Robotic Process Automation: ¿qué es y por qué es importante para potenciar tu empresa?

Gracias a los avances de la tecnología, cada vez son más las empresas que recurren a la Robotic Process Automation para agilizar las rutinas y reducir el riesgo de cometer errores, entre otras de las ventajas que la Robotic Process Automation tiene a disposición. 

Antiguamente, los procesos analógicos eran asimilados por todas las compañías, ya que era la única alternativa disponible. Sin embargo, en la actualidad, es muy difícil resistirse a los beneficios que pueden aportar estos sistemas vinculados a la inteligencia artificial. 

Entonces, si no sabes qué es la Robotic Process Automation ni tampoco tienes conocimientos sobre su importancia o cuáles son los mejores proveedores de este servicio, no te pierdas ningún detalle de este artículo. ¡Comencemos! 

¿Qué es la Robotic Process Automation?

La Robotic Process Automation, también conocida por sus siglas como RPA, son herramientas de software que automatizan parcial o totalmente las actividades humanas que son manuales y repetitivas. 

Esta tecnología replica las acciones de un ser humano real que interactúa con aplicaciones para ingresar datos y responder consultas, entre otras de las cientos de actividades que permite concretar. 

En fin, según Iberdrola, el software de la Robotic Process Automation es un “método para automatizar procesos transaccionales basados en reglas específicas, que a su vez permite agilizar procesos y reducir la carga de trabajo que recae sobre los humanos”.

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¿Por qué la Robotic Process Automation es importante para una empresa?

Todo empresario tiene como objetivo fomentar el crecimiento de su compañía. Sin embargo, en ocasiones no tienen en cuenta que a mayor cantidad de empleados, más responsabilidades habrá que cumplir y, por lo tanto, mantener el orden es fundamental.

Pero, como uno de los ejemplos de conflictos laborales más frecuentes es la falta de comunicación o la acumulación de tareas incompletas, cada vez son más las firmas que recurren a las aplicaciones de Robotic Process Automation. 

Por lo tanto, si bien hay muchas personas que no aceptan este tipo de tecnología como algo positivo, no hay dudas de que cumple un rol muy importante para las empresas de cualquier rubro porque: 

• Permite garantizar un clima laboral organizado. 
• Evita retrasos en la entrega de proyectos o tareas pendientes. 
• Desliga de responsabilidades a los trabajadores, que pueden aprovechar su tiempo en otras actividades laborales. 
• Reduce el margen de error de cualquier trabajo. 
• Entrega un informe detallado sobre las fortalezas y debilidades de una compañía, al mismo tiempo que la guía para descubrir cuál es el camino correcto para superar los inconvenientes. 
• Es experta en actualizar documentos y formularios.
• Tiene gran utilidad para automatizar el proceso de contratación de nuevos empleados. 

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Ventajas de la Robotic Process Automation

Ahora bien, una vez que se haya comprendido a la perfección cuál es la importancia de recurrir a instrumentos de la Robotic Process Automation en un contexto laboral, el siguiente paso es analizar sus ventajas. 

Si bien la Robotic Process Automation tiene un impacto diferente según el área en el que se aplique, en términos generales permite que las empresas puedan acceder a los siguientes beneficios:

Costos bajos

Cuando el trabajo se automatiza, se realiza en un tiempo mucho menor. Por esta razón, se obtiene un mejor rendimiento y, al mismo tiempo, es posible completar las tareas de manera eficiente sin tener grandes gastos económicos o en tareas de Recursos Humanos.

Alta calidad de trabajo

Los trabajadores son humanos y, por tanto, es normal que comentan errores de vez en cuando. Pero, si sumas todos los errores que pueden cometer tus trabajadores en un periodo de tiempo, te darías cuenta el costo que representa a la empresa. 

Por lo tanto, al utilizar la Robotic Process Automation, la empresa se asegura que no existan errores en las tareas a realizar y, de esta forma se logre un aumento en la rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, esto no descarta la posibilidad de que también puedas recurrir a estrategias para aprender cómo mejorar la concentración laboral y, de esa forma, intentes aumentar la efectividad de tus equipos de trabajo.

Tiempo de ciclo mejorado

La tarea que el empleado más capacitado de tu empresa puede completar en cuestión de horas, los proveedores de Robotic Process Automation son capaces de finalizarla en pocos minutos. 

Entonces, al incorporar esta tecnología, no solo tendrás la posibilidad ocupar a los trabajadores en otras tareas, sino que, al mismo tiempo, podrás contar con la ayuda de la Inteligencia Artificial para acelerar el proceso de producción y obtener más ganancias.

