🤔 Estrategia de comunicación: ¿cómo hacer una?
¿Qué es una estrategia de comunicación y por qué tu empresa la necesita?

¿Qué es una estrategia de comunicación y por qué tu empresa la necesita?

Última actualización 26 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Hans Baumann

La estrategia de comunicación se ha convertido en un elemento esencial para el éxito de una empresa, no solo para obtener visibilidad con los clientes, sino también para conseguir metas y objetivos empresariales que contribuyan a la innovación y a la mejora continua.

Para proyectar una imagen empresarial eficaz, es necesario crear un plan basado en una estrategia de comunicación que involucre los diferentes públicos de una organización.

Pero esto es solo el principio. En este artículo, entenderás qué es una estrategia de comunicación, qué contiene, para qué sirve y hasta cómo crear una estrategia de comunicación en siete pasos

¡Disfruta tu lectura!

¿Qué es una estrategia de comunicación?

Una estrategia de comunicación es un plan que sirve para alcanzar objetivos de comunicación aplicables a la comunicación interna, a los planes de marketing y a las relaciones públicas. Está diseñada para ayudar a las empresas a comunicarse de manera efectiva y cumplir con los objetivos organizacionales centrales.

¿Qué contiene una estrategia de comunicación?

Objetivos de comunicación

Antes de comenzar una estrategia, hay que pensar en los objetivos. Más exactamente, nos referimos a los objetivos de comunicación, que son los resultados que obtendrás al concluir tu plan de comunicación.

Los objetivos de comunicación suelen ser el primer paso en el desarrollo de una estrategia de comunicación.

Aunque son diseñados para ser medibles, no están limitados a un calendario, ya que las fechas para lograr estos objetivos se definen en el plan de comunicación.

Como tampoco es necesario que los objetivos indiquen cómo se van a conseguir, pero puedes incluir un espacio de notas si deseas escribir las primeras ideas.

Escribiendo un plan de comunicaciónImagen: Pixabay

Público objetivo

El público objetivo es cualquier persona con la que quieres comunicarte en el marco de tu estrategia. Por ejemplo, si se trata de una estrategia de comunicación interna, involucrará a los “stakeholders” o “partes interesadas” en un proyecto o función.

O si es el caso de una estrategia de comunicación de marketing, el público objetivo incluirá a los clientes, los representantes de los canales de comunicación y el mercado objetivo.

Plan de comunicación

Una vez establecido el público objetivo, debes seguir con la elaboración de un plan de comunicación, donde realizarás un esquema de cómo se llevará a cabo la estrategia de comunicación. En el plan de comunicación se describe el calendario con las funciones y responsabilidades de los participantes.

Canales de comunicación

Después de haber elaborado el plan, se hace un desglose del plan de comunicación por canales. Implementar los canales de comunicación adecuados en la organización es la clave para mantener a los empleados productivos, comprometidos y alineados con los objetivos empresariales. 

 

¿Para qué sirve una estrategia de comunicación?

Los beneficios de una estrategia de comunicación en una empresa son innumerables. 

Las estrategias de comunicación eficaces pueden ayudar a a mejorar la productividad general de los trabajadores, crear una presencia positiva de la organización en el mercado y promover la confianza entre los empleados. 

Para que las empresas sean exitosas, es imprescindible una estrategia de comunicación eficaz. De lo contrario, podría haber un impacto adverso en el ambiente de trabajo. 

Además, las empresas corren el riesgo de que la información incorrecta circule por toda la compañía, provocando desarmonía y malas decisiones empresariales. 

Por lo tanto, la gestión de la comunicación organizacional debe ser el núcleo de una empresa, ya que permite que la información fluya sin problemas en todos los niveles de una jerarquía.

La estrategia de comunicación es una herramienta que nos ayuda a planificarnos en el tiempo de manera organizada. El sistema a través del que se lleva a cabo varía dependiendo de la empresa, cada una puede crear su propio método y sistematizarlo para poder comunicar sus objetivos coherentemente y en un plazo de tiempo establecido. 

Antes de establecer la estrategia de comunicación, es conveniente crear y difundir un manual o guía para poder transmitirle a los equipos de trabajo la manera en la que van a implementarla. Si tienes una empresa, es crucial saber cómo motivar a tus empleados efectivamente y comunicarte de la forma más asertiva posible.  

