10 herramientas de comunicación interna para optimizar el funcionamiento del equipo

Las herramientas de comunicación interna han facilitado los procesos dentro de las organizaciones. Ponerlas en práctica proporcionará un panorama completo del flujo de trabajo para cada colaborador/a y para los equipos o áreas en cuestión.

Si bien la oferta de herramientas de comunicación interna es amplia, también es cierto que cada una de ellas tiene características específicas, ventajas y desventajas que debes revisar muy bien antes de tomar cualquier decisión; no todas las plataformas serán realmente útiles para tu empresa. 

Como queremos que tomes la mejor elección no solo a nivel de inversión, sino también en términos de utilidad, creamos una lista con las 10 herramientas de comunicación interna más completas e intuitivas en el mercado. Así la automatización de procesos será realmente óptima y estará alineada con las necesidades de tu empresa. ¡Vamos a verlas!

1. Slack

Slack es una de las herramientas más populares en cuanto a comunicación corporativa se refiere. Uno de los diferenciales de esta plataforma son los canales, que consisten en espacios grupales en donde los colaboradores y las colaboradoras pueden chatear, enviar archivos, realizar llamadas, etiquetar a una o varias personas y reaccionar a los mensajes que reciben para que la comunicación pueda ser directa, efectiva y mucho más fácil que, por ejemplo, hacer un hilo de correos electrónicos.

Fuente: Slack

Ventajas

• Tiene versión gratuita.
• Cuenta con más de 2400 apps para que puedas integrarlas a la plataforma y así consolides todo lo que necesitas en una sola plataforma. Si tienes la versión gratuita, puedes descargar hasta 10 apps, pero si adquieres alguno de sus planes, puedes descargar todas las apps que quieras. Explóralas, porque van más allá de las herramientas de comunicación interna. 
• Puedes crear canales incluso con personas externas a tu organización.

Desventajas

• Puedes saturarte con el número de mensajes que llegan, cayendo en el riesgo de omitir información importante o de tener que devolverte en el hilo de la conversación para descargar archivos.

Precio

Dejando de lado la versión gratuita, puedes encontrar planes desde 6,67 USD al mes.

En muchas ocasiones, por no decir en la mayoría, las empresas cometen el error de usar la parte más básica de las herramientas de comunicación interna, sin ahondar en todas las integraciones que ofrecen para facilitar la vida al usuario. 

2. Fleep

Fleep es una de las herramientas de comunicación interna más completas que verás en el mercado. Además de contar con canales de comunicación entre colaboradores y líderes, tendrás a tu disposición un tablero de tareas que te ayudará con la visualización y seguimiento de pendientes.

Fuente: Fleep

Ventajas

• Además de facilitar la comunicación interna de una empresa, puedes añadir a personas externas a Fleep, de modo que consolides toda la comunicación en un solo espacio.
• Tendrás un tablón de anuncios en cada chat para que puedas anotar tus ideas, detalles importantes durante la reunión y en general, lo que te parezca importante fijar allí. Es genial porque todas las personas que hagan parte del grupo pueden verlo y editarlo, así que mantendrán la información unificada en ese espacio.
• Podrás realizar llamadas y videollamadas con l@s demás colaboradores.
• Cuenta con un buscador para que puedas encontrar archivos o mensajes importantes fácilmente.
• Se integra con varias herramientas de comunicación interna y de gestión de proyectos entre otras cosas.

Desventajas

• Carece de algunas integraciones.

Precio

Encuentras un plan gratuito con lo más básico, seguido por uno que cuesta 5 EUR al mes y, en adelante, cuentan con tarifas personalizadas.

3. ProofHub

ProofHub es una de las mejores herramientas de comunicación interna y de gestión de proyectos que puedes encontrar. Cuenta con diferentes funciones para que puedas comunicarte, organizar, planificar y hacer seguimiento de tus proyectos en tiempo real. Es muy intuitiva y tiene diferentes funciones para que tu flujo de trabajo se pueda llevar a cabo de la mejor manera.

