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Contabilidad para emprendedores: conceptos para mantener tu negocio a flote

Contabilidad para emprendedores: conceptos para mantener tu negocio a flote

Última actualización 18 de Febrero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

Aprender sobre contabilidad para emprendedores puede marcar la diferencia entre tener un negocio exitoso o un emprendimiento que vaya a la quiebra en muy poco tiempo. Por esta razón, es necesario que conozcas los fundamentos básicos para llevar las finanzas de tu negocio de la mejor forma posible.

Usualmente, cuando se emprende un nuevo negocio, muchas personas al escuchar la palabra “contabilidad” pueden sentir cierto miedo y temor. Sin embargo, es necesario que tengas una noción clara sobre la importancia de conocer sobre la misma para que, de esta forma, puedas administrar bien tus gastos y entender todo lo necesario sobre la contabilidad para emprendedores

En este artículo, te enseñaremos a entender sobre la contabilidad de una vez por todas. Te explicaremos lo básico para que puedas centrarte en la importancia de aprender sobre los tipos de contabilidad paso a paso. Posteriormente, te daremos unos tips y te guiaremos en tu camino para que las palabras “aprender contabilidad por mi cuenta” no suenen complicadas para ti.

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Importancia de la contabilidad para emprendedores

Ante la apertura de un emprendimiento propio debes entender que, si bien comenzar tu negocio de cero produce gran satisfacción, también conlleva muchas responsabilidades y bastante dedicación. Recuerda, es muy importante aprender sobre contabilidad, de esta forma teniendo una noción precisa sobre los conceptos básicos de contabilidad para emprendedores, podrás asegurar el hecho de tener un negocio exitoso.

Toma en cuenta que saber sobre contabilidad es muy necesario, ya que conocer lo más básico determina la estabilidad de tu negocio y representa la realidad de la empresa. Asimismo, para tener una noción más clara de esta “realidad” que vive tu compañía, debes elaborar ciertas cuentas que te permitan tener un control absoluto, vinculado a los ingresos, los gastos y los costos pertinentes de la empresa. Por ejemplo, calcular el flujo de caja, según recuerda el portal de BBVA.

Otra de las ventajas de la contabilidad para emprendedores es que mantener la información actualizada, te permitirá actuar de forma inmediata ante futuras crisis y mejorará la toma de decisiones que apliques frente una situación de adversidad o peligro. Es así que, al buscar desarrollar tu negocio y al aprender conceptos de contabilidad, lograrás desarrollar al máximo el potencial y evaluar los riesgos de tu organización.

Ahora que tienes una noción más clara sobre la importancia de la contabilidad para los emprendedores y entiendes cómo tu empresa puede verse beneficiada. ¡Empieza a leer sobre los conceptos más básicos, para que no se te dificulte aprender sobre contabilidad!

contabilidad para emprendedores

Fuente: Burst shopify

Conceptos básicos sobre contabilidad para tu negocio

No basta con sólo entender que la contabilidad para emprendedores es importante. Ahora, ese pensamiento debes llevarlo a la práctica, así que te dejaremos algunos conceptos fundamentales que debes tomar en cuenta al momento de evaluar el manejo de las finanzas de tu negocio.

Es muy importante que entiendas estos conceptos, ya que te darán una noción muy clara, súper fácil y comprensible sobre qué representa la contabilidad para emprendedores en la ejecución de tu negocio.

¡Coge un lápiz, un papel y empecemos!

1. Patrimonio

Se conoce como patrimonio al conjunto de bienes generales, derechos y obligaciones de la empresa en sí. El patrimonio se encuentra dividido en tres partes representativas:

Activos

Los activos miden el valor general que posee la empresa. Es el concepto más básico  a tomar en consideración, para saber como entender la contabilidad fácilmente.

Según el sitio Medium, los activos "surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos".

Algunos ejemplos claros de activos pueden ser:

  • Los bienes

  • Los pagos

  • Las construcciones de la empresa

  • Equipos

  • Muebles

A su vez, existen 2 tipos de activos que tienes que tomar en consideración:

  • Los activos corrientes, los cuales se encargan de adquirir bienes con el fin de permanecer en la empresa por menos de un año.

  • Los activos no corrientes o fijos, que son adquiridos para permanecer en la empresa por un período de tiempo prolongado. Por ejemplo, los inmuebles.

Pasivo

Cuando hablamos de pasivo, nos referimos a las obligaciones que posee la empresa. Es decir, se mide en base a las deudas que tiene este negocio con terceros (proveedores, organismos del estado, renta, entre otros).

Existen 2 tipos de pasivo:

  • El pasivo corriente, compuesto por todas las obligaciones y deudas que tiene una empresa durante un período menor a un año.

