¿Cómo hacer un organigrama para tu empresa? 6 pasos para lograrlo

¿Cómo hacer un organigrama para tu empresa? 6 pasos para lograrlo

Última actualización 4 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Jorge Bautista

¿Quieres aprender a cómo hacer un organigrama? El organigrama de una empresa es muy importante para establecer la estructura interna del negocio. Desde el número de áreas hasta las funciones que se realizarán dentro de ellas.

Ya sea un negocio que recién está empezando hasta una gran empresa, estructurar la organización es importante para administrar, de manera eficaz, a todo el personal. De este modo, se garantiza la transparencia de los flujos de comunicación entre las áreas de un negocio.

Si siempre te preguntaste cómo se hace un organigrama, estás en tu día de suerte. Durante todo este artículo te enseñaremos cómo hacer un organigrama y cuáles son los tipos de organigrama para una empresa que se adaptan mejor al rubro en el que te encuentres.
 

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es un documento visual que representa la jerarquía de tus trabajadores dentro de un área. En algunos casos, muestra su interconectividad entre áreas. Para tenerlo más claro, es la figura de una cadena de mando que va de arriba hacia abajo.  

No hay una regla fija para saber cómo se estructura un organigrama. Por lo general, tiene la forma piramidal en donde está organizado jerárquicamente. Sin embargo, las formas de un organigrama se pueden adaptar a tu gusto. Lo importante es que el gráfico representa el orden y las ramas de las áreas del negocio.

Para hacer un organigrama, deberás tener en claro la estructura de tu empresa, sus niveles y cuál es su fuerza laboral. Saber todo esto te ayudará a crear un organigrama mucho más rápido y funcional. Esto sirve como una hoja de ruta para todos tus empleados, incluso los que contrates más adelante.

cómo hacer un organigrama
Fuente: Unplash

¿Cómo debe ser un organigrama?

Si bien enfatizamos en que la forma de hacer un organigrama, es de libre albedrío por parte de una persona. El contenido de este documento sí debe cumplir con determinados parámetros de calidad.

Todo organigrama debe cumplir con ciertas características:

 

  • Debe ser claro: Una de las funciones del organigrama es que sea fácil de entender. Cualquier trabajador de tu negocio debe ser capaz de interpretarlo y no debe plantearse muchas preguntas de por medio.

 

  • Conciso: Hacer un organigrama no debe ser muy extenso aún si la empresa sea grande. Lo más recomendable es que se pueda reflejar todos los niveles del negocio en una sola página. Solo con poner los aspectos generales de cada área es suficiente para no saturar con información.

 

  • Orden: El organigrama para una empresa debe estar bien estructurado, es decir, si funciona de carácter vertical, el orden debe ser de estilo piramidal. Si trabaja bajo la modalidad horizontal, entonces se establece que los equipos de trabajo están enlazados entre sí. 

 

organigrama de una empresa
Fuente: Unplash

Cómo hacer un organigrama en 6 pasos

Paso 1: Ordena a los trabajadores

Define cuáles son las obligaciones que tiene cada trabajador en sus respectivos niveles de mando. Además, establece quienes lideran equipos o áreas de trabajo y quienes son los encargados de cumplir con las tareas establecidas por los jefes de área. 

Paso 2: Delimita los departamentos

Crear los departamentos de trabajo es vital para todo organigrama de una empresa. De este modo, será más fácil establecer planes y metas a cumplir acorde a los objetivos del negocio. Además, nos permite segmentar a todos los trabajadores dependiendo de sus competencias y habilidades.

cómo hacer un organigrama funcional de una empresa
Fuente: Unplash

Paso 3: Establece tareas y responsabilidades a cada área

Para empezar a crear un organigrama empresarial, es necesario que establezcas las tareas y responsabilidades de cada grupo de trabajadores. No solo de los líderes, sino también de los equipos. Esto te ayudará a tener en claro las funciones de cada trabajador y no crear tareas duplicadas.

