Ninguna persona está exenta de cometer errores de comunicación en el trabajo. Diversos factores pueden llevar a tu equipo a emitir mensajes ambiguos o poco claros que terminan siendo malentendidos. Y, si existen problemas entre el emisor y el receptor en la comunicación, disminuye la voluntad de los colaboradores para trabajar en equipo.
¿Cómo evitar los errores comunes en la expresión oral? Como HR Manager, debes establecer las bases para asegurar un flujo de comunicación directo y específico. Pero primero es necesario identificar cuáles son los problemas que ponen trabas para lograr una comunicación efectiva en tu empresa.
En esta nota, veremos cuáles son los principales errores de comunicación que se pueden cometer en una compañía. Al final, compartiremos contigo algunas de las estrategias más efectivas para evitar los errores de comunicación a largo plazo.
Estilo de comunicación unidireccional
Cuando la comunicación fluye solo en una dirección, los empleados pueden sentir que sus opiniones y contribuciones no son valoradas. Es uno de los errores de comunicación más comunes en las compañías de jerarquía autoritaria, ya que el líder es el único que puede exponer sus ideas u opiniones.
El flujo de comunicación bidireccional es importante para mantener a todos informados y comprometidos. Pero, ¿cómo lograrlo? Claudia Palacios, periodista, consultora y docente del curso online de Comunicación Asertiva, nos recomienda armar un mensaje claro y directo, pero también enfocarnos en el receptor; en este caso, los colaboradores. Es necesario corroborar que estén prestando atención para prevenir los problemas de comunicación.
Existen algunas tácticas para involucrar más al equipo y asegurar que participen en el debate:
- Ofrecer la oportunidad de que el receptor del mensaje haga preguntas.
- Realizar una pregunta para verificar que se entendió lo que se quiso decir.
- Abrir el espacio para que alguien del público, o el interlocutor, responda una pregunta genérica.
- Usar herramientas de evaluación, como encuestas online o Kahoot.
Descarga nuestra encuesta de comunicación interna para evaluar la interacción entre los colaboradores y sus líderes de forma práctica.
No escuchar activamente
Muchos líderes y colaboradores no practican la escucha activa en su día a día. Esto los lleva a tener muchos errores en la comunicación al momento de interactuar entre sí. El trabajo en equipo se vuelve más difícil, al igual que la resolución de problemas.
La escucha activa es una forma de escucha empática. También le llaman “escuchar para comprender” y es fundamental para desarrollar relaciones sólidas. En un ambiente de trabajo, hace que los colaboradores puedan entenderse mejor.
Esta dinámica consiste en concentrarse exclusivamente en lo que dice la otra persona; luego, hay que parafrasear lo dicho y hacer una pregunta específica o abierta para profundizar en el tema o aclarar dudas. Debido a que el receptor estará prestando atención en la información sin distraerse en la respuesta, los errores de comunicación disminuyen.
No saber elegir el momento adecuado
Uno de los principales errores de comunicación en el trabajo es que a veces no se sabe elegir el momento indicado para tener una conversación. Ten presente que, en el entorno laboral, las personas suelen estar concentradas en el desempeño de sus funciones y no siempre cuentan con tiempo libre.
Para evitar que haya conflictos de comunicación, lo ideal es cerciorarse de que los interlocutores se encuentren disponibles en su totalidad para evitar distracciones. El objetivo es que puedan enfocar su mente en el mensaje para entenderlo con claridad y sin errores.
Otra recomendación para evitar este tipo de errores de comunicación en una empresa, es agendar con anticipación el día y la hora en la que se llevará a cabo la reunión para que los colaboradores puedan liberar sus agendas antes de la charla. También, puedes poner en práctica ejercicios para mejorar la concentración.
Comunicación no verbal inapropiada
El portal Psicología y Mente cita la investigación realizada por Albert Mehrabia, para compartir un dato que vale la pena considerar: “el componente verbal abarca un 35%, mientras que el 65% de la comunicación se basa en elementos no verbales”. No cabe duda de que esta es una de las principales razones por las que surgen los errores de comunicación.
El lenguaje no verbal es igual o más importante que el mensaje en sí. Debe haber una coherencia entre lo que una persona dice y cómo lo dice. De lo contrario, podrían haber malentendidos en una conversación.
Aunque por lo general esta coordinación entre el lenguaje verbal y no verbal surge de manera natural, en los momentos de tensión, crisis o incertidumbre esto puede ser más difícil. Hay que controlar los gestos, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, ya que estas características pueden transmitir mensajes contradictorios.
Aquí te dejamos algunos consejos para mejorar la comunicación no verbal:
- Establecer contacto visual con el receptor del mensaje.
- Sonríe amigablemente para transmitir una mayor confianza.
- Tener las palmas abiertas da una sensación de apertura al diálogo.
- Evita hablar con un mismo tono todo el tiempo, ya que eso hará la conversación monótona y aburrida.
- Mantén una postura estable y de acercamiento.
