¿Qué es la técnica pomodoro? Descubre cómo maximizar la productividad de tu equipo

La técnica pomodoro es un excelente recurso para las empresas, permitiendo una mejor gestión del tiempo dentro de los entornos laborales y una mejora en cuanto a la productividad y rendimiento de los talentos. No sólo ayuda a disipar las distracciones con mayor facilidad, sino que también permite que el colaborador pueda cumplir sus asignaciones en la menor cantidad de tiempo y con la máxima eficacia.

En el siguiente blog post, te explicaremos todo sobre qué es la técnica pomodoro y para qué sirve. Además, te diremos cómo puedes utilizar esta herramienta de productividad dentro de tu entorno laboral y realizar una mejor gestión del desempeño de tus colaboradores. 

¿Qué es el método pomodoro?

La técnica pomodoro es un método desarrollado por el ingeniero y coach de negocios Francesco Cirillo a finales de la década de los 80, con el objetivo de llevar una mejor gestión del tiempo. Básicamente, se basa en la idea de que, si estructuras tu tiempo en momentos productivos ininterrumpidos y con pequeños descansos entre ellos, podrás culminar un mayor número de tareas. 

¿Cómo funcionaría este procedimiento? Principalmente, se trataría de trabajar en intervalos (con duraciones de 25 minutos cada uno), en los cuales se eviten todo tipo de distracciones o interrupciones. A este trabajo ininterrumpido, se le van a agregar intervalos de descanso de 5 minutos cada uno, alternando entre trabajo y descanso.

Uno de los puntos clave de la técnica lo ofrece el portal Forbes: únicamente cuando culminas una tarea, empiezas con otra acción. Como bien menciona el medio, al no dejar círculos abiertos y cosas sin terminar, (...) tu energía se sentirá más plena y acostumbrarás a tu cerebro a empezar y terminar cada actividad que realices, antes de pasar a la siguiente.

El nombre de la técnica pomodoro proviene de la palabra italiana “pomodoro” que significa tomate y hace referencia al reloj que utilizó Cirillo para crear esta técnica, ya que tenía forma de esta planta.

¿Cuáles son los beneficios de aplicar la técnica pomodoro?

En los entornos empresariales de la actualidad, la técnica pomodoro ha demostrado ser una de las herramientas de organización más recomendadas, gracias a su alto índice de efectividad. Las compañías que buscan adaptarse a los entornos laborales modernos suelen apostar por recursos efectivos, por lo que esta técnica pasó de ser utilizada por personas particulares a ser desarrollada dentro de organizaciones.

A continuación, te presentamos algunas de las principales ventajas de la técnica pomodoro.

1. Fácil de aplicar 

Una de las grandes ventajas de la técnica pomodoro es que resulta un método muy simple de usar dentro de los entornos laborales. Basta con que el talento aplique un temporizador (puede ser incluso el de su celular) y comience con los intervalos.

Incluso, es posible utilizarlo con todo tipo de actividades, desde las asignaciones más simples y rápidas, hasta aquellas que resultan complejas dentro del ambiente de trabajo. Por ende, resulta ideal para implementarlo en la rutina de un equipo de trabajo.

2. Impulsa el trabajo creativo

La técnica pomodoro tiene la capacidad de ayudar a que el colaborador pueda explotar su momento más alto en cuanto a creatividad y productividad. Por lo que si una empresa se enfoca en la parte creativa, resultará de gran ayuda saber el funcionamiento de esta técnica.

Asimismo, este recurso ayuda a que el colaborador sea consciente de cuál es el mejor horario para cumplir con sus actividades laborales y, de esta forma, aprovechar mejor los momentos en los que pudiera ser más creativo.

3. Reduce la complejidad de las tareas

Si bien la labor puede resultar compleja de practicar o requiere de la aplicación de procesos muy técnicos, con la técnica pomodoro es más sencilla hacer que estos procesos sean más llevaderos. La clave está en que dividir un proyecto difícil de ejecutar en varios intervalos, ayuda a que las tareas para concretar este procedimiento sean mucho menos abrumadoras y más asumibles.

