Robotic Process Automation: ¿Qué es y por qué es importante?

Última actualización 25 de Noviembre del 2020

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Paula Cordero

Robotic Process Automation: ¿Qué es y por qué es importante? Robotic Process Automation: ¿Qué es y por qué es importante?

Son cada vez más los CEOs que están recurriendo a la automatización de procesos robóticos para eliminar procesos tediosos y optimizar el tiempo de sus empleados. A pesar de ello, algunos gerentes aún están indecisos acerca de si la inversión en RPA realmente vale la pena. Si aún no conoces sobre este tipo de tecnología, en este blog te contaremos cómo funciona y que ventajas le daría a tu empresa.

¿Qué es la automatización robótica de procesos?

La RPA es el término que se utiliza para referirse a las herramientas de software que automatizan parcial o totalmente las actividades humanas que son manuales, basadas en reglas y repetitivas. Esta tecnología replica las acciones de un ser humano real que interactúa con aplicaciones de software para ingresar datos, responder consultas, etc.

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Imagen: Freepik

Ventajas de la automatización

✔️Costos bajos: Cuando el trabajo se automatiza, se realiza en un tiempo mucho menor. Por esta razón, se obtiene un mejor rendimiento por menos, ayudando a completar las tareas de manera eficiente sin gastar muchos recursos humanos.

✔️Aumenta la calidad del trabajo: Los trabajadores son humanos y, por tanto, es normal que existan errores de vez en cuando. Si sumas todos los errores que pueden cometer tus trabajadores en un periodo de tiempo, te darías cuenta el costo que representa a la empresa. Utilizando RPA, la empresa se asegura que no existan errores en las tareas a realizar, aumentando la rentabilidad de la empresa.

✔️Tiempo de ciclo mejorado: ¿Sabes aproximadamente cuanto le toma a un empleado realizar cierto tipo de tareas? Incluso si son pocos minutos, un robot podría hacerlo en segundos. Si sumamos todas las tareas, el resultado será un gran ahorro de tiempo y aumento de productividad.

✔️Flexibilidad: La automatización a través de RPA no requiere codificación ni escritura de scripts. Es decir, los procesos complejos se pueden transferir de un ser humano a una máquina con poco esfuerzo. Esto permite que la empresa pueda cambiar su forma de trabajo en muy poco tiempo y empezar a automatizar tareas.

✔️Uso de data: Esta tecnología permite evaluar el desempeño del trabajo para tomar decisiones a futuro. Si incorporas RPA en tu compañía, tendrás la capacidad de recopilar, organizar, rastrear y almacenar datos valiosos. Con esos datos puedes mejorar tus operaciones actuales y corregir problemas que hayan surgido. Asimismo, sirve para pronosticar planes de trabajo que puedan resultar efectivos.

Así como los robots industriales están renovando la industria al aumentar las tasas de producción y mejorar la calidad, el software RPA está revolucionando la forma en que se administran los procesos comerciales, los procesos de soporte de TI, los procesos de flujo de trabajo, la infraestructura remota y el trabajo de back-office.

Según afirmó Gartner en un estudio a finales del 2018, el gasto en automatización de procesos robóticos o software RPA va camino de alcanzar un total de 2.400 millones de dólares en 2022. Sin duda, los proveedores de software RPA tienen una gran oportunidad de crecer en el mercado, especialmente porque muchas compañías aún no han implementado esta tecnología y en las que sí lo hicieron, todavía no existe un entendimiento claro de cómo sacarle provecho.

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¿Cómo se usa la RPA?

La RPA se puede implementar en cualquier tipo de empresa. Existen diferentes formas de utilizarlo que van desde la infraestructura de TI hasta los servicios de adquisición. 

La consultora Scott Madden, menciona las siguientes fases para empezar a implementar esta automatización:

Fase 1: Evaluación de oportunidades de RPA

Una implementación exitosa comienza por encontrar los procesos en tu negocio que podrían beneficiarse de RPA. Debes realizar una evaluación de alto nivel de los posibles procesos que se puedan automatizar y identificar las eficiencias resultantes y las oportunidades de ahorro de costos para confirmar si la RPA es una buena opción. Considera que no todos los procesos de la empresa pueden ser adecuados para la implementación de RPA. 

