Aprende cómo hacer gráficas en Excel y conviértete en un experto

Aprende cómo hacer gráficas en Excel y conviértete en un experto

Última actualización 12 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 12 min.

Karina Vargas

¿Quieres impactar a tus clientes o jefes con tus informes? Si es así, entonces debes aprender qué es Excel y para qué sirven sus herramientas, sobre todo una en especial. En este artículo te explicaremos por qué y cómo hacer gráficas en Excel, para que no solo presentes mejor la información, sino que le des más poder a tus datos.  

Así que iniciaremos contándote qué es un gráfico en Excel, luego hablaremos de los tipos de gráficos en Excel que hay y cómo escogerlos según el manejo de la información. 

Después, pasaremos a darte una explicación de cómo hacer gráficas en Excel con una o más variables. Por último, te daremos algunas recomendaciones para que no tengas dolores de cabeza. ¡Empecemos! 🤘

Índice

  1. ¿Qué son los gráficos en Excel?
  2. Tipos de gráficos en Excel
  3. ¿Cómo hacer gráficas en Excel de una sola variable?
  4. ¿Cómo hacer gráficas en Excel con dos o más variables?
  5. Recomendaciones para hacer gráficas en Excel

¿Qué son los gráficos en Excel?

En palabras simples son representaciones visuales que se hace de la información. La idea de utilizar los gráficos de Excel no es solo permitir la interpretación de los datos que se quieren explicar, sino hacer un comparativo entre ellos. De esta forma, se tiene un mejor contexto para la toma de decisiones.

¿Por qué es deberías saber cómo hacer gráficas en Excel? Estas son algunas de sus ventajas y características:

  • Permiten reducir grandes volúmenes de información.

  • La información visual se comprende y retiene más fácilmente.

  • Si están bien estructuradas, las gráficas en Excel son autoexplicativas.

  • Las personas prestan más atención a los gráficos que al texto.

  • Los gráficos de Excel deben ser limpios, evita incluir colores en títulos y leyendas.

  • Incluye leyendas para guiar al lector, en caso de ser necesario

Tipos de gráficos en Excel

tipos-graficos-excel.jpg (600×300)

Fuente: Freepik

Antes de pasar a explicarte cómo hacer gráficas en Excel es importante que conozcas los diferentes tipos que hay. Así, podrás escoger la que mejor se adapte según la información que vas a presentar.

¿Piensas que el gráfico de columnas es el mejor de los gráficos estadísticos en Excel? Depende, como lo hemos dicho, del objetivo que tengas. De hecho, existen otros como los gráficos de mapas o los gráficos de cascadas que también pueden ser útiles, más adelante te contaremos sobre ellos.

Gráfico de columnas

Uno de los tipos de gráficos en Excel más conocidos es el gráfico de columnas. Usualmente, se usa para explicar el comportamiento de una variable o comparar diferentes variables que tienen una temática en común. Estos son los tipos de gráficos de columnas que puedes utilizar para tus informes:

Gráfico de columnas agrupadas

De los gráficos de Excel, este es uno de los más usados, pues es útil para representar comparativamente dos o más tipos de variables. Las categorías que se ubican en el eje de X y los datos a contrastar que aparecen en el eje de Y.

grafico-barras-agrupado.jpg (469×275)

Fuente: Universoformulas

Gráfico de columnas apiladas

La única diferencia con el tipo de gráfico de Excel anterior es la forma de visualización, pues se mantiene el uso de dos o más tipos de variables. ¡Mira el siguiente ejemplo y descubre las diferencias!

grafico-barras-apilado.jpg (465×271)

Fuente: Universoformulas

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Gráfico de barras

La mayoría de los usuarios que están aprendiendo o quieren aprender Excel suelen confundir los gráficos de columnas con los gráficos de barras. ¿Cuál es la diferencia? En el gráfico de columnas las categorías se ubican de manera horizontal, pues tienden a no ser más de ocho.

Ahora, cuando las categorías superan esta cantidad, por temas de visualización, se prefieren los gráficos de barras. Esto es porque las categorías pueden leerse mejor cuando se ubican en el eje vertical. Otros de los aspectos para escoger este tipo de gráfico en Excel son:

  • Las etiquetas (nombres) de las categorías son muy largas.
  • Los datos corresponden a duraciones.

 

Al igual que en el gráfico anterior, los gráficos de barras se pueden clasificar en gráfico de barras agrupadas y gráfico de barras apiladas. Aquí te dejamos un ejemplo:

grafico-barras-apiladas.png (800×450)

Fuente: Chartblocs

Gráficos circulares en Excel

Si quieres ser un experto y saber muy bien cómo hacer gráficas en Excel, ten en cuenta que, dependiendo de las variables de los datos, unos gráficos te serán más útiles que otros. En este caso los gráficos circulares se usan preferiblemente para mencionar edades, géneros, estratos, ya que representan mejor los porcentajes y proporciones.

 

grafico-circular-excel.png (750×456)

Fuente: SurveyMonkey

Deberías usar un gráfico circular en Excel si:

  • La información va a ser analizada en una única variable.

  • Ninguno de los datos tiene valor negativo.

  • Casi ninguno de los datos tiene valor de 0.

  • Tienes muy pocos datos a analizar.

  • La información no presenta más de siete categorías.

