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Feedback

Un buen líder sabe que los espacios de feedback favorecen la alineación de objetivos organizacionales. Según nuestro profesor Carlos Mariño, el objetivo del feedback es transmitir un mensaje que permita mejorar o cambiar algo con lo que no hemos quedado del todo satisfechos.

El feedback, cuando se aborda adecuadamente, no solo permite identificar áreas de mejora, sino que también puede ser una poderosa herramienta para reconocer y fortalecer las fortalezas de cada individuo.

Por eso, en este artículo exploraremos las estrategias clave para proporcionar una retroalimentación efectiva y mejorar las sesiones de feedback con tu team, así como su impacto directo en el crecimiento y desempeño de los colaboradores. Descubrirás cómo el feedback constructivo no solo nutre el talento de tu equipo, sino que también cultiva una cultura de mejora continua y una comunicación abierta y transparente en tu empresa.

 

Emplea el modelo meta-espejo

Según  Forbes, el modelo meta-espejo es una herramienta de programación neurolingüística muy utilizada en el coaching, que le permite a las personas ver diferentes perspectivas de una misma situación. Su finalidad es que los participantes puedan tomar distancia de los distintos puntos de vista, tenerlos en cuenta y extraer sus propias conclusiones. Por ello, puede aplicarse con éxito en una sesión de feedback.

Esta herramienta se apoya en una técnica de 3 posiciones, que básicamente son puntos de vista diferentes que se pueden tomar en cualquier situación. Se puede aplicar en momentos de tensión entre equipos, por ejemplo, pero también en el ámbito personal.

Si es la primera vez que practicas el modelo meta-espejo de PNL con tu equipo, considera el hecho de que se recomienda la adecuación del ambiente para que no haya interrupciones y esté alejado del murmullo de la oficina. Si actualmente están trabajando de manera remota, no hay problema en su aplicación, también pueden ejercitarlo aunque les será una tarea netamente más imaginativa.

¿Cómo aplicar el modelo meta-espejo en sesiones de feedback?

¿Quieres saber cómo puedes hacer que tu equipo ponga en práctica el modelo meta-espejo? Ten en cuenta lo siguiente:

  • Puedes plantearle a tu equipo la idea que sostiene al modelo meta-espejo para fortalecer sus habilidades blandas.

  • Para ello, puedes elegir un problema que sea bastante frecuente en el sector en el que trabajan, un inconveniente que se está repitiendo con los clientes o uno en particular, por ejemplo.

  • Si tu team está compuesto de cuatro o seis personas, puedes dividirlos en grupos de forma tal de que las tres posiciones estén cubiertas. La otra opción es que todas las personas del equipo pasen por cada posición en simultáneo.

  • Plantea la situación para tomar perspectiva y guíalos en el transitar hacia los distintos puntos de vista (el propio punto de vista, el punto de vista de otra persona sobre ti y un tercer punto de vista sobre esas dos posturas anteriores).

  • Luego, debes plantearles la existencia de una cuarta y última posición donde las personas de tu team puedan visualizar los otros tres puntos de vista mencionados anteriormente. Esto les permitirá reflexionar y tomar conclusiones al respecto.

Muchas veces los problemas aparecen porque hay fallas en la comunicación. Por eso es que este ejercicio es tan importante en las sesiones de feedback, porque permite que los colaboradores tomen distancia de cada situación y puedan observar el problema desde distintas perspectivas para que, finalmente, tomen una decisión más efectiva.

De esta manera, con sesiones de feedback que se apoyan en este tipo de recursos, las personas de la organización pueden ser más empáticas con el resto de los compañeros de trabajo. Asimismo, no solo se fortalece el vínculo grupal para un trabajo más colaborativo sino que, también, se desarrolla la habilidad del pensamiento crítico.

Practica la escucha activa

En tiempos como el actual, donde los negocios y el mundo empresarial no cesa ni un segundo, es común y bastante frecuente que las personas en las organizaciones no se escuchen. Esto no significa que no haya comunicación pero sí malos entendidos.

Por el contrario, la escucha activa implica que las personas son capaces de escuchar al resto cuando están hablando y de mantener la concentración en lo que se está planteando. La falta de interés y atención puede hacer que los vínculos se deterioren rápidamente.

Tal como señala Alexis Cordina en la publicación “ Saber escuchar. Un intangible valioso”, practicar la escucha activa en sesiones de retroalimentación implica una gran serie de beneficios:

  • Se eleva la autoestima de la persona que está hablando porque lo hace sentir importante.

  • Le permite a los líderes identificar intereses y emociones de las personas de forma más rápida gracias a su capacidad de escucha.

