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12 pasos para crear un programa de formación en empresas en crecimiento12 pasos para crear un programa de formación en empresas en crecimiento

12 pasos para crear un programa de formación en empresas en crecimiento

Josefina Castelan - 27 Abr 23

Articulo

7 min.

Un programa de formación empresarial puede ser muy útil para desarrollar las habilidades de las personas que integran tus equipos. Y es que el diseño de un plan de formación empresarial está orientado hacia resultados y con objetivos específicos a resolver. 

Mediante una serie de técnicas puedes actualizar y desarrollar las competencias de tus equipos. El plan de formación es parte de la gestión empresarial, por lo que debe mostrar continuidad y relación con la estrategia general de Recursos Humanos. Sin embargo, como lo comentan en el portal Harvard Business Review, hay una gran brecha entre la importancia de la formación empresarial y la determinación con la que las organizaciones la abordan

Un plan de formación empresarial es justo lo que necesitas si quieres darle a las personas la oportunidad de crecer y liberar su potencial con el apoyo de la organización. En este blog post te explicaremos cómo elaborar un plan de formación para una empresa con el que podrás mantener a tus equipos formados, integral y profesionalmente.

Realiza un diagnóstico

El primer paso para crear un plan de formación empresarial es hacer un relevamiento del estado de las competencias en la organización para encontrar aquellos puntos débiles que deben ser fortalecidos. Antes de hacerlo, estudia las tendencias de capacitación y descubre cuáles son las competencias más importantes. 

 

Fija los objetivos

Una vez descubiertas las necesidades, debes fijar los objetivos y el alcance de la capacitación para seguir con el programa de formación empresarial. No tendrá las mismas características un plan de formación en ventas que un programa de formación en atención al cliente. Y recuerda, quien mucho abarca poco aprieta. 

Las capacitaciones en las empresas pueden estar orientadas hacia fines específicos; por lo que se puede diseñar un programa de formación empresarial para la mujer con el objetivo de abordar la brecha de género, o determinar formaciones con respecto a las tecnologías de la comunicación.

Un programa de formación empresarial es, en definitiva, una estrategia específica para hacer crecer el talento de las personas que conforman los equipos de una organización. En ese sentido, es vital establecer cuál es el objetivo del plan de formación que implementarás en tu empresa.

Selecciona el tipo de programa de formación empresarial

En este paso se trata de definir quién se encargará del programa de formación empresarial, ya sea contratar empresas externas, plataformas LMS o seleccionar profesionales de experiencia y recorrido. Luego, se define el plan de acción y se determina su duración temporal. 

Tipos de programa de formación empresarial

Antes de elegir un plan de formación para empresas, considera tus opciones. Los distintos programas de capacitación abordan diferentes necesidades, presupuestos y resultados deseables. 

A continuación, te compartimos una descripción general de los tipos de programa de formación empresarial para ayudarte a elegir el más adecuado.

1. Interno o subcontratado

Decide si quieres diseñar un programa de formación empresarial interno o contratar a una empresa profesional para ayudar a formar a tus equipos de trabajo. Hay ventajas y desventajas tanto para los tipos de programas de capacitación internos como para los subcontratados. Solo es cuestión que evalúes el que más se ajusta a tus necesidades.

2. Salón de clases o un taller

La capacitación estilo salón de clases funciona mejor para sesiones de narración y presentaciones. En tanto, un programa de formación empresarial estilo “workshop” o taller es muy útil para lluvia de ideas, simulación y juegos de rol. 

3. Seminarios internos o conferencias de la industria

Capacita a más personas al mismo tiempo mediante un seminario interno. Por otro lado, pagar por conferencias de la industria te permite ofrecer oportunidades de aprendizaje personalizadas a tus equipos. 

4. Entrenamiento individual o grupal

La capacitación grupal es de gran ayuda para los departamentos que se benefician de la capacitación entre equipos (por ejemplo, la capacitación en habilidades de comunicación puede beneficiar tanto a los equipos de ventas como de marketing). 

Crea un programa de formación empresarial individual en tus planes de capacitación para dar a los miembros de tu equipo más libertad a la hora de instaurar su propio estilo de aprendizaje.

5. Formación por competencias o formación en gestión

Perfecciona tus programas de formación empresarial basados ​​en habilidades para ayudar a tus talentos a realizar mejor sus tareas laborales diarias (por ejemplo, capacitación técnica). Utiliza la formación en gestión para ayudar a las personas a desarrollar cualidades de liderazgo.

6. Capacitación en el puesto de trabajo o capacitación de recursos externos

La capacitación en el puesto de trabajo funciona bien para los nuevos talentos. También podrías considerar dar a tus equipos acceso a recursos educativos (como bibliotecas físicas o digitales y herramientas de aprendizaje electrónico) que son fáciles de usar y rentables.

