¿Qué es el IDSE y cómo beneficia a las empresas mexicanas?

¿Desconoces qué es el IDSE y no sabes si debes utilizarlo para registrar o hacer presentaciones en relación a tus empleados? También conocido como IMSS Desde Su Empresa, se trata de una plataforma creada por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). A través de ella, los empleadores pueden gestionar trámites de manera sencilla y rápida, relacionados con la seguridad social.

Por lo tanto, las empresas pueden cumplir con sus obligaciones patronales de forma efectiva, dado que todo trámite o movimiento afiliatorio que se realice queda registrado de manera automática en esta herramienta. Para la administración de Recursos Humanos, es muy valioso porque agiliza buena parte de su labor. Aquí te compartimos más detalles sobre qué es el IDSE y cómo funciona:

¿Qué es el IDSE?

Lo primero que debes saber sobre qué es el IDSE, es que se trata de un servicio que provee el IMSS de forma totalmente online y autogestionable. Por ese medio, los empleadores pueden hacer diferentes trámites, como la presentación de movimientos afiliatorios o dejar asentadas modificaciones al salario de los trabajadores.

Pero, además de saber esta definición sobre qué es el IDSE, tienes que saber que gracias a esta herramienta puedes cumplir con todos aquellos movimientos que están contemplados en la Ley del Seguro Social de México, los cuales se exigen a los empleadores. Dichos movimientos en el IDSE pueden ser monitoreados, generar respuestas y acuses de recibo.

Por ejemplo, si necesitas hacer una determinación de prima por riesgos de trabajo, puedes hacerlo directamente en la plataforma del IDSE.

¿Para qué sirve el IDSE?

Además de saber qué es el IDSE, también es necesario que conozcas a fondo su utilidad. En esencia, es una herramienta digital fundamental para los patrones y empleadores en la gestión de afiliaciones al seguro social de los colaboradores. Su principal propósito es facilitar los movimientos afiliatorios de manera rápida y virtual, evitando la necesidad de desplazamientos a oficinas del IMSS.

Asimismo, desde la perspectiva del día a día de los profesionales de Recursos Humanos, el IDSE es una plataforma clave para optimizar procesos que anteriormente demandaban mucho tiempo y recursos adicionales.

¿Cuáles son las funciones del IDSE?

Veamos las más destacadas que explican mejor sobre qué es el IDSE y todo lo que puedes hacer en él:

• Automatización de movimientos afiliatorios para informar cambios en relaciones laborales. Por ejemplo, si contratas un nuevo empleado.
• Determinación de la prima de riesgo en caso de accidentes laborales.
• Solicitud de certificados electrónicos para movimientos seguros en línea.
• Presentación de aclaraciones sobre Créditos Fiscales de Seguridad Social y sobre el estado de cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Cancelación del Registro Patronal Único (RPU). Por ejemplo, si cierra la empresa.
• Visualizar y descargar de forma anticipada documentos como la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA).
• Dar aviso sobre huelgas dentro de la compañía.

¿Cuáles son los requisitos del IDSE?

Hay dos requisitos del IDSE fundamentales: aquellos que son de índole administrativa y aquellos que son operativos.

Requisitos administrativos del IDSE

En primer lugar, debes contar con un certificado y un número de identificación específico como empresa. ¿De qué se trata?

• Certificado Digital: un comprobante que genera la plataforma del IDSE cuando te registras por primera vez. Con él, luego puedes ingresar al sistema sin problemas.
• Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE): una serie de caracteres que estará asociado a tu certificado. Una vez obtengas este último, estará asociado al NPIE.

¿Qué tener en cuenta antes de solicitar el Certificado Digital del IDSE?

Previo a que solicites tu Certificado Digital del IDSE, revisa estas recomendaciones:

• Debes tener a mano los datos de identificación del representante legal o patrón, así como también el domicilio fiscal y correo electrónico para la recepción de notificaciones.
• Piensa en un nombre de usuario del IDSE con 8 a 20 caracteres como máximo. Pueden ser caracteres alfabéticos, numéricos o una combinación de ambos tipos. Lo mismo para la contraseña.
• Tienes que tener un CD o USB para almacenar la llave privada que generará el sistema.
• Considera que existe un plazo máximo de 10 días hábiles, después de haber realizado esta solicitud, para que el patrón o representante legal concluya el trámite ante la Subdelegación. Una vez esto, recibirás el Certificado Digital expedido por el IMSS en el plazo de una hora aproximadamente.
• Si no cumples con el plazo anterior, el sistema cancelará la solicitud de manera automática.

¿Cómo obtener el Certificado Digital del IDSE?

