Gestión de la fuerza laboral: 8 claves para elevar la productividad de tu equipo

Una gestión de la fuerza laboral estratégica puede tener un impacto positivo sobre la motivación y productividad del equipo, la reducción de gastos, el uso inteligente de recursos y el beneficio económico para el negocio. Sin embargo, actualmente, muchas organizaciones no saben cómo administrar la fuerza de trabajo.

De hecho, en una estadística publicada en el blog de Gartner, se menciona que solo el 33% de los líderes de recursos humanos afirman que sus compañías son efectivas al usar datos y recursos en la planificación de la fuerza laboral. Esto quiere decir que aún hay un claro margen de mejora.

Por esa razón, hoy te vamos a explicar en qué consiste la gestión de la fuerza laboral, cuáles son sus componentes y qué buenas prácticas puedes aplicar al momento de administrar procesos, tareas y talento en el área de RR. HH.

¿Qué es gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral en recursos humanos es la implementación de sistemas, procesos y ejecuciones para maximizar el uso de tiempos, herramientas y personal en la realización de tareas propias del trabajo. Esto implica reducir el riesgo de errores y accidentes, así como elevar al máximo los niveles de productividad. Todo ello, a largo plazo, influye en la consecución de los objetivos de la empresa, entre los que está la creación de productos y servicios de calidad para la satisfacción de clientes.

Para que esta gestión funcione en una organización, el departamento de RR. HH. es el encargado de idear, desplegar y mejorar la estrategia de administración de fuerza laboral. A partir de él, los líderes de cada área pueden recibir información, datos y recursos suficientes para alinear los procesos en sus equipos y maximizar los resultados.

Elementos de gestión de la fuerza de trabajo

Saber cuáles son los componentes en la gestión de fuerza laboral es importante para ejecutar las acciones correctas, planificar con eficiencia y reducir los posibles errores. En ese sentido, un equipo de recursos humanos debe considerar los siguientes 8 elementos a la hora de generar la mejor estrategia para potenciar el trabajo del personal, el desarrollo de las áreas y las cargas de trabajo.

Procesos de reclutamiento

Atraer y seleccionar el mejor talento es clave para gestionar la fuerza laboral de manera eficiente. En ese sentido, todo comienza desde el plan de reclutamiento diseñado por recursos humanos. En él, se deben delinear pasos para llegar a más y mejores candidatos, perfeccionar las evaluaciones y entrevistas, y utilizar una tecnología que permite reducir los tiempos para la contratación.

Para empezar, se debe pulir la descripción de la oferta de empleo. Usar herramientas de reclutamiento para escanear la redacción en busca de lenguaje sesgado es una buena medida que evita perder candidatos prometedores. Además, se puede considerar incluir información sobre los salarios o eliminar la carta de motivación, de manera que el proceso sea más ágil, siempre buscando encontrar el talento que se ajuste a la meta de reclutamiento.

Entre otras acciones a considerar para asegurar una gran gestión de la fuerza laboral, se pueden aplicar las siguientes.

• Usar un sistema de referidos
• Invertir en herramientas de abastecimiento de candidatos
• Escanear CV´s con los filtros adecuados
• Proponer test de habilidades
• Crear checklists para estandarizar procesos
• Utilizar plantillas de correos
• Integrar softwares de reclutamiento

Horarios de personal

Otra importante función en la administración de la fuerza de trabajo es crear horarios de personal adecuados para todo el equipo. Se trata de configurar esquemas de tiempos de trabajo para tener a las personas con las calificaciones idóneas en el momento preciso realizando una tarea específica. Esto repercute en los niveles de productividad y evita pérdidas innecesarias de energía.

Entre los elementos a tomar en cuenta al momento de plantear horarios en una empresa, se deben considerar los siguientes.

• Horarios individuales de acuerdo a contrato
• Turnos rotativos
• Controles de asistencia diarios
• Planificación de vacaciones anuales
• Herramienta para visualizar horarios en masa

En ese sentido, un recurso que puede ayudar a tu equipo a acelerar este proceso de gestión de fuerza laboral es una plantilla de control de horarios laborales. Esta debe estar diseñada en un formato accesible y fácil de editar, como los archivos Excel. Además, es necesario que cuente con columnas para días de la semana, tipo de actividad, horas trabajadas, horas extras y otros datos relevantes.

