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¿Cómo hacer un organigrama para tu empresa? ¡Estás a 6 pasos de lograrlo!¿Cómo hacer un organigrama para tu empresa? ¡Estás a 6 pasos de lograrlo!

¿Cómo hacer un organigrama para tu empresa? ¡Estás a 6 pasos de lograrlo!

Hugo Rodríguez - 04 Sep 21

Articulo

7 min.

¿Quieres aprender cómo hacer un organigrama? El organigrama de una empresa es muy importante para establecer la estructura interna del negocio ya que, por medio de esta herramienta, tendrás la posibilidad de conocer y estudiar desde el número de áreas, hasta las funciones que se realizarán dentro de ellas.

Ya sea un negocio que recién está empezando o una gran empresa, estructurar la organización es importante para administrar, de manera eficaz, a todo el personal. De este modo, se garantiza la transparencia de los flujos de comunicación entre las áreas de un negocio.

Si siempre te preguntaste cómo se hace un organigrama, estás en tu día de suerte. Durante todo este artículo te enseñaremos cómo hacer un organigrama y cuáles son los tipos de organigrama para una empresa que se adaptan mejor al rubro en el que te encuentres.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es un documento visual que representa la jerarquía de tus trabajadores dentro de un área, llegando a mostrar, en algunos casos, la interconectividad entre áreas. Para tenerlo más claro, es la figura de una cadena de mando que va de arriba hacia abajo.  

No hay una regla fija para saber cómo se estructura un organigrama. Por lo general, tiene una forma piramidal en donde está organizado jerárquicamente, aunque las formas de un organigrama se pueden adaptar a tu gusto. Lo importante es que el gráfico represente el orden y las ramas de las áreas del negocio.

Para hacer un organigrama, deberás tener en claro aspecto como los siguientes:

La estructura de tu empresa.

Sus niveles.

Cuál es su fuerza laboral.

Saber todo esto te ayudará a crear un organigrama mucho más rápido y funcional, pero valdrá totalmente la pena, ya que servirá como una hoja de ruta para todos tus empleados, incluso los que contrates más adelante.

cómo hacer un organigrama
Fuente: Unsplash

¿Cómo debe ser un organigrama?

Si bien enfatizamos en que la forma de hacer un organigrama queda a decisión de cada persona, el contenido de este documento sí debe cumplir con determinados parámetros de calidad.

Todo organigrama debe cumplir con ciertas características:

  • Debe ser claro: una de las funciones del organigrama es que sea fácil de entender. Cualquier trabajador de tu negocio debe ser capaz de interpretarlo y no debe plantearse muchas preguntas de por medio.

  • Conciso: hacer un organigrama no debe ser muy extenso aún si la empresa es grande. Lo más recomendable es que se pueda reflejar todos los niveles del negocio en una sola página. Sólo con poner los aspectos generales de cada área es suficiente para no saturar con información.

  • Orden: el organigrama para una empresa debe estar bien estructurado, es decir, si funciona de carácter vertical, el orden debe ser de estilo piramidal. Si trabaja bajo la modalidad horizontal, entonces se establece que los equipos de trabajo están enlazados entre sí. 

organigrama de una empresaFuente: Unsplash

AnclaAnclaCómo hacer un organigrama en 6 pasos

Este es el momento que has estado esperando desde que posaste tus ojos en este artículo. De la forma más clara, precisa y concisa posible (lo sentimos, no conocemos otra manera de explicar las cosas), te enseñaremos cómo hacer un organigrama sin morir en el intento.

Vamos con un paso a paso bien resumido acerca de cómo organizar un organigrama:

Paso 1: Ordena a los trabajadores

Define cuáles son las obligaciones que tiene cada trabajador en sus respectivos niveles de mando. Además, establece quiénes lideran equipos o áreas de trabajo y quiénes son los encargados de cumplir con las tareas establecidas por los jefes de área. 

Paso 2: Delimita los departamentos

Crear los departamentos de trabajo es vital para todo organigrama de una empresa. De este modo, será más fácil establecer planes y metas a cumplir acorde a los objetivos del negocio (para lo cual te vendría genial diseñar una estrategia de innovación). Además, nos permite segmentar a todos los trabajadores dependiendo de sus competencias y habilidades.

Paso 3: Establece tareas y responsabilidades a cada área

Para empezar a crear un organigrama empresarial, es necesario que establezcas las tareas y responsabilidades de cada grupo de trabajadores. No sólo de los líderes, sino también de los equipos. Esto te ayudará a tener en claro las funciones de cada trabajador y no crear tareas duplicadas.

