Guía para HR Managers: potenciando la comunicación interna en grandes entornos laborales

En empresas donde un gran número de colaboradores interactúan diariamente, la comunicación interna se vuelve esencial para crear un entorno laboral saludable y productivo.

Es en este contexto donde el HR Manager juega un papel fundamental. Como experto en recursos humanos, este profesional tiene la responsabilidad de fomentar una cultura de comunicación abierta y transparente dentro de la organización. Al crear un clima de confianza y apertura, el HR Manager ayuda a romper las barreras existentes y a construir puentes de comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos y departamentos de la organización.

En este blog post te explicaremos qué es la comunicación interna y su importancia. Además, te diremos cómo diseñar un plan de comunicación interna en el área de recursos humanos. Así, junto a tu equipo de RR. HH., promoverás buenas prácticas de comunicación entre los empleados para aumentar su productividad, compromiso y desempeño.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna es el conjunto de estrategias que permiten promover la comunicación efectiva entre las personas dentro de una organización. Esto puede significar distintas formas de transmitir información, como anunciar una nueva política o informar a las personas sobre una nueva contratación.

El área de comunicación interna suele ser responsabilidad de los departamentos de recursos humanos; sin embargo, también pueden estar a cargo del área de marketing o relaciones públicas.

Importancia de la comunicación interna en una empresa de gran tamaño

En algunas empresas, la comunicación interna no tiene mucha relevancia debido a que no tienen los recursos para invertir en una estrategia o no hay la capacidad para mantenerla. Por esta razón, es esencial que un HR Manager entienda la importancia de la comunicación interna para garantizar el bienestar de toda la organización.

1. Crea un entorno de feedback

Si un equipo no se comunica, es muy difícil que los objetivos se puedan lograr. ¿Cómo los empleados pueden trabajar si no tienen claro cuál es la estrategia que tiene el área al que pertenece? En este contexto, el rol del líder de equipo es fundamental para promover una buena comunicación.

Las técnicas de comunicación interna crean entornos seguros y alentadores en los que las personas se sienten libres para compartir sus ideas. Esto fomenta la retroalimentación entre empleados, lo que permite que se pueda mejorar la productividad.

Una gran estrategia de comunicación puede ayudar a que los empleados se sientan valorados y mostrarles que sus ideas son importantes. Si los líderes piden constantemente comentarios, ideas y recomendaciones, los trabajadores sentirán más confianza de expresar cómo se sienten y, por ende, se logrará un equipo comprometido.

2. Facilita un tiempo de respuesta más rápido a problemas

Todos en algún momento hemos tenido una mala experiencia realizando un proyecto, ¿verdad? Seguramente te ha pasado que estabas hablando de una tarea a realizar con un compañero y te das cuenta que no tiene idea de lo que estás hablando. ¿Qué fue lo que realmente pasó? Hubo una falta de comunicación.

Tener un proceso claro para comunicar un proyecto, alguna iniciativa, cambio de rol, entre otras actividades; es vital para responder rápidamente cuando surge un problema. El peor momento para poner al tanto a un empleado es cuando algo sale mal. La comunicación interna permite que el equipo pueda adelantarse a los problemas y en caso que ocurran, solucionarlos rápidamente.

3. Permite una visión integral de la empresa

La comunicación interna se suele considerar como un conjunto de mensajes escritos por líderes para la recepción de los empleados. Sin embargo, es un camino de doble sentido. Se debe promover una comunicación bidireccional sobre lo que está sucediendo en la organización.

Los empleados quieren sentir que sus aportes son importantes, y crear un lugar para que lo hagan mejorará el compromiso. Esto brinda a todos los colaboradores una visión más integral de las cosas que importan en su organización. 

4. Ayuda a desarrollar la cultura de la organización

Uno de los objetivos de la comunicación interna en una empresa es ayudar a que la cultura se manifieste. Cada comunicación que se realice, como un anuncio, mensaje, reunión, etc, permite que las personas interpreten el panorama cultural de su organización y por qué la misión es importante. La cultura debe estar impregnada en la estrategia de comunicación interna: en los mensajes, tono, noticias, formas de reuniones, etc.

¿Cómo diseñar un plan de comunicación interna?

El HR Manager desempeña un papel fundamental en este aspecto, actuando como el catalizador para promover una comunicación efectiva, fomentar la colaboración y mantener a los colaboradores informados y comprometidos. 

Si eres un líder de recursos humanos y quieres aprender cómo diseñar un plan de comunicación interna, en este apartado te brindaremos una serie de recomendaciones para hacerlo de manera efectiva. ¡Toma nota!

1. Analiza la situación actual

Proporciona una descripción general de la situación e identifica qué está provocando la necesidad de implementar un plan de comunicación interna. Mapear la situación actual, considerar las necesidades del equipo y hablar con las partes interesadas clave puede ayudar con este proceso.

