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Aprende cómo hacer un corte de caja en Excel y reduce tus deudas fiscales

Aprende cómo hacer un corte de caja en Excel y reduce tus deudas fiscales

Última actualización 19 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Vania Escobar

¿Cómo hacer un corte de caja en Excel? Esta puede ser una pregunta recurrente cuando uno está empezando un negocio. 

Llevar las cuentas financieras de un negocio no es fácil, pero con orden y una buena base de datos en excel, se puede tener un buen control de tu caja chica.

Si aún no sabes qué significa corte de caja , su importancia en tu negocio y cómo hacer un corte de caja en excel, te invitamos a ponerte cómodo y seguir leyendo la nota 🙌.

 

Antes de empezar ¿Qué es la Caja chica en contabilidad?

La Caja chica en contabilidad, también denominada “Caja menor”, se define como “un fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los fondos para los gastos de pequeñas cuantía”.

Tener una Caja chica es importante pues ayuda a resolver rápidamente gastos pequeños dentro de la empresa. Generalmente, los fondos disponibles de una Caja chica son reducidos, pero dependerá de la organización determinar un monto mínimo y máximo.

Entre los gastos más usuales se encuentran el pago de fotocopias, el envío de documentación urgente, pago de alquiler, entre otros.

Para fines tributarios, lo mejor es tener un registro sistematizado de los movimientos de la Caja chica. De esta forma, se puede declarar como gasto, como cualquier otro tipo de gasto que realice la empresa.
 

Recuerda que la contabilidad para emprendedores es un factor muy importante para alcanzar la rentabilidad a largo plazo 🎯 .

 

cómo hacer un corte de caja en excel

Imagen: Quadrans Law and finance

 

¿Qué es un corte de caja?

Si aún no sabes qué significa un corte de caja, te explicamos en corto:

Un corte de caja, también llamado “control de caja”, es un formato contable muy habitual en cualquier empresa o negocio. Es una excelente herramienta para administrar nuestros ingresos y egresos de dinero en un tiempo determinado 🤓.

En cuanto a las funciones del corte de caja, esta actividad contable tiene dos funciones principalmente: 
 

  • Registrar las transacciones financieras de tu empresa: esto facilita el acceso a la información de las transacciones realizadas dentro de tu empresa, lo cual te ayudará para fines fiscales.
     

  • Analizar rápidamente las cifras diarias de tu empresa: si tienes el corte de caja en una plantilla de excel, te será más fácil crear gráficas y evaluar si ha sido un mes de pérdidas o ganancias.

 

Si bien puede haber un corte de caja de la caja chica, también se puede realizar un control de caja a la caja registradora de una bodega y todo negocio donde haya entradas y salidas de dinero de forma constante.

 

¿Qué es un arqueo de caja?

Antes de explicar cómo hacer un corte de caja en Excel, es importante que te familiarices con más conceptos de la contabilidad de una empresa.

El arqueo de caja sirve para comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido dentro de tu negocio o empresa. Debes revisar si el saldo disponible del corte de caja en excel coincide con el que se encuentra físicamente en la caja de dinero efectivo.

Este cálculo es de mucha utilidad para verificar si existe alguna irregularidad en la contabilidad de tu empresa o negocio. Normalmente, el arqueo de caja se realiza al cierre del comercio o al realizar un cambio de turno entre los cajeros.

 

¿Cómo hacer un corte de caja en Excel?

Ahora sí llegó el momento de explicarte cómo hacer un corte de caja en Excel

Si quieres empezar una plantilla de corte de caja en excel desde cero, queremos compartir contigo los pasos a seguir para realizar este formato:


1. Primero debes colocar un título en el documento de excel, puede ser “control de caja” o “corte de caja”.

2. Luego, colocas la fecha inicial y final para tener ordenadas todas tus cuentas. Debes colocarle en “formato de número” la opción de “fecha corta” para que quede con ese formato.
 

corte de caja en excel

 

3. También debes crear un cuadro con el saldo total de la caja. Esto te servirá para hacer el arqueo de caja mucho más rápido. Esta celda debe estar en formato de “moneda” para que el símbolo de tu moneda se coloque de forma automática.
 

corte de caja en excel

 

4. A este cuadro con el saldo total, debes colocarle la siguiente fórmula: 

👉  =SUMA(Tabla2[Ingresos])-SUMA(Tabla2[Egresos])

 

5. Luego de todo ello, debes crear un cuadro con las siguientes variables:
 

  • Número de ítem
  • Fecha de la transacción
  • Concepto de producto vendido
  • Tipo de pago
  • Ingresos
  • Egresos
  • Saldo

 

6. Es importante que al terminar de crear este cuadro lo conviertas en una tabla de excel. Para hacerlo, debes sombrear todo el cuadro de doble entrada e ir a “Insertar”, seleccionas el tercer símbolo de tabla y listo.
 

corte de caja en excel

 

7. Luego, para colocar la fórmula  “Saldos”, debes poner “=” y seleccionar la primera celda de ingresos, colocar “-” y seleccionar la celda de “Egresos”. 