 

Implementa una herramienta o plataforma de formación empresarial

La implementación de una plataforma de capacitación empresarial puede ser un paso crucial en la exitosa ejecución de tu programa de formación. Esta herramienta  puede ofrecer una serie de beneficios, como la centralización de los recursos de formación, la automatización de procesos, la personalización de contenidos, y la posibilidad de realizar seguimiento y evaluación del progreso de tus colaboradores.

Al seleccionar una plataforma de formación, es importante considerar las necesidades y objetivos específicos de tu empresa, así como la capacidad de adaptación y escalabilidad de la herramienta. Asegúrate de que la herramienta seleccionada sea fácil de usar para tus colaboradores y cuente con las funcionalidades necesarias para cumplir con los objetivos de tu plan de formación empresarial.

Desde Crehana, podemos recomendarte nuestras herramientas de Gestión de aprendizaje, con las que podrás llevar a cabo tu programa de formación de forma exitosa. Veamos de qué se tratan: 

Plataforma LMS

La plataforma LMS de Crehana centraliza los planes de formación para tus equipos con contenido propio y externo, sesiones en vivo y más. Con ella, podrás crear una cultura de aprendizaje autogestionada por tus equipos, para potenciar sus habilidades y mantenerse actualizados con su industria.

Las principales funcionalidades del LMS son las siguientes:

  • Puedes subir tus planes de formación, onboardings y contenidos para tus equipos.
  • Incluye cursos online y academias especializadas a tus equipos para desarrollar habilidades de nivel básico a experto con contenido curado.
  • Programa y asigna sesiones presenciales o virtuales a personas y equipos de tu empresa.
  • Mediante herramientas de gamificación, puedes desarrollar a tus equipos con cursos, onboardings, regulaciones y más.
  • Puedes integrar fácilmente a tus proveedores de contenido favoritos.

Crehana LMS

Plataforma LMS de Crehana

Skill XP

La herramienta Skill XP de Crehana permite evaluar a cada persona de tu compañía en áreas y habilidades específicas a través de Machine Learning, con el objetivo de adaptar los planes de formación a las necesidades específicas que tus equipos necesitan. 

Estas son las principales características de Skill XP: 

  • Evaluaciones 100% prácticas de 15 preguntas elaboradas por expertos, tú eliges qué área y habilidad evaluar.
  • La información de los resultados se clasifica en 3 niveles, mediante una matriz de competencias para cada persona.
  • Creamos rutas de aprendizaje a la medida de las necesidades de formación de cada persona.

skill XP

Herramienta Skill XP de Crehana

Determina el presupuesto

Un presupuesto bien planificado te ayudará a controlar los costos de capacitación y también te asegurará tener algo de dinero extra reservado para situaciones imprevistas. En promedio, debes destinar entre el uno y el cinco por ciento de lo que gastas en salarios a tu presupuesto de formación empresarial.

Para ello, primero deberás determinar qué parte de las ganancias de tu empresa puedes invertir en tu organización con fines de capacitación. Tener los números reales te ayudará a hacer predicciones informadas sobre cómo este programa de formación empresarial afectará tu ROI.

Formas de calcular tu presupuesto de formación empresarial

El recurso más importante al momento de determinar un presupuesto de capacitación es tu personal. Conversa con los líderes y el área de Recursos Humanos para determinar las siguientes métricas:

  • ¿Cuáles son las brechas comunes de conocimiento de los equipos?

  • ¿A qué temas dedican más tiempo los líderes cuando capacitan a sus equipos?

  • ¿Cuándo y con qué frecuencia se realiza la capacitación dentro de la empresa?

  • ¿Cuáles podrían ser formas más eficientes de capacitar a los equipos?

Responder estas preguntas juntas generará un plan unificado para abordar el desarrollo de un presupuesto y un programa de formación empresarial efectivo.

A continuación, mira los números. Como te mencionamos antes, utiliza entre el uno y el cinco por ciento de tu presupuesto salarial para brindar capacitación a las personas de tu equipo. 

Fórmula para calcular el presupuesto anual destinado a la formación empresarial

Este porcentaje generalmente depende del tamaño de tu empresa. Puedes utilizar la siguiente fórmula al estimar el presupuesto anual destinado a la formación empresarial:

  • salario total por año x 1-5% = presupuesto total de formación por año

Dependiendo del número resultante, puedes agregar un poco más en la parte superior para tener en cuenta los eventos imprevistos o invertir un poco menos en la capacitación y mantener ese margen de ganancias. 

También puedes basar tu presupuesto de formación empresarial en lo que invierten compañías similares. Esto requiere una fase de investigación más profunda. Aunque esto podría arrojar resultados más precisos, es posible que no se adapte a las necesidades de tu organización. Así que lo ideal es contratar a una empresa profesional para que lo haga por ti.