Por ejemplo, ¿hay un cambio en las prioridades organizacionales debido al mercado o la industria? ¿Bajos puntajes de compromiso de los empleados? ¿Nuevos productos o servicios? ¿Estás implementando una nueva iniciativa y necesitas mantener a los empleados informados e involucrados en el proceso?

Esta sección incluye investigación y análisis y aborda lo que se está haciendo actualmente para abordar el problema. Son situaciones como esta las que indican cuándo es necesario un plan de comunicación interna.

2. Determina el resultado deseado

¿Qué quieres lograr con el plan de comunicación interna? Una vez que sepas eso, puedes decidir qué táctica de comunicación es la más adecuada para lograr ese objetivo.

Este es el proceso de dos pasos que te sugerimos que sigas para identificar tus resultados críticos:

Resultados organizacionales 

Cuando defines la necesidad empresarial, no comiences con lo que debes hacer, sino por qué debes hacerlo. Indica, lo mejor que puedas, una conexión directa entre los objetivos o resultados de la organización. Asegúrate de enumerar los resultados organizacionales deseados específicos y medibles en esta sección. Piensa: ¿qué será diferente en el negocio cuando hayamos logrado nuestros planes?

Resultados/objetivos de la comunicación

Piensa en el resultado que deseas lograr a través de un plan de comunicación interna y qué papel puede desempeñar el área de recursos humanos para facilitar su implementación. 

Por ejemplo, ¿es para aumentar el compromiso de los empleados, disminuir el ausentismo o mejorar el desempeño laboral? ¿Es para crear un cambio de comportamiento entre los empleados?

3. Define tu audiencia

Para pensar en la mejor manera de comunicarse con diferentes grupos de empleados, es importante definir quiénes son los grupos más relevantes sobre los que debes influir e impulsar a la acción.

Haz una lista de diferentes grupos de audiencia (a veces denominados familias de trabajos), sus mentalidades y considera lo que quieres que piensen, sientan y hagan como resultado del plan de comunicación interna. Eso te ayudará a enfocarte y, cuando sea necesario, adaptar tu mensaje para diferentes segmentos de audiencia.

Los tipos de audiencia pueden ser una unidad comercial específica, altos ejecutivos, equipos de ventas (nacionales, regionales o locales), accionistas, grupos afiliados de empleados o líderes de equipo. Dependiendo de la organización e industria, los tipos de audiencia adicionales pueden variar, desde empleados de servicio al cliente hasta empleados de planta si estás en la industria manufacturera.

4. Decide cuáles serán tus estrategias de comunicación interna 

Una vez que hayas definido la necesidad organizacional y establecido objetivos claros para mostrar cómo la comunicación puede satisfacer esta necesidad, primero debes describir qué estrategias de comunicación interna usar y luego qué tácticas tienen más probabilidades de ser efectivas para respaldar esas estrategias.

La forma en que transmites tus mensajes es tan importante como lo que dices. Ahora debes identificar tus estrategias de comunicación interna; en otras palabras, cómo abordarás la comunicación con tus grupos de empleados. 

Según una encuesta de Harvard Business Review, las organizaciones que implementan estrategias de comunicación interna tienen 4 veces más probabilidades de incrementar el nivel del employee engagement, además de mejorar la productividad en un 25 %.

Debido a este panorama, hemos elaborado un ebook sobre estrategias de comunicación interna en las empresas grandes, en donde hallarás diferentes herramientas, pautas y recomendaciones prácticas para que la comunicación corporativa sea un pilar exitoso en tu organización.

Fuente: Crehana

5. Selecciona los canales idóneos

En este paso, deberás describir específicamente qué canales y tácticas de comunicación interna usar para llegar a tu audiencia y conectarse con los mensajes clave.

Los canales que elijas dependerá de lo que quieras lograr con tu plan de comunicación interna y la audiencia a la que necesitas llegar. Las necesidades del personal administrativo serán muy diferentes a las de la fuerza de ventas o los trabajadores de fábrica.

Será necesario un uso bien coordinado de múltiples voces y canales para garantizar el máximo impacto. La cantidad de tiempo que tienes a menudo dictará qué canales eliges. Ten en cuenta estas mejores prácticas de comunicación interna:

• La comunicación cara a cara es mejor para establecer una conexión personal y superar la resistencia al cambio.

• Las reuniones son mejores para comunicar ideas más complicadas o cuando deseas recibir aportes de los miembros del equipo.

• El papel (como folletos en una reunión o un volante en una pizarra de anuncios) es mejor cuando los detalles son importantes o las fechas deben ser referenciadas.

• Los medios digitales (como el correo electrónico o una página de intranet) funcionan bien para aquellos que tienen acceso frecuente a las computadoras.

• El video es mejor para usar cuando deseas apelar a los sentidos visuales y auditivos y contar una historia. Cada vez más empresas de gran tamaño utilizan videos cortos de tipo popular para transmitir mensajes a sus empleados.

