¿Cómo dar feedback efectivo? 10 Ideas para mejorar las sesiones con tu team

¿Las sesiones de feedback deben ser momentos de alta tensión y estrés? La respuesta es que no, todo lo contrario. Un buen líder cuida a su equipo y sabe que los espacios de feedback son más que necesarios para que todos estén alineados acorde a los objetivos que mueven sus proyectos.

Según Carlos Mariño, profesor del curso online de Feedback y conversaciones difíciles, el objetivo del feedback es transmitir un mensaje que permita mejorar o cambiar algo con lo que no hemos quedado del todo satisfechos.

Si bien la retroalimentación suele ser vista con mala cara porque hay quienes han atravesado por experiencias muy negativas sobre este punto (desde el lado laboral y, también, personal con algún familiar o conocido), este intercambio de información entre partes permite hacer más eficiente el trabajo en equipo.

La crítica constructiva permite mejorar los resultados. Por eso, en este nuevo artículo de Crehana for business, repasamos las ideas más oportunas para mejorar las sesiones de feedback con tu team.

1. Modelo meta-espejo

Siguiendo a Forbes, el modelo meta-espejo es una herramienta de programación neurolingüística muy utilizada en el coaching, que le permite a las personas ver diferentes perspectivas de una misma situación. Su finalidad es que los participantes puedan tomar distancia de los distintos puntos de vista, tenerlos en cuenta y extraer sus propias conclusiones. Por ello, puede aplicarse con éxito en una sesión de feedback.

Esta herramienta se apoya en una técnica de 3 posiciones, que básicamente son puntos de vista diferentes que se pueden tomar en cualquier situación. Se puede aplicar en momentos de tensión entre equipos, por ejemplo, pero también en el ámbito personal.

Si es la primera vez que practicas el modelo meta-espejo de PNL con tu equipo, considera el hecho de que se recomienda la adecuación del ambiente para que no haya interrupciones y esté alejado del murmullo de la oficina. Si actualmente están trabajando de manera remota, no hay problema en su aplicación, también pueden ejercitarlo aunque les será una tarea netamente más imaginativa.

¿Cómo aplicar el modelo meta-espejo en sesiones de feedback?

¿Quieres saber cómo puedes hacer que tu equipo ponga en práctica el modelo meta-espejo? Ten en cuenta lo siguiente:

• Puedes plantearle a tu equipo la idea que sostiene al modelo meta-espejo para fortalecer sus habilidades blandas.
• Para ello, puedes elegir un problema que sea bastante frecuente en el sector en el que trabajan, un inconveniente que se está repitiendo con los clientes o uno en particular, por ejemplo.
• Si tu team está compuesto de cuatro o seis personas, puedes dividirlos en grupos de forma tal de que las tres posiciones estén cubiertas. La otra opción es que todas las personas del equipo pasen por cada posición en simultáneo.
• Plantea la situación para tomar perspectiva y guíalos en el transitar hacia los distintos puntos de vista (el propio punto de vista, el punto de vista de otra persona sobre ti y un tercer punto de vista sobre esas dos posturas anteriores).
• Luego, debes plantearles la existencia de una cuarta y última posición donde las personas de tu team puedan visualizar los otros tres puntos de vista mencionados anteriormente. Esto les permitirá reflexionar y tomar conclusiones al respecto.

Muchas veces los problemas aparecen porque hay fallas en la comunicación. Por eso es que este ejercicio es tan importante en las sesiones de feedback, porque permite que los colaboradores tomen distancia de cada situación y puedan observar el problema desde distintas perspectivas para que, finalmente, tomen una decisión más efectiva.

De esta manera, con sesiones de feedback que se apoyan en este tipo de recursos, las personas de la organización pueden ser más empáticas con el resto de los compañeros de trabajo. Asimismo, no solo se fortalece el vínculo grupal para un trabajo más colaborativo sino que, también, se desarrolla la habilidad del pensamiento crítico.