Para ayudarte con este paso, te recomendamos que utilices un modelo de presupuesto de capacitación genérico, con el fin de que no se te pase ningún detalle. A medida que el plan de formación avanza, seguramente irás adaptándolo a las necesidades de tu empresa. 

presupuesto capacitación

Plantilla de Crehana

Define los métodos de evaluación del plan formativo

La evaluación de un programa de formación empresarial es esencial para medir su efectividad y realizar ajustes necesarios. Por eso, define de antemano los métodos y herramientas de evaluación que utilizarás para medir el progreso y los resultados de tus colaboradores. 

Estos pueden incluir pruebas de conocimientos, evaluaciones de habilidades, retroalimentación de los participantes y seguimiento del desempeño en el trabajo. Utiliza los datos recopilados a partir de la evaluación para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en tu plan de formación, asegurando que esté alineado con los objetivos y necesidades de la empresa.

Establece un cronograma y planifica las sesiones de formación

Un cronograma bien planificado es esencial para asegurar la ejecución exitosa de tu plan de formación empresarial. Para ello, toma en cuenta los siguientes pasos:

  1. Establece fechas y horarios claros para las sesiones del plan de formación, considerando la disponibilidad de tus colaboradores y las necesidades operativas de la empresa. 
  2. Planifica también el tiempo necesario para la preparación de los materiales de formación, la reserva de espacios y cualquier otro detalle logístico requerido.
  3. Comunica el cronograma a tus colaboradores con anticipación y asegúrate de mantenerlo actualizado, realizando ajustes según sea necesario.

Implementa el programa de formación empresarial

El siguiente paso, lógicamente, es llevar a cabo el plan de formación diseñado. ¿Qué debe tener un programa de formación para que sea exitoso? En este punto es importante realizar las capacitaciones, dictar los cursos y monitorear su funcionamiento

Encárgate de cualquier logística con anticipación, como programar la fecha y horario, probar la tecnología para asegurarte de que funcione y entregar los materiales físicos o digitales. Durante la capacitación real, explica las reglas básicas y transmite tus expectativas antes de comenzar.

Comunica y promociona el programa de formación internamente

La comunicación interna es clave para el éxito de tu plan de formación empresarial. Por ello, promociona el programa de manera efectiva entre tus colaboradores, destacando los beneficios y objetivos del mismo. 

Utiliza diferentes canales de comunicación, como el correo electrónico, intranet, reuniones de equipo y carteles en áreas comunes, para asegurarte de que todos estén informados sobre el programa de formación. Además, fomenta la participación activa y el interés de tus colaboradores en el programa, destacando cómo contribuirá a su desarrollo profesional y al éxito de la empresa.

Analiza los resultados

El siguiente paso del programa de formación empresarial es la evaluación de los resultados. Toca revisar si se han alcanzado los objetivos propuestos, reconocer las fallas del proceso y proponer soluciones en el caso de necesitar nuevamente más opciones de capacitación

Realiza ajustes y mejoras al programa de formación empresarial

Un plan de formación empresarial efectivo requiere una mejora continua. En ese sentido, es importante realizar un seguimiento constante del progreso y los resultados del programa, y utilizar los datos recopilados para identificar áreas de mejora. 

Realiza ajustes y mejoras en tu plan de formación en base a la retroalimentación de tus colaboradores, cambios en las necesidades de la empresa o nuevas tendencias en el mercado. Mantén una mentalidad abierta y flexible para adaptar tu programa de formación.

Vuelve a evaluar según sea necesario

Al igual que con cualquier tipo de programa de formación empresarial, es mejor reevaluar dentro de un período de tiempo predeterminado. ¿Qué está funcionando? ¿Han cambiado los objetivos? ¿Necesitas medir las métricas de manera diferente?

Lo ideal es analizar los resultados durante el próximo mes o trimestre. ¿Se cumplieron los objetivos? ¿Hubo cambios tangibles? Determina si el plan de formación empresarial corresponde con un aumento en los ingresos, una disminución en los costos, cualquier cambio en la productividad y otras métricas que elijas monitorear.

 

Como puedes ver, la formación empresarial es un elemento importante para el crecimiento de una organización. No solo para alcanzar la competitividad empresarial, sino también para que tu equipo de trabajo tenga un sólido conocimiento sobre las nuevas tendencias manejadas en una economía digitalizada.

“Integrar la cultura de datos en una organización permitirá impulsar la evolución y la transformación de Recursos Humanos, a la hora de tomar decisiones y presentar soluciones basadas en análisis, para gestionar el talento con más eficacia”, menciona Ricardo Vivas Bernal, profesor de la plataforma E-learning de Crehana.

Ahora que comprendes cómo diseñar un programa de formación empresarial, es momento de implementar uno en tu organización. Nosotros podemos ayudarte con tu programa de formación empresarial. Capacita a tus equipos y retiene a los mejores talentos dentro de tu empresa con Crehana. ¡Prepárate para descubrir cómo la correcta interrelación de habilidades te ayudará a alcanzar tus objetivos!

¡Hasta la próxima!