• Las redes sociales internas son más efectivas para construir una cultura de colaboración y comunicación entre los miembros dispersos del equipo.

Piensa en la frecuencia con la que usarás diferentes canales de comunicación interna. Por ejemplo, las reuniones con el equipo podrían ocurrir todos los días, o bien podrían ser una vez a la semana.

También es importante aprovechar los datos de comunicación de los empleados y las perspectivas que ya existen en tu organización. Implementa encuestas de ambiente laboral, entrevistas y otras herramientas de evaluación interna para ayudarte a determinar qué canales y tácticas de comunicación interna usar.

Dentro de nuestra solución de clima podrás encontrar distintas herramientas que te permitan mejorar el clima laboral a través de una comunicación más transparente, fruto de evaluaciones de desempeño y mediciones constantes del bienestar corporativo.

Plataforma Clima de Crehana

6. Promueve una comunicación horizontal

La comunicación horizontal es la comunicación que fluye lateralmente dentro de la organización, involucrando a todas las personas. El desarrollo tecnológico ha impuesto una comunicación más interactiva y para las empresas es imprescindible impulsar la coordinación y motivación de los equipos.

Teniendo como referencia el marco jerárquico, se puede disminuir dos principales tipos de comunicación interna en las empresas: la vertical y la horizontal. La comunicación vertical se produce entre subordinados y superiores, mientras que la horizontal es aquella que se establece entre personas del mismo nivel jerárquico o donde no existe una relación de autoridad.

Beneficios de la comunicación horizontal

La comunicación horizontal es esencial para una buena coordinación entre equipos, especialmente en grandes empresas donde existen diferentes áreas de trabajo. Algunos de sus beneficios son:

• Coordinación entre diferentes áreas: los empleados tienen la confianza y la posibilidad de comunicarse con cualquier persona de la empresa para resolver dudas, plantear nuevos proyectos, etc.

• Reducción de problemas: este tipo de comunicación permite que se eviten conflictos y malentendidos, porque continuamente se está fomentando la comunicación entre todas las áreas de la empresa y se tiene un entendimiento mayor de lo que sucede en la organización.

• Fortalecimiento del trabajo en equipo: la comunicación horizontal establece un vínculo cercano entre las partes interesadas, que refuerza el sentimiento de pertenencia a una empresa y el espíritu de equipo en la organización.

• Comunicación sin distorsiones: como los empleados pueden comunicarse sin mayor obstáculo entre sí, no hay posibilidad de distorsión o confusión con la información que se brinda.

• Promueve la agilidad: la comunicación horizontal crea un ambiente de cooperación e inmediatez que dota de mayor agilidad al llevar a cabo proyectos y acciones concretas.

7. Apóyate de herramientas tecnológicas

La forma en la que trabajamos está cambiando drásticamente porque la tecnología esta dando la oportunidad a los trabajadores de adoptar flexibilidad y diferentes opciones de comunicación.

Luego de que la mayoría de empresas decidió incorporar el trabajo remoto a causa de la pandemia, se pudo notar quiénes tenían una estrategia firme de comunicación interna y quienes no. La baja productividad, los conflictos laborales y los absentismos evidenciaron que aún hace falta trabajar en las políticas de comunicación.

La mejora de la comunicación interna y la cultura organizacional conducen al compromiso de los empleados, a una mayor satisfacción laboral y a una mejor productividad. Por ello, un HR Manager debe asumir el compromiso de guiar a sus empleados tanto dentro de la oficina como en el ambiente remoto para que puedan tener a su alcance herramientas que les permita comunicarse rápidamente.

Esto incluye apoyarse de la tecnología para adoptar diversos softwares o herramientas de comunicación interna que permita la colaboración en remoto, como aplicaciones para realizar videoconferencias, brainstormings, solicitar tiempo libre, reuniones de feedback, etc. Asimismo, establecer ceremonias o reuniones establecidas para estar sincronizados y tener una visión clara de los objetivos a nivel de organización y de áreas.

8. Mide el progreso

Haz una lista de cómo medirás el éxito. Esto debería conectarse directamente con tus resultados u objetivos SMART. Así sabrás si tus estrategias de comunicación interna están funcionando o no.

Por ejemplo, ¿será a través de mejores puntajes de encuestas de ambiente laboral? ¿Formularios de retroalimentación de eventos de comunicación específicos? ¿Aumento del valor de las acciones o de las ventas de productos? ¿Aumentos en las inscripciones de empleados? ¿Mejores tasas de retención?

Puedes usar una combinación de técnicas de medición, pero lo principal es asegurarte de medir. Recuerda: lo que se mide, se hace.

Como puedes ver, en entornos laborales de gran escala, la comunicación interna se vuelve esencial para el éxito de cualquier empresa. Al reconocer la importancia de la comunicación interna y empoderar al HR Manager en su rol clave, las organizaciones pueden construir una cultura corporativa sólida y un entorno de trabajo que impulse el crecimiento y la excelencia.