 

Paso 4: Determina el manejo de equipos

Todo organigrama de una empresa debe tener en claro cuántos trabajadores está liderando un jefe de área. Dependiendo de la cantidad de empleados que se manejan, esto ayuda a facilitar las tareas de los cabezas de áreas y mejorar la logística laboral. 

Paso 5: Empieza desde arriba

Todos los tipos de organigramas parten por el puesto máximo de una empresa. Por eso, es importante iniciar con el dueño, CEO o directivos principales del negocio. Luego, continúa con los cargos que dependen del directorio, después con las cabezas de cada área, los líderes intermedios, y así sucesivamente. Esta escala va hasta los niveles más bajos. 

Paso 6: Añade un enfoque de visión global

Ya sabes cómo hacer un organigrama de forma ordenada. Ahora es momento de que te asegures de que la estructura abarque a todo tu personal y que ellos puedan identificarse dentro de esta organización. Esto servirá como una guía para que todos los integrantes de tu empresa tengan claras las responsabilidades.

organigrama circularFuente: Unsplash

¿Por qué es importante hacer un organigrama?

Si estás recién descubriendo cómo abrir un negocio o tienes una empresa ya consolidada, es importante que conozcas cómo hacer un organigrama para tener ordenada la información clave de las diferentes áreas de tu negocio. 

Además, el organigrama de una empresa sirve para dimensionar mejor la organización y contribuye a monitorear el crecimiento estructural de tu empresa.

Si bien existen varios tipos de organigrama para una empresa, de los cuales podemos tomar en referencia, aprender a cómo hacer un organigrama consiste en adaptar este documento según el rubro y tamaño de tu empresa.  

 

Tipos de organigrama

Para ayudarte a entender mejor cómo es el proceso de elaborar este tipo de herramientas, realizamos una breve investigación de los tipos de organigrama para una empresa y que tú puedes aplicar.

Veamos cuáles son los tipos de organigrama que existen:

1. Organigrama vertical

El organigrama vertical de una empresa se caracteriza por tener una estructura de arriba hacia abajo, en la cual el CEO está a la cabeza y por encima de todas las áreas. Es decir, es el puesto más alto de toda la empresa.

Otra de las características del organigrama vertical es que cuenta con una estructura mucho más rígida en lo que se refiere a líderes de área. Esto se debe a que se basa en la jerarquía para distribuir las responsabilidades a cada división.

Luego del CEO vienen los directores de área, los cuales estarán a cargo de los trabajadores y realizar informes al CEO sobre el rendimiento laboral de cada uno. Por eso, es muy importante que cada líder de área sea capaz de brindar las herramientas necesarias para que los trabajadores no se limiten en sus funciones.

2. Organigrama horizontal

El organigrama horizontal de una empresa se caracteriza por estructurarse de izquierda a derecha. Es decir, en el extremo izquierdo están las personas con el puesto más alto y de ahí se va ramificando hacia la derecha conforme se dividen las áreas de trabajo.

El organigrama de tipo horizontal aporta formalidad a la organización. El incentivo de vínculos horizontales tiene como propósito eliminar los mandos intermedios para que los trabajadores puedan tomar sus propias decisiones en el día a día.

¿Tiene ventajas y desventajas el organigrama horizontal? Uno de los puntos a favor de este tipo de estructura es que hace mucho más ágil la forma de trabajar. Sin embargo, en caso un trabajo no sale como lo esperado, no hay una cabeza que asuma la responsabilidad de un equipo.

No obstante, este tipo de organigrama está siendo más usado por las empresas porque permite llegar mucho más rápido a los objetivos de un negocio, ya que aporta fluidez al modo de trabajo.

3. Organigrama funcional

Entender el concepto del organigrama funcional es muy sencillo. Esta estructura parte del CEO o líder de toda la empresa y lo siguen las áreas o departamentos, que luego serán divididos en núcleos especializados. 

Por ejemplo: el organigrama funcional de una empresa, liderado por un CEO, está dividido en las áreas de marketing, administración, tecnología de información. Luego, el marketing se subdivide en núcleos como BTL, social media, relaciones públicas, entre otros. 

¿Cómo hacer un organigrama funcional de una empresa? Se debe ordenar a los empleados según sus capacidades y los objetivos que puedan alcanzar dentro de cada área o núcleo. Debes tener en cuenta que hay objetivos distintos para cada área.

4. Organigrama Circular

La estructura de los organigramas circulares es muy distinta a los demás tipos que hemos expuesto en este artículo. Para aprender cómo hacer un organigrama de esta clase, se debe poner a la persona o área de mayor jerarquía, en el centro de toda la estructura organizacional.

