Pasos para crear un programa de formación en empresas en crecimiento

¿Qué es un programa de formación empresarial? Esto es lo primero que tienes que tener en claro para crear uno exitoso. Se trata de un conjunto de actividades, talleres y cursos diseñados para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados de una empresa. Por lo tanto, es muy útil si tienes interés en desarrollar las habilidades de tus talentos para el logro de resultados y objetivos.

Entonces, si logras que se involucren activamente en la experiencia de aprendizaje, es probable que el compromiso de tus empleados sea mayor. Por lo tanto, podrás aprovechar sus consecuencias; entre ellas, un 17% más de productividad, como se desprende de un estudio de Gallup.

En otras palabras, un plan de formación empresarial es justo lo que necesitas si quieres darle a las personas la oportunidad de crecer y liberar su potencial con el apoyo de la organización. En este blog, te explicaremos cómo elaborar un plan de formación para una empresa con el que podrás mantener a tus equipos formados, integral y profesionalmente.

Realiza un diagnóstico

El primer paso para crear un plan de formación empresarial es hacer un relevamiento del estado de las competencias en la organización para encontrar aquellos puntos débiles que deben ser fortalecidos. Antes de hacerlo, estudia las tendencias de capacitación y descubre cuáles son las competencias más importantes. Luego, continúa con estos pasos:

1. Revisa la misión y los objetivos de tu empresa. Si la misión de la empresa es "brindar un servicio al cliente excepcional", una competencia clave sería la atención al cliente. Entonces, evalúa si el personal actual tiene las habilidades necesarias para cumplir con este objetivo.
2. Haz encuestas y entrevistas. Esto te ayudará a identificar áreas donde tus empleados sienten que requieren más capacitación. Un ejemplo de pregunta podría ser "¿Qué habilidades crees que necesita desarrollar para mejorar su rendimiento en su puesto actual?".
3. Implementa evaluaciones de desempeño. Con el propósito de identificar patrones u oportunidades de mejora. Entonces, si varios de tus talentos tienen puntajes bajos en “trabajo en equipo”, esta podría ser una competencia sobre la que trabajar. Puedes apoyarte en la solución de Desempeño de Crehana para evaluar las competencias de tus empleados para el programa de formación.
4. Realiza un análisis FODA. Enfócate en las habilidades del personal, identificando debilidades internas (por ejemplo, falta de habilidades en tecnología) y las amenazas externas (por ejemplo, cambios tecnológicos rápidos).

Plataforma de Evaluaciones de Desempeño de Crehana

Fija los objetivos

Una vez descubiertas las necesidades, debes fijar los objetivos y el alcance de la capacitación para seguir con el programa de formación empresarial. No tendrá las mismas características un plan de formación en ventas que un programa de formación en atención al cliente. Y recuerda, quien mucho abarca poco aprieta. 

Las capacitaciones en las empresas pueden estar orientadas hacia fines específicos; por lo que se puede diseñar un programa de formación empresarial para la mujer con el objetivo de abordar la brecha de género, o determinar formaciones con respecto a las tecnologías de la comunicación.

Un programa de formación empresarial es, en definitiva, una estrategia específica para hacer crecer el talento de las personas que conforman los equipos de una organización. En ese sentido, es vital establecer cuál es el objetivo del plan de formación que implementarás en tu empresa. Pero, ¿cómo hacerlo?

• Define objetivos específicos y medibles: si detectas una necesidad en habilidades de ventas, un objetivo podría ser "Aumentar las ventas en un 20% en los próximos seis meses a través de la formación en técnicas avanzadas de ventas".
• Alinea los objetivos con tu estrategia empresarial: si estás expandiéndose a nivel internacional, un objetivo podría ser "Desarrollar competencias interculturales en el 80% del equipo de ventas para mejorar la comunicación con clientes internacionales".
• Establece plazos claros: como "Completar la formación en nuevas tecnologías de comunicación para todos los empleados del departamento de marketing en los próximos tres meses".
• Determina el alcance del programa de formación: supongamos que tienes en mente el desarrollo de un programa de capacitación en liderazgo. El alcance podría ser "Formar a 50 gerentes de nivel medio y alto en habilidades de liderazgo transformacional en un período de seis meses".
• Prioriza los objetivos con mayor impacto: si hay múltiples áreas en las que debes trabajar con tu programa, prioriza aquellas que tendrán más impacto en el corto plazo. Supongamos que mejorar la gestión del tiempo incrementará la productividad general; este puede ser el objetivo inicial.

