¿Qué es Power Query?: ¡No pierdas años de tu vida ordenando data en Excel!

¿Sabes qué es Power Query y por qué es importante usarlo si manejas mucha data? Si la respuesta es no, entonces estás en la nota correcta para que aprendas todo sobre el editor Power Query.

Si sueles trabajar con muchos datos importantes y te toma mucho tiempo ordenarlos o darle forma, es porque no has conocido el editor Power Query. Es una herramienta poderosísima que trabaja con cualquier tipo de datos y te ayuda en la organización, presentación y conexión de los mismos.

En esta nota te explicaremos -de manera sencilla- cómo puedes usarlo, para qué sirve Power Query y cómo sacarle provecho a esta herramienta gratuita de Microsoft. Además, te daremos algunos consejos para aprender a gestionar tu emprendimiento de forma exitosa.

¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es Power Query en Excel?

Antes de aprender cómo usar esta herramienta y descubrir su gran utilidad en nuestras vidas, comencemos este artículo por el aspecto más básico: ¿qué es Power Query?

Power Query es una herramienta de datos que tienen los programas de Microsoft Excel y Power BI. Al pertenecer al paquete Office, este complemento gratuito para Microsoft Excel se actualiza mensualmente. Pero su principal ventaja (y lo que lo convierte en una herramienta útil para ti) es que cumple la función de un ETL (extraer, transformar y cargar datos). Te explicaremos esto más adelante.

El editor Power Query te permite extraer información de distintas fuentes de datos, transformar la data según sea necesario y luego cargarlos en algún sitio para su posterior uso; ya sea en una tabla de Excel o en un modelo de datos como Power Pivot.

Para complementar la información (y que conozcas la herramienta a la perfección), le preguntamos a nuestro profesor Jorge Karam, del curso Introducción a Power BI, qué es Power Query y cuál es su utilidad, y nos respondió lo siguiente:

“Power Query te permite cargar y transformar los datos. Puedes subir datos, modificar parámetros, crear queries, hacer transformaciones básicas asignadas a tus filas o columnas”.

Fuente: Crehana

Antes de aprender cómo usar esta herramienta y descubrir su gran utilidad en nuestras vidas, es necesario que puedas definir, de forma fácil, lo que es Power Query. En palabras sencillas, Power Query en Excel es un motor de transformación y preparación de datos.

Tiene una interfaz gráfica preparada para obtener datos de diferentes fuentes y además, cuenta con un editor de data para aplicar las transformaciones.

Probablemente, ya estés pensando en la manera de ir corriendo a utilizar Power Query. Sin embargo, esto no hace nada más que empezar. ¡Veamos para qué sirve!

¿Para qué sirve Power Query?

La llegada del big data transformó los modelos de negocios, por lo que el análisis de datos es cada vez más importante para el funcionamiento de las empresas. Para manejar y utilizar de forma efectiva la gran cantidad de datos que se recopilan diariamente hacen falta herramientas como Power Query.

Power Query sirve para buscar y organizar datos dispersos, realizar conexiones y darle forma a la información. Por ejemplo: quitar una columna, cambiar un tipo de data o combinar tablas. A continuación, te comentamos cuáles son algunas de las cosas que puedes realizar con Power Query:

• Conectar datos de diferentes fuentes, formas y tamaños.
• Organizar datos para procesarlos y analizarlos.
• Realizar transformaciones de datos, incluyendo la transformación de bases de datos de inteligencia artificial.
• Crear conectores y transformaciones de bases de datos, y compartirlos de forma rápida y sencilla.
• Obtener datos de otras fuentes o de documentos de Excel.

Luego de darle forma a los datos, puedes compartir los resultados o usar la información para crear informes. ¿Te interesa crear un dashboard único para tu negocio?

Power Query te ofrece la posibilidad de realizar una inmensa cantidad de tareas relacionadas al análisis de datos sin la necesidad de tener conocimientos sobre lenguajes de programación. Además, sus opciones de conectividad te permiten sincronizar el complemento con cualquier fuente de datos.

