, además de ser un sistema de uso obligatorio para el caso mencionado, es un recurso que te facilitará unos cuantos trámites; sobre todo, para aquellos que están relacionados con el cumplimiento del pago de las aportaciones.

¿Para qué sirve el SUA?

Ya sabes qué es el SUA en México pero, ¿para qué sirve? Este sistema permite la emisión de la información que te compartimos a continuación:

• Cuotas obrero patronales a las cuentas individuales de los trabajadores, ya sea por el Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada o Vejez.
• Cuotas obrero patronales a los otros ramos del Seguro Social. Esto incluye riesgos del trabajo, enfermedades y maternidad, invalidez (incapacidad laboral) y vida, guarderías y otras prestaciones sociales.
• Aportaciones patronales por concepto de vivienda, los cuales se contabilizan en las cuentas individuales de los empleados.
• Amortización de créditos asignados a los trabajadores por el INFONAVIT.

Eso no es todo. El SUA también te permite generar un documento con la información de cada uno de los colaboradores de tu empresa, al mismo tiempo que con él puedes registrar todas las aportaciones correspondientes. De esta manera, puedes llevar un control exhaustivo sobre la información relacionada con cada uno de tus talentos. ¡Ideal para digitalizar tus procesos administrativos de RR. HH.!

Elaborado por Crehana

¿Cuál es el objetivo del SUA?

Además de saber qué es el SUA, es necesario comprender su propósito. El objetivo del SUA es la determinación del pago de aportaciones patronales equivalente al 5% del salario de cada empleado, además de la amortización del crédito de vivienda del INFONAVIT.

¿Cuáles son las características del SUA?

Veamos qué es el SUA respecto a sus características principales:

1. De entrada

Como adelantamos en la explicación sobre la definición de qué es el SUA, si tienes una plantilla compuesta por 5 o más trabajadores, tienes la obligación de realizar la autodeterminación utilizando el Sistema Único de Autodeterminación. Este proceso puedes llevarlo a cabo con el respaldo de la información proporcionada por el IMSS durante el proceso de emisión o, alternativamente, con el apoyo de tu sistema de nómina. También, puedes utilizar información comprobatoria de movimientos e incidencias que afecten a tus trabajadores. El SUA abarca funciones específicas, incluyendo la validación automática de datos, mediante la captura manual o la importación.

Vista previa de la plantilla de nómina en Excel elaborada por Crehana

2. De operación

El sistema del SUA te ofrece herramientas automatizadas que garantizan que la información y el total de las cuotas y aportaciones individuales sean procesados con la calidad requerida para su individualización. Asimismo, el SUA determina el pago de aportaciones extemporáneas, permitiendo la captura de tasas de actualización y recargos correspondientes. Por ejemplo, puede identificar y calcular diferencias generadas por omisiones o errores involuntarios, así como por revisiones de Dictamen de Contador Público.

Por otra parte, este sistema cuenta con la capacidad de crear un catálogo con los datos de tus trabajadores, sus salarios, movimientos e incidencias, facilitando la operación general. Contempla mecanismos de mantenimiento y actualización de dicho catálogo.

3. De salida

Como resultado de su uso, el SUA emite un medio magnético que contiene la información detallada de las cuotas y aportaciones individuales correspondientes a los trabajadores, con las medidas de seguridad necesarias. Esto permite a las Entidades Receptoras, como es el caso de las instituciones bancarias, verificar que la información proviene del SUA y proceder con el pago correspondiente. Además, posibilita la generación de un dispositivo magnético que contiene los movimientos afiliatorios necesarios para la presentación ante las ventanillas de Afiliación del instituto.

¿Cuáles son las Entidades Receptoras del SUA?

Las Entidades Receptoras del SUA son AFIRME, Banco Nacional de México, BanBajío, Banca Mifel, Banco Azteca, BBVA, Banorte, Banregio, Bansi, HSBC, Inbursa, Santander, Scotiabank, Intercam Banco, Banco Multiva y Banco Bancrea.

¿Cuáles son los beneficios del SUA?

Estas son las principales ventajas del SUA:

• Cumplir con las obligaciones del SUA ante el IMSS.
• Menos posibilidades de cometer errores en los cálculos que correspondan.
• Tener precisión en los cálculos de cuotas y aportaciones individuales.
• Facilidad para el manejo y consulta de la herramienta ya que es amigable para los usuarios.
• Velocidad para el procesamiento.
• Simplificación para la carga de datos y las gestiones relacionadas.

¿Cómo funciona el SUA?

Aquí algunos ejes relevantes que te darán más perspectiva sobre qué es el SUA y su mecanismo:

Acceso a la iformación

En el proceso de utilizar el SUA, puedes acceder a la información de tu trabajador proporcionada por el IMSS o, alternativamente, emplear los datos de tu propio sistema de gestión de nómina electrónica. Una vez que has incorporado la información, el sistema realiza una validación automática de los datos.

