¿Para qué sirven las tablas dinámicas y cómo usarlas?

Última actualización 05 de Enero del 2021

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Alejandra Mujica

¿Para qué sirven las tablas dinámicas y cómo usarlas? ¿Para qué sirven las tablas dinámicas y cómo usarlas?

¿Te saltabas las clases que tenían que ver con Excel porque te aburría? No podemos negar que es un programa bastante numérico y hasta cuadrado… pero un diamante en bruto si lo sabes utilizar. En esta nota te contaremos para qué sirven las tablas dinámicas y cómo puedes usarlas.

Índice

  1. ¿Qué son las tablas dinámicas?
  2. ¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?
  3. ¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel?
  4. ¿Cuándo usar una tabla dinámica?
     

¿Qué son las tablas dinámicas? 

Si no tienes idea qué son las tablas dinámicas en Excel, nuestro profesor, Mario Calderón, del curso Análisis de data con Tableau y Excel, te lo explica brevemente:

“Las tablas dinámicas nos permiten calcular de manera muy rápida y eficiente cálculos y agregaciones o estadísticos de la data que vas a analizar. Por ello son muy recomendadas y útiles”.

Entonces, las tablas dinámicas o también conocidas como las tablas pivote en Excel te permiten “jugar” con los campos compuestos por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de cálculo. 

En otras palabras, las tablas animadas o dinámicas analizan la data que contiene tu base de datos. Esto quiere decir que puedes agrupar tu información de diferentes formas para obtener conclusiones y hallazgos de manera práctica.

Estos son los cuadrantes que componen estas tablas de Excel.
 

tabla dinamica
 

¿Por qué se les llama tablas dinámicas de Excel?

En Microsoft Excel se les conoce a estas tablas como dinámicas porque tu decides la estructura de los cuadrantes y sus valores.

Puedes disponer de la información y ordenarla cambiando de posición los encabezados de fila y columna de manera fácil y rápida. 

Además, es dinámica porque puedes ver y seleccionar los datos en la tabla de Excel desde perspectivas diferentes y sin alterar el contenido.

Estas tablas Excel se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar datos relevantes.
 

pivot excel tabla dinamica

GIF: blog.huspot.com

¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?

Las tablas dinámicas en Excel sirven para analizar datos números con mayor detalle y para responder preguntas inmediatas sobre la data trabajada.

Estas tablas pivote de Excel han sido creadas especialmente para ayudarte a:

  • Responder consultas de manera sencilla de grandes cantidades de datos trabajados.
  • Resumir datos por categorías y subcategorías.
  • Obtener subtotales y sumas de datos numéricos.
  • Crear cálculos y fórmulas personalizadas o avanzadas.
  • Profundizar en los detalles de los datos trabajados según el área de interés.
  • Expandir y contraer los niveles de datos para destacar resultados.
  • Ver distintos resúmenes de los datos de origen: trasladar filas a columnas o columnas a filas (“pivotar”).
  • Filtrar, ordenar y agrupar los grupos de datos más relevantes y darles formato de forma condicional.
  • Presentar informes online o impresos.
     

datos tabla dinamica ejemplo

Imagen: templates.office.com

Las tablas dinámicas de Excel de una o varias hojas sirven como una herramienta para realizar un análisis más profundo de datos mediante el proceso de agrupación o filtrado por cada valor numérico.

Si quieres ser un poco más específico, podemos decir que las tablas dinámicas son visualizadores de datos que están compuestos por la información que agregues. 

En este  GIF puedes visualizar un ejemplo de cómo funciona una tabla dinámica en Excel y en este video conocerás las fórmulas básicas necesarias.

 

tabla dinamica excel

 

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hacks excel

 

¿Cómo pueden ayudarte las tablas dinámicas de Excel?

Después de ver el GIF te darás cuenta que las tablas dinámicas de Excel son muy útiles y prácticas, como esta tabla de ahorros mensual. En un inicio parecen complejos pero una vez que realices tus primeras tablas te darás cuenta que solo es cuestión de práctica.

Las tablas y gráficos estadísticos o dinámicos te ayudan a comparar enormes cantidades de información y hacer cruces de datos para descubrir data relevante para tu negocio, emprendimiento o asunto personal.

En el siguiente ejemplo puedes ver una lista de gastos dividido por mes, categoría y cantidad. En la segunda imagen está la primera información; pero transformada en una tabla dinámica. Con esta tabla de Excel puedes modificar los filtros para saber cuál fue el gasto mayor de enero o cuál fue el gasto total en transporte.
 

tabla dinamica ejemplo 1 tabla dinamica ejemplo categorias

Imagen: support.microsoft.com

Otro ejemplo que puede servirte, si tienes un negocio o trabajas en una compañía, es usar las tablas dinámicas de Excel para comparar los totales de un plan de venta efectivo de diferentes productos.

Supongamos que tienes los datos de ventas mensuales de los 3 productos top de tu compañía (producto A, producto B y producto C) y quieres averiguar cuál fue el producto que generó mayor cantidad de ingresos en el año.

El método tradicional es hacerlo manualmente agregando las cifras y sumando los resultados mensuales por cada producto hasta tener un total. Pero, ¿qué pasaría si la hoja mensual por cada producto tiene miles y miles de filas con ventas diarias por cada distribuidor? ¡Te tomaría toda una vida hacerlo!

En Excel con la ayuda de una tabla dinámica, puedes agregar automáticamente todas las cifras de ventas para cada producto y calcular las sumas respectivas en menos de un minuto.