Sigue estos pasos para descubrir qué es el IDSE de primera mano:

• Accede a la página web correspondiente a la solicitud del Certificado Digital del IDSE.
• Haz clic en “Generar solicitud”.
• Ingresa los datos del empleador en el primer formulario del IDSE.
• Completa la información del representante legal y la función en tu empresa, en el segundo formulario.
• Ingresa los datos del domicilio fiscal de tu organización, en el último formulario. Luego, haz clic en “Continuar”.
• Indica tu usuario y contraseña para el IDSE.
• Guarda el archivo de la llave privada al finalizar.

Requisitos operativos del IDSE

Estos son los requerimientos mínimos para operar en el IDSE:

• Tener Windows Vista o un sistema operativo superior.
• Contar con el navegador Internet Explorer 10 o superior.
• Java actualizado.
• Haber descargado y ejecutado JavaPolicy.exe con los permisos de administrador.
• Tener Adobe Reader instalado.

¿Cómo ingresar al portal del IDSE?

Si ya cuentas con los requisitos administrativos que te hemos comentado anteriormente, tan solo debes ingresar a la página del IDSE e iniciar sesión con tu usuario y contraseña, además de cargar el certificado o la llave privada de acceso. ¡Así de rápido y sencillo!

¿Cómo funciona el IDSE?

Luego de que hayas iniciado sesión, podrás visualizar los distintos servicios que provee el IMSS en esta plataforma, que te ayudarán a entender mejor el alcance y la relevancia sobre qué es el IDSE. Los servicios más destacados incluyen los movimientos afiliatorios, la emisión, SATIC y DAPSUA, entre otros.

¿Quieres saber qué es el IDSE en profundidad a partir de estos servicios? En el próximo apartado, te los explicamos.

¿Cuáles son los principales servicios del IDSE?

Movimientos afiliatorios

¿Qué es el IDSE en relación a los movimientos afiliatorios? Gracias a este servicio, puedes gestionar los registros de tus trabajadores en el IMSS. Esto es esencial para el cumplimiento legal ya que es una obligación establecida por la Ley del Seguro Social. Así, puedes hacer los trámites de forma remota, lo que te ahorra tiempo y recursos en los procesos relacionados con la afiliación de tus colaboradores.

Además, los movimientos afiliatorios son necesarios para que tu equipo pueda acceder a los beneficios de la seguridad social que provee el IMSS. Tal es el caso de la atención médica y las prestaciones económicas. Si bien hay diferentes movimientos por los cuales todas las empresas están obligadas a notificar al IMSS, aquí te mostramos cuáles son los principales:

• Alta: si se incorpora una nueva persona a la nómina electrónica de tu empresa, tienes que dar aviso. Lo mismo si hay cambios en la situación laboral de tus trabajadores.
• Baja: cuando un trabajador deja de desempeñar sus funciones y su cargo en tu empresa, tienes que notificarlo al IMSS. Sea por la razón que sea; por ejemplo, despido, renuncia u otros motivos.
• Reingreso: si un empleado dado de baja previamente regresa a la empresa.
• Cambios en el salario: todo cambio que afecte la composición del salario de tu trabajador debes informarlo al IMSS a través de la plataforma del IDSE.

Si quieres agilizar parte del cálculo de la nómina, puedes utilizar nuestra plantilla en Excel.

Fuente: Crehana

Emisión

¿Sabías que puedes gestionar y planificar el cumplimiento de las obligaciones financieras sobre las cuotas obrero patronales por medio del IMSS Desde Su Empresa? Seguro ahorrarás mucho tiempo al hacerlo de manera virtual. Para un mejor entendimiento sobre qué es el IDSE en relación a este servicio, te contamos que comprende dos tipos de emisiones: el servicio de Emisión Mensual Anticipada (EMA) y el de Emisión Bimestral Anticipada (EBA).

Ambos documentos (EBA y EMA), también conocidos como “cédulas”, son fundamentales en el proceso de pago de las cuotas al IMSS, y pueden ser consultados y descargados directamente desde el portal IDSE. Asimismo, estas cédulas aseguran que las empresas estén al día con sus obligaciones financieras hacia el IMSS.

Emisión Mensual Anticipada (EMA)

La Emisión Mensual Anticipada (EMA) es un documento que se genera con una periodicidad mensual (cada mes). Tiene la particularidad de que proporciona información detallada y cálculos sobre un mes específico.

Así, por ejemplo, se detallan los pagos relacionados con distintos aspectos de la seguridad social, como enfermedad e incapacidad por maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, guardería, y prestaciones sociales.

Cabe aclarar que la EMA es una herramienta fundamental que da cuenta de la relevancia sobre qué es el IDSE.  Porque, a partir de ella, las empresas pueden mantener un registro detallado y actualizado acerca de sus obligaciones mensuales con el IMSS.

