Tipos de comunicación interna: ¡aprende a conectarte con tus empleados!

Conocer acerca de los tipos de comunicación interna que pueden haber dentro de una empresa te ayudará a mejorar el flujo de información dentro de tu equipo de trabajo, lo que derivará en mejores resultados en cuanto al cumplimiento de objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Como bien menciona el sitio especializado Forbes, la comunicación interna, también conocida como organizacional, "busca contribuir a la creación o fortalecimiento de una identidad corporativa a partir de flujos estratégicos de comunicación que, además de mantener informados, integrados y motivados a los miembros de la institución, les permita conocer los avances en la estrategia de negocio". Así que es importante que sepas cómo canalizar este mecanismo en tu compañía.

En este post, te enseñaremos los 3 tipos de comunicación interna que pueden existir dentro de una compañía, así como las características, ventajas y desventajas de cada uno y las herramientas para aplicarlos. ¡Acompáñanos!

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1. Comunicación descendente

Este representa uno de los tipos de comunicación interna más representativos dentro de las compañías. Se trata, principalmente, de los que vienen de parte de las cúpulas organizacionales y están destinados a los niveles más bajos de la compañía.

La comunicación descendente no solo se encuentra presente dentro de todas las organizaciones sino que, además ha tenido una gran evolución dentro de las empresas. Básicamente, sucede de la siguiente manera:

• Desde la dirección se envían las instrucciones necesarias para el cumplimiento de un objetivo. Estas directrices se le envían a los mánagers.

• Los mánagers le envían las instrucciones a los diversos jefes de equipo.

• Los jefes de equipo hacen llegar las directrices a los colaboradores y al personal de la empresa.

Como habrás podido intuir, este tipo de comunicación interna va desde arriba (la jerarquía) hasta abajo (el resto de colaboradores). A continuación, te presentamos algunas de sus características:

Características del tipo de comunicación interna descendente

Dentro de las empresas, este ha sido uno de los tipos de comunicación interna más utilizados, ya que suelen basarse en el envío de órdenes de un jefe hacia sus empleados. La comunicación descendente se aprecia, especialmente, en los modelos de empresa tradicionales, donde el flujo informativo solía ir en ese sentido.

Al ser tan común dentro de los entornos laborales, es importante que reconozcas las características de la comunicación descendente más importantes. Algunas de ellas son:

• Es unidireccional: al tratarse de una orden, en la mayoría de los casos representa un estilo de comunicación que va en una sola dirección, al tratarse de una orden directa.

• Cumple funciones de notificar: el principal objetivo de este tipo de comunicación es el de informar al personal sobre una medida tomada. Se basa, esencialmente, en participar en alguna decisión o notificar alguna política empresarial.

Ventajas y desventajas de la comunicación descendente

Este estilo de comunicación aún se ejecuta en la actualidad, aunque cuenta con diversos matices. Y, aunque por tradicionalista pueda considerarse que no tiene beneficios, te sorprendería saber que sí los tiene.

Tanto para lo bueno como para lo malo, la comunicación descendente cuenta con una serie de ventajas y desventajas que te mencionaremos a continuación. Comenzamos con las ventajas:

• Impone una disciplina, de carácter jerárquico y organizativo.

• Ofrece un alto índice de eficacia en el cumplimiento de la orden, pues la instrucción proviene del estrato empresarial superior.

Sin embargo, existen algunas desventajas, que son las que están generando que se impongan otros tipos de comunicación interna:

• Puede haber una distorsión en el mensaje, especialmente si la información pasa por varios puntos de la compañía.

• Está quedando obsoleta, principalmente ante los tipos de comunicación interna y la cultura de la interacción a la cual están acostumbrados los colaboradores actuales.

Herramientas más utilizadas para la comunicación descendente

Para ejecutar este tipo de comunicación interna, no basta con transmitir la orden directamente, ya que el mensaje puede no llegar a destino o ser ignorado ante el surgimiento de nuevas situaciones.

Por este motivo, existen diversas herramientas para utilizar en la comunicación descendente. La aplicación y el uso de cada una de ellas depende, principalmente, del tipo de mensaje que desees transmitir y hacia quien va a estar dirigido.

Algunos de estos instrumentos son los siguientes:

• El manual del empleado.

• Una carta al personal de la compañía.

• Reuniones informativas.

• Entrevistas.

• Publicación institucional (ya sea algún periódico o newsletter).

• Circulares.

• Publicaciones en la cartelera.

Fuente: Pexels

2. Comunicación horizontal

Cuando hablamos acerca de este tipo de comunicación interna, nos referimos a aquel que se produce entre miembros de la misma jerarquía empresarial. En un esquema sencillo funciona de la siguiente forma:

• De un directivo a otro.

• De un mánager a otro.

• De un equipo de trabajo a otro.

Este es uno de los tipos de comunicación interna más particulares, pues suele ser una de las más colaborativas, promoviendo el trabajo en equipo y la cooperación para el cumplimiento de los objetivos.

Características de la comunicación horizontal

Este es un tipo de comunicación interna de una empresa en la cual los pares se relacionan y se transmiten mensajes que pueden ser de importancia para la parte receptora. Por esta razón, fomentar este formato es muy importante para la agilización de los procesos empresariales.

Además, la comunicación horizontal cuenta con algunas características que son dignas de mención y son las siguientes:

• Es jerárquica: dentro de la misma no existen ninguna clase de problemas jerárquicos. Eso sí, corre un gran riesgo de estancarse, en caso de no incentivarse lo suficiente dentro de la organización.

• Su objetivo es transmitir: la idea de la comunicación horizontal es transmitir conocimientos entre equipos de trabajo, así como también responder alguna solicitud hecha desde un departamento hacia otro.