Selecciona el tipo de programa de formación empresarial

En este paso se trata de definir quién se encargará del programa de formación empresarial, ya sea contratar empresas externas, plataformas LMS o seleccionar profesionales de experiencia y recorrido. Luego, se define el plan de acción y se determina su duración temporal. 

Tipos de programa de formación empresarial

Antes de elegir un plan de formación para empresas, considera tus opciones. Los distintos programas de capacitación abordan diferentes necesidades, presupuestos y resultados deseables. A continuación, te compartimos una descripción general de los tipos de programa de formación empresarial para ayudarte a elegir el más adecuado.

1. Interno o subcontratado

Decide si quieres diseñar un programa de formación empresarial interno o contratar a una empresa profesional para ayudar a formar a tus equipos de trabajo. Hay ventajas y desventajas tanto para los tipos de programas de capacitación internos como para los subcontratados. Solo es cuestión que evalúes el que más se ajusta a tus necesidades.

2. Salón de clases o un taller

La capacitación estilo salón de clases funciona mejor para sesiones de narración y presentaciones. En tanto, un programa de formación empresarial estilo “workshop” o taller es muy útil para lluvia de ideas, simulación y juegos de rol.

3. Seminarios internos o conferencias de la industria

Capacita a más personas al mismo tiempo mediante un seminario interno. Por otro lado, pagar por conferencias de la industria te permite ofrecer oportunidades de aprendizaje personalizadas a tus equipos.

4. Entrenamiento individual o grupal

La capacitación grupal es de gran ayuda para los departamentos que se benefician de la capacitación entre equipos (por ejemplo, la capacitación en habilidades de comunicación puede beneficiar tanto a los equipos de ventas como de marketing).

Crea un programa de formación empresarial individual en tus planes de capacitación para dar a los miembros de tu equipo más libertad a la hora de instaurar su propio estilo de aprendizaje.

5. Formación por competencias o formación en gestión

Perfecciona tus programas de formación empresarial basados ​​en habilidades para ayudar a tus talentos a realizar mejor sus tareas laborales diarias (por ejemplo, capacitación técnica). Utiliza la formación en gestión para ayudar a las personas a desarrollar cualidades de liderazgo.

6. Capacitación en el puesto de trabajo o capacitación de recursos externos

La capacitación en el puesto de trabajo funciona bien para los nuevos talentos. También podrías considerar dar a tus equipos acceso a recursos educativos (como bibliotecas físicas o digitales y herramientas de aprendizaje electrónico) que son fáciles de usar y rentables.

Implementa una herramienta o plataforma de formación empresarial

La implementación de una plataforma de capacitación empresarial puede ser un paso crucial en la exitosa ejecución de tu programa de formación. Esta herramienta  puede ofrecer una serie de beneficios, como la centralización de los recursos de formación, la automatización de procesos, la personalización de contenidos, y la posibilidad de realizar seguimiento y evaluación del progreso de tus colaboradores.

Al seleccionar una plataforma de formación, es importante considerar las necesidades y objetivos específicos de tu empresa, así como la capacidad de adaptación y escalabilidad de la herramienta. Asegúrate de que la herramienta seleccionada sea fácil de usar para tus colaboradores y cuente con las funcionalidades necesarias para cumplir con los objetivos de tu plan de formación empresarial.

Con la plataforma de Desarrollo de Crehana, puedes centralizar la capacitación de tu programa de formación, las aplicaciones y el aprendizaje. Todo esto con contenidos de alta calidad. Nuestra herramienta ha ayudado a más de 6 millones de profesionales y más de 1000 empresas en todo el mundo. Pero, ¿qué puedes hacer con ella?