  • Quien escucha con atención, suele proyectar una imagen de respeto e inteligencia.

¿Cómo dar un feedback efectivo usando la escucha activa?

Es importante que en las sesiones de feedback se ponga en práctica la escucha activa. Por un lado, como líder esto te servirá para identificar rápidamente qué le está sucediendo a la otra persona cuando está hablando. Por otro lado, las personas que trabajan en tu equipo se sentirán contenidas, escuchadas y valoradas.

Algunos “no” que deben evitarse para favorecer a una escucha activa:

  • Mostrar desinterés con el lenguaje corporal.

  • Perder el foco del tema que se está hablando.

  • Interrumpir a quien está hablando.

  • Prestar atención al exterior u otro tipo de distracción.

  • Asistir con falta de interés y, por lo tanto, se asume un rol más pasivo.

Sin duda, mejorar la escucha activa no solo sirve para dar feedbacks asertivos, sino que permite mejorar la comunicación en una empresa. 

 

Fomenta el pensamiento crítico

El pensamiento crítico en equipos de trabajo puede fortalecerse con el aprovechamiento de los espacios de feedback. Esta habilidad requiere de mucha práctica para dominarla a la perfección. Por eso, puedes aprovechar las instancias de retroalimentación para que tu equipo active el pensamiento crítico.

Las personas de la organización que adoptan el pensamiento crítico a su día a día son las que cuentan con un enfoque amplio que le permite tomar decisiones más acertadas. Asimismo, piensan en el futuro y creen en la planificación y los objetivos como camino que lleva al éxito (¡y es muy cierto!).

Frente a situaciones como la disminución de los resultados y el agregado de nuevas tareas o actividades, los equipos deben activar el pensamiento crítico para salir airosos de la situación.

¿Cuáles son los beneficios de fomentar el pensamiento crítico al dar un feedback?

Estas son las ventajas que obtienen los equipos al implementar el pensamiento crítico en sesiones de feedback:  

  • Les permite contar con capacidad de anticipación al posible resultado final. Por lo tanto, actúan rápidamente en consecuencia.

  • Barajan varias opciones o alternativas a la vez, lo cual les permite tener un panorama más amplio de la situación para tomar una decisión más acertada.

  • Están más predispuestos al cambio y replantear los procesos para mejorarlos, optimizarlos y hacer que el negocio sea cada vez más rentable.

Promueve el respeto

¿Buscas que las sesiones de feedback con tu team tengan un verdadero impacto en los resultados y objetivos? ¿Quieres que su performance siga mejorando en cada oportunidad?

La promoción del respeto debe partir de la propia cultura organizacional de las empresas. Asimismo, es necesario que los colaboradores de una empresa sean respetuosos con el otro para poder tener un clima laboral positivo donde todos estén incentivados a dar lo mejor de sí por el equipo y el negocio.

Hay muchas buenas prácticas que colaboran con la promoción del respeto en un equipo de trabajo y, fundamentalmente, ayudan en los momentos de feedback. Como señala Forbes, algunos de ellos son:

  • El ofrecimiento de un respeto auténtico sin tener en cuenta las diferencias.

  • El hecho de tomar la palabra para saludar al resto del equipo.

  • Fomentar el diálogo y la escucha activa entre las personas, incluso en instancias de feedback podría ser más notorio y, por ende, tener un mayor impacto. Cuando las personas se sienten escuchadas, pueden incluso mejorar su forma de expresar las ideas. El ambiente se vuelve más empático y motivador para desempeñar las tareas laborales.

  • Llegar a tiempo en las reuniones, porque de esta forma el mensaje es “respeto tu tiempo y lo que tengas que hacer por fuera de esta reunión”.

  • Retomar lo que ha dicho la otra persona utilizando el recurso de paráfrasis, lo que demuestra atención en el otro.

Cuida tu lenguaje

Otro de los puntos para lograr sesiones de feedback realmente impactantes con tu team es el del cuidado del lenguaje. Tal como señala Forbes, el lenguaje tiene el poder de elevar y destruir. Hay muchas maneras de decir lo mismo y sobre este aspecto debes trabajar para ser directo con las personas pero no “chocante” o agresivo.

En todo este tema, el lenguaje corporal también tiene importancia. El tono de voz, la sonrisa, el fruncir de las cejas y la misma postura del cuerpo transmiten mensajes. Esto puede generar desde confianza hasta descontento o estrés.

Como explica el profesor Carlos Mariño, “en una conversación difícil, la comunicación no verbal es una forma de hablar más allá de lo que decimos o expresamos”.