Trabajo en equipoFuente: Pexels

En el manual deberás incluir las tácticas que planeas usar, las formas en las que conviene comunicarse dentro de la empresa, las acciones estratégicas, la investigación de los actores involucrados, y las pautas y recomendaciones para llevar a cabo el funcionamiento efectivo de la estrategia. 

En esta guía también puedes incluir las soft skills que mejor se adapten a tu empresa. Éstas te ayudarán a tener un ambiente positivo dentro del trabajo; el saber comunicarse correctamente, trabajar en equipo y ser organizado, también son habilidades que fomentan la motivación no solo personal sino, hacia el resto del team.

Cada estrategia de comunicación es diferente y depende de lo que la empresa busque y necesite. Debe de tomarse en cuenta la experiencia de los proyectos pasados, las iniciativas previas, y acomodarse en base al flujo de trabajo de los empleados. También es muy importante que se actualice y adopte un carácter flexible para que pueda ser modificada después y continúe siendo útil a largo plazo. 

La comunicación es un aspecto complejo y que cambia constantemente debido a factores como la tecnología. Hoy en día la tecnología nos es indispensable para comunicarnos con los demás y sabemos que así como las distintas plataformas de la era digital nos traen innumerables ventajas y nos facilitan el proceso, también traen consigo ciertos riesgos, retos y barreras nuevas.

Por lo tanto, la comunicación y el liderazgo en la era digital son aspectos clave a la hora de desarrollar una estrategia de comunicación organizacional hoy en día.

¿Por qué es importante la estrategia de comunicación en una empresa?

Distribución eficaz de la información

Las estrategias de comunicación garantizan que la información importante se transmita a las personas adecuadas, a través de la comunicación interna y externa.

Para aumentar la eficiencia en el desempeño, es esencial que todos los empleados estén en la misma página.

La información clave debe distribuirse uniformemente por toda la organización, sin dejar de lado ningún detalle.

Con una información incompleta, puede ser difícil que los empleados realicen sus tareas con éxito.

Por ejemplo, si hay un cambio de política en la organización, tanto los clientes como los empleados deben tener toda la información al respecto.

Estandarización de la comunicación

Poner en marcha una estrategia de comunicación permite a los empleados remitirse a un plan estandarizado para interactuar con los directivos, los compañeros y los clientes.

Una estrategia de comunicación garantiza que todos los implicados dispongan de la información adecuada para comunicarla, manteniendo la coherencia en el lugar de trabajo y evitando cualquier ambigüedad.

Imagen de marca

Una estrategia de comunicación eficaz ayuda a mantener la imagen de una empresa en el ámbito público.

Un método de comunicación profesional y estandarizado con los contactos externos garantiza que la empresa se muestre de forma positiva.

Por ejemplo, si surgen informaciones contradictorias que se comunican a los contactos externos por personas diferentes, esto sugeriría que la empresa es desorganizada o deshonesta.

Aumento de la motivación

Una comunicación ineficaz o una distribución desigual de la información puede hacer que los empleados se queden fuera, especialmente si la dirección no comunica la información clave.

Un sólido plan de estrategia de comunicación garantiza que la información se comparta por igual y con regularidad en toda la organización.

Esto también crea una sensación de transparencia y aumenta la confianza de los empleados en la organización.

Existen diferentes tipos de estrategia de comunicación a las que puedes acudir para mejorar tu negocio u organización. Una es la estrategia de comunicación interna y la otra la externa. 

Estrategia de comunicación interna

Se dirige a los equipos de trabajo dentro de la empresa para fomentar la comunicación efectiva y asertiva, fomentando la optimización y productividad de los recursos.

Estos son algunos de los canales útiles que te podrían ayudara en el proceso de planificación de esta estrategia:

  • Revistas digitales,
  • Intranet,
  • Manuales de bienvenida y orientación, 
  • Reuniones y pláticas preparatorias,
  • Reuniones con figuras de autoridad y gerencia, 
  • Buzón de sugerencias.

Equipo de trabajo en la computadoraFuente: Pexels

¿Qué se busca con este tipo de estrategia de comunicación?