• Crea, organiza y gestiona la capacitación de todo tu equipo: incluye sala virtual para clases en vivo, segmentación del catálogo según la nómina, notificaciones automáticas y biblioteca virtual.
• Una cultura de autodesarrollo, facilitando el crecimiento de tus colaboradores: con Skill XP Evolution puedes medir las habilidades de tu equipo, transformarlo jugando, ofrecer una experiencia móvil para aprender desde cualquier lugar, diseñar cursos y evaluaciones, y brindar espacios de aprendizaje colaborativos.
• Prepara a tu equipo para retos actuales y futuros: con nuestro e-learning, podrás mejorar la propuesta de valor de aprendizaje y desarrollo para tus equipos. Contempla mentorías personalizadas y la posibilidad de crear y subir contenido propio.

Plataforma de Desarrollo de Equipos de Crehana

Determina el presupuesto

Un presupuesto bien planificado te ayudará a controlar los costos de capacitación y también te asegurará tener algo de dinero extra reservado para situaciones imprevistas. En promedio, debes destinar entre el uno y el cinco por ciento de lo que gastas en salarios a tu presupuesto de formación empresarial.

Para ello, primero deberás determinar qué parte de las ganancias de tu empresa puedes invertir en tu organización con fines de capacitación. Tener los números reales te ayudará a hacer predicciones informadas sobre cómo este programa de formación empresarial afectará tu ROI.

¿Cómo calcular el presupuesto del programa de formación?

El recurso más importante al momento de determinar un presupuesto de capacitación es tu personal. Conversa con los líderes y el área de Recursos Humanos para determinar las siguientes métricas:

• ¿Cuáles son las brechas comunes de conocimiento de los equipos?
• ¿A qué temas dedican más tiempo los líderes cuando capacitan a sus equipos?
• ¿Cuándo y con qué frecuencia se realiza la capacitación dentro de la empresa?
• ¿Cuáles podrían ser formas más eficientes de capacitar a los equipos?

Vista previa de la plantilla de presupuesto de capacitación en Excel por Crehana

Fórmula para calcular el presupuesto anual destinado a la formación empresarial

Este porcentaje generalmente depende del tamaño de tu empresa. Puedes utilizar la siguiente fórmula al estimar el presupuesto anual destinado a la formación empresarial:

• salario total por año x 1-5% = presupuesto total de formación por año

Dependiendo del número resultante, puedes agregar un poco más en la parte superior para tener en cuenta los eventos imprevistos o invertir un poco menos en la capacitación y mantener ese margen de ganancias. 

También puedes basar tu presupuesto de formación empresarial en lo que invierten compañías similares. Esto requiere una fase de investigación más profunda. Aunque esto podría arrojar resultados más precisos, es posible que no se adapte a las necesidades de tu organización. Así que lo ideal es contratar a una empresa profesional para que lo haga por ti.

Define los métodos de evaluación del plan formativo

La evaluación de un programa de formación empresarial es esencial para medir su efectividad y realizar ajustes necesarios. Por eso, define de antemano los métodos y herramientas de evaluación que utilizarás para medir el progreso y los resultados de tus colaboradores. 

Estos pueden incluir pruebas de conocimientos, evaluaciones de habilidades, retroalimentación de los participantes y seguimiento del desempeño en el trabajo. Utiliza los datos recopilados a partir de la evaluación para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en tu plan de formación, asegurando que esté alineado con los objetivos y necesidades de la empresa. A través de Crehana, puedes obtener fácilmente esta información:

• Evaluaciones de competencias

• Feedback

Establece un cronograma y planifica las sesiones de formación

Un cronograma bien planificado es esencial para asegurar la ejecución exitosa de tu plan de formación empresarial. Para ello, toma en cuenta los siguientes pasos:

1. Establece fechas y horarios claros para las sesiones del plan de formación, considerando la disponibilidad de tus colaboradores y las necesidades operativas de la empresa. Ejemplo: tus colaboradores tienen picos de trabajo en ciertas horas del día o días de la semana, evita programar sesiones durante esos momentos. Si un equipo de ventas está más ocupado por las tardes, programa las sesiones por la mañana.
2. Planifica también el tiempo necesario para la preparación de los materiales de formación, la reserva de espacios y cualquier otro detalle logístico requerido. Si necesitas preparar presentaciones, materiales impresos o recursos en línea, asigna tiempo específico para estas tareas. "Preparación de materiales de formación en liderazgo: dos semanas antes del inicio del curso”.
3. Comunica el cronograma a tus colaboradores con anticipación y asegúrate de mantenerlo actualizado, realizando ajustes según sea necesario. Envía un correo electrónico a todos los participantes con el cronograma detallado al menos dos semanas antes del inicio de la formación. "Correo de notificación de cronograma: enviar a los empleados el 1 de agosto para el programa que inicia el 15 de agosto”.