Si bien la tarea sigue siendo la misma, lo que cambia es la percepción que tiene el talento acerca de la tarea en cuestión.

4. Disminuye la procrastinación

Uno de los elementos que hay que combatir en los entornos laborales es el referente a la procrastinación. Con la técnica pomodoro, es mucho más fácil disminuir este factor (aunque no se elimine del todo, al menos en un comienzo), ya que se están reduciendo las distracciones que podrían afectar la labor del talento.

Elementos como las redes sociales o algún mensaje de un compañero de trabajo puede implicar el desvío de la atención del colaborador en la tarea pendiente. Lo bueno de aplicar la técnica pomodoro es que permite que un individuo esté inmerso en su asignación y tenga espacios breves de respiros en los que puede descansar.

5. Ayuda a la generación de buenas ideas

Las grandes ideas son las que marcan la diferencia en los entornos de trabajo. Por ello, con una mejor organización mental, es posible generar una mejor lluvia de ideas.

Otro punto a favor del método pomodoro es que no requiere de gran exigencia, puesto que se pueden obtener momentos de claridad profesional durante los intervalos de descanso. Por ello, algunos aspectos que te pueden ser de gran ayuda en los minutos de descanso son los siguientes:

• Meditaciones cortas

• Ejercicios de técnicas de respiración.

Así como existe la técnica pomodoro para mejorar el ritmo y la productividad dentro de tu empresa, también es posible compaginar este método con otros recursos. Como por ejemplo esta plantilla DMAIC gratis para la optimización de procesos, la cual permite optimizar los procesos en tu entorno laboral al combatir las distracciones y ayudar a mejorar la producción de tus colaboradores.

Fuente: Crehana

¿Cómo aplicar la técnica pomodoro? 

Ahora que ya sabes qué es la técnica pomodoro y sus beneficios, es momento de aprender cómo aplicarla correctamente. Aunque parezca muy sencillo de aplicar, requiere de cumplir los pasos necesarios para que este método pase a ser un hábito de vida.

Existen 5 fases de la técnica pomodoro que se deben seguir, las cuales te explicaremos a continuación.

1. Determina el espacio de tiempo necesario

Si bien la creación de la técnica pomodoro se basó en intervalos de tiempo de 25 minutos, también es válido usar 20 o 30 minutos. Todo depende del tiempo que consideres necesario para la ejecución de la tarea. 

2. Consigue un temporizador

El elemento más importante para realizar la técnica pomodoro es el temporizador, o cronómetro, que te ayudará a controlar el tiempo. Puedes utilizar un temporizador de cocina o el cronómetro de tu celular.

3. Enfócate en la tarea

¡Llegó el momento de aplicar la técnica pomodoro! Empieza con tus 25 minutos de full concentración y trata de eliminar todas las distracciones posibles, como pueden ser las siguientes:

• Apaga tu celular

• Silencia las notificaciones

• No entres a otras páginas de internet

• Date un respiro de las redes sociales 

4. Toma un pequeño descanso

De acuerdo a la técnica pomodoro, después de trabajar por 25 minutos, lo que sigue es tomar un descanso breve de 5 minutos. Aprovecha este tiempo para ir al baño, buscar algo de tomar, revisar tus redes sociales, etc. 

5. Repite las sesiones y toma un descanso más largo

Cada vez que culmines con una sesión de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso, se obtiene un pomodoro. Al acumular 3 pomodoros, el siguiente descanso debe ser un poco más largo, 15 o 10 minutos aproximadamente.

También, puedes aprovechar para darte una recompensa, como por ejemplo dar un paseo.