¿Cómo transmitir mensajes claros y efectivos durante una sesión de feedback?

  • Lenguaje corporal: evalúa qué gestos son más oportunos para determinadas situaciones; lo mismo con la postura.

  • Tono de voz: ¿con qué tono de voz y volumen hablas? Esto, obviamente, varía según el tipo de conversación.

  • Ojos: mira a los ojos de la persona con la que estás hablando. Al contrario de lo que se cree, la incomodidad tiene que ver con la falta de escucha y desinterés que se puede reflejar en el estar mirando cualquier otra cosa que no sea a la persona que está hablando.

Básate en hechos, no en opiniones

Los hechos deben ser utilizados como la base de la conversación del feedback. Las opiniones y los chismes deben quedar a un margen. Las estadísticas o números concretos permiten tener una visión más objetiva sobre los proyectos.

Además, puedes acompañar con tu visión de líder y la experiencia que tienes para hacer sugerencias sobre modos de encarar determinadas actividades, presentaciones, entre otras cosas.

Esto mostrará interés en el trabajo en equipo y entendimiento de la situación, algo que las personas de cualquier organización valoran mucho de sus líderes. Así, estarás fortaleciendo tu confianza y liderazgo.

Explica con ejemplos

Una de las grandes técnicas para aprender cómo dar feedback efectivo es hacerlo a través de ejemplos. Esto permite transformar una conversación difícil en una charla más amena. 

El uso de ejemplos es particularmente útil cuando hay que explicar situaciones que quizás puedan llevar a un malentendido. Pero no se trata de romantizar un problema y usar ejemplos abstractos, sino de tomar situaciones o casos puntuales que hayan ocurrido para remarcar actitudes que deban corregirse. 

Para ello, es importante que tengas a mano las evaluaciones de desempeño, datos de rendimiento o hechos que puedas utilizar para ejemplificar situaciones durante una sesión de feedback. 

¿Cómo dar un feedback con ejemplos?

 Veamos algunas situaciones modelo que servirán para entender cómo dar feedback usando ejemplos: 

  • “He notado que no estás logrando tus metas semanales. Por ejemplo, en los últimos 15 días, has concretado 8 ventas, frente a tu promedio anterior que era de 12 ventas semanales. ¿Hay algo puntual que esté sucediendo?”. 

  • “Considero que deberías trabajar tu capacidad para delegar tareas en tu equipo. La semana pasada, he notado que te encargaste de hacer los pedidos a los proveedores, lo cual es algo que tranquilamente puedes delegar en Juan o Ana”. 

  • “Durante esta sesión de feedback me gustaría que repasemos los motivos por los que bajó la tasa de retención de un 32 % a un 18 %. ¿Hay algo que está afectando ese indicador y de lo que pudiéramos hablar?”.

  • “Tu nivel de presentismo ha bajado en las últimas dos semanas y te noto algo desconcentrado. ¿Ocurre algo?”. 

  • “Para mejorar la comunicación con tu equipo, podrías organizar un encuentro semanal en el que hagan actividades de integración. El equipo de marketing empezó a implementar esto hace unos meses y le permitió subir sus indicadores de satisfacción laboral”. 

Planifica el feedback con tiempo

Es importante que, dentro de la empresa, se cree una cultura de feedback. Es decir, que las personas tomen esta instancia de retroalimentación como una rutina habitual y no como una situación repentina que genere estrés y ansiedad. 

En empresas grandes, es fácil que la comunicación se diluya debido a la cantidad de empleados y proyectos en marcha. Establecer una estructura regular de retroalimentación garantiza que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de discutir su desempeño y progreso de manera individual. 

Programar reuniones periódicas, como revisiones trimestrales o mensuales, permite abordar temas específicos, mantener un seguimiento del progreso y alinear los objetivos de cada colaborador con los de la empresa.

Planificar sesiones de feedback con tiempo permite que las personas estén más preparadas y predispuestas al recibir la retroalimentación. Además, si se trata de una sesión 1 a 1 en la que el feedback es mutuo, ambas personas estarán listas para dar sus opiniones y retroalimentaciones. 

¿Cómo dar feedback de forma planificada en una empresa?

  • Establece una periodicidad para dar sesiones de feedback. Ten en cuenta que algunos equipos o roles necesitarán feedback más a menudo que otros.

  • Haz que las personas se familiaricen con la cultura de feedback desde que entran a una empresa. Para ello, planifica una sesión de feedback inmediatamente posterior al onboarding. 

  • Pide a los líderes que anoten cuándo serán sus sesiones de feedback en un calendario compartido con sus equipos. 