El organigrama circular de una empresa “difumina” todas las jerarquías. Es decir, un área se va desglosando de mayor a menor importancia. Las empresas que emprendieron a cómo hacer un organigrama de este tipo, analizan su efectividad mediante software de evaluaciones, para comparar el desempeño de las áreas.

organigrama vertical de una empresa
Fuente: Unsplash

5. Organigrama matricial

Básicamente, este tipo de organigrama es aquél que mezcla las estructuras verticales junto con las horizontales mencionadas anteriormente, ¿las recuerdas? Y esto hace que se divida en dos áreas.

Asimismo, tanto los puestos de trabajo como los departamentos de la empresa son divididos en secciones por sus funciones al tiempo que, por otra parte, están las divisiones de la organización. En cuanto a la jerarquía, esta se ramifica en dos líneas independientes, con los mismos derechos tanto la una como la otra.

Mediante este tipo de organigrama, la gran mayoría de los trabajadores mantendrá un contacto directo con las dos líneas. Y si te interesa saber cómo se representa gráficamente, utilizan líneas horizontales y verticales que integran las diferentes áreas.

6. Organigrama jerárquico

Con este tipo de organigrama no hay secretos: sabemos que es de tipo jerárquico y, además está dentro de los verticales. Ahora, ¿quieres saber todo lo que engloba este esquema?

En esencia, el organigrama jerárquico define las relaciones entre áreas de manera escalonada, por lo que su origen es el de un sector con más autoridad, que determina los enlaces con las otras estructuras de la empresa.

Desde los directivos (o cual sea la autoridad máxima de la organización) es donde se gesta el punto de partida del despliegue del resto de departamentos y divisiones que conforman la estructura de la compañía. Por lo que la directiva es quien supervisa y rige los designios de la empresa.

7. Organigrama mixto

Este tipo de organigrama nos presenta un esquema en el que se fusionan tanto el vertical como el horizontal. Es decir, parte de una zona principal (que será el que actúe como director de todo) y se despliega de arriba hacia abajo en las diferentes áreas y los distintos departamentos que componen estas ramificaciones se organizan de forma horizontal.

El organigrama mixto es el ideal para aquellas compañías que tengan a su disposición una gran cantidad de divisiones y empleados. Nada de querer empezar tu negocio y aplicar este tipo de organigrama (bueno, podrías hacerlo, pero no sería lo más recomendable). 

8. Organigrama de una microempresa

Ahora, este tipo de organigrama es el perfecto para las micro, pequeñas y medianas empresas. Como muy bien revela el portal de las Naciones Unidas (y si alguien sabe son ellos), las mipymes formales e informales representan "más del 90% de todas las empresas". Por lo que son muchos los que pueden aprovechar esta información.

Debido a que las microempresas suelen llevar organigramas en los que no hay una estructura extensa, deben tener una consideración especial al momento de realizarlos. Es por eso que debes tener presente dos aspectos fundamentales de tu empresa:

  • La cantidad de personas que componen tu organización.

  • Las responsabilidades inherentes al cargo de cada empleado dentro de la empresa.

Pero hay un pequeño detalle: este tipo de organigramas microadministrativos no son exclusivos de las mipymes. Incluso compañías más grandes tienen la oportunidad de utilizar este recurso.

organigrama tipos

Fuente: Unplash

Plantilla de organigrama en PowerPoint

Si buscas una variedad de plantillas gratis de organigrama que puedas editar fácilmente en PowerPoint, con este recurso tendrás acceso a 4 diferentes plantillas de organigramas.

Cada una está compuesta por diferentes diseños que podrán adaptarse a diferentes contextos y necesidades.

Descárgalas aquí.

Plantilla de organigrama en Excel

Si prefieres utilizar lo que es Microsoft Excel para estructurar un organigrama, te compartimos este recurso que incluye un diseño vertical y un diseño horizontal, que puedes adaptar de acuerdo a las necesidades de tu empresa u organización.

Descárgalas aquí.

Programas para hacer organigramas gratis

Para quienes recién conocen cómo hacer un organigrama se puede empezar desde una hoja en Word hasta con programas que uno encuentra en internet. Como lo mencionamos, la organización básica de un organigrama tiene la estructura de un mapa conceptual. 

Aprende cómo hacer un organigrama con estos programas: 

1.  Canva

Canva es una herramienta gratuita muy útil para quienes no saben de diseño gráfico. Sin embargo, también tiene otras funciones como la opción de crear el organigrama de una empresa mediante mapas conceptuales.

Puedes usar Canva desde tu navegador o mediante su aplicación. Sólo debes registratre con tu cuenta de Facebook o Gmail y empieza a crear con las plantillas predeterminadas que te proporciona la plataforma.  