Flexibilidad

La automatización a través de la Robotic Process Automation no requiere codificación ni escritura de scripts. Es decir, los procesos complejos se pueden transferir de un ser humano a una máquina con poco esfuerzo. 

Entonces, esto permite que la empresa pueda cambiar su forma de trabajo en muy poco tiempo y empezar a automatizar de forma inmediata, sin sufrir consecuencias graves.

Uso de la data

Esta tecnología permite evaluar el desempeño del trabajo para tomar decisiones a futuro. Entonces, si incorporas los instrumentos de la Robotic Process Automation en tu compañía, tendrás la capacidad de recopilar, organizar, rastrear y almacenar datos valiosos. 

Con esos datos puedes mejorar tus operaciones actuales y corregir problemas que hayan surgido, además de pronosticar planes de trabajo que puedan resultar efectivos.

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¿Cómo se utiliza la Robotic Process Automation?

A pesar de que múltiples empresas recurren a sus servicios, la realidad es que no existe una sola forma de utilizar la Robotic Process Automation o un listado de pasos definitivos a seguir. 

Cada compañía elige qué decisiones tomar vinculadas a las ventajas de la Robotic Process Automation y sus expectativas. Pero, de intentar encontrar un listado que sirva como guía, uno de los más interesantes es el que ofrece la consultora Scott Madden:

Evaluar oportunidades de RPA

Una implementación exitosa comienza por encontrar los procesos en tu negocio que podrían beneficiarse de la Robotic Process Automation. 

Entonces, en este caso debes realizar una evaluación de alto nivel de los posibles procesos que se puedan automatizar e identificar las eficiencias resultantes y las oportunidades de ahorro de costos para confirmar si la RPA es una buena opción. 

De todas formas, considera que no todos los procesos de la empresa pueden ser adecuados para la implementación de RPA. 

Es decir, en esta etapa de la aplicación de instrumentos de Robotic Process Automation, el mayor error que cometen las empresas es intentar evitar el riesgo seleccionando procesos que no son importantes y que no tienen un impacto comercial significativo. 

Seleccionar un proveedor

En esta fase debes seleccionar un proveedor de Robotic Process Automation, comenzando por acordar los requisitos técnicos y criterios de evaluación a los que planeas recurrir. 

Acto seguido, solicita a los proveedores una demostración de la aplicación de Robotic Process Automation y a los procesos que anteriormente habías seleccionado como prueba. 

Esta presentación debe tener un enfoque específico en la funcionalidad de la RPA para evaluar si existen grandes beneficios al automatizar los procesos. Luego de eso podrás agendar un piloto con el proveedor que te haya convencido.

Capturar los pasos del proceso, ponerlo a prueba e implementarlo

Luego de elegir al proveedor, debes asegurarte que todos tus empleados estén capacitados y listos para ejecutar el plan de implementación de Robotic Process Automation.

Además, las actividades de implementación deberán documentarse, monitorearse y completarse según el plan porque, cuando comience el piloto para los procesos que seleccionaste, debes explorar la automatización detenidamente para mostrar el alcance total de la RPA. 

En fin, si hay errores, es el momento para ajustarlos y modificar algunos mecanismos con ayuda de los instrumentos de Robotic Process Automation

Administrar el ciclo de vida de la RPA

Por último, el cuarto paso para implementar la Robotic Process Automation es administrar la solución. Es decir, en esta fase presentarás oficialmente la planificación de este software a través de acciones de mantenimiento. 

Recuerda que tu estrategia debe incluir la gobernanza, el modelo operativo, la estructura organizativa y el plan de gestión de cambios de tu solución de RPA.

Recomendaciones a tener en cuenta antes de utilizar la Robotic Process Automation

Frente al gran poder de impacto que tiene la Robotic Process Automation, no solo deberás complementar la información que ya mencionamos con una correcta gestión de Recursos Humanos, también deberás aplicar una serie de recomendaciones. 

Es decir, dado que utilizar las aplicaciones de la Robotic Process Automation puede resultar complejo, sobre todo para quienes no tienen amplios conocimientos tecnológicos, es preferible que tengas en cuenta los siguientes consejos: 

• Solo confía la información de tu empresa a proveedores de Robotic Process Automation que estén certificados y que cumplan con tus expectativas. 
• A pesar de que la automatización es un proceso muy tentador, recuerda que nunca debe superar por completo la incidencia humana en los procesos. 
• Si desconoces cómo funciona la Robotic Process Automation, es preferible que te capacites con ayuda de nuestro curso online de Introducción a la automatización y RPA, por ejemplo. 
• A pesar de trabajar siempre con las mismas aplicaciones de Robotic Process Automation, no le cierres las puertas a otras opciones más modernas que pueden ser un excelente complemento. 