  • Que los empleados conozcan los objetivos de tu empresa.
  • Conocimiento de los cambios organizativos de tu negocio.
  • Comunicación de predicciones y futuras tendencias del mercado.
  • Presentar y poner a disposición de los empleados los distintos manuales para sus procesos de trabajo. 
  • Cambiar el “yo” por el “nosotros”, creando un sentimiento más unido de cultura corporativa. 

El liderazgo como estrategia de comunicación interna

Un elemento indispensable en una estrategia de comunicación interna, es tener empleados con capacidades de liderazgo. 

El liderazgo como estrategia de comunicación se refiere al desarrollo y transmisión de mensajes que informan, inspiran, comprometen y unen a los equipos hacia un propósito u objetivo común.

Para que una organización pueda cumplir sus metas, los empleados líderes deben impulsar las buenas prácticas en la comunicación, alentando a sus compañeros a seguirlas. 

Cuando los empleados están informados y comprometidos, se esfuerzan más en su trabajo, lo cual aumenta el rendimiento y la productividad. 

De modo que el liderazgo como estrategia de comunicación desempeña un papel importante en todas las áreas importantes del éxito de una empresa, incluida su capacidad para enfrentarse a los competidores, mantener la retención de los empleados en un nivel bajo y mantener una facturación adecuada.

Para cualquier líder que pretenda mejorar su comunicación, hay una serie de estrategias provechosas que pueden ayudar a conseguir este objetivo. 

Disponer de planes bien pensados es la forma más eficaz para que los líderes tengan éxito en su objetivo general de comunicarse claramente con los empleados, los accionistas y los clientes.

Como lo manifiesta Diego Olcese, CEO de Crehana, en el artículo ¿Cómo fomentar una cultura de innovación en tu equipo?, “si el equipo de liderazgo no es un equipo que fomenta el trabajo autónomo, la creación, el reto de poder lograr desafíos futuros y la formulación de preguntas correctas, va a ser muy difícil que se impregne una cultura de innovación en el team”.

Estrategia de comunicación externa

En este caso, la estrategia de comunicación va dirigida al público externo de una compañía, institución u organización. Es dependiente del capital disponible para invertir que tenga la empresa, y usa como canal distintos medios de comunicación, dependiendo de cuál sea el público meta y los objetivos específicos

Aquí se vuelve a presentar la oportunidad de utilizar la tecnología como herramienta para llegar al mercado deseado y a los consumidores. 

En el mundo tan competitivo y actualizado que vivimos, la publicidad ya no es el único método para llegar a tus clientes, y tampoco resulta suficiente. Hoy en día se necesita mucho más usar la creatividad para encontrar todas las maneras posibles de trabajar con los canales y redes de comunicación. 

La interacción a través de internet es fundamental. Gracias a que la mayoría de la gente tiene acceso a la red, la publicidad y métodos de marketing digital pueden resultar especialmente efectivos. Si anuncias tu empresa o servicio en las distintas plataformas digitales, seguramente alcanzarás a un mercado más extenso y tendrás mayores oportunidades de incrementar tus ventas y tu posición frente a la competencia.  

Aplicaciones de redes socialesFuente: Pexels

Un factor clave para esta estrategia de comunicación es tener muy claro el objetivo o el target del producto o servicio que ofrece tu empresa. De esta manera podrás determinar los elementos de marketing que necesitas, como el marketing relacional, las relaciones públicas, la promoción con patrocinios, las ferias corporativas, anuncios en redes sociales, y demás. 

Puntos clave para considerar al implementar una estrategia de comunicación 

    1. Revisar constantemente el objetivo ideal de la empresa

Fíjate si las acciones de los equipos de trabajo les están ayudando a acercarse más al objetivo principal establecido. También hay que revisar si le dan prioridad al mercado deseado a través de una estrategia creativa y que muestra el valor de la compañía. 

    2. Que el mensaje que comunica la empresa sea congruente 

Tu audiencia necesita saber qué beneficios va a obtener si te elige a ti en vez de a tus competidores. Dependiendo del público al que te quieras dirigir, serán las técnicas que deberás utilizar. Por ejemplo, si tu objetivo es llegar a alguna entidad de gobierno, podrías mencionar el impacto que tendrías en cuanto al crecimiento laboral para su administración comparado con las iniciativas de tu competencia

    3. Realizar un análisis exhaustivo de los intereses de distintos actores que puedan manifestar su opinión acerca de tu negocio. 