Integra tu programa de formación profesional con otros procesos de RR. HH.

Tu programa de formación debe estar alineado con otros procesos de Recursos Humanos para maximizar su impacto. Por ejemplo, si dos altos mandos valiosos de tu empresa deciden abandonar la empresa el día de mañana, ¿tienes reemplazos internos que puedan sucederles rápidamente? ¿O tienes que “salir a buscar” nuevos talentos y capacitarlos al respecto? Aquí algunas ideas sobre cómo puedes integrar tu programa de formación empresarial con otros procesos de Recursos Humanos:

1. Plan de carrera y sucesión:

• Identifica talentos: utiliza el programa de formación para identificar y desarrollar talentos internos que puedan asumir roles de mayor responsabilidad en el futuro.
• Planes de desarrollo individual: crea planes de desarrollo personalizados que incluyan objetivos de formación específicos para preparar a los empleados para futuras promociones.
• Evaluaciones periódicas: hazlas de forma regular para medir el progreso en sus planes de carrera para hacer ajustes en el programa de formación según sea necesario.

PID de Desempeño de Crehana

2. Bienestar y compromiso:

• Equilibrio trabajo-vida: suma módulos de formación que promuevan el bienestar y el equilibrio trabajo-vida, mejorando la satisfacción y el compromiso de los empleados.
• Participación activa: fomenta la participación activa de los empleados en el programa de formación, destacando los beneficios personales y profesionales.
• Apoyo y recursos: proporciona recursos adicionales, como asesoramiento y apoyo, para ayudar a los empleados a gestionar su desarrollo y bienestar.

Plataforma de Clima Laboral de Crehana

Implementa el programa de formación empresarial

El siguiente paso, lógicamente, es llevar a cabo el plan de formación diseñado. ¿Qué debe tener un programa de formación para que sea exitoso? En este punto es importante realizar las capacitaciones, dictar los cursos y monitorear su funcionamiento. 

Encárgate de cualquier logística con anticipación, como programar la fecha y horario, probar la tecnología para asegurarte de que funcione y entregar los materiales físicos o digitales. Durante la capacitación real, explica las reglas básicas y transmite tus expectativas antes de comenzar.

Comunica y promociona el programa de formación internamente

La comunicación interna es clave para el éxito de tu plan de formación empresarial. Por ello, promociona el programa de manera efectiva entre tus colaboradores, destacando los beneficios y objetivos del mismo. 

Utiliza diferentes canales de comunicación, como el correo electrónico, intranet, reuniones de equipo y carteles en áreas comunes, para asegurarte de que todos estén informados sobre el programa de formación. Además, fomenta la participación activa y el interés de tus colaboradores en el programa, destacando cómo contribuirá a su desarrollo profesional y al éxito de la empresa.

Analiza los resultados

El siguiente paso del programa de formación empresarial es la evaluación de los resultados. Toca revisar si se han alcanzado los objetivos propuestos, reconocer las fallas del proceso y proponer soluciones en el caso de necesitar nuevamente más opciones de capacitación.

Ahora bien, ¿cómo puedes analizar si el programa de formación que estás impartiendo ofrece los resultados deseados? Crehana te lo hace fácil porque cuenta con reportes sobre el desarrollo en tiempo real para potenciar tus decisiones. Se trata de dashboards con los que puedes visualizar las métricas más importantes, medir el avance de tus colaboradores y un sistema de reportería personalizable.