Fuente: ProofHub

Ventajas

• Pueden etiquetarte dentro de las conversaciones para que sepas fácilmente cuándo te necesitan.
• Crea un flujo de trabajo tan específico que no habrá espacios para confusiones. Puedes dividir una tarea en diferentes etapas y decidir qué personas trabajarán en qué partes del proyecto. 
• Tendrás a tu disposición un overview para saber en qué parte de la tarea va cada persona y si la tarea está realizada o aún está por desarrollar, así no habrán confusiones y la comunicación corporativa podrá ser mucho mejor.
• Contarás con un calendario que te permitirá tener un panorama completo de las tareas, reuniones y en general, de todo lo que tengas por hacer.
• Puedes monitorear el tiempo que se demora cada colaborador en realizar las diferentes tareas o proyectos que solicitaste.
• Obtendrás informes detallados de los procesos para conocer el rendimiento de cada colaborador y cada una de sus tareas.

Desventajas

• Es una de las plataformas más caras en el mercado.

Precio

Puedes adquirir planes desde 45 USD al mes.

4. Airtable

Con Airtable podrás mejorar notablemente la comunicación y el trabajo en equipo respecto a flujos de trabajo. Esta herramienta de comunicación interna facilitará todos los procesos a nivel micro y macro, tanto para colaboradores como para áreas y empresas. Nos gusta muchísimo porque además de ser una plataforma muy completa, es muy visual también, lo que permite que sea amigable con el usuario.

Ahora conozcamos las ventajas y desventajas de Airtable:

Fuente: Airtable

Ventajas

• Podrás personalizar tu tablero de requerimientos para que veas únicamente lo que necesitas y sea realmente importante para ti. Dentro de las opciones que encontrarás están fecha de entrega, estatus y persona encargada, pero puedes jugar con todos los campos disponibles.
• Crea flujos de trabajo personalizados, integrando las herramientas de comunicación interna y externa que necesites.
• Puedes realizar análisis e informes de desempeño laboral para entender el rendimiento a nivel de colaborador y empresa.

Desventajas

• En algunas ocasiones puedes tener problemas al exportar archivos de Excel.

Precio

Si tienes un equipo pequeño o estás empezando a explorar esta herramienta, puedes adquirir el plan gratuito que ofrecen. Sin embargo, si buscas opciones un poco más avanzadas y completas, encontrarás planes que van desde los 10 USD al mes.

5. Workplace

Workplace es el espacio colaborativo creado por Meta (Facebook, si te suena más). Esta plataforma se encuentra en nuestra lista porque es clara en la forma de mostrar las funcionalidades que ofrece, y es que a pesar de que sea una herramienta de comunicación interna, tiene toda la trayectoria y experticia de las herramientas de gestión social como lo son Facebook o Instagram.

Fuente: Workplace

Ventajas

• Tendrás una sección de noticias que te mostrará contenido relevante con base en tus interacciones previas.
• Puedes fijar publicaciones importantes para que aparezcan en la parte superior de las noticias, y así todos los colaboradores puedan estar al tanto.
• Puedes chatear con colaboradores a nivel individual o a través de grupos.

Desventajas

• Es una herramienta muy puntual, ya que sirve exclusivamente para reforzar la importancia de la comunicación interna.
• No encontrarás integraciones o herramientas de gestión de proyectos o tareas adicionales.

Precio

Para herramientas de comunicación interna como Workplace puedes encontrar planes desde 4 USD mensuales por persona. También, existen Add-ons como administración mejorada y transmisión de videos que puedes añadir contactando al equipo de ventas. Por otro lado, si eres una organización sin fines de lucro, puedes aplicar para Workplace for Good y te proveerán con el plan Core para mantener a la comunidad conectada. 

6. Google Workspace

No podíamos hablar de herramientas de comunicación interna y no hablar de Google Workspace. Esta es una de las plataformas más populares y más usadas por los usuarios, no solo en el ámbito laboral, sino también académico y personal. Además, es una de las más intuitivas que te puedes encontrar. Si quieres ir con una opción segura, Google siempre lo será.

Fuente: Google Workspace

Ventajas

• Es una plataforma muy conocida, por lo que las capacitaciones para usarla pueden ser pocas o nulas.
• Google Workspace maneja diferentes herramientas digitales de comunicación interna como Gmail, Google Meet y Google Chat. 
• Tienes a tu disposición diferentes integraciones y programas para editar a nivel individual o grupal.
• Se adapta muy bien a cualquier dispositivo, sea desktop o móvil.
• Puedes almacenar la información en la nube.
• Es una de las herramientas más seguras que encontrarás en el mercado.