Como puedes ver, Power Query te puede resultar muy útil para agilizar el trabajo en Excel. La gran pregunta es: ¿quieres saber cómo funciona?

Fuente: Microsoft

¿Cómo funciona Power Query?

El funcionamiento de este complemento de Excel no es muy difícil de entender. Basta con prestar atención.

• Primero, Power Query extrae los datos sin importar la fuente de los mismos. No importa si la información proviene de una base relacional o un archivo plano.
• Posteriormente, transforma los datos. Y cuando hablamos de transformar, abarcamos muchos procesos: limpiar, combinar, agregar o fusionar; cualquier procedimiento que cambie la información y la enriquezca.
• Finalmente, el programa carga los datos a Excel. La versión transformada de la información aparece en el programa para que pueda ser analizada.

Como puedes ver, la forma de operar de Power Query es sencilla de entender. Al menos en su esencia básica por lo que, una vez presentemos su funcionamiento, podrás utilizar este complemento sin problemas.

¿Cómo descargar e instalar Power Query?

Power Query es uno de los complementos más importantes de Microsoft Excel, y por la demanda de herramientas para el análisis de datos, este complemento se incorporó de forma predeterminada en todas las versiones de Excel posteriores a 2016.

Sin embargo, para quienes tienen una versión de Excel anterior, es necesario descargar el complemento directamente de la página de descargas oficial de Microsoft.

Lo único que debes hacer para tener el complemento Power Query para Excel en Office 2010 o 2013, es seleccionar y descargar el archivo que corresponda con la arquitectura de tu Windows (32 o 64 bits), ejecutar el instalador del complemento, y seguir las instrucciones de instalación.

Fuente: Microsoft Power Query

En caso de que tengas una versión de Office antigua, te recomendamos que adquieras la suite de Office 2016 o alguna versión superior, porque el complemento para Excel 2010/2013 ya no recibe actualizaciones ni soporte por parte de Microsoft.

También puedes optar por utilizar Power Query online, y disfrutar de la integración de sus servicios con Power Bi, Power Platform y Azure Data Factory.

Si tienes alguna duda respecto al funcionamiento de Power Query, te recomendamos revisar su página de atención y soporte, en la cual podrás obtener información respecto a la experiencia del programa en su versión para Excel o en su versión online. Además, podrás encontrar una guía sobre los principales problemas que se pueden presentar con el uso de conectores y flujos de datos.

¿Por qué utilizar Power Query?

Es hora de echar flores a Power Query. Pero no es hablar bien, sólo porque sí. Veamos por qué debes utilizar esta herramienta por encima de las otras.

• Por su facilidad de uso y su interfaz intuitiva.
• Por su utilidad práctica.
• Gracias a su compatibilidad con las versiones anteriores, podrás utilizar este complemento de Excel en distintas versiones: 2013, 2016...
• Por su capacidad de código personalizado, teniendo la posibilidad de crear tu código M en lugar de ir a la interfaz del usuario.
• Tiene un lenguaje muy fácil de aprender, como lo es el lenguaje M (aunque parezca complejo al principio, descubrirás que no lo es tanto. Más adelante, hablaremos de él).
• Por su escalabilidad.

No puedes dudar sobre lo útil que es este complemento de Excel. Ya sólo nos queda por descubrir cómo usar Power Query.

¿Cómo usar Power Query en Excel?

Ahora que ya sabes para qué sirve Power Query, te contaremos cómo usar cada fase importante del proceso de transformación de datos con esta herramienta y, si quieres ahorrar tiempo, puedes aplicar estas fórmulas de Excel avanzado.

Aprender a usar Power Query

Si quieres aprender a usar Power Query, es importante que sigas el siguiente flujo:

1. Conecta: empieza creando conexiones a datos en la nube o en tu computadora.
2. Transforma: dale forma a los datos según tus necesidades. La data original no se modifica.
3. Combina: crea un modelo de datos desde varias fuentes y obtén una vista de la combinación de datos.
4. Comparte: cuando finalices la transformación de datos, puedes guardarlo, compartirlo o utilizarlo para realizar informes o presentaciones.