 

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Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas en Excel se usan cuando queremos ver la tendencia de las variables en el tiempo. Por ejemplo, si nuestra variable es medir el desempeño de los vendedores de una empresa a lo largo del año, este tipo de gráfico en Excel puede mostrarnos cuáles son los resultados.

grafica-lineas-excel.jpg (600×300)

Fuente: Chartblocs

Descubre cómo hacer gráficas en Excel diferentes y útiles

En este artículo solo te mencionamos algunos tipos para que aprendas cómo hacer gráficas en Excel, pero existen muchas más. Te dejamos el listado de algunas de las más interesantes, para que las revises y las pongas en práctica. 

 

¿Cómo hacer gráficas en Excel de una sola variable?

No importa si vas a utilizar una o más variables, parte del éxito de cómo hacer gráficas en Excel está en la creación de las tablas y el orden de los datos. Si la tabla que tienes en tu archivo de Excel solo tiene una variable, para hacer una gráfica solo tendrás que realizar tres sencillos pasos: 

1. Selecciona los datos de la tabla para crear el gráfico en Excel. 

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2. Ve a la parte superior de Excel y haz clic en Insertar y luego en el tipo de gráfico de Excel que quieras crear. En este caso, por la información que tenemos en la tabla, creamos un gráfico de columnas.

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3. Selecciona el tipo de gráfico de columnas en Excel que quieres crear y... ¡Así aparece tu gráfico en la hoja de Excel! 

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¿Cómo hacer gráficas en Excel de dos o más variables?

Si quieres aprender a crear gráficas en Excel más variables, ten en cuenta que existen dos formas. La primera, no tan recomendable, hacer el mismo procedimiento del ejercicio anterior solo que con uno de los trucos de Excel.

En la segunda, el proceso es más largo, pero asegura que los datos de Excel sean correctamente visualizados. ¡Presta atención a este paso a paso!

Paso a paso con uno de los trucos de Excel

1. Crea una tabla de datos en Excel y selecciona todas las celdas.

crear-graficos-excel-uno.jpg (600×300)

 

2.  Ve a Insertar y selecciona el gráfico de Excel. Como nosotros vamos a hacer un análisis de ventas, vamos a escoger el gráfico de líneas en Excel. 

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3. Ya apareció la gráfica, pero tiene un problema en la asignación de los datos de Excel (observa la parte de abajo de tu gráfica). Para solucionarlo ve a Seleccionar datos y haz clic.

crear-graficos-excel-tres.jpg (600×300)

 

4. Te va a aparecer la siguiente imagen. Haz clic en Cambiar fila/columna y nuevamente haz clic en Aceptar

crear-graficos-excel-cuatro.jpg (600×300)

 

5. ¡Listo! Ya se arregló la distribución de datos en Excel

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Y, ¿cómo sería el proceso en Mac? No tiene ninguna variación. Sin embargo, la ventana es un poco diferente, entonces debes hacer clic en Cambiar fila/columna y luego aceptas los cambios.

graficas-excel-mac-dos.jpg (600×300)

 

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Paso a paso para saber cómo hacer gráficas en Excel con varias variables

1.¡No selecciones la tabla! Vete a Insertar y haz clic en el tipo de gráfico de Excel que necesites. 

2. Va a aparecerte una ventana de gráfico vacía, ve directo a Seleccionar datos y haz clic. 

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3. En la ventana que aparece, haz clic primero en Agregar, pues vas a definir las variables que van a estar en el gráfico de Excel. 

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4. Te va a aparecer otra pequeña ventana y en ella vas a hacer lo siguiente. Primero haz clic en Nombre de la serie y selecciona la celda A2, para crear la primera serie. En nuestra tabla de Excel del ejemplo anterior es la que dice "Laura Mateus".

Luego, ve a Valores de la serie y selecciona las celdas que van a asignarse a "Laura Mateus". Siguiendo nuestro ejemplo, debes seleccionar desde la B2 hasta la E2. Y lo último que tienes que hacer es dar clic en Aceptar.

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5. Una vez hayas creado todas las series deben aparecerte todos los nombres de los vendedores y lo siguiente que debes hacer es cambiar las Etiquetas del eje horizontal.

En nuestro caso seleccionamos desde la celda B1 hasta la celda E1, que corresponde a los periodos en los que clasificamos nuestros datos. 

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6. Una vez esté listo, damos clic en Aceptar y lo siguiente que nos va a aparecer es la gráfica, pero debemos ajustarle el diseño para que nos muestre a qué persona le corresponde qué color.

La solución es muy simple, ve a la parte superior de la ventana, busca Diseño rápido y haz clic. Luego, selecciona el diseño que más se ajuste. ¡Ya está!, eso es todo. 

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Recomendaciones para hacer gráficas en Excel

Ahora que ya sabes cómo hacer gráficas en Excel solo nos queda darte unos pequeños tips para guardar y manejar tus datos correctamente en Excel

  • Si manejas un alto volumen de datos, es mejor que uses tablas dinámicas de Excel para crear gráficos dinámicos. ¿Por qué? Si necesitas ajustar un dato, no será necesario que realices todo el procedimiento manual que acabamos de explicar, sino que simplemente le das actualizar a la tabla y el gráfico también se actualiza. 

  • En caso de que utilices la misma información para trabajar con otros programas, por ejemplo R (programa estadístico), debes tener en cuenta las extensiones de Excel. Esto quiere decir que el archivo de Excel tenga un formato que es aceptado y leído por otros programas. 

  • ¿Quieres impactar a todos con tus informes? Aprende a convertir Excel a PDF y demuéstra que sabes cómo hacer gráficas en Excel. 

 

Recuerda que la mejor forma de convertirse en un experto es practicando lo aprendido. ¡No temas probar nuevas herramientas o funciones de Excel! Así tendrás más conocimiento y experiencia en este increíble programa. 🤩

 

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