El arte de la comunicación efectiva en el trabajo: claves para el éxito individual y colectivo

La comunicación efectiva en el trabajo es un factor fundamental para el éxito individual y colectivo en cualquier organización, especialmente en el caso de las empresas de gran tamaño. Una comunicación fluida y clara permite transmitir información de manera precisa, fomentar la colaboración entre los equipos y mantener un ambiente laboral positivo. 

En este artículo, exploraremos los conceptos clave de la comunicación efectiva en el trabajo, así como las mejores prácticas y estrategias que pueden implementarse en organizaciones. Descubriremos cómo una comunicación efectiva puede potenciar el liderazgo de una persona, impulsar el desempeño del equipo y fortalecer la cultura organizacional.

¿En qué consiste la comunicación efectiva?

Según el Instituto Europeo de Psicología Positiva, cuando hablamos de comunicación efectiva nos referimos a un tipo de comunicación en el cual un mensaje se emite, se recibe y se comprende de manera satisfactoria, sin afectar ni alterar ningún elemento del mismo. 

Es decir, la comunicación efectiva es producto de que un emisor y un receptor interpreten un mismo significado y haya una comprensión mutua del mensaje. Esto, claramente, genera que se eviten malentendidos y confusiones, por lo que las relaciones sociales mejoran mucho si se basan en una comunicación eficaz. 

¿Qué es la comunicación efectiva en el trabajo?

La comunicación efectiva en el trabajo es la existencia de un ambiente laboral saludable en el que todos los miembros en equipo puedan expresar sus opiniones e ideas de forma asertiva, manteniendo siempre el respeto mutuo y una buena convivencia. 

Sin embargo, aunque suene como una tarea muy simple, la realidad es que no lo es. La comunicación como tal es muy volátil y puede cambiar de estilo de un momento a otro, incluso dentro de una misma conversación. Por ello, el verdadero reto para un líder está en detectar qué tipo de comunicación se está manteniendo y buscar cómo generar una comunicación efectiva que te beneficie a tí y a tus equipos.

Recuerda que la comunicación efectiva puede llevarse a cabo en distintos entornos: conversaciones diarias, charlas de trabajos, anuncios, conferencias, incluso en un correo electrónico. 

Canales de la comunicación efectiva en el trabajo

Como vimos anteriormente, es imposible reducir la comunicación efectiva a un solo canal. Al momento de llevar a cabo un proceso de comunicación efectiva en el trabajo, es importante considerar los diferentes medios de transmisión del mensaje y qué características implica cada uno de ellos. 

Es por eso que, a continuación, explicaremos cada uno de los canales que deben ser tomados en cuenta para lograr una comunicación efectiva en el trabajo:

1. Canal oral

Probablemente sea el canal de comunicación más conocido y más empleado. Se basa totalmente en la capacidad de utilizar el lenguaje verbal tanto para hablar como para escuchar. Este tipo de comunicación es utilizado en conversaciones en persona, llamadas telefónicas, videoconferencias, reuniones, etc. 

Para implementar satisfactoriamente la comunicación efectiva en el canal oral, es importante fomentar un ambiente laboral donde se puedan expresar las ideas con claridad y potenciar la escucha activa de los colaboradores. 

2. Canal corporal

El lenguaje corporal involucra gestos faciales, postura corporal y gestos. Incluso, en algunos casos la vestimenta también puede influir. El 70% de la comunicación está en uno mismo; es decir, más de dos tercios de la comunicación efectiva consiste en lenguaje no verbal.

Para lograr una comunicación efectiva a través de este canal es importante mostrar un interés total por lo que dice el emisor del mensaje. Eso se puede evidenciar con una pequeña inclinación hacia el frente, una postura de atención, etc. 

Con solo hacer estas pequeñas acciones, nuestro cuerpo evidencia un interés hacia la otra persona, quien sentirá una mayor confianza para expresar todo lo que desea decir. De esta manera, para un líder resultará mucho más fácil establecer una comunicación efectiva en las empresas. 

3. Canal escrito

Desde la llegada de los famosos smartphones y las laptops, gran parte de nuestra comunicación oral se trasladó a un contexto digital en donde el mensaje suele transmitirse de forma escrita. Si bien esto no es algo negativo, es importante reconocer que la comunicación escrita suele demandar un esfuerzo mayor, tanto para el emisor como para el receptor. 

Por ejemplo, no es lo mismo usar un tono sarcástico en una conversación oral que mandar un comentario sarcástico por mensaje de texto, ya que el sentido de la información podría interpretarse de diferente manera. 

Es por esa razón que, si quieres tener una comunicación efectiva en los equipos de trabajo, debes usar todos los recursos disponibles, como los signos de puntuación, de interrogación y de exclamación. 