Debes de tener en cuenta que varios grupos de interés como tus empleados, inversionistas, clientes, y representantes de los medios de comunicación, son los que básicamente construyen la opinión general acerca de tu negocio y la imagen que proyecta. Puedes apoyarte con herramientas de medición y análisis cualitativos y cuantitativos. Siempre debes cuidar tu reputación lo más que puedas con tu público. 

    4. Lograr que los grupos de interés confíen en tu empresa

¿Cómo podrías alcanzar esto? La base es tener un balance entre crear una reputación excelente para la empresa y la confianza hacia tus clientes y actores externos. Según la confianza que te tengan, podrás ir creando alianzas y fortaleciendo tu presencia en el mercado

Estrechando las manosFuente: Pexels

    5. Planificar el impacto que se quiere lograr en las distintas audiencias.

Comprender que cada audiencia necesita un enfoque y un acercamiento distinto, es lo que determinará gran parte del éxito de la estrategia de comunicación. Para facilitar la identificación de las necesidades de los diferentes grupos es elemental llevar a cabo estudios para conocer sus intereses, comportamientos y preferencias.

¿Cómo crear una estrategia de comunicación para una empresa?

1. Elabora un marco estratégico

Para empezar a crear una estrategia de comunicación, es importante que te preguntes de antemano por qué desarrollar una estrategia de comunicación y qué esperas lograr con ella.

No necesita ser un marco muy detallado, ya que solamente servirá como una referencia y recordatorio para el equipo de trabajo.

Por ejemplo, puedes empezar escribiendo, "esta estrategia de comunicación muestra cómo las comunicaciones efectivas pueden:

  •  Ayudarnos a lograr nuestros objetivos organizacionales generales
  •  Interactuar eficazmente con los “stakeholders” o “partes interesadas”
  •  Demostrar el éxito de nuestro trabajo
  •  Asegurar que la gente entienda lo que hacemos
  •  Cambiar el comportamiento y las percepciones cuando sea necesario

Tip: incluye la visión, misión y filosofía de tu empresa para que los empleados puedan aprendérsela y motivarse para hacerla realidad.

2. Analiza la situación actual

Como introducción de la estrategia de comunicación describe brevemente a qué se dedica la empresa, cuáles son sus principales funciones y dónde opera.

En este paso debes analizar los puntos fuertes de la comunicación de tu organización, es decir, lo que ha tenido éxito y lo que no ha funcionado bien en los últimos cinco años. Las siguientes herramientas te pueden ayudar a analizar la situación actual de tu organización.

Análisis PEST

Los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden afectar el desempeño de una organización son parte de lo que se denomina análisis PEST. 

Independientemente de que sean factores positivos o negativos, este análisis debe incluir todo lo que probablemente pueda llegar a tener un impacto en el funcionamiento de tu organización.

El análisis PEST indica por qué cada factor puede tener un efecto.

Por ejemplo, en el apartado "político" podrías incluir: Cambio de gobierno: necesidad de establecer contactos con los nuevos funcionarios o diputados. Necesidad de comprender la nueva agenda política. Implicaciones para los medios de comunicación objetivo.

Análisis FODA

Enumerar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de tu organización hace parte de la creación de un análisis FODA.

Piensa en lo que esto significa en términos de tus prioridades de comunicación. ¿Cómo se pueden convertir las amenazas en oportunidades? ¿Cómo puedes aprovechar los puntos fuertes mediante una comunicación eficaz?

Análisis de la competencia

Otra herramienta útil a la hora de hacer un análisis de la situación actual de una empresa es observar lo que hacen sus competidores.

Puede tratarse de un ejercicio relativamente sencillo en el que identifiques a tus principales competidores y los clasifiques en función de determinados criterios. Intenta ser objetivo al evaluar los puntos fuertes y débiles actuales.

Estrategia de comunicación métricasFuente: Pexels

3. Define tus objetivos organizacionales y objetivos de comunicación

Toda estrategia de comunicación debe reflejar estrechamente el plan organizacional general. En esta paso debes examinar la visión general de tu organización y sus principales metas y objetivos. 

