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Gestión del cambio: aprende a hacerla y ponte a prueba de rupturas amorosas

Gestión del cambio: aprende a hacerla y ponte a prueba de rupturas amorosas

Última actualización 19 de Septiembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Jorge Iván Cubillos Aldana

¿Cómo haces tu gestión del cambio? ¿Estás preparado? ¿Qué tal si un día de estos tu pareja, con quien llevas años de relación, te pide parar y separarse, sin indicios aparentes de deterioro?  

El cambio es un proceso que nos invita a pensar de una forma diferente. Hace parte del desarrollo natural de la humanidad,  reta a las estructuras sociales rígidas y nos invita a vivir de una manera más flexible y empatía con nosotros mismos”, dice Kelly Hernández, profe del curso online de gestión del cambio para la transformación en Crehana.

Ahora, llevemos circunstancias similares al mundo de los negocios. ¿Cómo debería uno asumir correctamente la gestión del cambio en ellos? ¿Qué pasa si un día nos despiden? ¿Qué sucede si el mercado cambia? Seguramente la pandemia nos dejó más de un indicio.

En esta nota veremos por qué la gestión del cambio es tan importante en el mundo de los negocios, y en la vida, desde luego, pues aquello que la  afecta se refleja en nuestro quehacer profesional, ¿verdad? Analizaremos algunos ejemplos, y así determinaremos cómo a través de la gestión del cambio están garantizados la transparencia, la flexibilidad y el entendimiento de un proyecto, o de un cambio crucial de la vida.

imagen gestion del cambioFoto: Pexels

Características de la gestión del cambio

Cuando hablamos de la gestión del cambio no hablamos de gestión de proyectos. La gestión del cambio contempla cambios tangibles, como  la implementación de nuevos procesos, sistemas, servicios o productos, pero también cambios de comportamiento que se quieren observar en otras personas, como cambios de marcos mentales e incorporación de nuevos hábitos.

En el ámbito organizacional, para entender la anatomía de un proyecto de gestión del cambio, según Kelly Hernández, es necesario comprender su composición a partir de una triada del cambio que contiene:

Personas:

Relacionadas con los valores, comportamiento y códigos compartidos en la organización.

Procesos o frameworks de trabajo:

Relacionados al know how de la compañía en torno a los mecanismos, metodologías y procedimientos para generar valor a un cliente.

Tecnología:

Relacionada a los sistemas, aplicativos y escenarios de trabajo que involucran el componente digital y tecnológico. 

Muchas veces se percibe el cambio como un problema, pero el problema real es la relación que tenemos con nosotros mismos. Por eso la importancia de entender el comportamiento de nuestras emociones. 

analogia de gestion del cambio con consola de audioFoto: Pexels.

Fases de la gestión del cambio

El cambio es 80% emocional y 20% racional. Cuando hay un cambio en mayor o menor medida suele pasar que hay una sensación de pérdida, y es importante reconocerlo. Volvamos al ejemplo inicial, de una ruptura amorosa. Las emociones que se viven alrededor son:

Estado de shock, que es un estado de sorpresa, o asombro. “Yo lo llamo empezar una aventura nueva”, apunta Hernández. 

Negación, en donde te preguntas, ¿por qué yo? ¿por qué a mí? Muy comunes porque a los seres humanos no nos gusta que las cosas cambien, aunque digamos lo contrario.

Luego, en la gestión del cambio nos enfrentamos  a una etapa de frustración. Al asumir que las cosas no pueden ser como antes nos enojamos cuando entendemos las implicancias del problema y buscamos culpables. 

Buscar que las cosas vuelvan a la normalidad, o que tengan un lugar fijo hace parte de la naturaleza humana. En ese punto se mueven en la mente múltiples pensamientos y preocupaciones sobre algo que no ha pasado, pero que creemos que ocurrirá —como en Algo muy grave va a suceder en este pueblo, el cuento de Gabriel García Márquez—. ¿Sabías que el 95% de las cosas negativas que nos imaginamos nunca suceden?

“¿Y ahora qué?”, te preguntarías.  La incertidumbre, o la desolación, es un momento vital de reflexión donde deberás  tomar decisiones para no quedarte estancado en la depresión

Después empiezas a experimentar ya reflexionar. Te preguntarás si este cambio nuevo es bueno, si es pertinente, considerarás los beneficios hasta llegar a la aceptación.