4. Canal visual

Por último, se encuentra la comunicación mediante el canal visual. Aquí se incluye todo el tipo de información que se puede percibir mediante el sentido de la vista. Por ejemplo, podemos encontrar el  uso de fotos, símbolos, dibujos, colores, entre otros elementos visuales. 

El canal visual es muy importante si deseas desarrollar una estrategia de comunicación efectiva para empresas, ya que acompañar cualquier mensaje con un apoyo visual te ayudará a darle más fuerza y generar un mayor impacto. 

Elementos de la comunicación efectiva laboral

A continuación, pasaremos a conocer los elementos de la comunicación efectiva en el trabajo. En su mayoría, son similares a los elementos de la comunicación básica, pero incluyendo algunas estrategias y técnicas necesarias para mejorar la misma. 

• Emisor: se refiere al componente que emite el mensaje. Usualmente es una persona, aunque también puede ser un objeto, como por ejemplo, un radio o la televisión. 
• Receptor: es aquel actor de la comunicación que recibe el mensaje emitido por el emisor. 
• Mensaje: es la información que se transmite entre el emisor y el receptor. Este mensaje puede variar en una misma conversación a causa de diferentes factores; sin embargo, cuando se logra una comunicación efectiva, este se mantiene constante.  
• Encripción y desencripción: es la forma en la cual se encuentra codificado y descodificado el mensaje. Esto influirá en la comprensión de la comunicación que le pueda dar el receptor, ya sea hablado, escrito, corporal, etc. 
• Canal: es la manera en la cual se da la comunicación, a través de cualquiera de los canales antes mencionados. 
• Interferencia: suelen ser algunos factores que van a dificultar o imposibilitar que se pueda dar una comunicación efectiva entre el emisor y el receptor. Puede ser desde un ruido de fondo, la ambigüedad del mensaje o un estado emocional.  
• Feedback: probablemente es una de las características de la comunicación efectiva más importantes. Consiste en generar una retroalimentación por parte del receptor hacia el emisor,  de esta manera se generan conversaciones fluidas y directas. 

¿Por qué es importante la comunicación efectiva en el trabajo?

Como has ido leyendo a lo largo del artículo, lograr establecer una comunicación efectiva con cualquier persona definitivamente será una herramienta que te permita crecer como profesional y como líder. 

Entonces, ¿cuál es la importancia de la comunicación efectiva en los equipos de trabajo? Dentro de un entorno laboral, podemos encontrar a un grupo de personas que deben trabajar en equipo para poder lograr un objetivo en común, que es sacar adelante el negocio. Sin embargo, para ello es esencial que los trabajadores puedan establecer buenas relaciones con sus pares. Es por ello que es muy necesario desarrollar una comunicación efectiva. 

Beneficios de la comunicación efectiva en el trabajo

Entre los diferentes beneficios de la comunicación efectiva para el fortalecimiento de los equipos de equipos de trabajo podemos nombrar los siguientes: 

• Al aplicar la comunicación efectiva resultará mucho más sencillo entablar el diálogo y organizar los grupos para distribuir las tareas y actividades de una manera más eficiente. 
• El manejo de una comunicación efectiva dentro del trabajo ayuda a fomentar la colaboración entre pares, lo que repercute en el incremento de la productividad general de la empresa. 
• Mantener una comunicación eficaz en el trabajo ayuda a generar un espacio seguro para la innovación y el intercambio de ideas entre todos los colaboradores, sin el temor de que puedan sentirse juzgados o presionados por el resto. 
• Consolidar la comunicación efectiva dentro de tu equipo de trabajo es un aspecto importante que ayuda a mantener la motivación laboral de una manera sana, ya que todos los colaboradores se sentirán parte de la empresa y que su trabajo genera un impacto positivo en el desarrollo de la misma. 
• Una comunicación efectiva en el trabajo también genera un impacto en la sinergia del equipo, haciendo que todos puedan avanzar a un mismo ritmo y hacia una misma dirección, evitando los malos entendidos y teniendo objetivos claros y específicos.

Técnicas de comunicación efectiva en empresas grandes

Ya sabes qué es la comunicación efectiva en el trabajo y para qué sirve dentro de la formación de equipos; sin embargo, el verdadero reto es cómo lograr generar una comunicación efectiva en empresas de gran tamaño.  

A continuación, te dejamos algunas técnicas que te ayudarán a implementar una comunicación efectiva en el trabajo y generar un buen ambiente laboral: 

1. Emplear el lenguaje no verbal

Como mencionamos al inicio, existen diferentes canales de comunicación más allá del oral. Una comunicación efectiva se basa en el correcto uso de todo este lenguaje no verbal; es decir, de la expresión corporal, el contacto visual, el movimiento de las manos, la proximidad, etc. 