¿Qué puedes hacer con Power Query en Excel?

Power Query en Excel graba cada acción realizada en el documento y puedes modificarla cuando quieras.

Puedes deshacer, rehacer, cambiar el orden o modificar cualquier paso. Además, con Power Query puedes crear queries sencillas o complejas. Esta herramienta utiliza el lenguaje M para grabar toda la información y llevar a cabo los pasos que ejecutes en el programa.

Tutorial básico de Power Query

Te contaremos, a través de este tutorial básico de Power Query, lo que puedes hacer con esta poderosa herramienta de datos, además de descubrir la importancia de manejar los Business Analytics de tu empresa.

Lo primero que debes saber sobre el funcionamiento de este complemento de Excel, es cómo ingresar a Power Query en Excel. Pues es muy sencillo, está ubicado en la parte superior del programa.

Fuente: sumproduct.com

Si no puedes ingresar a Power Query, te recomendamos seguir estos pasos o descargar la última actualización Microsoft Power Query para Excel.

Conectar datos con Power Query para Excel

Puedes usar Power Query para Excel cuando necesites conectar datos desde una fuente única o desde varias bases de datos.

Para conectar los datos, ingresa a la sección “obtener datos externos”. Las fuentes pueden incluir datos de una web, archivos, base de datos, Azure y otras fuentes.

Fuente: Microsoft

Después de ello, el procedimiento para utilizar Power Query es muy simple:

• Cuando logres conectar tus datos en Power Query aparecerá un panel de vista previa.
• Dale clic a “cargar” si deseas trabajar los datos en Excel.
• Si deseas aplicar transformaciones o dar forma a los datos, dale clic a “editar”.
• Si optaste por la opción “editar” se iniciará el “editor de queries”.

Transformar datos con el editor de Power Query

El editor de Power Query te permite transformar los datos de las conexiones para su posterior análisis.

Cuando hablamos de transformar datos en Power Query nos referimos a modificarlos de cualquier manera (quitar una columna, cambiar datos, combinar, etc).

A medida que transformes los datos, notarás las modificaciones en tiempo real y podrás ajustarlas hasta lograr tu objetivo. La transformación de uno o más conjuntos de datos se llama datos de forma.

Fuente: Microsoft

• Abre el editor de queries
• Selecciona “iniciar el editor”
• Puedes ver todos los cambios que realices en la sección “pasos aplicados” del panel “configuración de query”.

Fuente: excelfreeblog.com

Compartir información de Microsoft Power Query Excel 2010

Con Microsoft Power Query Excel 2010 o sus versiones posteriores puedes guardar la información trabajada en un libro de Excel y luego preparar gráficos estadísticos para presentarla.

Fuente: Microsoft

• Mira la información trabajada seleccionando “mostrar panel”.
• Luego ingresa a la sección “consultas del libro” en Power Query.
• El panel te muestra todas las queries del libro.
• Compártelo con cualquier persona de tu compañía.
• Guárdalo en el “catálogo de datos” y puedes enviarlo a quien quieras.

Tips para usar Microsoft Power Query

El equipo de Microsoft Power Query ha definido una lista de buenas prácticas, consejos y trucos para aprovechar al máximo el complemento en Excel. En este punto te resumimos cuáles son las mejores formas de utilizar Power Query y reducir la cantidad de tiempo que gastas haciendo tus análisis de datos.

Filtra los datos desde el principio

Es una buena idea acostumbrarse a filtrar los datos que se analizarán en el editor de Power Query, lo cual te permitirá trabajar solo con los datos que realmente sean relevantes para el trabajo que estés haciendo.

Hacerlo es muy fácil y te ayudará a trabajar de forma más eficiente. Para lograrlo puedes utilizar la barra de búsqueda de Excel, o el menú de filtro automático. Una vez que tengas acceso a la lista completa de datos podrás discriminar entre los que te son útiles y los que no.