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Proveedores de Robotic Process Automation

Debido a la gran demanda que la Robotic Process Automation tiene en la actualidad, los empresarios tienen un sinfín de opciones para elegir al momento de buscar el proceso de automatización más acertado.

Por lo tanto, a pesar de que cada uno apunta a un objetivo diferente, a continuación mencionaremos detalles de los siete proveedores de Robotic Process Automation más populares:

Blueprism

Dedicados al mercado de la Automatización Robótica de Procesos (RPA), Blue Prism es la opción segura y confiable para la automatización inteligente, que se encuentra disponible tanto de forma local como en la nube, mediante una implementación IaaS o SaaS. 

Por otro lado, este proveedor de Robotic Process Automation también cuenta con la plataforma connected-RPA, un ecosistema que pone el poder de tecnologías cognitivas avanzadas y accesibles en las manos de los líderes de operaciones.

Another Monday

Another Monday es un proveedor que brinda un paquete de software de automatización Hyland RPA y tiene como objetivo principal que la automatización sea simple, fácil y asequible. 

Entonces, de todas las aplicaciones de Robotic Process Automation esta es una de las mejores para aquellos usuarios que no tienen mucha experiencia en el mundo de la tecnología, pero que igual desean acceder a los beneficios que entrega. 

Si te sientes identificado con lo mencionado, otra gran estrategia que te puede servir como complemento para utilizar de forma correcta este proveedor, es fortalecer tus conocimientos con ayuda de nuestra academia de innovación y transformación digital. 

Automation Anywher

Similar al proveedor de Robotic Process Automation mencionado en el punto anterior, Automation Anywher se destaca por combinar una interfaz de usuario fácil de usar con la confiabilidad empresarial. 

Y, como si esto fuera poco, también te permitirá potenciar en tiempo real la automatización propia de la fuerza de trabajo digital y diseñar bots en semanas, entre otras actividades más. 

CloudStorm

CloudStorm se posiciona como uno de los mejores proveedores de Robotic Process Automation porque no solo permite un conocimiento sostenible de la misma, también ayuda en el descubrimiento de procesos relacionados. 

Finalmente, esta aplicación también es de gran utilidad por su servicio de extremo a extremo de su Robotic Process Automation, que solo se puede lograr a través de los desarrolladores de primer nivel que dan soporte a la empresa. 

UiPath

UiPath es el instrumento de Robotic Process Automation perfecto para aquellos usuarios que decidan hacer una planificación científica, que les permita clasificar el diseño de los flujos de trabajo, de lo más simple a lo más complejo. 

Además, este proveedor de Robotic Process Automation también es de los mejores al momento de buscar un equilibrio entre las operaciones de RPA con los resultados estratégicos del negocio, abarcando análisis potentes e integrados.

AutomationEdge

Para aquellas personas que tengan un conocimiento avanzado sobre la Robotic Process Automation, uno de los proveedores más completos a los que pueden acceder es AutomationEdge. 

Esta aplicación, que es administrada por chatbots, tiene tecnología de sobra para agilizar y mejorar el orden en tareas como el procesamiento de transacciones, la recopilación de datos, la activación de respuestas y la integración de sistemas de datos, entre otras. 

Contextor SAS

Finalmente, Contextor SAS es un proveedor de Robotic Process Automation que no podía faltar en este listado, ya que tiene uno de los sistemas más modernos para automatizar aplicaciones y optimizar procesos. 

Y, como si fuera poco, este instrumento también ofrece el Contextor Control Room: un componente ideado para administrar exclusivamente la entrega de scripts de bot en cada servidor o máquina virtual.

No hay dudas de que la Robotic Process Automation es una herramienta muy innovadora, que probablemente sea de gran ayuda para fortalecer la producción de tu empresa y las relaciones entre los empleados. 

Pero, al mismo tiempo, es imposible negar que en muchas ocasiones no se implementa debido al rechazo, ocasionado por el desconocimiento de los beneficios que aporta, de los equipos de trabajo. 

Entonces, si ya sabes qué es la Robotic Process Automation y que ahora tienes el objetivo de intentar explicarles a tus colegas sobre los beneficios de esta tecnología, te brindamos ayuda extra a través de nuestra plantilla de necesidades de entrenamiento de equipos, que es perfecta para complementar con nuestros cursos de transformación digital.

¡Éxitos!