Cada vez son más las herramientas y plataformas que permiten centralizar y administrar procesos de retroalimentación para grandes compañías. Por ejemplo, dentro de nuestra solución de desempeño encontrarás una herramienta efectiva para solicitar y dar feedback, desde los líderes hasta todas las personas del equipo, para identificar las oportunidades de mejora. 

Además, puedes crear planes de desarrollo para tus empleados y hacer seguimiento de su progreso, todo desde una sola plataforma. De esta manera, podrás cerrar las brechas de desempeño identificadas.

Plataforma Desempeño de CrehanaPlataforma Desempeño de Crehana

Haz seguimiento

Como hemos dicho antes, el objetivo de una sesión de feedback es modificar algunos hábitos laborales que no están favoreciendo al rendimiento de una persona ni a la empresa. Por eso, es fundamental que, luego de hablar de ciertos puntos de mejora en una sesión de feedback, estos sean puestos en práctica. 

Se considera que 15 días es el plazo ideal para volver a tener contacto con la persona y evaluar si está implementando lo conversado durante el feedback. De esta forma, podrás evaluar qué tan efectivas son las sesiones de feedback, así como detectar qué tan predispuestas están las personas de tu equipo a mejorar su rendimiento. 

Brinda recomendaciones

Para optimizar la comunicación durante el feedback, es importante que se brinden recomendaciones al finalizar la sesión o a medida que se exponen los puntos de mejora. Esta es una de las principales diferencias entre feedback negativo y feedback constructivo. 

Por cada punto tratado durante la reunión de feedback, se debería aconsejar una acción para mejorar ese aspecto. Por ejemplo: 

  • Punto de mejora: “A veces, realizas tantas tareas en simultáneo que pierdes de vista cuáles son las acciones que se deben priorizar”. 

  • Acciones recomendadas: “Te sugiero que uses alguna aplicación de productividad o una agenda para poder organizar las tareas de forma diaria, evaluando cuáles son prioritarias. Eso también te servirá para detectar cuáles puedes delegar”.  

Enfócate en el desempeño y los resultados, no en la persona

Dar feedback efectivo implica centrarse en aspectos objetivos y medibles del desempeño de un colaborador en lugar de emitir juicios sobre su personalidad o carácter. Al abordar el comportamiento y los resultados, se evitan las interpretaciones subjetivas y se promueve un enfoque constructivo y profesional. Aquí hay algunas razones importantes para seguir este enfoque:

  • Mantener la imparcialidad: los líderes pueden mantener un enfoque imparcial y basado en hechos al dar feedback. Esto evita juicios subjetivos que pueden resultar en discriminación o trato injusto hacia los colaboradores.

  • Enfocarse en la mejora: al señalar comportamientos específicos que deben ser mejorados o resultados que deben ser alcanzados, se proporciona una dirección clara para el desarrollo profesional. Los colaboradores pueden entender qué áreas necesitan trabajar sin sentirse atacados personalmente.

  • Reforzar la responsabilidad personal: fomenta que los colaboradores se sientan responsables de sus acciones y decisiones. Esto promueve un mayor sentido de compromiso con el trabajo y los objetivos del equipo.

¿Cómo dar feedback de forma objetiva?

  • Observa el desempeño del colaborador y recopila información específica sobre los comportamientos o resultados que deseas abordar en la sesión de feedback.

  • Evita hacer suposiciones sobre las intenciones detrás del comportamiento del colaborador. En lugar de decir "creo que haces esto para..." enfócate en "he notado que cuando ocurre esto, el resultado es...".

  • Como te mencionamos antes, ilustra tus observaciones con ejemplos específicos para que el colaborador pueda entender claramente a qué te refieres. Esto también ayuda a evitar ambigüedades y malentendidos.

  • No te limites a señalar problemas; también ofrece soluciones o sugerencias constructivas para mejorar el desempeño. Esto muestra que estás comprometido con el crecimiento del colaborador y que estás dispuesto a apoyarlo en su desarrollo.

Sé específico

Cuando los líderes proporcionan feedback, deben evitar comentarios generales que no ofrezcan una guía clara para el desarrollo y/o mejora del desempeño de un colaborador. En lugar de decir "trabaja en tu comunicación", proporciona ejemplos precisos de situaciones en las que la comunicación podría mejorarse. 

Por ejemplo, podrías mencionar: "Cuando presentaste el informe al equipo la semana pasada, algunas de las ideas clave no quedaron claras. Trata de ser más conciso y estructura tus ideas de manera más organizada para que todos puedan entender claramente tus mensajes".