Automatización de cálculos

Respecto a las formas de ejecución del programa del SUA, este se fundamenta en la automatización de los cálculos. Por lo tanto, a medida que lo utilices, descubrirás herramientas específicas para sumar las cuotas y aportaciones de cada trabajador de manera individual.

Por otra parte, el sistema también gestiona el proceso de pago de aportaciones fuera de plazo. Esto significa que te facilita la aplicación de tasas de actualización y recargos pertinentes. Además, efectúa la determinación de discrepancias generadas por omisiones o errores involuntarios.

Generación del medio magnético

Una vez que toda la información ha sido cargada, actualizada y los cálculos han sido realizados en el SUA, el sistema te generará un medio magnético. ¿Qué contiene? Básicamente, los detalles de las cuotas y aportaciones individuales de tus trabajadores. También, incorpora los elementos de seguridad necesarios que permiten a las entidades bancarias verificar que la información efectivamente proviene del SUA (garantiza el cumplimiento en el pago de las aportaciones).

¿Cómo descargar e instalar el SUA?

Sigue estos pasos:

1. Verifica los requerimientos del SUA

• Sistema operativo: debes tener instaladas las últimas actualizaciones disponibles del sistema operativo Microsoft Windows que tienes en tu equipo (updates y servicepacks). Windows 7 o superior.
• Usuario: el usuario que dé inicio a esta sesión en Windows debe contar con privilegios de Administrador.
• Configuración regional: el idioma configurado debe ser “Español de México”, con el formato de fecha dd/mm/aaaa. Respecto al formato de moneda, la separación de miles debe ser por coma (",") y la separación de decimales por punto (".").
• Características de tu computadora: 40 MB libres en el disco duro como mínimo, con un monitor de video con resolución mínima de 800 X 600, un puerto USB disponible y acceso a Internet (opcional).
• Respaldo: respalda tu base de datos con la herramienta que encuentras en la opción de Utilerías de la barra de herramientas del SUA y renombra el archivo correspondiente con la versión que estás haciendo este respaldo. Si fuera necesario trabajar con un respaldo anterior del SUA, primero debes respaldar el sistema actual y, posteriormente, restaurar el archivo requerido.

2. Descarga el SUA 3.5.3

Dirígete a la página correspondiente del IMSS y haz clic en el enlace “Descárgalo ahora”. Así, podrás descargar e instalar la versión 3.5.3 del SUA (posteriormente, podrás actualizarlo).  Luego, haz clic en “Guardar” en la carpeta “Mis documentos”.

3. Ejecuta ese archivo

Al terminar la descarga del SUA, debes ejecutar el archivo haciendo clic en el botón “Ejecutar” de la ventana de descarga completa. Después, sigue los pasos que te indica el programa para su instalación final.

4. Actualiza a la versión 3.6.3 del SUA

El próximo paso es que instales el complemento 3.6.3 haciendo clic en el enlace “Descárgalo aquí” de la página de actualizaciones del IMSS.

Actualización del SUA 3.6.3

Desde finales de enero de 2023, está disponible la última versión del SUA, la cual es la 3.6.3. En ella están contempladas todas las reformas del artículo 168 de la Ley del Seguro Social, vigentes a partir del 1 de enero de 2023. Además, se consideran los ajustes al factor de Integración por reformas en la Ley Federal del Trabajo.

¿Cómo usar el SUA?

Para aprovechar todas las funcionalidades del SUA, debes haber completado el proceso de registro patronal ante el IMSS previamente. ¿Qué implica este trámite? La inscripción como empleador en la mencionada institución, lo cual te dará la capacidad para cumplir con tus responsabilidades, entre las que se encuentra el uso del SUA.

Luego de haber realizado los pasos que te compartimos anteriormente para la descarga, instalación y actualización del SUA, debes completar la siguiente información para el cálculo de los cobros de la nómina:

Tabla elaborada por Crehana

¿Cómo digitalizar tus procesos de RR. HH. más allá del SUA?

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A propósito, ¿te gustaría saber más sobre el impacto de la digitalización en Recursos Humanos? Cada vez más, las empresas y los departamentos de RR. HH. están adoptando este tipo de tecnologías para analizar, facilitar y mejorar procesos de talento humano. Escucha este episodio de Amazing People Podcast by Crehana junto a Rosy Barrón, Country Manager de Holmes HR sobre cómo la digitalización agiliza e impacta directamente en varios de tus procesos:

Ahora ya conoces qué es el SUA en México. Con los pasos que aquí te hemos compartido sobre cómo instalarlo y utilizarlo, puedes comenzar a aprovechar esta herramienta tan importante (y obligatorio) para empleadores con más de 5 trabajadores en plantilla. Además, estarás transformando digitalmente tu área de Recursos Humanos, una tendencia en crecimiento. ¿Listo para implementarlo?