Paso 4: Determina el manejo de equipos

Todo organigrama de una empresa debe tener en claro cuántos trabajadores está liderando un jefe de área. Dependiendo de la cantidad de empleados que se manejan, esto ayuda a facilitar las tareas de los cabezas de áreas y mejorar la logística laboral. 

organigrama circular
Fuente: Unplash

Paso 5: Empieza desde arriba

Todos los tipos de organigramas parten por el puesto máximo de una empresa. Por eso, es importante iniciar con el dueño, CEO o directivos principales del negocio. Luego, continúa con los cargos que dependen del directorio. Después, con las cabezas de cada área, los líderes intermedios, y así sucesivamente. Esta escala va hasta los niveles más bajos. 

Paso 6: Añade un enfoque de visión global

Ya sabes cómo hacer un organigrama de forma ordenada. Ahora es momento de que te asegures de que la estructura abarque a todo tu personal y que ellos puedan identificarse dentro de esta organización. Esto servirá como una guía para que tengan claro las responsabilidades de todos los integrantes de tu empresa.

 

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¿Por qué es importante hacer un organigrama? 

Si estás por iniciar un negocio o tienes una empresa ya consolidada, es importante que conozcas cómo hacer un organigrama para tener ordenada la información clave de las diferentes áreas de tu negocio. 

Además, el organigrama de una empresa sirve para dimensionar mejor la organización y contribuye a monitorear el crecimiento estructural de tu empresa.

Si bien existen varios tipos de organigrama para una empresa, de los cuales podemos tomar en referencia, aprender a cómo hacer un organigrama consiste en adaptar este documento según el rubro y tamaño de tu empresa.  

organigrama tipos
Fuente: Unplash

Por ello, realizamos una breve investigación de los tipos de organigrama para una empresa y que tú lo puedes aplicar.

Tipos de organigrama

1. Organigrama vertical

El organigrama vertical de una empresa se caracteriza por tener una estructura de arriba hacia abajo, en la cual el CEO está a la cabeza y por encima de todas las áreas. Es decir, es el puesto más alto de toda la empresa.

Otra de las características del organigrama vertical es que cuenta con una estructura mucho más rígida en lo que se refiere a líderes de área. Esto se debe a que se basa en la jerarquía para distribuir las responsabilidades a cada área.

Luego del CEO vienen los directores de área, los cuales estarán a cargo de los trabajadores y realizar informes al CEO sobre el rendimiento laboral de cada uno. Por eso, es muy importante que cada líder de área sea capaz de brindar las herramientas necesarias para que los trabajadores no se limiten en sus funciones.

2. Organigrama horizontal

El organigrama horizontal de una empresa se caracteriza por estructurarse de izquierda a derecha. Es decir, en el extremo izquierdo están las personas con el más alto puesto y de ahí se va ramificando hacia la derecha conforme se dividen las áreas de trabajo.

El organigrama de tipo horizontal aporta formalidad a la organización. El incentivo de vínculos horizontales tiene como propósito eliminar los mandos intermedios para que los trabajadores puedan tomar sus propias decisiones en el día a día.

¿Tiene ventajas y desventajas el organigrama horizontal? Uno de los puntos a favor de este tipo de estructura es que se hace mucho más ágil la forma de trabajar. Sin embargo, en caso un trabajo no sale como lo esperado, no hay una cabeza que asuma la responsabilidad de un equipo.

No obstante, este tipo de organigrama está siendo más usado por las empresas porque permite llegar mucho más rápido a los objetivos de un negocio, ya que aporta fluidez al modo de trabajo.

organigrama vertical de una empresa
Fuente: Unplash

3. Organigrama funcional

Entender el concepto del organigrama funcional es muy sencillo. Esta estructura parte del CEO o líder de toda la empresa y lo siguen las áreas o departamentos, que luego serán divididos en núcleos especializados. 