  • El pasivo no corriente, compuesto por todas aquellas deudas con durabilidad mayor a un año.

Patrimonio Neto

Se mide en base a la diferencia entre los activos y los pasivos. De esta forma, tendremos una noción del valor contable de nuestra empresa, mejorando así tus habilidades sobre la contabilidad de un emprendedor.

 

2. Capital

Debes manejar el concepto de capital ya que te ayudará a saber como entender contabilidad básica siendo fundamental.

El capital se define como la cantidad de dinero y/o los activos que posee una empresa. El capital se obtiene a través de las aportaciones o acciones de la empresa, con el fin de generar más ganancias para la empresa.

3. Ingresos

Los ingresos se definen como los aumentos del patrimonio de una empresa, es decir el dinero que recibes al vender un producto. Asimismo, dentro del concepto de contabilidad de un emprendedor debes entender la importancia de los mismos para tu negocio, a la par, de la disminución de los pasivos o el aumento de los activos.

Es muy importante que asimiles que la cantidad de ventas que realices en la empresa, aumentarán los ingresos.

4. Las cuentas

Dentro de toda empresa, existen cuentas contables, estas te permitirán tener una noción clara respecto a los movimientos del negocio. Además, estas cuentas te permitirán tener una información bastante precisa y clara sobre el estado de tu negocio, dándole énfasis al desarrollo de los conceptos ligados a contabilidad de emprendedores.

5. Estados financieros

Son también conocidos como estados contables. Se tratan de los documentos más importantes dentro de la contabilidad y lo que debes saber sobre la contabilidad para emprendedores, debido a que reflejan el estado financiero de toda la empresa, presentados usualmente después de un año o un semestre contable. 

Se dividen en 3 tipos, los cuales son los siguientes:

  • Estado de flujo de efectivo, donde encontramos información referente a las corrientes de efectivo de una empresa.

  • La cuenta de explotación, también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias, donde puedes ver el resultado de la compañía en un período de tiempo concreto. Esto te permitirá tener una idea más clara sobre la contabilidad para emprendedores.

  • El balance de situación, en el cual se evalúa la salud financiera de la empresa, pudiendo apreciar las deudas y derechos de la empresa, a corto y largo plazo.

contabilidad de un emprendedor

Fuente: Burst shopify

6. El cierre contable

Es un paso muy importante en el proceso de conocer más sobre contabilidad para emprendedores. El cierre contable abarca el momento en el que dejas de hacer un registro de la actividad económica de la empresa y analizas los datos obtenidos.

Posteriormente, las cuentas de resultados se trasladan a la cuenta de balance y después se calcula la diferencia entre los ingresos y los gastos de la empresa. Si se tienen más ingresos que gastos será entonces un año de ganancias, de lo contrario estaría siendo un año de pérdidas. Esto es muy básico, si de aprender de contabilidad se trata.

Después de realizar el cierre contable, es prudente que hagas el cierre fiscal. Al aprender más sobre contabilidad, encontramos que este cierre consiste en cumplir con todas las obligaciones tributarias y el pago de impuestos anuales.

7. Los libros contables

Son documentos que contienen toda la información financiera relevante sobre una empresa. Estos documentos se denominan se presentan en formato de libro. Esto es básico al aprender sobre contabilidad financiera, ya que te dan una perspectiva concreta.

Cabe destacar que existen 2 tipos de libros:

  • Libros obligatorios

  • Libros voluntarios

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8. Principios contables

Uno de los aspectos a considerar sobre la contabilidad para emprendedores es el de dominar los principios contables, para evitar incurrir en posibles fallos que lleven a la caída de tu negocio.

Como líder de una empresa, ¿qué principios contables debes dominar? Te los explicamos brevemente:

Principio del Devengo

La idea de este principio contable es el de servir como fiel reflejo de la empresa. Básicamente, es esencial dentro de lo que es el registro contable de ingresos y gastos, ya que su aplicación ofrece una información más relevante y fiable que el principio de caja, por ejemplo.

Esta fiabilidad ayuda a determinar que, aunque una empresa tenga un gasto o un ingreso que no haya sido pagado aún (o cobrado), debe contabilizarse desde el momento que nace, no cuando exista movimiento de dinero (es decir, no al momento de cobrar o pagar).

Principio de Uniformidad

Básicamente, este principio contable establece que, una vez que se asientan los criterios para la aplicación de los distintos principios contables, deben mantenerse siempre y cuando no sean modificados los acontecimientos que propiciaron esta elección.

Vemos que si una empresa realiza cambios constantemente en cuanto al método que utiliza en cada período corto, serán mucho más complicadas, tanto la interpretación como la comparación de los estados financieros, lo que repercutirá en los resultados obtenidos.