Monitoreo de tiempo de trabajo

Un equipo de recursos humanos debe contar con un sistema para medir y controlar los tiempos de trabajo del equipo, elemento crucial en la gestión de fuerza de trabajo. Esto garantiza tener datos objetivos sobre uso efectivo de horas en la realización de tareas, duración de procesos, cumplimiento de fechas límites y otros detalles.

Por un lado, las métricas de asistencia laboral sirven para determinar la cantidad de días en los que una persona ha estado presente y ausente del trabajo. Por otro, la información sobre horas extras incluye aquellos tiempos en los que ha laborado más horas de las establecidas en su contrato.

Hacer un seguimiento de estos datos permite que se sepa la relación entre horas trabajadas y resultados obtenidos. Asimismo, posibilita conocer si los equipos tienen la cantidad suficiente de personas para asegurar el cumplimiento de los horarios. Dada su importancia, en el último tiempo, como muestra una estadística publicada en el blog de Statista, la inversión en aplicaciones de tracking se ha incrementado notoriamente entre los software de gestión de fuerza laboral.

Pronóstico de carga de trabajo

Teniendo en cuenta los dos criterios de administración de fuerza laboral mencionados anteriormente, ya se pueden hacer predicciones sobre las cargas de trabajo. Estas son imprescindibles para que una empresa no sufra de falta de personal en un momento determinado, como puede suceder en temporadas altas de producción, dependiendo del rubro de la organización.

Bajo este parámetro de gestión de fuerza de trabajo en RR. HH., el equipo puede tomar decisiones inteligentes y basadas en datos respecto a procesos de reclutamiento, rotación de personal, promociones internas, configuración de horario. De esta manera, se facilita un uso eficiente del presupuesto y se permite considerar innovaciones para la satisfacción del personal, como podría ser, eventualmente, una semana laboral de 4 días o sistemas más flexibles.

Análisis de desempeño

Evaluar el desempeño del equipo también es fundamental para lograr los objetivos de gestión de la fuerza laboral. A partir de análisis regulares, se pueden obtener métricas que ayudan a elevar los niveles de productividad, el trabajo de calidad, la experiencia del personal y las metas alcanzadas en una organización. 

Cada una de las evaluaciones de desempeño debe terminar en sesiones de feedback en las que se ofrezcan datos, información y recursos relevantes para que la persona evaluada mejore su progresión. En ese sentido, es conveniente que se centren en los siguientes aspectos.

• Tareas y funciones que están cumpliendo eficientemente
• Estrategias para mejorar el desempeño
• Objetivos personales que se alinean con los del negocio
• Expectativas sobre su trabajo a corto, mediano y largo plazo

Para conseguir evaluaciones objetivas, con datos bien organizados y con una distribución rápida del feedback, es necesario contar con sistemas o herramientas que faciliten la tarea. Estas deben ser gestionadas por el área de recursos humanas en la gestión de la fuerza de trabajo. 

Antes de optar por alguna de las opciones que existen en el mercado de los software de administración de fuerza laboral, es muy importante que la plataforma contenga las funciones que compartimos a continuación. De esa manera, asegurarás el mejor análisis de rendimiento en tu equipo.

• Asignación de metas de forma masiva
• Control de monitoreo de participantes
• Creación de objetivos individuales
• Visualización de resultados por persona
• Herramientas de medición de competencias
• Campos para la personalización del feedback
• Panel para configurar un plan de desarrollo individual

Fuente: Crehana

Organización de presupuesto

Otro principio de gestión de la fuerza laboral recae en la planificación del presupuesto. Como se puede deducir, esta tarea es fundamental para el gasto efectivo de la inversión en personal, recursos y uso de tiempo. Tener organizado un presupuesto en HH. RR. permite gestionar efectivamente el costo en capital humano, asegurar la eficiencia operacional, alcanzar los objetivos comerciales e influir decididamente en las decisiones gerenciales.

