¿Qué son las reuniones one to one y cómo fortalecen los procesos de feedback a gran escala?

¿Aún no practicas las reuniones one to one en tu empresa? ¿Sientes que tus colaboradores no son lo suficientemente productivos? Las reuniones uno a uno son uno de los elementos más importantes en la gestión de recursos humanos, y tienes que saber cómo funcionan.

Según un artículo publicado en Forbes, “las reuniones uno a uno son el secreto para mejorar el rendimiento del equipo, la moral y la cultura de la empresa”.

Para descubrir cómo utilizar las reuniones one to one, te explicaremos qué es una reunión one to one, qué debes evitar al momento de hacerlas, cuáles son los beneficios que ofrecen, y qué preguntas deberías incluir al momento de aplicarlas.

¿Qué es una reunión one to one?

Las reuniones one to one son un tipo de reunión breve que se desarrolla entre el directivo o responsable de recursos humanos y un talento. A través de ellas se definen las prioridades de la semana, los objetivos personales de cada talento y, en general, se habla de cualquier tema de interés que involucre a los colaboradores.

Estas reuniones duran entre 15 y 20 minutos, y se recomienda realizarlas una vez por semana para mejorar el clima laboral y mantener el bienestar de los colaboradores.

En pocas palabras, podemos decir que la intención de las reuniones one to one es darle un seguimiento personalizado al desempeño de cada colaborador, y ofrecer feedback para solucionar cualquier problema que afecte su productividad.

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Consejos para hacer una reunión one to one

Aprender cómo se hace una reunión one to one puede ser muy sencillo, sobre todo si sigues nuestras indicaciones. Hay que tener presente que este tipo de reuniones tienen un impacto muy fuerte sobre el desempeño de los colaboradores, y saber cómo se hacen resulta fundamental.

Para ayudarte a obtener buenos resultados al momento de hacer reuniones personales one to one, te recomendamos tener presente los aspectos que mencionaremos en este apartado.

Encuentra un espacio adecuado

Si quieres hacer reuniones one to one, lo primero que debes tener en cuenta es que este tipo de reuniones deben darse en un ambiente privado y seguro. La idea es que los colaboradores se sientan cómodos y en confianza para conversar. También es importante que nadie interrumpa o escuche los temas de los que se habla.

Recuerda que el colaborador es lo más importante

Los protagonistas de las reuniones one to one son los talentos, así que debes darles espacio para que hablen con comodidad.

Aunque estés encargado de orientar el tono de la conversación, los talentos son los que deben tener más tiempo para expresarse, por lo que te recomendamos practicar la escucha activa y tratar de entender la posición de los colaboradores.

De igual manera, si tienes que hacer un llamado de atención a una persona que tiene problemas de desempeño, lo mejor es hacer críticas constructivas y darle consejos al colaborador para que pueda mejorar en su trabajo.

Las reuniones uno a uno deben servir para ayudar a que los talentos se desempeñen con mayor eficiencia, así que debes tener una actitud conciliadora.

Mantén un tono de respeto y empatía

Durante las reuniones one to one es importante mantener un tono de empatía y respeto por el otro. Al tratar temas delicados e importantes, el colaborador debe sentir que puede hablar con sinceridad, así que debes hacerle sentir que entiendes su posición.

Define tus objetivos antes de empezar la reunión

Para que las reuniones one to one sean efectivas, es fundamental que se defina con anticipación qué es lo que se espera lograr con ellas. Es decir, el encargado de llevarla a cabo debe tener conocimiento de cuál es el desempeño del colaborador, y estar preparado para brindarle un feedback que lo ayude a aumentar su rendimiento.

Es importante hablar con propiedad para decirle a los talentos en qué están fallando y qué deben hacer para cumplir con su papel dentro de la empresa. Te recomendamos que definas una lista de preguntas y puntos importantes antes de empezar tus reuniones one to one.

Toma apuntes de los puntos importantes

A lo largo de las reuniones one to one, el líder debe encargarse de apuntar los puntos más importantes de la conversación, ya que esto resulta muy útil para hacerles seguimiento.

Este registro, además, ayuda a que queden asentados cuáles fueron los temas que se trataron y qué compromisos asume cada una de las partes. De igual manera, con los apuntes de las reuniones one to one se pueden tener presentes todas las tareas o actividades pendientes.

Realiza este tipo de reuniones de forma frecuente

Aunque las reuniones suelen ser muy efectivas, hay que procurar que se realicen al menos una vez por semana. No puede pasar mucho tiempo entre una reunión u otra, porque cada semana surgen temas que es importante tratar de forma personal con los colaboradores.

Claro que la frecuencia varía de una empresa a otra, sobre todo, teniendo en cuenta la cantidad de colaboradores. Pero lo ideal es que se hagan lo más seguido posible, para que los talentos estén alineados con los objetivos de la compañía.

Redacta un informe

Además de los apuntes, es recomendable redactar un informe que sirva para que cualquier persona del departamento de recursos humanos entienda lo que sucede con cada colaborador. Esto también ayuda a darle formalidad a las reuniones y sirve para registrar los logros que se alcanzan.

