¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo? Aumenta ya tu productividad

¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo? Aumenta ya tu productividad

Última actualización 10 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros García

Alguna vez te has preguntado "¿cómo organizar mi tiempo en el trabajo?". Probablemente sí. La cuestión se complica un poco más cuando quieres compaginar la vida laboral con la personal. Tal vez, porque quieres dedicar más tiempo a algún hobbie, porque tienes familiares a cargo o porque eres estudiante y estás cursando en la universidad 🎓.

Saber organizar el tiempo es uno de los desafíos que se nos suele presentar a lo largo de nuestra vida, quizás en más de una oportunidad, según las circunstancias.

Lo primero que tienes que saber es que la sabia organización del tiempo implica un mayor grado de productividad. Por ende, si quieres ser más productivo tendrás que ser más organizado en tus tareas y la distribución del tiempo 📅.

Aquí te contaremos cómo organizar el tiempo y cómo ser más productivo en el trabajo, asimismo, te daremos una lista de técnicas y recomendaciones para organizarse mejor. Contar con un cronograma de actividades verás que es esencial.

 

Índice:

  1. ¿Por qué es importante organizarse?
  2. ¿Cómo organizar mi tiempo?
  3. Ventajas de organizarse
  4. Técnicas para organizar el tiempo

 

¿Por qué es importante organizarse?

Antes de pasar a la respuesta sobre “¿cómo organizar mi tiempo?”, es necesario conocer por qué es importante saber administrar el tiempo

Imagina que tienes objetivos y metas personales y laborales que quieres cumplir, pero no cuentas con una lista de tareas que son prioritarias, entonces tendrás un desorden y no podrás cumplirlos.

Por ejemplo, suele pasar muchas veces que procrastinamos alguna tarea urgente porque nos distraemos con otra actividad. Sin embargo, de esa forma, terminamos perdiendo mucho más tiempo al no distribuirlo adecuadamente.

Por esas situaciones es importante organizarse. Mantener un orden en los distintos ámbitos de la vida te permitirá estar tranquilo y llevar adelante una vida saludable y de calidad. La agenda, física o virtual, es la mejor amiga de la productividad.

Sin dudas, para ser productivo tienes que organizar tus actividades. ¿Sabes cuáles de tus tareas demandan más tiempo y cuáles podrías automatizar con la ayuda de alguna herramienta? ¿Has prestado atención a cuánto tiempo pierdes por la distracción?

Si eres de dejar las cosas para “después”, adivina qué… Ese “después” nunca llegará o lo hará en el momento menos oportuno. La desorganización afecta el buen desempeño que podríamos tener y puede hasta incluso tener consecuencias en la salud.

Saber administrar el tiempo no es una ciencia, sin embargo, no es algo que vaya a darse de un día para el otro de forma perfecta. Aquí te contaremos todo lo que tienes que saber para dar tus primeros pasos en la organización del tiempo.

Como menciona nuestro profesor Cristian Situ del curso online de Manejo de Tiempo y Productividad:

El manejo del tiempo y la productividad son clave para realizar nuestras metas.

Ahora veamos algunas de las respuestas a la pregunta: "¿cómo organizar mi tiempo?".

 

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Fuente: Pixabay

 

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¿Cómo organizar mi tiempo?

¿Te has preguntado, en más de una ocasión, "cómo organizar mi tiempo"? Qué pregunta, ¿verdad? Hay muchas respuestas sobre cómo organizar el tiempo en el trabajo, cómo organizar el tiempo en el hogar y, quizás una de las más frecuentes, cómo organizar el tiempo para estudiar y trabajar.

Por suerte existen varias apps para organizarse, las cuales te ayudarán a estar más relajado. Esto debido a que dichas herramientas podrán ayudarte a poner orden en los distintos ámbitos de tu vida y a ejercer un mejor control de tu tiempo 🕜.

Veamos cada situación y cómo puedes poner orden. La pregunta, “¿cómo organizar mi tiempo?”, tiene respuestas 😉.

¿Cómo organizar mi tiempo en el trabajo?