En esta etapa, el mayor error que cometen las empresas es intentar evitar el riesgo seleccionando procesos que no son importantes y que no tienen un impacto comercial significativo. Esto da como resultado que al evaluar la RPA no se encuentren beneficios muy atractivos.

Fase 2: Seleccionar un proveedor

En esta fase, debes seleccionar un proveedor de RPA, comenzando por acordar los requisitos técnicos y criterios de evaluación. Solicita a los proveedores una demostración de la aplicación de RPA a los procesos que anteriormente habías seleccionado como prueba. Esta presentación debe tener un enfoque específico en la funcionalidad de la RPA para evaluar si existen grandes beneficios al automatizar los procesos. Luego de eso podrás agendar un piloto con el proveedor que te haya convencido.

Fase 3: Capturar los pasos del proceso, ponerlo a prueba e implementarlo

Luego de elegir al proveedor, debes asegurarte que todos tus empleados estén capacitados y listos para ejecutar el plan de implementación de RPA. Esta fase también implica apoyar y probar el entorno de TI. Además, las actividades de implementación deberán documentarse, monitorearse y completarse según el plan. Cuando comience el piloto para los procesos que seleccionaste, debes explorar la automatización detenidamente para mostrar el alcance total de la RPA. Si hay errores, es el momento para ajustarlos y modificar algunos mecanismos.

Fase 4: Administrar el ciclo de vida de la RPA

Ahora es momento de administrar la solución RPA. En esta fase presentarás oficialmente tu solución RPA, así como la planificación de este software a través de acciones de mantenimiento. Tu estrategia debe incluir la gobernanza, el modelo operativo, la estructura organizativa y el plan de gestión de cambios de tu solución de RPA.

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Para llevar a cabo con éxito esta implementación, Scott Madden recomienda lo siguiente:

-Escoge un equipo de proyecto adecuado, tanto interno como externo. 

-Ejecuta planes de trabajo detallados para garantizar que no se descarte ningún trabajo. 

-Implementa un liderazgo sólido.

-Ten una conexión temprana con TI para que entiendan las ventajas y riesgos de la RPA.  

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Imagen: Freepik

Proveedores de RPA

Luego de contarte cuáles son los pasos para implementar la RPA, te listaré algunas de las empresas que ofrecen este servicio.

💼Blueprism: Dedicados al mercado de la Automatización Robótica de Procesos (RPA), Blue Prism es la opción segura y confiable para la automatización inteligente disponible tanto de forma local como en la nube, mediante una implementación IaaS o SaaS. También cuentan con la plataforma connected-RPA, un ecosistema de tecnología que pone el poder de tecnologías cognitivas avanzadas y accesibles en las manos de los líderes de operaciones.

💼Another Monday: Brindan un paquete de software de automatización Hyland RPA.Su objetivo es hacer que la automatización sea simple, fácil y asequible, para garantizar que las empresas de hoy puedan abordar mejor las tareas diarias que atascan a su equipo. Con ayuda de su tecnología, integran la RPA de principio a fin.

💼Automation Anywhere: Combina una interfaz de usuario fácil de usar con la confiabilidad empresarial, además de la seguridad de potenciar en tiempo real la automatización propia de la fuerza de trabajo digital. Permiten que los usuarios diseñen bots en semanas y escalen según la demanda.

💼CloudStorm: Diseñan un crecimiento sostenible de RPA. Ayudan en el descubrimiento de procesos de RPA, dan servicio de extremo a extremo (desde el diseño del proceso hasta el desarrollo, ejecución y mantenimiento) y por medio de sus desarrolladores dan soporte a la empresa.

💼UiPath: Te ayudan a planificar científicamente la implementación de RPA, con tecnología de AI. Además, clasifican el diseño de los flujos de trabajo, de lo más simple a lo complejo. UiPath permite que equilibres las operaciones de RPA con los resultados estratégicos del negocio, abarcando análisis potentes e integrados.

RPA es una poderosa herramienta de transformación que puede ayudar a tu negocio a mejorar su rentabilidad. Ten en cuenta que el recurso humano es fundamental para implementar este tipo de tecnología. Cada paso del proceso de RPA debe comunicarse a tu equipo para que la ejecución sea efectiva. Igualmente, el departamento de TI deberá educar constantemente a los empleados e ir actualizando la RPA mientras va evolucionando. ¿Te animarás a implementar esta tecnología en tu empresa? 

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