Por lo tanto, este servicio del IDSE facilita la planificación financiera y asegura un cumplimiento puntual de dichas obligaciones, contribuyendo así a la gestión eficiente de los recursos financieros de la empresa.

Emisión Bimestral Anticipada (EBA)

En cambio, la Emisión Bimestral Anticipada (EBA) se genera con una frecuencia bimestral (cada dos meses). Contiene información detallada y los cálculos correspondientes a ese período. Aquí se incluyen los pagos relacionados con retiro, cesantía en edad avanzada, vejez e Infonavit.

Como es un documento bimestral que simplifica el proceso de pago para las empresas, resulta beneficioso en términos de eficiencia y reducción de cargas administrativas. De esta manera, puedes gestionar mejor tus obligaciones financieras con el IMSS y optimizar tus recursos administrativos.

Confronta

Para seguir profundizando sobre qué es el IDSE, tienes que saber en qué consiste el servicio de Confronta. Este servicio, disponible a través de la plataforma del IDSE, cumple un papel clave para los empleadores. Ya que facilita la comparación entre información interna de las organizaciones y los registros que tiene el IMSS.

¿Cuál es su objetivo? Evitar discrepancias o irregularidades en los datos proporcionados por las empresas y los registros que tiene el Instituto. Entonces, al detectar estas diferencias con antelación, se reduce el riesgo de penalizaciones.

Sin embargo, si esas discrepancias no fueran corregidas, las consecuencias pueden ser multas o sanciones graves para las empresas. Pero, ¿qué aspectos pueden compararse a partir de este servicio del ISDE? Aquí algunos ejemplos sobre qué es el IDSE en relación al servicio Confronta:

• Registro de movimientos: se confrontan los movimientos registrados en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y los registros del IMSS para asegurar la precisión en los cambios de la situación laboral de los empleados.
• Fechas de movimientos: se verifican las fechas de los movimientos registrados en ambos sistemas para garantizar la consistencia en la documentación de cambios en la situación laboral.
• Importes de salarios: se comparan los importes de salarios entre el SUA y la emisión para asegurar la coherencia en los registros de remuneraciones.
• Resumen de diferencias en importes: se genera un resumen general de las discrepancias identificadas durante la confronta para facilitar la identificación y corrección oportuna de errores.
• Colaboradores registrados: se verifica la concordancia entre los empleados registrados en el SUA y en los registros del IMSS, garantizando el correcto registro de todos los empleados en ambos sistemas.

Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo (DAPSUA)

Este servicio del IDSE es una herramienta clave para las organizaciones, especialmente cuando inicia cada año fiscal. La razón es que, en ese momento particular del año, las empresas deben realizar el trámite DAPSUA de manera obligatoria. Y es gracias a este trámite que se puede evaluar y definir el nivel de siniestralidad para el Seguro de Riesgos del Trabajo.

A su vez, esto significa que, en función del nivel determinado, también se determina el monto de la prima a pagar (puede aumentar, disminuir o mantenerse constante).

¿Quieres explorar aún más sobre qué es el IDSE? Descubre otro de los servicios que ofrece esta plataforma, a continuación.

Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC)

El Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) es un módulo especializado que se centra en el registro de obras o construcciones y de los trabajadores involucrados en ellas ante el IMSS.

Por lo tanto, este servicio del IDSE es de particular relevancia para el sector de la construcción, ya que permite mantener un control preciso de la información laboral y de obra, lo que es esencial para el funcionamiento adecuado de la industria y para garantizar la protección de los trabajadores mediante el Seguro Social.

Tabla de servicios del IDSE elaborada por Crehana

¿Cómo aprovechar el IDSE en tu equipo de RR. HH.?

Ahora que conoces qué es el IDSE, tu equipo de RR. HH. ahora puede centrarse en tareas más estratégicas. Dejar de lado aquellas actividades administrativas que consumen buena parte de la jornada laboral hace una gran diferencia.

Dado que hay varios aspectos administrativos que pueden gestionar de manera online desde la plataforma del IDSE, pueden dedicar más tiempo a la estrategia de gestión de talento, por ejemplo.

Para eso, soluciones como la de Desarrollo de Equipos de Crehana son las indicadas. Porque podrás capacitar a tus profesionales de Recursos Humanos en prácticas innovadoras para gestionar el personal interno y la importancia de aprovechar tecnología adecuada en este departamento.

Vista previa dentro de la plataforma de Desarrollo de Equipos de Crehana

Entonces, como empleador, ya sabes qué es el IDSE y su importancia. Puedes utilizar el IDSE para el cumplimiento legal, según lo que establece la Ley del Seguro Social en México. Asimismo, con IMSS Desde Su Empresa, puedes simplificar las gestiones de trámites relacionados con la seguridad social, al mismo tiempo que ahorras tiempo y recursos.

¿Qué esperas para empezar a utilizarlo?