Si tienes muchas o pocas responsabilidades laborales, de igual manera tendrás que saber cómo organizar el tiempo en el trabajo para cumplir con las tareas asignadas, los plazos de entrega y los objetivos pautados.

Tan solo es cuestión de coger el hábito de realizar ciertas acciones vinculadas a la organización que, al fin y al cabo, te permitirán tener hasta incluso más horas disponibles.
 

1. Planifica la jornada

La planificación debe ser tu nueva amiga. Gracias a ella podrás hacer un listado de prioridades y saber si puedes dejar para mañana una tarea porque ha surgido otra que es más prioritaria. 

Establece tiempos para cada tarea y calcula si podrás hacer todo lo importante y urgente en una misma jornada. Presta mucha atención a los plazos que se deben cumplir. En tu planificación debes priorizar lo que sea urgente e importante, todo el resto puede esperar.

Otro factor clave que debes tener en cuenta porque es el hecho de conocerte a ti mismo. ¿Sabes en qué horarios eres más o menos productivo? Esto te permitirá organizar la jornada de trabajo de acuerdo al tipo de tarea que eres más proclive a hacer con eficiencia en determinado momento del día.
 

2. Haz una tarea por vez

Si comienzas una tarea, procura finalizarla. Haz foco en esa tarea. Evita, a toda costa, las interrupciones o distracciones que pueden quedar para los momentos de descanso.
 

3. Descansa tu mente

El descanso es fundamental para recuperar energías y tener la mente activa y saludable para llevar adelante la jornada de la mejor manera posible ✅.
 

4. Delega las tareas más operativas

¿Eres coordinador de un equipo de trabajo? Puedes delegar las tareas más operativas que estés haciendo en la actualidad; esto para enfocarte en las más estratégicas del área. Además, aquello incentivará y motivará a los integrantes del grupo al encontrarse frente a un nuevo desafío.
 

¿Cómo organizar mi tiempo en el hogar?

A continuación, te daremos algunas ideas sobre cómo organizar el tiempo en el hogar que puedes empezar a implementar desde hoy mismo. Veamos cuáles son.

1. Distribuye las tareas

Si vives con una o más personas en el mismo hogar, entonces deberían de distribuirse las tareas. Que una sola persona cargue con todas las responsabilidades no es justo, por ello, debemos involucrar a los demás miembros del hogar.

Habla con tu familia y plantea las tareas que hay que hacer en el hogar, asimismo, pregúntales cuáles pueden asumir cada uno. Incluso podrían distribuirse las tareas por día, si todas son muy repetitivas.
 

2. Agiliza el menú

Puedes dejar para el fin de semana, por ejemplo, los platos más elaborados. Durante la semana puedes prepararte almuerzos y cenas que sean ágiles de realizar 🥧. 

También podrías, los sábados y domingos, dedicarte a preparar las viandas para la semana. De esta manera estarás optimizando tu tiempo.
 

3. Fija horarios para las tareas del hogar

¿Alguna vez te has puesto a limpiar a la 1 de la madrugada? Evita hacer tareas sin seguir una planificación para poder tener tiempo para ti mismo. Fija horarios para las tareas del hogar y deja un margen para tu tiempo de ocio. Descansar la mente es más que importante.
 

¿Cómo organizar mi tiempo para estudiar y trabajar?

¿Has comenzado a trabajar y estudiar a la vez? Si ya te has preguntado “¿cómo organizar mi tiempo entre el estudio y el trabajo?” en más de una oportunidad, tienes que saber que hay solución.

Al principio es todo un reto, pero, si ordenas las tareas y horarios, podrás hacerlo sin mayores inconvenientes.

La clave aquí está en saber distribuir los tiempos: tienes una determinada franja horaria para trabajar y otra para estudiar. Claro que la situación es diferente según el tipo de empleo que tengas. Lo más recomendable, tanto si trabajas de forma freelance como si cumples una jornada full time, es pautar un horario de comienzo y fin para el trabajo.

Lo mismo tienes que hacer con el estudio. Pauta qué días y cuánto tiempo le dedicarás al estudio. Ármate un calendario para estudiar, así tendrás a la mano las fechas de los exámenes y entregas de trabajos prácticos.