Falta de retroalimentación constructiva
Para evitar problemas de comunicación, no basta con dar retroalimentación o feedback de forma constante, también debes asegurar que tu enfoque sea constructivo. Tus comentarios tienen que motivar a los colaboradores a seguir mejorando, en lugar de castigar un resultado desalentador.
Aquello no significa que el foco de la conversación debería estar únicamente en lo positivo, sino que es necesario abordar los aspectos negativos con cuidado para evitar tensiones y problemas de comunicación. Una forma de hacerlo es a través de la técnica del sándwich, la cual consiste en hacer un comentario negativo entre dos positivos.
Por ejemplo, se empieza dando un cumplido a la persona que se busca corregir, luego se incluye la crítica negativa y, finalmente, hacemos énfasis en una función que sea desempeñada correctamente. Así nos aseguramos de que el colaborador vea el potencial que tiene para fortalecer sus debilidades y mejorar su rendimiento.
Falta de empatía
Una cualidad que debes promover como HR Manager para evitar los constantes errores de comunicación es la empatía. Muchas veces, nos concentramos tanto en lo que queremos decir que descuidamos la forma en cómo nos expresamos y podemos terminar haciendo daño a los demás.
¿Cómo evitar los errores de comunicación en el trabajo utilizando la empatía? Aquí te dejamos las bases para ello:
- Entender los sentimientos, necesidades y problemas de los demás.
- Escuchar activamente cada vez que tengas una conversación con otra persona.
- Evitar los estereotipos y los prejuicios, sobre todo de las personas que piensan diferente.
- Validar las emociones del resto.
- Ponerse en los zapatos del otro.
Falta de comunicación en momentos de crisis
En situaciones de crisis o cambios importantes, los problemas en la comunicación pueden generar incertidumbre y ansiedad entre los empleados. Es fundamental proporcionar información oportuna y transparente en estos momentos para evitar malentendidos que puedan retrasar el cumplimiento de objetivos.
Un artículo de Harvard Business Review menciona que “las oraciones largas y complicadas hacen que las ideas sean difíciles de entender: son agotadoras mentalmente y exigen más concentración. Lo mejor es reemplazar las palabras y oraciones largas por otras que sean cortas”.
Tal como mencionamos antes, es necesario ser específicos con lo que queremos transmitir para evitar errores en la comunicación. Como HR Manager, debes hablar con tu equipo sobre las ventajas de expresar sus ideas siguiendo este modelo.
Ignorar las diferencias culturales
En empresas con empleados de diversas culturas, ignorar las diferencias culturales puede llevar también a errores en la comunicación. Las normas, valores, creencias y prácticas que trae cada persona consigo, pueden afectar la forma en la que interpretan y expresan los mensajes. Si no las consideramos, es inevitable causar malentendidos.
Como HR Manager, es importante reconocer las diferencias y adaptar la comunicación en consecuencia para que el equipo se sienta cómodo. Es recomendable también implementar procesos de capacitación intercultural para que los colaboradores puedan familiarizarse con los antecedentes de cada uno.
Liderar con este enfoque inspirará a los colaboradores a hacer lo mismo y, a largo plazo, habrá menos errores de comunicación en el proceso conversacional.
¿Qué estrategias implementar para evitar los errores en la comunicación?
Es normal que en algún momento aparezcan errores de comunicación en el trabajo. Sin embargo, es tarea del HR Manager actuar rápidamente para que estos problemas no perjudiquen los avances de la compañía a largo plazo.
Estas estrategias de comunicación interna te ayudarán a disminuir los fallos en la comunicación:
- Utilizar diferentes canales para mejorar el impacto de la comunicación. Pueden ser mensajes instantáneos, reuniones virtuales, mensajes vía correo, etc. Nuestra plantilla de plan de comunicación te servirá para organizar este punto.
- Implementar el formato de video para comunicar algunas ideas. Los videos generan más engagement que otro tipo de contenido
- Usar aplicaciones compatibles con dispositivos móviles. Enviar notificaciones por este medio mantendrá a los colaboradores informados en todo momento.
- Definir métricas para medir la efectividad de la comunicación. Es importante conocer si las nuevas prácticas están teniendo éxito para hacer cambios oportunos.
- Evaluar el progreso y optimizar lo que haga falta. Una plataforma de clima laboral como la de Crehana te permitirá aplicar encuestas de pulso para escuchar las necesidades de las personas y mejorar su experiencia.
Descarga nuestra guía de estrategias de comunicación interna para conocer a detalle cómo puedes aplicar cada táctica y evitar los errores en la comunicación.
Plataforma de Clima laboral
Ahora ya sabes cuáles son los errores en la comunicación y cómo evitarlos. Poner en práctica estos consejos junto a las técnicas de comunicación asertiva beneficiarán a tu empresa en diversos ámbitos. Un artículo de Indeed explica que, si logramos prevenir los fallos en la comunicación en el trabajo, lograremos construir equipos eficaces para facilitar el cumplimiento de objetivos.
Contar con un equipo de colaboradores que se comuniquen bien impacta en el éxito de las compañías. Como HR Manager, debes asegurar que todos tengan las habilidades necesarias para potenciar los procesos de la empresa a través de la comunicación.