La elaboración de este tipo de informes es muy sencilla, y quienes no tienen idea de cómo realizarla, pueden ayudarse descargando una plantilla para informes de reunión one to one.

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Cosas que debes evitar en una reunión one to one

No tomes estas reuniones one to one a la ligera. Recuerda que son importantes tanto para la empresa como para el colaborador, es un trabajo en equipo. Así que te explicamos qué cosas no debes hacer:

Hablar solo de trabajo

La idea de las reuniones one to one es asegurarse de que el colaborador se exprese, y que se cree un vínculo con quienes lo supervisan. Por eso, no te debes centrar en hablar solo del trabajo, ya que los aspectos personales del talento también son importantes dentro de la conversación.

Asegúrate de indagar muy bien para conocer qué es lo que impide que el colaborador sea productivo, y ayúdalo a buscar una solución.

Exceder el tiempo de la reunión

Como te indicamos antes, las reuniones one to one tienen un tiempo de duración que puede ir de 15 a 20 minutos, y es importante cumplir con el tiempo pautado.

Si las reuniones uno a uno se extienden por más tiempo de lo que se había pensado, los colaboradores se pueden estresar y el tono de la conversación puede cambiar. Hay que ceñirse al plan y tratar de hablar de todos los temas importantes dentro del periodo de tiempo que se estableció para la reunión.

Terminar la reunión sin hallar soluciones

Tienes que aprovechar el tiempo que se tiene con el colaborador y no terminar la reunión si aún hay tareas pendientes por ver. Aunque esto parezca contradictorio con el punto anterior, lo que queremos resaltar es que debes atacar los temas principales desde el principio y optimizar el uso del tiempo.

Cancelar las reuniones

Cancelar las reuniones one to one que tenías pautadas puede enviar un mensaje equivocado a tus colaboradores. Reprogramar la fecha de estas reuniones le hará pensar a las personas que sus problemas no son importantes para la empresa.

Lo mejor que puedes hacer es organizar muy bien tu calendario y definir las fechas en las que te vas a reunir con cada persona. De esta manera podrás cumplir con tus compromisos y evitar problemas con los colaboradores.

Beneficios de una reunión one to one

Las reuniones one to one son una de las mejores herramientas de comunicación interna. Gracias a ellas puedes tener una visión más amplia de lo que sucede dentro de la empresa a nivel de personal, y puedes alinear a los talentos para que se comprometan con los objetivos de la compañía.

Hablar de los beneficios de este tipo de reuniones amerita un artículo completo, sin embargo, vale la pena mencionarlos de forma resumida para que tengas una idea de lo que puedes lograr si utilizas las reuniones personales dentro de tu estrategia de gestión de recursos humanos.

Puedes conocer el punto de vista de los colaboradores

Uno de los beneficios más importantes de las reuniones one to one, es que con ellas puedes obtener una mejor visión de lo que sucede con los talentos. Puedes obtener de primera mano las impresiones de los colaboradores sobre todos los procesos de la empresa, y descubrir oportunidades de mejora.

Por ejemplo, con este tipo de reuniones puedes conocer cuál es la satisfacción laboral, entender cuál es el compromiso de las personas con su trabajo, y alinear a las personas para que trabajen de forma coordinada y respetando los intereses de la compañía.

Sirve para evitar problemas de desempeño

Sí se hacen reuniones one to one en una empresa, los talentos pueden expresarse de manera libre y sincera sobre su puesto de trabajo.

Esto ayuda a identificar cualquier tipo de problema que se esté presentando a nivel de recursos humanos, y permite que se tomen decisiones que beneficien tanto a los talentos como a la organización.

Mejora la productividad de los colaboradores

Una reunión one to one también puede ser muy útil para aumentar la productividad de los colaboradores, ya que los encargados de hacerla pueden aprovechar sus habilidades de comunicación y liderazgo para guiar a las personas.

En estas reuniones los directivos de recursos humanos pueden tomar el papel de coach para ayudar a los talentos a resolver los problemas que afectan su rendimiento. Además, también se pueden utilizar para despejar cualquier duda en torno a lo que se espera de cada persona.

Descarga nuestra guía para desarrollar un plan estratégico de recursos humanos y optimizar los resultados de tus reuniones one to one.

Preguntas de una reunión one to one

Debes aprovechar al máximo las reuniones uno a uno para conectar con los colaboradores, descubrir su nivel de engagement con la empresa, y encontrar oportunidades para mejorar su rendimiento.

Para lograr esto, puedes guiar la conversación a través de preguntas directas que te aporten información de valor. Por eso, consideramos importante compartirte una lista de preguntas que puedes utilizar en tus reuniones one to one para obtener mejores resultados.

Preguntas para entrar en confianza

Una buena forma de lograr que las personas se abran y te brinden su visión sobre lo que sucede dentro de la empresa, es generar un vínculo de confianza. Las reuniones one to one son un espacio en el que se pueden estrechar los lazos entre el departamento de recursos humanos y los colaboradores, así que hay que aprovecharlo.