El siguiente ejemplo de tabla dinámica será sobre lo que más me gusta: el fútbol mexicano. 

En este cuadro de Excel he llevado un control de los goleadores jornada a jornada. Es un ejemplo de tabla dinámica muy sencillo y fácil de entender, espero te sirva. 

 

hoja de excel

Como te has dado cuenta, esta tabla de Excel está compuesta por Columna “A”: jornada, columna “B”: Jugador, columna “C”: equipo, columna “D”: goles y columna “E”: minutos. Ahora te contaremos los pasos para crear tu primera tabla dinámica.

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¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel? 

Aprender la técnica y hacer una tabla dinámica en Excel no es algo complicado. Toma nota de los siguientes pasos para crear una tabla dinámica.

¿Cómo crear una tabla dinámica recomendada en Excel?

Si ésta es tu primera experiencia creando una tabla dinámica en Excel, te recomendamos optar por la opción tablas dinámicas recomendadas.

Cuando usas esta característica en Excel, automáticamente se determina un diseño y estructura que coincidan con los datos y las áreas más adecuadas de tu tabla dinámica.

Después de crear tu primera tabla dinámica recomendada, puedes explorar y reorganizar los distintos campos.

  • Selecciona las celdas con los campos de datos.
  • Luego: insertar > tablas dinámicas recomendadas

    tablas dinamicas recomendadas
     

Excel analizará la información y te presentará opciones como estas:

tablas dinamica recomendadas ejemplo

Imagen: support.microsoft.com

  • Selecciona la tabla dinámica que quieras y dale aceptar.
  • Excel creará automáticamente una tabla dinámica en otra hoja y te mostrará la lista de campos de tabla dinámica.
  • Puedes cambiar los campos para ver distintos resultados.

    campos tabla dinamica categoria campos

    Imagen: support.microsoft.com

¿Cómo realizar una tabla dinámica manual en Excel?

¡Ahora viene la parte divertida! Realizar una tabla dinámica manual en Excel no es tan complicado como te imaginas y si eres un experto en Excel te recomendamos este curso.

Te recomendamos poner en práctica estos pasos mientras estás leyendo la nota para que puedas familiarizarte con los campos y las opciones. ¿Listo? 🙌
¡Abre tu Microsoft Excel!

  • El primer paso para crear una buena tabla dinámica es que todos los datos tengan el formato adecuado. 


nombre columnas tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

  • En una tabla dinámica utiliza la palabra campo para referirte a una columna. Es un término tradicional que siempre se utiliza al trabajar con datos y base de datos. Los menús y botones de las tablas dinámicas de Excel  usan mucho la palabra “campo”.


campo tabla dinamica excel
Imagen: templates.office.com

  • Resalta las celdas que quieres incluir en una tabla dinámica.
  • Haz clic en Insertar en la barra de navegación superior y selecciona el ícono “tabla dinámica”
     

Se abrirá un cuadro con opciones para establecer el rango de las celdas y si deseas abrir la tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo mantenerla en la misma pestaña.

valores tabla dinamica excel
Imagen: blog.hubspot.es

Al crear una tabla dinámica verás la lista de campos; pero no es una simple lista, sino un panel de datos.

campos datos tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

Primero crea un campo de valor. Los mejores valores son los que contienen cantidades numéricas.

campos tabla dinamica excel

Imagen: templates.office.com

  • Luego puedes completar los otros campos con la información superior (fecha, comprador, tipo) y jugar con la información para obtener diferentes resultados.
     

En este ejemplo, hemos seleccionado todos los datos, luego la opción “Insertar” y clic en “tabla dinámica”. Ahora vamos a jugar con los datos.
 

como hago una tabla dinamica
 

👉 Recuerda, como te mencionamos arriba, las tablas se componen de 4 elementos: filas, columnas (las variables a analizar), los valores (todo lo numérico) y los filtros para hacer más preciso el análisis.

En el siguiente GIF vamos a conocer cuántos goles lleva cada jugador en las 4 jornadas jugadas y en qué equipo juegan. Este fue el resultado.
 

tabla excel

¿Qué te parece si ahora vemos qué jugador anotó más goles en la jornada 3? 

tabla dinamica

Para lograrlo, lo que hicimos fue agregar un filtro del número de la jornada, después en la visualización elegimos la opción de “suma de goles” y filtramos de manera descendente para ver quién anotó más goles. En este caso podemos ver que Furch de Santos es el killer de la jornada. 
 

¿Cuándo usar una tabla dinámica? 

Las tablas dinámicas se utilizan con mayor frecuencia en situaciones que necesitan un análisis profundo de datos. Utiliza una tabla dinámica de Excel cuando tengas una hoja de cálculo con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista.

Si tus datos cuentan con registros para agrupar y comparar entre ellos, entonces es buen indicador para realizar una tabla dinámica.

  • Es muy útil para comparar, calcular y resumir datos.
  • Ejecutar cálculos automáticos con valores sumados.
  • Crear porcentajes totales o parciales.
  • Segmentar los datos por fecha, tipo u otras variables.


¿Qué dices? ¿Se despertó tu interés por las tablas dinámicas de Excel? Puedes aprender más en nuestros cursos online de Microsoft Excel.

Espero te sirva esta información y rompe los paradigmas de que este programa no solo es para trabajos “cuadrados”. Cualquier creativo puede usarlo para tener un control de los proyectos que realiza, para interpretar datos de sus reportes, en fin, para muchas cosas.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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