2. Practica la escucha activa

En tiempos como el actual, donde los negocios y el mundo empresarial no cesa ni un segundo, es común y bastante frecuente que las personas en las organizaciones no se escuchen. Esto no significa que no haya comunicación pero sí malos entendidos.

Por el contrario, la escucha activa implica que las personas son capaces de escuchar al resto cuando están hablando y de mantener la concentración en lo que se está planteando. La falta de interés y atención puede hacer que los vínculos se deterioren rápidamente.

Tal como señala el Dr. Alexis Cordina Jiménez, en la publicación “ Saber escuchar. Un intangible valioso”, practicar la escucha activa implica una gran serie de beneficios:

• Se eleva la autoestima de la persona que está hablando porque lo hace sentir importante
• Le permite a los líderes identificar intereses y emociones de las personas de forma más rápida gracias a su capacidad de escucha
• Quien escucha con atención, suele proyectar una imagen de respeto e inteligencia.

¿Cómo dar un feedback efectivo usando la escucha activa?

Es importante que en las sesiones de feedback se ponga en práctica la escucha activa. Por un lado, como líder esto te servirá para identificar rápidamente qué le está sucediendo a la otra persona cuando está hablando. Por el otro, las personas que trabajan en tu equipo se sentirán contenidas, escuchadas y valoradas, ¿qué mejor?

Algunos “no” que deben evitarse para favorecer a una escucha activa:

• Mostrar desinterés con el lenguaje corporal.
• Perder el foco del tema que se está hablando.
• Interrumpir a quien está hablando.
• Prestar atención al exterior u otro tipo de distracción.
• Asistir con falta de interés y, por lo tanto, se asume un rol más pasivo.

Sin dudas, mejorar la escucha activa no solo sirve para dar feedbacks asertivos, sino que permite mejorar la comunicación en una empresa. 

Fuente: Pexels

3. Fomenta el pensamiento crítico

El pensamiento crítico en equipos de trabajo puede fortalecerse con el aprovechamiento de los espacios de feedback. Esta habilidad requiere de mucha práctica para dominarla a la perfección. Por eso, puedes aprovechar las instancias de retroalimentación para que tu equipo active el pensamiento crítico.

Las personas de la organización que adoptan el pensamiento crítico a su día a día son las que cuentan con un enfoque amplio que le permite tomar decisiones más acertadas. Asimismo, piensan en el futuro y creen en la planificación y los objetivos como camino que lleva al éxito (¡y es muy cierto!).

Frente a situaciones como la disminución de los resultados y el agregado de nuevas tareas o actividades, los equipos deben activar el pensamiento crítico para salir airosos de la situación.

¿Cuáles son los beneficios de fomentar el pensamiento crítico al dar un feedback?

Estas son las ventajas que obtienen los equipos al implementar el pensamiento crítico en sesiones de feedback:  

• Les permite contar con capacidad de anticipación al posible resultado final. Por lo tanto, actúan rápidamente en consecuencia.
• Barajan varias opciones o alternativas a la vez, lo cual les permite tener un panorama más amplio de la situación para tomar una decisión más acertada.
• Están más predispuestos al cambio y replantear los procesos para mejorarlos, optimizarlos y hacer que el negocio sea cada vez más rentable.

Fuente: Pexels

4. Promueve el respeto

¿Buscas que las sesiones de feedback con tu team tengan un verdadero impacto en los resultados y objetivos? ¿Quieres que su performance siga mejorando en cada oportunidad?

La promoción del respeto debe partir de la propia cultura organizacional de las empresas. Asimismo, es necesario que los colaboradores de una empresa sean respetuosos con el otro para poder tener un clima laboral positivo donde todos estén incentivados a dar lo mejor de sí por el equipo y el negocio.