• Métricas de uso, activación y seguimiento de los colaboradores.
• Dashboards que indican progreso por cursos, rutas, evaluaciones y usuarios.
• Métricas de situaciones académicas. Asistencia a clases, satisfacción, tiempo en campus, graduaciones y sistema de logros.
• Generación de reportes avanzados totalmente personalizados y exportables a excel.

Sin embargo, esto no es lo único que puedes medir y analizar con los reportes de nuestra solución HR Tech en relación a tu programa de entrenamiento empresarial. También, puedes descargar gráficas claras y fáciles de analizar sobre Desempeño y Clima Laboral:

Verifica el impacto en el clima laboral

Un programa de formación exitoso puede tener un impacto profundamente positivo en el clima laboral de una organización de varias maneras. Porque proporciona a tu equipo la oportunidad de adquirir nuevas habilidades, conocimientos y competencias, lo que puede aumentar su autoestima y motivación. A su vez, el esfuerzo de la organización por invertir en el desarrollo profesional de sus empleados demuestra un compromiso con su crecimiento personal y profesional.

Esto puede generar un sentimiento de valoración, reconocimiento y de pertenencia muy fuerte entre las partes. De hecho, si trabajas en estrategias de Diversidad, Equidad e Inclusión, un programa de formación acertado puede potenciar el sentido de pertenencia y, por lo tanto, reforzar la idea de que tus colaboradores trabajan en un ambiente seguro, de respeto, escucha y justicia (tal como se explica en Forbes).

Realiza ajustes y mejoras al programa de formación empresarial

Un plan de formación empresarial efectivo requiere una mejora continua. En ese sentido, es importante realizar un seguimiento constante del progreso y los resultados del programa, y utilizar los datos recopilados para identificar áreas de mejora. 

Realiza ajustes y mejoras en tu plan de formación en base a la retroalimentación de tus colaboradores, cambios en las necesidades de la empresa o nuevas tendencias en el mercado. Mantén una mentalidad abierta y flexible para adaptar tu programa de formación.

A continuación, algunos consejos para implementar mejoras en tu programa de formación empresarial:

• Compara las evaluaciones de desempeño antes y después de la formación. Si observas una mejora significativa en las habilidades de venta tras el programa, esto indicaría un éxito en el enfoque de la formación.
• Si surgen nuevas tecnologías relevantes para la industria, como herramientas de automatización de marketing, incorpora módulos sobre estas tecnologías en el programa de formación para mantener a los empleados actualizados.
• Si los participantes encuentran que un módulo específico es demasiado teórico y difícil de aplicar, revisa el contenido para hacerlo más práctico y relevante. Puedes incluir más estudios de caso y ejercicios prácticos.

Vuelve a evaluar según sea necesario

Al igual que con cualquier tipo de programa de formación empresarial, es mejor reevaluar dentro de un período de tiempo predeterminado. ¿Qué está funcionando? ¿Han cambiado los objetivos? ¿Necesitas medir las métricas de manera diferente?

Lo ideal es analizar los resultados durante el próximo mes o trimestre. ¿Se cumplieron los objetivos? ¿Hubo cambios tangibles? Determina si el plan de formación empresarial corresponde con un aumento en los ingresos, una disminución en los costos, cualquier cambio en la productividad y otras métricas que elijas monitorear.

Como puedes ver, la formación empresarial es un elemento importante para el crecimiento de una organización. No solo para alcanzar la competitividad empresarial, sino también para que tu equipo de trabajo tenga un sólido conocimiento sobre las nuevas tendencias manejadas en una economía digitalizada.

“Integrar la cultura de datos en una organización permitirá impulsar la evolución y la transformación de Recursos Humanos, a la hora de tomar decisiones y presentar soluciones basadas en análisis, para gestionar el talento con más eficacia”, menciona Ricardo Vivas Bernal, profesor de la plataforma E-learning de Crehana.

Ahora que comprendes cómo diseñar un programa de formación empresarial, es momento de implementar uno en tu organización. Nosotros podemos ayudarte con tu programa de formación empresarial. Capacita a tus equipos y retiene a los mejores talentos dentro de tu empresa con Crehana. ¡Prepárate para descubrir cómo la correcta interrelación de habilidades te ayudará a alcanzar tus objetivos!