Para entrar en confianza y avanzar en la conversación de forma fluída, puedes empezar por hacer algunas preguntas que, si bien son un poco genéricas, invitan a la otra persona a participar de forma activa en la reunión. Estas son algunas de las preguntas que puedes utilizar:

• ¿Cómo estás?
• ¿Cómo va todo en casa?
• ¿Qué tal estuvieron tus vacaciones?
• ¿Cómo está [el nombre de un familiar]?
• ¿Cuál es tu pasatiempo?

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Preguntas para saber si tu equipo está motivado

La falta de engagement es uno de los factores que más perjudica el rendimiento de las personas dentro de una empresa. Por eso, debes utilizar las reuniones one to one para saber cuáles son las cosas que están afectando el desempeño de cada colaborador.

Estas preguntas te servirán para obtener insights sobre la situación de cada persona, y son una excelente base para tomar medidas que impacten en el rendimiento de la compañía:

• ¿En qué estás pensando?
• ¿Tienes amigos en el trabajo?
• ¿Este trabajo es lo que esperabas?
• ¿Estás contento con el trabajo? ¿Por qué / Por qué no?
• ¿Cuál es tu mayor logro en la empresa?

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Preguntas para dar y recibir retroalimentación

La principal característica de las reuniones one to one es que son individuales, por ello son el espacio perfecto para dar y recibir comentarios honestos. Puedes preguntarle al colaborador libremente sin el miedo a que alguien más lo juzgue. Algunas preguntas podrían ser:

• ¿Cómo puedo ayudarte a ser más productivo?
• ¿Qué esperas de mí como gerente?
• ¿En qué área de tu trabajo deseas mejorar?
• ¿Qué opinas sobre mi forma de gestionar la empresa?
• ¿Hay algo que consideres negativo en la empresa?

Fuente: Freepick

Preguntas para reforzar el liderazgo

Otro aspecto positivo de las reuniones one to one es que puedes utilizarlas para reforzar tu liderazgo. Solo tienes que utilizar las preguntas correctas para transmitir la relevancia que tienes tanto para el bienestar de los colaboradores como para el de la organización.

Involucrarte con lo que sucede a nivel de personal y hacer preguntas en las que resaltes de forma implícita que vas a ayudar a resolver los problemas, sirve para demostrar que tienes un papel activo sobre lo que sucede. Estas son algunas de nuestras sugerencias:

• ¿Tienes alguna pregunta?
• ¿Cómo crees que podemos solucionar el problema?
• ¿Cómo te sientes con este conflicto?
• ¿Sabes cómo ayuda tu trabajo a la empresa?
• ¿Te encuentras motivado para realizar tus labores?

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Preguntas para colaboradores remotos

El home office o trabajo remoto es cada vez más común, y también debes estar preparado para comunicarte de forma asertiva con las personas que trabajan de forma remota. Las reuniones one to one pueden cambiar mucho cuando se hacen de forma virtual, sobre todo porque el canal de comunicación es distinto y porque las necesidades de los colaboradores son diferentes.

Cuando se trata de trabajadores remotos, tienes que utilizar las reuniones uno a uno para conocer cuál es el impacto que tiene esta modalidad de trabajo sobre las personas, y descubrir oportunidades para mejorar el rendimiento de cada colaborador. A continuación, te compartimos algunas preguntas que puedes utilizar para este tipo de talentos:

• ¿Por qué prefieres trabajar bajo la modalidad home office?
• ¿Cuánto tiempo llevas trabajando remotamente?
• ¿Conoces a tus compañeros de trabajo?
• ¿Volverías a trabajar presencialmente?
• ¿Necesitas algo para trabajar mejor de forma remota?

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Preguntas de desarrollo profesional

El crecimiento profesional de tus colaboradores es tan importante para ellos como para la empresa. Gracias a las reuniones one to one se tiene un espacio desde el que se pueden establecer metas de desarrollo del talento humano y demostrar el valor que tienen las personas para la compañía.

Para orientar la tus reuniones uno a uno hacia este tipo de temas, puedes hacer algunas de las siguientes preguntas:

• ¿Tienes metas a largo plazo? ¿Cuáles son?
• ¿Cuáles son tus objetivos profesionales?
• ¿Te identificas con este trabajo?
• ¿Qué deseas para tu futuro profesional?
• ¿Qué habilidades o conocimientos te gustaría desarrollar?

Ahora ya sabes qué debes tener en cuenta para realizar reuniones one to one en tu empresa. Si sigues nuestros consejos, puedes utilizar este tipo de reuniones para mejorar el clima laboral y aumentar la productividad de tu compañía.

Si quieres mejorar el nivel de tus reuniones one to one y mejorar el desempeño de tu fuerza de trabajo, te recomendamos explorar las características de Skill XP, una herramienta con la que puedes conocer diagnosticar el estado de tus colaboradores.

¡Hasta pronto!