Hay muchas buenas prácticas que colaboran con la promoción del respeto en un equipo de trabajo y, fundamentalmente, ayudan en los momentos de feedback. Como señala Forbes, algunos de ellos son:

• El ofrecimiento de un respeto auténtico sin tener en cuenta las diferencias.
• El hecho de tomar la palabra para saludar al resto del equipo.
• Fomentar el diálogo y la escucha activa entre las personas, incluso en instancias de feedback podría ser más notorio y, por ende, tener un mayor impacto. Cuando las personas se sienten escuchadas, pueden incluso mejorar su forma de expresar las ideas. El ambiente se vuelve más empático y motivador para desempeñar las tareas laborales.
• Llegar a tiempo en las reuniones, porque de esta forma el mensaje es “respeto tu tiempo y lo que tengas que hacer por fuera de esta reunión”.
• Retomar lo que ha dicho la otra persona utilizando el recurso de paráfrasis, lo que demuestra atención en el otro.

Fuente: Pexels

5. Cuida tu lenguaje

Otro de los puntos en los que se hace énfasis en Forbes para lograr sesiones de feedback realmente impactantes con tu team, es el del cuidado del lenguaje. Tal como señalan, el lenguaje tiene el poder de elevar y destruir. Hay muchas maneras de decir lo mismo y sobre este aspecto debes trabajar para ser directo con las personas pero no “chocante” o agresivo.

En todo este tema, el lenguaje corporal también tiene importancia. El tono de voz, la sonrisa, el fruncir de las cejas y la misma postura del cuerpo transmiten mensajes. Esto puede generar desde confianza hasta descontento o estrés.

Como explica el profesor Carlos Mariño, “en una conversación difícil, la comunicación no verbal es una forma de hablar más allá de lo que decimos o expresamos”.

¿Cómo transmitir mensajes claros y efectivos durante una sesión de feedback?

• Lenguaje corporal: evalúa qué gestos son más oportunos para determinadas situaciones; lo mismo con la postura.
• Tono de voz: ¿con qué tono de voz y volumen hablas? Esto, obviamente, varía según el tipo de conversación.
• Ojos: mira a los ojos de la persona con la que estás hablando. Al contrario de lo que se cree, la incomodidad tiene que ver con la falta de escucha y desinterés que se puede reflejar en el estar mirando cualquier otra cosa que no sea a la persona que está hablando.

6. Básate en hechos, no en opiniones

Los hechos deben ser utilizados como la base de la conversación del feedback. Las opiniones y los chismes deben quedar a un margen. Las estadísticas o números concretos permiten tener una visión más objetiva sobre los proyectos.

Además, puedes acompañar con tu visión de líder y la experiencia que tienes para hacer sugerencias sobre modos de encarar determinadas actividades, presentaciones, entre otras cosas.

Esto mostrará interés en el trabajo en equipo y entendimiento de la situación, algo que las personas de cualquier organización valoran mucho de sus líderes. Así, estarás fortaleciendo tu confianza y liderazgo.

7. Explica con ejemplos

Una de las grandes técnicas para aprender cómo dar feedback efectivo es hacerlo a través de ejemplos. Esto permite transformar una conversación difícil, en una charla más amena. 

El uso de ejemplos es particularmente útil cuando hay que explicar situaciones que quizás puedan llevar a un malentendido. Pero no se trata de romantizar un problema y usar ejemplos abstractos, sino de tomar situaciones o casos puntuales que hayan ocurrido para remarcar actitudes que deban corregirse. 

Para ello, es importante que tengas a mano las evaluaciones de desempeño, datos de rendimiento o hechos que puedas utilizar para ejemplificar situaciones durante una sesión de feedback. 

¿Cómo dar un feedback con ejemplos?