Al momento de organizar los números financieros, es indispensable mirar los gastos del año previo, los gastos actuales, el número proyectado de personas en el equipo y predicciones sobre otros factores que requieren presupuesto. Entre los más importantes, considera los siguientes.

• Adquisición y reclutamiento de talento
• Programas de aprendizaje y desarrollo de personal
• Compensación y beneficios
• Bienestar y seguridad de colaboradores
• Gestión de equipo y relaciones laborales
• Tecnología de recursos humanos
• Procesos de administración de RR. HH.

Cada uno de los factores mencionados requiere una proyección económica de gasto para garantizar el éxito en la gestión del personal y la fuerza de trabajo. No olvides algunas recomendaciones y buenas prácticas para obtener el mejor plan presupuestario posible en beneficio de la organización y los equipos.

• Define los objetivos del negocio.
• Analiza presupuestos de años previos.
• Proyecta las necesidades de carga de trabajo.
• Basa tus decisiones en la información y datos objetivos.
• Planifica para los mejores y peores escenarios.
• Ten expectativas realistas.
• Logra la aprobación del presupuesto por parte de la gerencia.

Nómina de salarios y beneficios

Con base en lo mencionado anteriormente, se entiende que la planificación de salarios y compensaciones es otro elemento crucial en el trabajo de gestionar la fuerza laboral. Esto incluye verificar y llevar un control de los pagos mensuales y anuales al personal, así como de otros gastos que se hagan en forma de incentivos o beneficios. Entre las acciones más significativas para esta planificación, están las siguientes.

• Análisis de costos laborales
• Monitoreo del tiempo libre remunerado
• Monitoreo de horarios y tiempo trabajado
• Cálculo de bonos en efectivo
• Cálculo de descuentos u ofertas en servicios y productos
• Cálculo de premios adicionales por rendimiento

Como líder de recursos humanos o del plan presupuestario, para asegurar el mejor cálculo de remuneraciones y compensaciones, ten en cuenta algunos tips que pueden hacer la diferencia y ahorrar costos extras a tu organización.

• Verifica la información de las hojas de tiempo y planilla.
• Conoce el costo total del sistema de nómina.
• Distribuye información detallada sobre el pago de nómina.
• Haz los pagos y reportes sobre nómina a tiempo.
• Cumple con las obligaciones legales relacionadas a salarios nacionales.

Programa de formación

En la gestión de la fuerza de trabajo desde recursos humanos, se debe prestar atención detallada a las tareas de formación y desarrollo de equipos. Esto conlleva organizar, presupuestar y gestionar los programas de capacitación. En ellos, se deben considerar recursos como plataformas para presentar los cursos, materiales educativos, contratación de especialistas, inversión en software y otros componentes importantes.

Actualmente, es mucho más eficiente crear formación a la que los miembros del equipo puedan acceder ilimitadamente, desde distintos lugares y que se alinee a sus horarios. Por ello, ten en cuenta plataformas para el desarrollo de personal que permiten realizar las siguientes funciones y tareas.

• Publicar cursos propios de la empresa
• Disponer de un catálogo de cursos especializados en soft y hard skills
• Segmentar el catálogo formativo por nómina
• Medir las habilidades del equipo con herramientas especializadas
• Diseñar cursos y evaluaciones con gamificación
• Tener salas virtuales para clases en vivo
• Contar con espacios de trabajo colaborativo

Fuente: Crehana

Como ves, la implementación de una buena estrategia de gestión de la fuerza de trabajo requiere de una atención a varios elementos y factores en una organización. Si aplicas lo recomendado, de seguro las métricas de productividad, reducción de costos y satisfacción del personal se elevarán notoriamente.

De todas maneras, no olvides que este trabajo requiere de la participación de todos los miembros del equipo de recursos humanos, así como de una coordinación fluida con los gerentes de cada departamento. Solo así se podrán lograr las metas en la administración de la fuerza laboral y, a mediano y largo plazo, se observarán resultados que impacten en productos o servicios de mayor calidad, equipos más competitivos y negocios exitosos.