Recomendaciones al usar la técnica pomodoro

Aplicar la técnica pomodoro es un proceso que puede aprenderse en un sólo día, aunque para convertirlo en un hábito y que sirva para el desarrollo de habilidades es importante reforzarlo de forma constante.

La clave para que la técnica pomodoro forme parte de una rutina diaria está en la repetición. Por ello, según  Harvard Business Review, es importante que el colaborador pueda realizar una serie de actividades de la misma manera, día tras día, para hacerle entender a su cerebro que estás en tu tiempo de trabajo.

Al implementarlo todos los días en el entorno laboral, se obtendrá la mejora de incremento y productividad que tanto necesita la organización. Ahora bien, si después de conocer qué es la técnica pomodoro, crees que te resultaría difícil lidiar con las distracciones, aquí te dejamos algunos tips que te pueden servir de ayuda:

• Informar sobre las tareas que estás llevando a cabo a tus colegas. 

• Negociar los tiempos en los que puedes responder las consultas o ayudar a tus compañeros de trabajo con sus necesidades. 

• Recuerda agendar el tiempo para dicha discusión o reunión que vayas a tener los miembros de tu equipo. 

• Asegúrate de estar a tiempo en la reunión pactada para no robar minutos de tus sesiones de trabajo individual.

Aplicar el método pomodoro es clave dentro de los entornos para mejorar el rendimiento de los colaboradores. Por ello, Crehana te ofrece herramientas de gestión y talento, por medio de los cuales alinear a tus colaboradores con los objetivos empresariales y poder contar con un equipo eficaz y comprometido con el alcance de las metas.

Fuente: Crehana

Aplicaciones gratuitas para usar la técnica pomodoro

¿Sabías que existen apps para la técnica pomodoro? Este tipo de recursos pueden ayudar a lidiar mejor con todos los deberes pendientes y servirá para organizar de mejor forma el flujo de trabajo del talento de tu compañía.

Lo mejor de todo es que se pueden descargar gratis desde tu dispositivo móvil Android o iOS. Aquí te mencionaremos algunas:

1. FOCUS TO-DO

Es una aplicación que, además de incluir un temporizador Pomodoro, también posee herramientas para la gestión de tareas. Dentro de sus características más destacadas, encontrarás:

• La elaboración de una lista de las cosas que tienes por hacer

• La creación de recordatorios

• El monitoreo de tu tiempo de trabajo.

• Está disponible tanto para Android como iOS. 

2. Focus Keeper - Time Management

Esta App posee un diseño simple e intuitivo para que puedas manejarla con facilidad. Te permite personalizar tus sesiones de trabajo y llevar un monitoreo de tus productividad.

Se puede descargar en cualquier dispositivo Apple. 

3. Pomodoro Timer

Esta App de la técnica pomodoro es efectiva para gestionar tu tiempo y concentrarte en una sola tarea a la vez. Elabora una lista de pendientes a realizar y ajusta el tiempo necesario que te tomará culminarlas.

Esta aplicación solo está disponible para los dispositivos Android. 

La técnica pomodoro se ha convertido en un recurso muy aplicado en los entornos de trabajo, permitiendo que los talentos exploten su potencial al máximo en la organización y mejorando sus tiempos creativos. Es importante evitar la carga de trabajo sin sentido, por lo que este método es una excelente opción para gestionar las labores del equipo y alcanzar el éxito empresarial.

Por ello, es fundamental impulsar a tus colaboradores a que implementen la técnica pomodoro durante el cumplimiento de sus labores. De esta manera, no sólo mejorarán su ritmo de trabajo, sino que se sentirán más empoderados y con la confianza y motivación suficiente para convertirse en los grandes activos de tu organización.

Este ha sido nuestro post. Aplicar recursos como la técnica pomodoro pueden la clave para llevar a tu compañía a lo más alto, gracias a la labor de los talentos y al cambio en la metodología de trabajo para alcanzar objetivos empresariales a mediano y largo plazo.

¡Éxitos!