Por ejemplo. El organigrama funcional de una empresa, liderado por un CEO, está dividido en las áreas de marketing, administración, tecnología de información. Luego, el marketing se subdivide en núcleos como BTL, social media, relaciones públicas, entre otros. 

¿Cómo hacer un organigrama funcional de una empresa? Se debe ordenar a los empleados según sus capacidades y los objetivos que puedan alcanzar dentro de cada área o núcleo. Debes tener en cuenta que hay objetivos distintos para cada área.

4. Organigrama Circular

La estructura de los organigramas circulares es muy distinta a los demás tipos que hemos expuesto en este artículo. Para a aprender a cómo hacer un organigrama de esta clase, se debe poner a la persona o área de mayor jerarquía, en el centro de toda la estructura organizacional.

El organigrama circular de una empresa “difumina” todas las jerarquías. Es decir, un área se va desglosando de mayor a menor importancia. Las empresas que emprendieron a cómo hacer un organigrama de este tipo, analizan su efectividad mediante software de evaluaciones, para comparar el desempeño de las áreas.

Plantilla de organigrama en Power Point

Si buscas una variedad de plantillas gratis de organigrama que puedas editar fácilmente en Power Point, con este recurso tendrás acceso a 4 diferentes plantillas de organigramas.

Cada una está compuesta por diferentes diseños que podrán a adaptarse a diferentes contextos y necesidades.

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Plantilla de organigrama en Excel

Si prefieres utilizar Microsoft Excel para estructurar un organigrama, te compartimos este recurso que incluye un diseño vertical y un diseño horizontal que puedes adaptar de acuerdo a las necesidades de tu empresa u organización.

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Programas para hacer organigrama gratis

Para quienes recién conocen cómo hacer un organigrama se puede empezar desde una hoja en Word hasta con programas que uno encuentra en internet. Como lo mencionamos, la organización básica de un organigrama tiene la estructura de un mapa conceptual. 

Aprende a cómo hacer un organigrama con estos programas: 

1. Canva

Canva es una herramienta gratuita muy útil para quienes no saben de diseño gráfico. Sin embargo, también tiene otras funciones como la opción de crear organigrama de una empresa mediante mapas conceptuales.

Puedes usar Canva desde tu navegador o mediante su aplicación. Solo debes regístrate con tu cuenta de Facebook o Gmail y empieza a crear con las plantillas predeterminadas que te proporciona la plataforma.  

2. Smartdraw

Si estás practicando cómo hacer un organigrama, Smartdraw es una herramienta ideal para ti. El programa está especializado en la creación de diferentes tipos de mapas y diagramas de procesos. Además, te permite agregar fotos de los trabajadores en cada parte del organigrama.  

La plataforma te permite compartir tu organigrama en aplicaciones conocidas como Google Drive, Dropbox y OneDrive. Asimismo, puedes exportarlo en formato PDF, Powerpoint, Excel o Word.

3. MindGenius

MindGenius te permite crear de una manera más intuitiva tu organigrama. Dentro de sus te proporciona un planning visual. Además, puedes integrarlo dentro de los productos Office como PowerPoint, Word y Excel. 

Si buscabas entender cómo hacer un organigrama de una forma más fácil, esta herramienta será tu gran aliada para empezar crearlo.

organigrama horizontal ventajas y desventaja
Fuente: Unplash

Como lo habrás leído, aprender a cómo hacer un organigrama no es tan complicado. Solo necesitas un poco de tiempo para empezar a crearlo y empezar a aplicarlo dentro de tu negocio.

Cuando termines de crear el organigrama de tu empresa no te olvides de comunicarlo con todos tus trabajadores. Puede ser desde una pequeña reunión o enviarlo por sus correos electrónicos. Es importante que los trabajadores también formen parte de este cambio.

Ahora que ya sabes cómo hacer un organigrama, no tienes excusa para dejar de lado este importante documento. Recuerda que conforme vaya creciendo tu negocio debes ir actualizando tu organigrama.

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