Principio de Prudencia

Dentro de la contabilidad para emprendedores, verás que la aplicación de este principio puede ser de gran utilidad para tu negocio. Se fundamenta en que deben determinarse las pautas para el registro de los ingresos, justo en el momento en el que se devenguen; así como también los gastos, una vez que sean conocidos.

¿Qué queremos decir con esto? Básicamente, que las pérdidas se contabilizan cuando se conocen y las ganancias únicamente cuando ya se hayan realizado.

Principio de No compensación

Este principio contable es fundamental en la contabilidad para emprendedores pues, según la normativa, no está permitido la compensación de cuentas de activo con las de pasivo. Al igual que las de gastos e ingresos (pese a que compartan un mismo origen).

La idea pasa por determinar este tipo de prohibición al momento de compensar unas cuentas con otras.

Principio de Significación o Importancia relativa

Si hablamos de las reglas contables, no podemos omitir esta ley dentro de la contabilidad de emprendedores. Lo que establece esta norma es que existe la posibilidad de no aplicar ciertos principios contables, sólo en caso de que las partidas logradas tras una actividad económica no sean lo suficientemente significativas.

Esto ocurre porque ante la aplicación de los principios contables, así como de las normas particulares, deben imperar las actuaciones con sentido práctico.

aprender de contabilidad

Fuente: Burst shopify

¿Cómo llevar la contabilidad de un emprendimiento?

Con toda la información que ya conoces sobre contabilidad para emprendedores, es momento de preguntarse: ¿cómo es, realmente gestionar la parte financiera de un negocio.

Llevar la contabilidad en negocios es fundamental, ya que podrás conocer con detalle el funcionamiento de tu compañía. Saber dónde está yendo tu dinero y las ganancias que estás obteniendo es esencial para vislumbrar la rentabilidad de tu emprendimiento.

Ahora bien, ¿cómo funciona la contabilidad para emprendedores? Veamos qué tipo de acciones realizar para no tener dificultades con el manejo de tus finanzas.

1. Registra los ingresos y egresos de tu empresa

Como te comentamos anteriormente, dentro de lo que es la contabilidad para emprendedores (y el tema contable en cualquier negocio, en realidad), conocer cuánto estás percibiendo y cuánto estás gastando es fundamental para determinar el estado de una compañía. Es la única forma de saber si estás gastando más de lo que tienes en este momento y cuánto obtienes como ganancia.

Nuestro consejo en cuanto a la contabilidad para emprendedores es que, diaria o semanalmente, puedas realizar la medición del total de ganancias y gastos de tu emprendimiento. Estos datos deben quedar registrados en un lugar al que tengas acceso siempre que quieras. Asimismo, te recomendamos utilizar un formato accesible, que ayude a que el proceso sea mucho más sencillo.

Esto implica que debes guardar el registro de las facturas, ya que pueden resultar de gran utilidad en un momento determinado

2. Mantén un control de tu inventario

Por supuesto, el inventario es un elemento imprescindible dentro de la contabilidad para emprendedores. La idea es que puedas mantener al día tu inventario, en cualquier momento y bajo cualquier circunstancia

¿Qué harás con tu inventario? Principalmente, te recomendamos que lleves un control de este tipo y realices acciones como las siguientes:

  • Registra los productos que tengas disponibles (así como también el valor de cada uno de ellos).

  • Hacer una sumatoria total, mediante la cual sepas el valor general de todo el inventario de tu negocio.

3. Conoce tus obligaciones fiscales

La parte fiscal es fundamental en lo que la contabilidad para emprendedores respecta. Todo el tema de finanzas va de la mano con las normas, por lo que tienes que saber cuáles son los impuestos que debe pagar tu negocio, en función del tipo de actividad a la cual te dediques.

Lo esencial al momento de iniciar un negocio propio, es evitar incurrir en multas y sanciones. Así que investiga un poco y te aseguramos que ahorrarás un buen porcentaje de dinero.

¿No conoces qué tipo de obligaciones te corresponden? Entonces, lo mejor en este tipo de casos es que hables con algún asesor que sea experto en contabilidad para emprendedores y las obligaciones fiscales.

4. Gestiona una base de datos con clientes y proveedores

No sólo debes estar pendiente del dinero, la mercancía y los impuestos. Los clientes y los proveedores son la base fundamental de todo tipo de empresa, de modo que en la contabilidad para emprendedores tampoco será una excepción.

La idea es que puedas gestionar, de la mejor forma posible, todos los datos de tu negocio. Mediante el uso de una base de datos, tendrás a la mano cuánto dinero deben tus clientes y, por supuesto, cuál es la cantidad exacta que debes tú a tus proveedores.