Ventajas y desventajas de la comunicación horizontal

Al igual que con la descendente, cada uno de los tipos de comunicación interna que nos quedan por ver cuentan con beneficios e inconvenientes a partes iguales, así que debes considerar ambos para saber si te conviene fomentar este mecanismo en el trabajo.

Entre las ventajas de la comunicación horizontal encontramos las siguientes:

• Es informal, ya que la comunicación ocurre como producto de las relaciones de compañerismo y amistosas.

• Se reducen los malentendidos en los entornos laborales, especialmente en aquellos que trabajan en un mismo proyecto.

• Se facilita el trabajo en equipo, al haber una mayor interacción entre los empleados.

Sin embargo, existe una desventaja dentro de este tipo de comunicación empresarial: lo complejo que puede resultar para la dirección de la empresa regular la calidad y el flujo de la información.

Herramientas más utilizadas para la comunicación horizontal

Existen varios recursos por medio de los cuales se puede transmitir cualquier tipo de información. Algunos de los más reconocidos por las empresas son los siguientes:

• Las reuniones entre equipos de trabajo o entre departamentos.

• Los emails.

• Las redes sociales.

• Una sesión informativa.

• Las reuniones informales.

Fuente: Pexels

3. Comunicación ascendente

Por los dos tipos de comunicación interna anteriores, puedes intuir qué implica este punto. Es aquella que se genera desde los estratos más bajos de la empresa hacia los niveles más altos.

El proceso, a diferencia que en la comunicación ascendente, ocurre de la siguiente manera:

• De los colaboradores a los jefes de grupos.

• De los jefes de equipo hacia los mánagers.

• De los mánager hacia los directivos.

¿Cómo se produce esto? Principalmente, mediante lo que es la retroalimentación de los colaboradores hacia sus gerentes y directores. Una buena forma de impulsarla es manteniendo reuniones personales, en las que un miembro del grupo de trabajo se reúne con su supervisor directo, para dar y recibir feedbacks.

Características de la comunicación ascendente

Si quieres que tu negocio prospere y se desarrolle, necesitas contar con el feedback de tu equipo de trabajo. Por esa razón, este es de los tipos de comunicación interna más importantes y a los cuales debes hacer el mayor seguimiento posible..

Algunas de las características de la comunicación ascendente son las siguientes:

• Su objetivo es dar retroalimentación: la idea de este estilo de comunicación interna es la de proponer sugerencias e ideas para que sean tomadas en cuenta por los directivos.

• Suele ocurrir en empresas participativas y democráticas: las compañías que emplean este tipo de comunicación son entornos en los cuales los colaboradores cuentan con libertad para expresar sus ideas y posturas.

Ventajas y desventajas de la comunicación ascendente

Al igual que cualquier otro de los tipos de comunicación interna, el estilo ascendente también tiene claroscuros. Si bien la mayoría de las empresas que están surgiendo optan por esta manera de comunicarse, debes estar consciente que también tiene puntos negativos.

Pero comencemos con las ventajas, que son las siguientes:

• Es un estilo comunicativo que incentiva a que los colaboradores expresen sus opiniones sin temor.

• Ayuda a la empresa a controlar lo que sucede con relación a la producción, los costes financieros o las cifras de ventas.

• Fortalece la relación entre empleados y directivos.

A su vez, este tipo de comunicación interna en una empresa puede generar inconvenientes, como pueden ser:

• La facilidad con la cual se puede desatender el feedback ofrecido.

• Existe el riesgo de distorsionar el mensaje.

• El retraso con el que la información llegará a las altas esferas.

Herramientas más utilizadas para la comunicación ascendente

La comunicación ascendente cuenta con canales para transmitir la información, que pueden resultar siendo una mezcla de los dos tipos de comunicación interna anteriores.

Dentro de las herramientas para comunicar la retroalimentación están las siguientes:

• El buzón de sugerencias.

• El intranet.

• Los correos electrónicos.

• Las entrevistas personales.

• Las reuniones periódicas e informales.

Fuente: Pexels

Estos son los principales tipos de comunicación interna. Son diferentes alternativas para poder canalizar la información dentro de una compañía, las cuales deben ser desarrolladas a través de una estrategia que sea lo más eficaz y completa posible.

Si quieres mantener una comunicación interna exitosa, dependes de la estrategia que decidas aplicar en tu empresa con relación al flujo de información. Algunas recomendaciones, ofrecidas por el portal Economipedia, son las siguientes:

• Utiliza herramientas de comunicación interna, que te sirvan para mantener comunicación activa con los miembros de tu entorno laboral.

• Establece un plan de comunicación que se pueda ajustar a tu empresa.

• Realiza planes de capacitación, en caso de que decidas utilizar algunas de las herramientas digitales mencionadas.

• Escucha a tus empleados y conviértete en el líder que merece tu empresa.

Con estas recomendaciones, fomentarás el flujo de información y verás que cualquiera de los tipos de comunicación interna que elijas encajará como anillo al dedo.

Recuerda lo que menciona Andrea Pastor, profesora de nuestro curso online de Comunicación y liderazgo en la era digital: "la comunicación son los cimientos de la empresa y el líder es el director de obra". Así que, debes garantizar que existe un canal fluido y directo para la transmisión de la información y dirigir tu compañía al éxito.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca de los tipos de comunicación interna, inscríbete en nuestros cursos online de liderazgo empresarial, donde aprenderás el conocimiento necesario para gestionar tu compañía de la mejor forma posible y podrás obtener resultados a corto y largo plazo.

También te ofrecemos esta guía para armar el plan de negocios de tu emprendimiento, con lo que podrás diseñar toda la estrategia de tu compañía de la mejor forma posible y transmitir tus objetivos a tus empleados para el cumplimiento de las metas estipuladas.

¡Éxitos!