Es por eso que, para mejorar la comunicación efectiva en grandes empresas, el primer paso es tomar mayor conciencia de cómo utilizamos nuestro cuerpo al dirigirnos hacia las demás personas, y transmitir esto al resto de los colaboradores. 

2. Ten muy en cuenta el contexto

Es importante tener en cuenta el contexto en el cual te encuentras para modificar y planificar bien el estilo de comunicación que deberás aplicar. En el caso de un centro de labores, para lograr una comunicación eficaz es elemental hacer uso de un lenguaje formal, evitando palabras coloquiales o que puedan considerarse agresivas. Asimismo, el tono de voz y la postura del cuerpo juegan un papel importante en este tipo de escenarios.   

3. Sé empático

En realidad, la empatía es una capacidad que no solo te va a ayudar a conseguir establecer una comunicación efectiva. Es importante ponerse en el lugar del otro al momento de emitir un mensaje, ya que la idea no es incomodar o atacar al receptor, sino que comprenda el mismo. 

En situaciones un poco tensas, como cuando debes darle una crítica constructiva a otra persona, la empatía es importante para lograr una comunicación eficaz en el trabajo y evitar situaciones incómodas y que puedan perjudicar el ambiente de trabajo, ya que esta habilidad social nos ayuda a seleccionar las palabras adecuadas para no herir al resto. 

4. Emplea la escucha activa

Así como es importante expresar nuestras ideas al momento de estar en una conversación, también es muy importante escuchar a la otra parte. Sin embargo, las personas suelen caer en el error de que escuchar únicamente es recibir la información. Lo realmente importante en la escucha activa es comprender el mensaje del emisor para que se pueda generar una verdadera comunicación efectiva. 

La escucha activa implica el uso de una serie de recursos para transmitirle a la otra persona que cuenta con nuestra completa atención. Por ejemplo, puedes realizar refuerzos positivos e indicadores de escucha o hacer repreguntas después de escuchar el mensaje. Estas simples acciones te ayudarán a garantizar una comunicación eficaz en tus equipos de trabajo. 

5. Respeta los turnos de la conversación

Quizá no sea una tarea sencilla, pero es necesario que se establezca un orden implícito al momento de tener una conversación, si en verdad se quiere llegar a un buen punto. No sirve de nada interrumpir al otro o empezar un monólogo si tu intención es mejorar la comunicación efectiva en el ámbito laboral.

Cuando vayas a tener una comunicación en público, es importante que una de las partes empiece con la conversación y que exprese su idea de la mejor forma que pueda. Una vez termine, el receptor puede proceder a responder, y así sucesivamente. De esta forma, ambos actores tendrán tiempo para expresarse y podrán entender lo que quiere relatar la contraparte sin atropellar al otro. 

6. Parafrasea para demostrar interés

Una de las mejores formas de demostrar interés a lo que dice otro colaborador, es parafrasear parte del contenido del mensaje, es decir, usar tus propias palabras para explicar lo que entendiste y verificar si es correcto o no. De esta manera, la otra persona sentirá que está siendo escuchada y comprendida, por lo que empezará a generarse una comunicación efectiva entre ambos. 

7. Establece canales de comunicación claros

Otra estrategia de comunicación efectiva en el trabajo es definir canales formales e informales para facilitar la interacción entre los empleados. Esto puede incluir reuniones regulares, correo electrónico, chat o videoconferencias. Asegúrate de que los canales de comunicación sean claros y que todos los miembros del equipo sepan cómo utilizarlos correctamente.

8. Fomenta la retroalimentación

Para lograr la comunicación efectiva en las empresas, es importante crear una cultura de retroalimentación constante, tanto positiva como constructiva. Para ello, anima a los empleados a compartir sus ideas, sugerencias y preocupaciones, y brinda un ambiente seguro y abierto donde puedan expresarse libremente. 

La retroalimentación regular ayuda a mejorar la comunicación en el trabajo y fortalecer las relaciones laborales, esto te permitirá no solo reforzar tu presencia como líder sino también crecer como profesional. 

9. Promueve la transparencia

Establecer una cultura organizacional que valore y promueva la transparencia es fundamental para lograr la comunicación efectiva en el trabajo, sobre todo en empresas de gran tamaño. Por ello, comparte información relevante de manera abierta y asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información necesaria para realizar su trabajo de manera efectiva.