Manejar este tipo de información en un registro te servirá de ayuda para que puedas acelerar ciertos procesos con tus contactos.

5. Utiliza programas de contabilidad

Actualmente, las nuevas tecnologías han ejercido un rol esencial dentro de muchos entornos laborales. Son pocos los espacios donde el desarrollo científico y tecnológico no ha tenido alguna presencia y, por supuesto, el mundo del emprendimiento no iba a ser la excepción.

Así que no sientas la aplicación de plataformas tecnológicas como una derrota y, más bien, apóyate en ellas. Por medio de softwares de contabilidad, podrás automatizar cualquier proceso contable de tu preferencia y tener acceso directo a tu estado financiero de una manera más sencilla.

Un ejemplo de este tipo de programas de contabilidad es el de Alegra, con el cual tendrás la posibilidad de hacer tus procesos mucho más simples, ya que la plataforma brinda reportes automáticos y, por supuesto, permite realizar cualquier cálculo que requieras.

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Fuente: Burst shopify

Tips de contabilidad para emprendedores

Ahora que tienes una noción mucho más clara respecto a los conceptos primarios y entiendes la contabilidad básica, es ideal que escuches algunos tips que te permitirán tener en claro cómo aplicar la contabilidad. 

Es probable que hayas visto muchos videos sobre contabilidad para el emprendedor o leído algún libro sobre contabilidad para emprendedores. Sin embargo, los tips que te daremos a continuación son muy prácticos, y de bastante utilidad.

1. No creas que recordarás todas las cuentas si no las apuntas 

Es conveniente que utilices herramientas informáticas que te permitan aprender más sobre contabilidad, mantener los números y las cuentas organizadas en algún programa, como por ejemplo Excel.

Como bien menciona Valentín Rodríguez, profesor del curso online de Excel avanzado para expertos, "cuando uno piensa en hacer cálculos de cierta complejidad, piensa en Excel".

2. Siempre mantente actualizado 

Aunque no seas tú quien lleva directamente las cuentas de la empresa, debes estar informado sobre las leyes, regulaciones y reglamentos en general. Nunca dependes completamente de otras personas para realizar tus labores, sino podrás verte decepcionado e interferirá con tu experiencia en contabilidad para emprendedores.

3. El orden debe ser siempre tu prioridad

Siempre organízate, no tengas sueltos los papeles de las facturas o recibos. La gestión contable debe ser siempre eficaz, así que tener todo organizado te evitará muchos dolores de cabeza y podrás gestionar, de mejor forma, todo el tema de la contabilidad para emprendedores.

 

4. Siempre escucha a la gente con más experiencia que tú en el tema 

Si no estás seguro sobre algún asunto o paso en particular, siempre busca hablar y busca asesoría con personas que tengan años de experiencia, dedicándose a los trámites contables, y conocimientos avanzados de contabilidad para emprendedores.

5. Siempre hazle caso a los reglamentos

En el trayecto de entender cómo aprender a hacer trámites de contabilidad, debes entender que existen reglamentos que debes cumplir, ya que estas normativas son las que te llevarán a realizar una gestión óptima. 

Para ayudarte con eso y llevar tu negocio de la mejor forma posible, busca siempre los mejores libros de contabilidad, con los cuales aprenderás lo que debes saber con respecto al mundo de las finanzas.

6. Siempre lleva un registro de los gastos diarios

Un factor importante a tomar en cuenta sobre cómo entender contabilidad básica, es el hecho de que es ideal que lleves siempre un registro de los gastos diarios. De esta forma, puedes presupuestar más fácilmente y tener una noción más clara de los gastos de la empresa.

Siempre establece un objetivo sobre los ingresos que quieres ganar y calcula también de qué forma puedes manejar más oportunamente tus gastos.

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7. Siempre guarda una reserva de dinero 

No debes olvidar que siempre habrá momentos de crisis e incertidumbre, así que siempre tienes que diseñar un plan de contingencia para estos casos.

Usualmente, muchos analistas financieros sugieren tener una reserva de dinero que te permita superar momentos difíciles en los que la empresa pueda quebrar.

8. No permitas que los clientes aumenten sus deudas con la empresa

No es buena idea tener muchas deudas por parte de los clientes, lo mejor en todo caso es evitar prestar dinero y evitar que los clientes se vayan sin pagar. Prestar dinero sólo generará un retraso en la búsqueda de un buen plan de contabilidad para emprendedores

Ahora que ya tienes una idea más clara sobre la importancia de la contabilidad para tu negocio, no cabe duda de que harás un trabajo increíble y verás resultados de crecimiento bastante positivos. Y, para ayudarte con este proceso, te obsequiamos nuestra plantilla de emprendimiento y finanzas, para que guardes toda la información de tu negocio en un sólo lugar.

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