De modo que debes sugerir cómo la estrategia de comunicación puede ayudar a alcanzar estos objetivos.

Además de referirse a los objetivos específicos, esta paso debe dar una idea general de los principios de comunicación que sustentan la estrategia y los mensajes clave que la organización quiere transmitir.

Es importante que sus objetivos de comunicación contribuyan a la consecución de los objetivos generales de la organización. De este modo, no se reconocerán como un "complemento", sino como algo tan fundamental como los objetivos operativos o políticos para lograr la misión general de la organización.

Cada uno de los objetivos estratégicos de la organización (de tu plan de negocio) puede desglosarse para mostrar cómo las operaciones y la comunicación pueden contribuir a la consecución de los objetivos.

4. Identifica a tu público objetivo o mercado target. 

En este paso, describe detalladamente a tu público objetivo, tanto externos como internos. El público puede ser el gobierno, los usuarios de los servicios y el personal. También puede referirse a los públicos potenciales con los que tu organización desea conectar.

Muchas organizaciones se dan cuenta de que tienen muchos públicos con los que necesitan interactuar. 

De modo que una parte de la estrategia de comunicación podría analizar qué públicos estarán interesados en qué partes de tu organización o actividades. Comprender esto puede facilitar la priorización de tu trabajo de comunicación.

Otra forma de priorizar tus públicos o “partes interesadas” puede ser mediante un esquema. Esto implica elegir los criterios que son importantes para tu organización y luego clasificar a sus diferentes audiencias según esos criterios. 

Esto puede ayudarte a saber cuáles son los más importantes y, por lo tanto, a los que debes dedicar la mayor parte de tu esfuerzo de comunicación. A menudo es más fácil hacer este análisis con dos criterios, para poder destacar las diferencias entre los públicos.

Algunos ejemplos sencillos para estructurar a las partes interesadas son el estudio de su influencia en la política y los recursos y su interés en la organización.

 

5. Crea mensajes atractivos para cada público objetivo

Junto con los mensajes, decide cuál será el mejor medio de comunicación para transmitirlos y llegar a tu objetivo. 

Algunos ejemplos que puedes utilizar son los siguientes:

  • Chats internos,
  • Espacios de trabajo, 
  • Email marketing, 
  • Emails corporativos, 
  • Redes sociales, 
  • Publicidad online, 
  • Anuncios o promocionales en medios de comunicación, 
  • Blogs.

Ten en cuenta que, una vez que hayas identificado a tus públicos, la siguiente tarea es desglosar sus objetivos en mensajes relevantes para cada uno de ellos. Empieza por los públicos con mayor prioridad.

Recuerda que tus mensajes deben ser pertinentes y apropiados para el público. Es posible que quieras dirigirte a tus simpatizantes con un lenguaje mucho más directo que el que utilizarías para las autoridades locales u otros financiadores.

Pero es muy importante que haya una continuidad en los mensajes. Asimismo, es relevante que los “stakeholders” entiendan qué tipo de organización es, por lo que tus mensajes deben estar siempre vinculados a los objetivos y valores clave de la organización.

6. Planea las acciones que vas a realizar. 

Este paso involucra la consideración de tu presupuesto, la manera en la que vas a asignar recursos y delegar tareas, el establecimiento de tiempos para ejecutarlas y las estrategias generales y específicas para cada objetivo establecido.

7. Define métricas para medir el cumplimiento de tus objetivos

Este último paso es fundamental para identificar el grado de avance real y tener resultados observables. Será clave para poder seguir optimizando tus esfuerzos en el futuro y servirá como base para otros pasos como el diseño de tu plan de marketing.

Cada día existen nuevos retos organizacionales en todas las diferentes industrias. Por lo tanto, necesitas estar preparado con planes de comunicación estratégica para alcanzar los objetivos de tu negocio y poder predecir y prevenir escenarios de riesgo que puedan afectar negativamente su reputación.

Cumpliendo los pasos que te presentamos anteriormente y las recomendaciones para implementarlos, podrás crear fácilmente tu estrategia de comunicación y observar cómo pequeños cambios hacen grandes diferencias.

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¡Hasta pronto!

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