Sé específico sobre lo que te gustaría que hiciera un miembro de tu equipo y ofrece orientación sobre cómo puede aplicar los comentarios. Por ejemplo, “Me di cuenta de que llegaste tarde a tus dos últimas entregas. Me gustaría trabajar contigo en la gestión de tu tiempo para garantizar que completes cada una de tus tareas de manera oportuna”.

Eso sí, no te quedes atascado en los comentarios correctivos en tu sesión de feedback. Recuerda también compartir comentarios positivos con tus empleados para que sepan las cosas que deben seguir haciendo.

Proporciona un equilibrio entre elogios y oportunidades de mejora

Cuando se brinda feedback en el trabajo, es importante equilibrar los aspectos positivos con las áreas de mejora. Elogia los logros del colaborador y reconoce su arduo trabajo y contribuciones significativas. 

Sin embargo, también es crucial abordar aspectos en los que puedan mejorar. Proporcionar un feedback equilibrado evita que los colaboradores se sientan desmotivados o desvalorizados.

Es importante que los líderes no se centren únicamente en señalar áreas de mejora, ya que esto puede desmotivar a los colaboradores y minar su confianza. Por otro lado, solo elogiar sin proporcionar orientación sobre cómo mejorar también puede dar lugar a un estancamiento en el desarrollo profesional del equipo. Aquí hay algunas consideraciones clave para lograr un equilibrio adecuado:

Reconoce el esfuerzo y los logros

Comienza destacando los logros y esfuerzos sobresalientes del colaborador. Reconocer sus éxitos y contribuciones es crucial para fortalecer su confianza y mantener la motivación. Demuestra gratitud y aprecio genuino por el arduo trabajo y los resultados positivos obtenidos.

Sé específico en tus elogios

Al elogiar, sé específico en cuanto a qué acciones o comportamientos llevaron a los logros destacados. Esto permite al colaborador comprender qué aspectos de su trabajo son especialmente apreciados y cómo pueden seguir fortaleciendo esas habilidades o enfoques.

Sé sincero y auténtico

Los elogios deben ser auténticos y genuinos. Evita los halagos vacíos que carecen de sustancia. Los colaboradores pueden detectar fácilmente la falta de sinceridad, lo que puede socavar la relación de confianza entre el líder y el equipo.

Identifica oportunidades de mejora

Después de destacar los logros, pasa a abordar las áreas donde se pueden realizar mejoras. Enfatiza que estas oportunidades son una parte natural del crecimiento profesional y que todos, incluidos los líderes, tienen espacio para mejorar y aprender.

Proporciona orientación y recursos

Al señalar oportunidades de mejora, también es fundamental ofrecer orientación concreta sobre cómo abordar esos desafíos. Proporciona sugerencias específicas, herramientas o recursos que el colaborador puede utilizar para desarrollar sus habilidades o mejorar su desempeño.

Celebra el progreso

A medida que el colaborador trabaja en las áreas de mejora identificadas, celebra su progreso y reconoce los esfuerzos realizados para mejorar. Reconocer incluso pequeños avances puede mantener la motivación y alentar la perseverancia.

Para darte una mano en este aspecto y mejorar tus sesiones de feedback, hemos elaborado una lista de  mensajes de reconocimiento laboral que podrás utilizar libremente para reconocer el buen desempeño de un colaborador, de modo que garantices una mayor retención de talento y puedas aportar al fortalecimiento del clima laboral.

mensajes de reconocimiento laboralFuente: Crehana

Mantenlo privado

Para algunos, incluso los elogios se entregan mejor en una reunión privada. A algunas personas simplemente no les gusta ser el centro de atención. La retroalimentación no solo es incómoda para el receptor, también puede ser incómoda para el que la da. Al trasladar la ubicación a un área más informal, puedes ayudar a aliviar parte de esta presión. 

También puedes considerar ofrecer comentarios de los empleados en forma de respuesta por escrito. Esto puede darte tiempo para ofrecer una respuesta más reflexiva. Para ello, es importante recurrir a plataformas de desempeño que te permitan realizar procesos de feedback escrito o uno a uno. 

Herramienta de Feedback en CrehanaPlataforma Desempeño de Crehana

Como puedes ver, uno de los pilares clave para fomentar un ambiente de trabajo positivo y productivo es saber dar feedback efectivo a los miembros del equipo. Como líder, debes aprender a brindar retroalimentación constructiva y significativa, pues es una habilidad que puede transformar la dinámica del trabajo y potenciar el desarrollo profesional de tus talentos. Ahora sí, ¿todo listo para comenzar a fortalecer el feedback y hacerlo más impactante y motivador para tu equipo?