 Veamos algunas situaciones modelo que servirán para entender cómo dar feedback usando ejemplos: 

• “He notado que no estás logrando tus metas semanales. Por ejemplo, en los últimos 15 días, has concretado 8 ventas, frente a tu promedio anterior que era de 12 ventas semanales. ¿Hay algo puntual que esté sucediendo?”. 
• “Considero que deberías trabajar tu capacidad para delegar tareas en tu equipo. La semana pasada, he notado que te encargaste de hacer los pedidos a los proveedores, lo cual es algo que tranquilamente puedes delegar en Juan o Ana”. 
• “Durante esta sesión de feedback me gustaría que repasemos los motivos por los que bajó la tasa de retención de un 32% a un 18%. ¿Hay algo que está afectando ese indicador y de lo que pudiéramos hablar?”.
• “Tu nivel de presentismo ha bajado en las últimas dos semanas y te noto algo desconcentrado. ¿Ocurre algo?”. 
• “Para mejorar la comunicación con tu equipo, podrías organizar un encuentro semanal en el que hagan actividades de integración. El equipo de marketing empezó a implementar esto hace unos meses y le permitió subir sus indicadores de satisfacción laboral”. 

8. Planifica el feedback con tiempo

Es importante que, dentro de la empresa, se cree una cultura de feedback. Es decir, que las personas tomen esta instancia de retroalimentación como una rutina habitual y no como una situación repentina que genere estrés y ansiedad. 

Planificar sesiones de feedback con tiempo permite que las personas estén más preparadas y predispuestas al recibir la retroalimentación. Además, si se trata de una sesión 1 a 1 en la que el feedback es mutuo, ambas personas estarán listas para dar sus opiniones y retroalimentaciones. 

¿Cómo dar feedback de forma planificada en una empresa?

• Establece una periodicidad para dar sesiones de feedback. Ten en cuenta que algunos equipos o roles necesitarán feedback más a menudo que otros.
• Haz que las personas se familiaricen con la cultura de feedback desde que entran a una empresa. Para ello, planifica una sesión de feedback inmediatamente posterior al onboarding. 
• Pide a los líderes que anoten cuándo serán sus sesiones de feedback en un calendario compartido con sus equipos. 

Fuente: Pexels

9. Haz seguimiento

Como hemos dicho antes, el objetivo de una sesión de feedback es modificar algunos hábitos laborales que no están favoreciendo al rendimiento de una persona ni a la empresa. Por eso, es fundamental que, luego de hablar de ciertos puntos de mejora en una sesión de feedback, estos sean puestos en práctica. 

Se considera que 15 días es el plazo ideal para volver a tener contacto con la persona y evaluar si está implementando lo conversado durante el feedback. De esta forma, podrás evaluar qué tan efectivas son las sesiones de feedback, así como detectar qué tan predispuestas están las personas de tu equipo a mejorar su rendimiento. 

10. Brinda recomendaciones

Para optimizar la comunicación durante el feedback, es importante que se brinden recomendaciones al finalizar la sesión o a medida que se exponen los puntos de mejora. Esta es una de las principales diferencias entre feedback negativo y feedback constructivo. 

Por cada punto tratado durante la reunión de feedback, se debería aconsejar una acción para mejorar ese aspecto. Por ejemplo: 

• Punto de mejora: “A veces, realizas tantas tareas en simultáneo que pierdes de vista cuáles son las acciones que se deben priorizar”. 
• Acciones recomendadas: “Te sugiero que uses alguna aplicación de productividad o una agenda para poder organizar las tareas de forma diaria, evaluando cuáles son prioritarias. Eso también te servirá para detectar cuáles puedes delegar”.  

Estos 10 aspectos o ideas, sobre los cuales puedes trabajar para mejorar las sesiones de feedback con tu team, están estrechamente vinculadas con las habilidades del liderazgo. Esta skill permite crear equipos de trabajo autónomos, altamente comprometidos, motivados y con una elevada productividad.

Si quieres descubrir técnicas para potenciar el liderazgo y continuar aprendiendo cómo dar feedback efectivos, entre otras cuestiones clave para los equipos, te invitamos a conocer nuestra Academia de Liderazgo. 

Ahora sí, ¿todo listo para comenzar a fortalecer el feedback y hacerlo más impactante y motivador para tu equipo?