Las personas no abordan las situaciones de la misma forma. Es por eso que la curva del cambio no es lineal y tampoco va a la misma velocidad: se puede repetir una o varias etapas y no tienen que vivirse todas obligatoriamente, ni en el mismo orden. Considera si al momento de romper —manteniendo aún el ejemplo de una ruptura amorosa— se la llevaban bien, o si la relación, al contrario, iba en picada. Allí hallarás una diferencia notoria en cada una de las fases. 

atardecer como gestion del cambioFoto: Konevi en Pexels

Herramientas que te permitirán hacer gestión del cambio de forma efectiva

Si pasamos todo lo anterior del ejemplo de una ruptura amorosa al entorno de una organización no encontrarás mayores diferencias, salvo el número de personas y sentimientos involucrados. Pero, aunque los procesos y las etapas son similares, en ese camino tener a la mano una caja de herramientas para la gestión del cambio te será de mucha ayuda. Ojo, es importante no confundir estas con herramientas para la gestión de proyectos.   

Un mapa de ruta para la gestión del cambio

Sí. “¿Para dónde voy?” Es una de las preguntas más importantes en los procesos de cambio organizacional. No solo para completar y hacerle honores a una visión, sino para asumir los cambios con pie derecho porque, como lo mencionamos arriba, al abordar las situaciones de distinta manera, tener un plan A, un plan B y un plan C, distintos caminos, hará siempre la diferencia. 

Para la gestión del cambio, entrenamiento

En la gestión del cambio el entrenamiento te va a permitir identificar las necesidades de capacitación de los equipos que se verán impactados por algún proceso de cambio.  

El plan de comunicaciones, la tercera estancia de la gestión del cambio

Un plan de comunicación te ayudará a organizar toda la información que vas a difundir en torno al proyecto de acuerdo al público segmentado, canales, periodicidad y mensajes claves a comunicar.

El plan de stakeholders

Te va a permitir enfatizar la gestión de los sponsors del proyecto para facilitar la toma de decisiones —hay algunos cursos de toma de decisiones muy buenos— que requiere la implementación y te ayudará a entender la composición de tu público para realizar planes de acción focalizados según el impacto que quieras generar tanto en personas como en áreas de trabajo

Un plan de líderes y gestores de cambio

En un plan de stakeholders deberás tener en cuenta a todos los grupos de interés tanto internos como externos, incluyendo líderes, colaboradores segmentados por su impacto y apertura al cambio: clientes, accionistas, proveedores, incluso los sindicatos. 

Plan de reconocimiento

Con esta herramienta podrás detallar cuál será la estrategia de reconocimiento que vas a utilizar para mantener a tus equipos motivados: 

tarjetas de tiempo para ti, eventos de celebración conjunta, victorias definidas en el mapa de ruta del proyecto, entre otras.

Todas estas herramientas te ayudarán a tener un panorama mucho más claro para darle norte a todas las iniciativas en tus proyectos de gestión del cambio. 

 

¿Cómo liderar un proyecto de gestión del cambio?

Daniel Barenboim es un pianista y director de orquesta de prestigio mundial. Él, junto al palestino Eduard Said, unieron músicos israelíes, palestinos y árabes en la West-Eastern Divan Orchestra, una orquesta en torno al significado real de la música, para superar los prejuicios y la guerra existente entre las culturas. Pero, ¿qué tiene que ver esto con la gestión del cambio? Bien, pues Kelly Hernández señala que es una excelente analogía para indicar que, en la práctica, podrías imaginar que tú eres ese director de orquesta, conformada por personas de diferentes procedencia y talentos, quienes convergirán en un entorno común, y tu misión sería tener un visión 360 para gestionar el cambio de una manera integral y sostenida en el tiempo —teniendo en cuenta la triada del cambio— además de facilitar y orquestar el proceso de cambio.

En una entrevista, cita Hernández, Baremboim dijo que algunos de los 120 músicos de su orquesta dudaron si vincularse al principio, porque las diferencias políticas, sociales y culturales pesaban mucho más en el proceso de hacer el cambio.

“Si hay aquí un israelí que no siente compasión por un palestino, y un árabe que no tiene compasíon para con los árabes, no tiene lugar en esta orquesta”, dijo Baremboim alguna vez, llegando a un punto clave en los procesos de transformación con esta frase inspiradora, y es hacer de la compasión y la empatía elementos que convergen entorno a un propósito común. 

Recuerda que la capacidad de influencia estará basada en la fortaleza de las relaciones que seamos capaces de construir. Por eso, para construir relaciones de valor, basarse en la confianza y la empatía es clave para generar conversaciones honestas que permitan comprender el punto de vista de otras personas para entender, a su vez, cómo están viviendo esa cultura del cambio y qué podemos hacer para acompañarlos.