Desventajas

• El periodo de recuperación de archivos puede resultar tedioso o lento en ocasiones.

Precio

Los planes de Google Workspace incluyen todas las herramientas de trabajo colaborativo de Google. Cuentan con planes desde 6 USD por usuario al mes hasta para 300 colaboradores. En caso tu organización hiciera requerimiento de más usuarios, pueden contactar con el equipo de ventas. 

7. Monday

Monday es una plataforma operativa de trabajo que posee diferentes herramientas de comunicación interna y gestión de proyectos. Actualmente, se ha convertido en una de las opciones más populares, ya que trabaja con clientes como Coca-Cola, Uber, Aeroméxico, Universal Music Group y BMW. Con Monday se pueden crear bloques de construcción que se asemejan a paneles de control para personalizar el flujo de trabajo según las necesidades del equipo para alinear las tareas y los objetivos. 

Imagen: Monday.com

Ventajas

• Centraliza las tareas, conecta a los equipos de trabajo y mantiene a los colaboradores comunicados a través de notificaciones en tiempo real.
• Cuenta con una interfaz muy intuitiva y amigable para las personas que no están muy familiarizadas con herramientas digitales de comunicación interna.
• Permite cargar archivos a la plataforma y colaborar en los documentos en tiempo real. 
• Trabaja mediante metodologías ágiles como Kanban para priorizar las tareas y equilibrar las demandas según la capacidad del equipo. 
• Automatiza operaciones repetitivas para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. 
• Posee más de 200 integraciones de herramientas de comunicación, colaboración, desarrollo de software y marketing digital. Por ejemplo, algunas de las más populares son Github, Jira Cloud, Google Ads, Zoom, Gmail y Zendesk.

Desventajas 

• Se considera un poco costoso, ya que el plan básico no incluye muchas de las funciones más importantes de la plataforma. 
• Muchos usuarios reportan que el diagrama de Gantt que proporciona el software de comunicación interna es muy básico y carece de opciones de personalización. 

Precio 

Monday es una de las herramientas de comunicación interna y flujo de trabajo que posee un plan gratuito para hasta 2 personas. Para equipos de 3 a 40 personas existen desde planes básicos con un costo de 8 EUR por usuario hasta planes pro con un precio de 16 EUR por usuario. Si tu equipo supera los 40 integrantes, puedes comunicarte con el equipo de ventas para solicitar otros planes corporativos. 

8. Endalia

Endalia es una organización que brinda servicios de herramientas digitales para recursos humanos. Su objetivo es ayudar a sus clientes a gestionar su talento de manera eficiente para mejorar su productividad y rentabilidad. Entre ellas, tenemos el software de comunicación interna. El funcionamiento es similar al de una red social corporativa, ya que permite que todos los miembros de la organización estén al tanto de lo que sucede en la empresa. La plataforma facilita la comunicación con el departamento de Recursos Humanos, así como con otros equipos, creando un espacio de colaboración e integración para toda la compañía.

Imagen: Endalia 

Ventajas

• Publica material multimedia y otro contenido de interés para fomentar la participación.
• Colabora a potenciar el compromiso de los miembros de los equipos de trabajo, ya que fomenta la transparencia y la interconexión.
• La plataforma de comunicación interna es personalizable, ya que se puede adaptar con los símbolos y colores de tu marca. 
• Destaca por su privacidad y nivel de seguridad. 
• Ofrece una prueba gratis. 
• Realiza encuestas de clima laboral y satisfacción, lo cual es muy útil para potenciar el compromiso de los colaboradores, como con la plataforma de engagement y cultura organizacional.

Desventajas 

• Usuarios reportan que la atención al cliente es bastante lenta y toman mucho tiempo en resolver incidencias. 
• Solo está disponible en España.
• No tiene una versión gratuita. 

Precio 

La página web de Endalia no tiene publicado los precios de los servicios. Por ello, en caso busques contratar la herramienta, te debes comunicar con el departamento de ventas a través del formulario en su portal en línea, su email o su teléfono. 

9. Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de comunicación y colaboración en línea desarrollada por Microsoft, integrada dentro del paquete de herramientas de Microsoft 365. Es una excelente plataforma para mejorar la comunicación interna dentro de una organización, ya que al utilizar Teams, los miembros de la organización pueden comunicarse fácilmente en tiempo real, colaborar en proyectos y compartir archivos de forma segura. 

Imagen: Microsoft

Ventajas

• Posee funcionalidades que facilitan la comunicación entre los miembros de una organización como chat instantáneo, videoconferencias y llamadas de audio, lo que es especialmente útil para equipos que trabajan de forma remota.
• Permite crear canales de equipo para organizar las conversaciones y los archivos por proyecto o tema. Aquellas funciones de las herramientas de comunicación interna facilitan la colaboración y reducen el desorden. 
• Comparte archivos de forma segura y en tiempo real, lo que facilita la colaboración en proyectos, agiliza el flujo de trabajo y reduce el riesgo de pérdida de datos.
• Amplia gama de integraciones con otras aplicaciones de comunicación interna y trabajo colaborativo, lo que permite integrar fácilmente sus herramientas favoritas dentro de la plataforma y trabajar más eficientemente.
• Tiene versión gratuita.

Desventajas 

• Teams es una herramienta de comunicación interna que consume gran cantidad de memoria, lo cual puede generar que el ordenador se haga más lento, en el caso que no tenga un procesador que pueda dar soporte a la aplicación.

Precio 

Microsoft Teams tiene planes que van desde los 5 USD por usuario, tomando en cuenta sólo el uso del correo y las aplicaciones de Office en línea. Después, existen planes para sus herramientas de trabajo colaborativo con un costo desde 8,25 USD por persona en adelante, según las necesidades de la organización. Sin embargo, existe una versión gratuita que permite usar funciones básicas, como chats y videollamadas, pero no incluye otras características avanzadas, como almacenamiento en la nube y acceso a Office. 

10. Bitrix24 

Bitrix24 es una plataforma de gestión empresarial que posee una serie de herramientas de comunicación interna, gestión de proyectos, trabajo colaborativo, gestión de clientes y marketing. Asimismo, se encarga de automatizar procesos empresariales para optimizar el tiempo y aumentar la productividad. 

Imagen: Bitrix24

Ventajas

• Ofrece herramientas de chat y videoconferencia que permiten a los miembros del equipo comunicarse en tiempo real.
• Permite a los miembros del equipo dejar comentarios y discutir sobre tareas, proyectos y otros elementos.
• Envía notificaciones en tiempo real sobre las actualizaciones, nuevas tareas y noticias importantes. 
• Contiene una base de datos para la organización a las que todos los colaboradores tienen acceso, que puede contener información sobre políticas, procedimientos, procesos y otros recursos útiles.
• Provee herramientas de organización para la programación de eventos y reuniones a través de calendarios compartidos que pueden ser vistos por todos los miembros del equipo.
• Personalización y configuración de las herramientas de comunicación interna.
• Tiene una prueba gratis de 30 días.

Desventajas 

• En comparación con otras herramientas de comunicación interna, Bitrix24 no tiene una gama de integraciones tan amplia. Incluso, se han reportado problemas con aplicaciones específicas. 
• Aunque tiene opciones de personalización, son pocas.

Precio 

Bitrix24 cuenta con múltiples planes desde 19 USD, que dependerá de la cantidad de usuarios, así como las características a las que deseas tener acceso. Por otro lado, también tiene una versión gratuita con funciones limitadas para equipos hasta de 12 personas.

Ahora que cuentas con estas herramientas de comunicación interna, es momento de elegir la opción más pertinente para tu empresa. Si no te sientes muy seguro/a, puedes realizar un checklist con las necesidades de tu negocio, y después compararlas con cada una de las herramientas para saber con cuál de estas haces match.

Olvídate de esos correos extensos y de la saturación de información. Empieza a integrar alguna de las opciones que te compartimos y vive las ventajas de la comunicación interna de primera mano. ¡Tus colaboradores te lo agradecerán!