Utiliza y define el tipo de datos adecuado

Para evitar errores en la ejecución de Power Query es necesario que agrupes los datos en función de la categoría a la que pertenecen, de otra manera, tus análisis no se podrán realizar como esperas y perderás una cantidad de tiempo considerable.

Este consejos aplica principalmente para los grupos de datos que importas a Excel en archivos de tipo TXT o CSV, en los cuales tendrás que establecer los parámetros adecuados para categorizarlos de forma efectiva.

Es importante que no mezcles un tipo de datos como tiempo con otros como porcentajes o números, y que los separes según su propia categoría. 

Verifica la validez de los datos

El equipo de Microsoft recomienda utilizar las herramientas de segmentación de datos de Power Query para obtener información sobre los grupos de datos con los que estás trabajando.

Estas herramientas te ayudan a evitar errores en la transformación de datos y verificar que todos los elementos del análisis están correctos. La manera en la que Power Query te ayuda respecto a esto, es mostrando un gráfico con estadísticas relacionadas a la cantidad de valores que se encuentran en las categorías “válido”, “error” y “vacío”.

Fuente: Microsoft Power Query

Organiza tu trabajo

Para optimizar tu trabajo es recomendable que establezcas algunos parámetros que te permitan ordenar todo lo que haces dentro de Power Query. Te dejamos una lista de lo que podrías hacer para que realizar consultas y hacer transformaciones de datos te resulte más fácil:

• Personaliza los nombres de cada uno de los pasos de la conexión, transformación, y análisis de datos con Power Query.
• Agrega breves descripciones que te permitan saber en cualquier momento qué fue lo que se hizo en cada uno de los pasos.
• Segmenta los datos en pequeñas partes que faciliten el análisis.
• Crea grupos para organizar tus consultas.

Organizar tu trabajo te ayudará a ser más eficiente y utilizar el programa de una forma más rápida y sencilla.

Crea funciones que puedas reutilizar

Al trabajar con análisis de datos es posible que más de una vez tengas que aplicar las mismas transformaciones a grupos o bases de datos diferentes, por lo que es una buena idea crear una función de transformaciones personalizada que te ahorre tiempo y trabajo cuando uses el editor de Power Query.

Las funciones personalizadas de Power Query son muy sencillas de crear, lo único que debes hacer es definir los parámetros de entrada a partir, y los pasos a través de los cuales la función tendrá que generar un resultado en particular. 

Incluso puedes tomar como referencia consultas y parámetros existentes. Para convertir tus consultas de Power Query en funciones debes hacer clic derecho sobre ellas y seleccionar la opción de Crear función.

¿Qué es Power Pivot?

Sabemos que esta nota trata sobre Power Query; pero es importante que conozcas también qué es Power Pivot si realmente estás interesado en la transformación de datos.

Power Pivot se usa para modelar los datos y realizar cálculos más complejos que Excel no puede manejar.

¿Cómo utilizar Power Pivot?

Cuando Power Query haya importado y limpiado las diversas fuentes de datos,  puedes utilizar Power Pivot para establecer relaciones entre las tablas o queries.

Luego, utilizando DAX (expresiones de análisis de datos), el lenguaje de fórmulas de Power Pivot, puedes crear cálculos más potentes y modelos de datos más sofisticados que en Excel.

En conclusión, si quieres trabajar con un gran conjunto de datos de Power Query, te recomendamos usar Power Pivot.

¿Cómo funcionan Power Query y Power Pivot?

Power Query prepara los datos que serán analizados en Power Pivot.

Si te preguntas para qué sirve Power Pivot en la transformación de los datos de Power Query, es simple. Se encarga de trabajar los modelados y cálculos más complejos que no se pueden realizar en una hoja de Excel o tabla dinámica. 

Power Query y Power Pivot son dos herramientas que pueden trabajar de forma independiente; pero se complementan entre sí cuando necesitan analizar un volumen de data alto. Conoce los lenguajes de programación que serán más usados en el 2021.

Fuente: goskills.com

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Esperamos que esta información pueda ayudarte a organizarte, ahorrar tiempo y dedicarte a lo más importante: el análisis de datos. 😉

¡Buena suerte!