Baremboim dejó un legado a la humanidad a partir de la creación de la orquesta.  Su visión permitió que hoy por hoy las Naciones Unidas hayan establecido programas destinados a alentar la cooperación y el diálogo intercultural, especialmente entre los países que se encuentran en un periodo de transición o en una situación posterior a un conflicto. 

Este es un ejemplo del importante rol que tendrás como responsable de la gestión del cambio, para hacer historia en una organización a partir de una efectiva gestión de un proyecto con un enfoque holístico y asertivo del cambio.

foto de daniel borenboim Foto: Página web oficial de Daniel Barenboim. Foto dirigiendo la West-Eastern Divan Orchestra.

¿Qué se necesita para ser un gestor de proyectos desde el enfoque de la gestión del cambio?

Según Ricardo Arturo León, profesional con más de 15 años de experiencia gerenciando proyectos desde el enfoque de la gestión del cambio, e invitado en el curso de gestión del cambio para la transformación, para hacer una buena gestión del cambio hay que seguir tres pasos:

  1. Lo primero es entender el cambio en todas sus dimensiones. Entenderlo con amplitud y profundidad. Poder, antes que nada, describir la realidad actual con todos su detalles, no actuar en automático, comprender qué va a pasar con cada uno de esos elementos de la realidad, qué es lo que estás esperando que suceda. A veces se implementa el cambio sin hacer ese análisis y se pueden quedar por fuera actores importantes en el proceso. 
  2. Evitar el pensamiento lineal en el proceso. Cuando se está en fases de planeación es habitual imaginar el cambio y pensar que todo va  a salir perfecto, que todo va a salir como está programado. Y la realidad es que en el entorno de incertidumbre es imposible tener todo bajo control. Los proyectos, con la fricción que tienen los cambios, van a producir cosas inesperadas y es mejor tenerlo previsto. 
  3. Mantener la transparencia. En ocasiones los equipos responsables de proyecto tienen mucha presión por los resultados esperados, y eso a veces puede conducir a que la percepción del avance de los retos del proyecto sea mejor de lo que realmente es. Es importante la participación de los equipos de gestión del cambio para mantener un pie en tierra evitando una falta de transparencia.

“Lo único constante es el cambio”, dice Ricardo.  “Tanto en la vida personal como en la profesional siempre estaremos experimentando diferentes momentos (...) la diferencia es que algunos cambios nos llegan desde el exterior, y otros de ellos son producidos por nosotros”.

Para los cambios que vienen del exterior, regresando al ejemplo de una ruptura amorosa, en el que, por ejemplo sea tu pareja quien te diga “ya no quiero estar contigo”, o “necesito espacio”, no podrás sino reaccionar y esperar que pase lo mejor. 

Pero con aquellos cambios que tú mismo produces estás buscando que las cosas mejoren, que la realidad en la que estás hoy sea mejor. De tal forma que la gestión del cambio es fundamental para poder asegurar que esa mejor realidad buscada realmente suceda.

Es una forma de tomar responsabilidad sobre los cambios que se van a producir, y de incluir a los involucrados, en que el cambio sea mejor para todos.

Finalmente, Ricardo destaca que, para él, la empatía es el valor fundamental en los procesos de gestión del cambio. “A veces en los proyectos de carácter técnico, ponemos la solución técnica primero, y dejamos a las personas en un segundo lugar (...) Ponernos en los zapatos de las personas que están siendo impactadas por el proyecto y tomar en cuenta sus opiniones harán los resultados más efectivos”.  

 

Recuerda que, al final, todos los esfuerzos de la gestión del cambio deben verse reflejados en todos los escenarios de una relación y, desde luego, de una organización. En esta última tanto en su agenda estratégica, como en su agenda táctica y operativa. Esto ayudará a darle un lugar sólido en la cultura de la organización. Los líderes deben estar comprometidos, se debe hablar sobre las victorias y los avances, contar historias de éxito sobre procesos de cambio e incluyendo los ideales y valores del cambio en los procesos organizacionales como, por ejemplo, la inducción, o los grupos primarios.  

Sabemos que el cambio se cumple si se cumple con los indicadores de proyecto y se refleja en los objetivos estratégicos de la organización; aumenta el compromiso de los colaboradores con los nuevos procesos; y aumenta el nivel de engagement.

Quizá te sea de mucha utilidad esta plantilla de plan de trabajo en excel para organizar tus procesos, y, si te llama la curiosidad, alguno de los cursos online de negocios de Crehana servirán con seguridad para complementar todo lo que aquí describimos.

¿Preparado para el cambio?

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