Si tu trabajo actual no te permite organizarte con la vida estudiantil, deberías revisar qué profesiones te permiten trabajar desde casa y dedicarle tiempo al estudio con las horas de viaje que te ahorras.
 

Apps para organizarse

Aquí te dejamos el listado de las mejores apps para organizarse en el trabajo:

1. Google Calendar

El calendario de Google es una de las herramientas más utilizadas para organizar el tiempo en el trabajo. Podrás agendar reuniones con comentarios, incluir tareas recurrentes y más.
 

2. Trello

Trello es una app súper útil como gestor de tareas. Puedes distribuir tareas a tu equipo y programar ciertas alertas al cumplirse determinadas condiciones o reglas, asimismo, puedes hacer tu propio tablero con listas por día o utilizar tarjetas para programar tareas recurrentes.
 

3. Google Keep

Google Keep permite que crees notas y listas. Puedes redactar recordatorios de manera rápida, hasta incluso puedes grabar audios si así lo deseas.

Si estás acostumbrado a utilizar los productos de Google, entonces, te será muy sencillo manejar Google Keep.

 

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Fuente: Freepik

 

¿Quieres administrar las actividades de tu día a día de manera eficiente? Organiza tus tareas con esta checklist

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Ventajas de organizarse

Las principales ventajas de organizarse:

1. Más tiempo para dedicarte

¿Sientes que no tienes tiempo para dedicarte a ti mismo? ¿El trabajo acapara todo tu día, desde la mañana hasta la noche? ¿No llegas con el estudio? Entonces, estamos frente a un problema en la organización del tiempo.

No solo te has preguntado "¿cómo organizar mi tiempo?", sino que estás aquí tratando de encontrar una solución y eso ya es un gran paso. ¡Bien hecho!

Para que puedas tener tiempo de ocio, debes saber en qué estás gastando energías de más.
 

2. Relajación total

Si sabes que en tu calendario contemplas las tareas más importantes, entonces, tu mente estará tranquila, porque sabe que puedes confiar en esa planificación. Tu mente podrá estar más relajada.

Para ser productivo tienes que estar tranquilo y sentirte seguro. El estrés es el enemigo de la productividad.
 

3. Ahorras tiempo y dinero

Gracias a la planificación y organización del tiempo, podrás ahorrar tiempo y dinero, es que el tiempo vale oro. Podrás dedicarle más tiempo a tus seres queridos o darte un gusto de vez en cuando.

También podrás identificar qué tareas son repetitivas y puedes delegarlas en otra persona o, incluso, proponer su automatización a partir de alguna herramienta informática.

Valora tu tiempo para ser productivo.
 

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Fuente: Freepik

 

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Técnicas para organizar el tiempo

Las estrategias para organizar el tiempo son importantes para hallar oportunidades de mejora en la planificación de la jornada. Verás que, si implementas estas técnicas, dejarás a un lado la pregunta: "¿cómo organizar mi tiempo?".

1. Haz un historial de las tareas del día

Haz un listado de las tareas que haces por día y durante la semana. Colócale, también, el tiempo que te lleva hacer cada una. Luego, revisa y optimiza tu tiempo ¿en qué estás gastando más energía de la que deberías destinar?
 

2. No acumules lo que puedes hacer ahora

Acumular por acumular hará que el día de mañana debas enfrentarte con una bola de nieve de tareas. Si tienes un hueco para hacer tareas que puede ayudarte a quitarte de encima pendientes de forma rápida, durante la jornada laboral, aprovéchalo. Deja de lado la procrastinación.
 

3. Utiliza un gestor de tareas

Anteriormente te contamos algunas apps que puedes utilizar para ordenar tu día. Revísalas y encuentra la que mejor te sirva a ti.

 

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Fuente: Pixabay

 

Saber cómo organizar el tiempo es clave para llevar adelante una vida más saludable y tranquila, en todos los ámbitos. Puedes compaginar el trabajo y el estudio de manera perfecta, si sabes cuánto tiempo le tienes o puedes dedicar a cada tarea.

Ya no hay excusa para la típica frase: “no sé cómo organizar mi tiempo, solo lo puedo hacer así”.

¡Suerte ✨!

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