👉 También puedes copiar la siguiente fórmula: =[@Ingresos]-[@Egresos] para el primer saldo.

👉 Para las demás celdas, la fórmula es así: =H16+[@Ingresos]-[@Egresos]. El número de celda cambia de acuerdo al número de celda anterior (lo puedes revisar mejor en nuestra plantilla de control de caja).

 

8. Este siguiente paso es opcional, pero es una buena opción para optimizar el proceso. En caso elijas colocarle un mínimo y máximo a tu control de caja. Puedes crear un cuadro con el monto mínimo y máximo. Cada uno en diferentes celdas.

cuadro, corte de caja en excel

9. Luego de ello, para generar un aviso de que te advierta de haber pasado el máximo o no llegar al mínimo, debes colocar esta fórmula:


👉 =SI(D9="";"";SI(G8>D9;"Se superó el máximo a mantener en caja en un monto equivalente a "&TEXTO(G8-D9;"#.##");SI(G8<D8;"La caja es inferior a su mínimo tolerable en un monto equivalente a "&TEXTO(D8-G8;"#.##");"")))

👉 Los valores de las celdas son en base a nuestra plantilla de control de caja, por lo que si quieres hacerlo de nuevo, debes guiarte de tus propios valores.

aviso en excel, corte de caja

 

10. No olvides colocar el formato de “fecha” y “moneda” en cada celda que corresponda. Te puedes guiar por las primeras imágenes de esta lista de pasos. Y listo, ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel.

Recuerda que hemos elaborado una plantilla gratis de corte de caja listo para que lo utilices en tu negocio y puedes administrar bien tus cuentas 🤓 📝.
 

plantilla de corte de caja en excel

 

Descarga gratis nuestra plantilla de corte de caja en Excel
 

plantilla de corte de caja en Excel


 

Consejos para llevar la contabilidad de una empresa

Más allá de que ahora ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel, queremos darte algunos consejos para llevar la contabilidad de una empresa de una forma sencilla y eficiente:
 

1. Apégate a un plan financiero

Siempre debes tener un presupuesto de tu negocio, pues este te guiará a tomar decisiones financieras; más aún si recibiste algún crédito para tu negocio. Puedes actualizar el plan financiero de tu negocio según tus necesidades y a tu contexto.

Debes tener claro tus costos fijos y variables, la inflación, los intereses de tus préstamos, entre otras variables que influyan a tu plan de negocio.

 Si quieres saber cómo armar un presupuesto con más detalles, te invitamos a ver este video 👌:
 


 

2. Conoce tu territorio

Es muy importante que realices un análisis del sector en el que operas. Por ejemplo, puedes realizar un benchmarking para enterarte de qué actividades está haciendo tu competencia.

👁️ Ojo, no es copiarte, sino tomarlo como referencia para futuras acciones que también puedes adaptar a tu negocio. 

También puedes hacer un análisis más macro y extenso respondiendo estas preguntas:

👉 ¿Cuánto descendieron las ventas en tu actividad en otras épocas con crisis? ¿Qué meses fueron los peores?

👉 ¿Tu sector entra en recesión antes, al mismo tiempo, o después de la economía nacional?

 

3. Mantén tus cuentas claras

Debes llevar un registro diario de tus ingresos y egresos. El flujo de entradas y salidas es la base para mantener tu plan de negocios y generar estrategias más precisas. 

Mantener tus cuentas claras, te permite realizar un balance contable. Esto abarca las deudas que tienes a corto plazo  y con cuánto capital dispones para saldarlas.

 De esta forma, puedes ver esto como un "termómetro" que es tu guía para tomar decisiones sobre el financiamiento de tu negocio 🌡️ 📝.

Como ya sabes cómo hacer un corte de caja en excel, este punto ya lo tienes 😜.

 

4. Sigue un calendario

Debes realizar un calendario con plazos determinados para cada compromiso financiero. Esto abarca pagos de tarjetas de crédito o préstamos bancarios. Ser un buen pagador siempre te dará beneficios con los bancos.

Además, ten en cuenta que si en un mes ganás más de lo esperado, no debes gastar “a lo loco”. Siempre tienes que tener en mente el presupuesto de negocio que deberías trazarte cada mes.

👉 Como Crehana siempre se adelanta, puedes adaptar nuestro calendario semanal a tus necesidades.

 

rentabilidad de un negocio

Imagen: TechFunnel

 

 

Ya llegamos al final de la nota 😌 pero estamos contentos por que ahora ya sabes cómo hacer un corte de caja en Excel y administrar tus cuentas de forma más automatizada. Recuerda que Excel es tu mejor amigo para administrar tu negocio.

Asimismo, sabemos que manejar las fórmulas de Excel es complicado. Sin embargo, no es imposible con una buen profesor que te enseñe todos los trucos de este software. 

Si recién empiezas, te recomendamos llevar Excel para no financieros. Pero, si ya estás en nivel intermedio, nuestro Curso Excel para expertos es para ti ✌.

¡Suerte y muchos éxitos! 

 

 

 

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