Buenas prácticas para promover la comunicación efectiva en organizaciones grandes

En una organización de gran tamaño, la comunicación efectiva laboral puede ser un desafío debido a la complejidad y la diversidad de los equipos y departamentos. Sin embargo, existen algunas mejores prácticas que puedes implementar para fomentar una comunicación fluida y eficiente en tu empresa:

1. Implementar reuniones regulares de equipo

Organiza reuniones periódicas donde los miembros del equipo puedan compartir actualizaciones, discutir proyectos y alinear objetivos. Estas reuniones son una oportunidad para potenciar la comunicación eficaz laboral y promover la colaboración entre los empleados.

2. Utilizar boletines informativos 

Crear boletines internos que contengan noticias relevantes, logros destacados y próximos eventos es una de las mejores prácticas para lograr la buena comunicación en el trabajo. 

Envía estos boletines regularmente a todos los empleados para mantenerlos informados sobre lo que está sucediendo en la empresa y promover la comunicación efectiva, la cohesión y el sentido de pertenencia.

3. Establecer una intranet corporativa

Crear una plataforma en línea donde los empleados puedan acceder a información importante, documentos compartidos, políticas y procedimientos internos es fundamental. Una intranet bien organizada facilita la comunicación y el acceso a recursos clave para todos los miembros del equipo.

4. Capacitar a los líderes en habilidades de comunicación

Los líderes desempeñan un papel fundamental en la promoción de la comunicación efectiva en una organización. Proporcionar capacitación en habilidades de comunicación les permitirá transmitir mensajes claros, escuchar activamente, resolver conflictos y brindar retroalimentación constructiva. 

Al invertir en el desarrollo de habilidades de comunicación de los líderes, se establecerá un ejemplo a seguir y se fomentará una cultura de comunicación abierta y efectiva.

Para ello, conocer distintos métodos de enseñanza organización es un paso fundamental para innovar los procesos de formación interna. Con la Guía de tendencias de aprendizaje en las empresas podrás conocer las mejores prácticas para impulsar la formación de líderes.

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Herramientas clave para fomentar la comunicación efectiva en equipos 

• Software de gestión de proyectos: con estas herramientas para organizar tareas, asignar responsabilidades y mantener a todos los miembros del equipo informados sobre el progreso de los proyectos, promoviendo la comunicación efectiva en el trabajo y la colaboración eficiente.
• Plataformas de colaboración en línea: estas plataformas permiten la creación de canales temáticos, la compartición de archivos y la integración con otras herramientas de productividad.
• Plataformas de clima laboral: el buen clima laboral es una de las bases para lograr la comunicación efectiva en los equipos de trabajo; por eso, las herramientas que evalúan el nivel el nivel de satisfacción laboral se vuelven fundamentales para el éxito de una empresa. 
• Redes sociales internas: ayudando a fomentar la comunicación horizontal entre los empleados, estas plataformas brindan un espacio para compartir ideas, colaborar en proyectos y mantenerse actualizados sobre las noticias y eventos de la empresa.

Fuente: Crehana

¿Cómo mejorar la comunicación efectiva en tu empresa con Crehana?

Como hemos visto, la comunicación efectiva desempeña un papel crucial para el éxito y el crecimiento de una organización. Ante este panorama, Crehana se presenta como una herramienta invaluable para mejorar la comunicación efectiva en tu empresa, y así potenciar el clima laboral y el rendimiento de tu equipo.

Con la solución de Clima laboral de Crehana, podrás gestionar la cultura interna y satisfacción de tu equipo, mejorando la comunicación efectiva laboral y optimizando el rendimiento de tu equipo. ¿Qué puedes hacer con esta herramienta para mejorar la comunicación en el trabajo?

• Celebrar los logros de tus equipos y aumentar su motivación.
• Mejorar el desempeño de tu equipo con retroalimentación constante.
• Escuchar las necesidades de las personas a través de encuestas de clima.

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En conclusión, fomentar la comunicación efectiva en una empresa es clave para el éxito de una empresa y de sus colaboradores. Al implementar los canales adecuados y a través de buenas prácticas comunicativas, los líderes y gerentes de recursos humanos pueden promover un entorno laboral donde la comunicación fluya de manera eficiente y se fortalezcan los lazos entre los miembros del equipo. 

Según Forbes, “los nexos que se crean dentro de la empresa requieren de un buen manejo de la comunicación y, desde luego, el lenguaje adecuado”.

Una comunicación efectiva fomenta la colaboración, la resolución de problemas y la toma de decisiones informadas. Además, contribuye al desarrollo de una cultura organizacional sólida y atractiva para los empleados. Así, al priorizar y mejorar la comunicación efectiva en el trabajo, las empresas pueden alcanzar niveles más altos de productividad, compromiso y éxito a largo plazo.