2.  Smartdraw

Si estás practicando cómo hacer un organigrama, Smartdraw es una herramienta ideal para ti. El programa está especializado en la creación de diferentes tipos de mapas y diagramas de procesos. Además, te permite agregar fotos de los trabajadores en cada parte del organigrama.  

La plataforma te permite compartir tu organigrama en aplicaciones conocidas como Google Drive, Dropbox y OneDrive. Asimismo, puedes exportarlo en formato PDF, Powerpoint, Excel o Word.

3.  MindGenius

MindGenius te permite crear de una manera más intuitiva tu organigrama. Dentro de sus te proporciona un planning visual. Además, puedes integrarlo dentro de los productos Office como PowerPoint, Word y Excel. 

Si buscabas entender cómo hacer un organigrama de una forma más fácil, esta herramienta será tu gran aliada para empezar a crearlo.

organigrama horizontal ventajas y desventaja

Fuente: Unsplash

4. Google Docs

Por si tenías alguna duda, Google Docs también es capaz de resolver esta necesidad (lo único que le falta a esa herramienta es que nos sirva un té helado mientras realizamos nuestras labores). En este sentido, el buscador más famoso del mundo pone a tu disposición su herramienta de documentos para que diseñes tu organigrama.

El mundialmente famoso Google Docs es capaz de ayudarte a realizar tus organigramas y, además, permite la colaboración entre equipos en tiempo real. Además, en su sección de complementos, tienes la posibilidad de acceder a una serie de herramientas para elaborar tus diagramas (Mindmeister o Gliffy, por ejemplo), que luego podrás exportar a otros formatos como los siguientes:

  • Word (evidentemente).

  • EPUB.

  • PDF.

  • Página web.

5. Lucidchart

De las opciones para hacer más fáciles de utilizar que encontrarás en esta lista. Gracias a Lucidchart, tendrás la posibilidad de crear tu propio organigrama, partiendo de una hoja de cálculo (de las de Excel o Google Sheets), ¡y en nada de tiempo!

Por medio de esta herramienta, como usuario podrás importar los datos desde el equipo en el que te encuentres y tan sencillo como que aparecerá la información en forma de organigrama. En este caso, deberás editarlo para agregar y eliminar campos, además de tener distintas funciones de personalización de:

  • Fuentes.

  • Fotos.

  • Videos.

  • Colores.

  • Texto.

En caso de que tengas que hacer alguna variante en tu organigrama, este software realiza la actualización de forma fácil y rápida. Y no sólo tienes la opción de exportarlo, sino también de compartir el URL del archivo, para insertarlo en alguna página web habilitada para ese fin.

6. Gliffy

En Gliffy encontrarás un aliado bastante útil y funcional para crear tu organigrama. Mediante esta aplicación, por un lado te encontrarás con las diversas formas que puedes usar en tu organigrama mientras que, por el otro, podrás observar los diseños y temas disponibles para ti.

Como si eso no fuera suficiente, tendrás la posibilidad de acceder a un amplio catálogo de plantillas, con las cuales también podrás crear tus diagramas. Por lo que únicamente necesitarás completar el organigrama de tu compañía en los campos requeridos y, finalmente, exportarlo a PDF (o al formato de tu preferencia).

7. Factorial

Llegamos a la última (pero no menos importante) opción gratuita para diseñar tu organigrama. Con Factorial, lo único que deberás hacer es realizar la importación de datos de los trabajadores: el resto del archivo se crea automáticamente. 

Sin embargo, el organigrama que se generará será horizontal, debes tener eso muy presente. En él, aparecerán datos como los siguientes:

  • Nombre del empleado.

  • Su foto.

  • Rango dentro de la compañía.

  • ... Y un largo etc.

Eso sí, te advertimos algo: es muy importante mantengas Factorial actualizado. Si por ejemplo algún colaborador recibe una promoción, se incorpora a la compañía o la abandona, la modificación aparecerá plasmada automáticamente en el organigrama. Y, por supuesto, al seleccionar un trabajador, podrás ir a su perfil y revisar su información.

Como habrás leído, aprender a cómo hacer un organigrama no es tan complicado. Solo necesitas un poco de tiempo para empezar a crearlo y empezar a aplicarlo dentro de tu negocio.

Cuando termines de crear el organigrama de tu empresa no te olvides de comunicarlo con todos tus trabajadores. Puede ser desde una pequeña reunión o enviarlo por sus correos electrónicos. Es importante que los trabajadores también formen parte de este cambio.

Ahora que ya sabes cómo hacer un organigrama, no tienes excusa para dejar de lado este importante documento. Recuerda que conforme vaya creciendo tu negocio debes ir actualizando tu organigrama.