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Aprende qué es una función en Excel y cómo te puede ayudar en el análisis de datos

Hans Baumann - 07 Jun 22

Articulo

7 min.

Qué bueno que te hayas interesado en aprender que es una función en Excel. Probablemente, has tenido fórmulas en Excel demasiado largas o muy complicadas para escribirlas manualmente. Así que saber qué es una función en Excel te ayudará a que puedas utilizarlas en lugar de las fórmulas. Pero ¡esto es solo el principio!

Después de que sepas qué es una función en Excel, verás que tiene bastante sentido conseguir técnicas que te permitan mejorar la eficiencia y la productividad en tu trabajo. Por lo tanto, estamos seguros de que esta guía sobre qué es una función en Excel te sumará ventajas adicionales como:

  • Tener mayor agilidad en el c√°lculo de datos.
  • Automatizar el flujo de trabajo.
  • Reducir el tiempo del trabajo improductivo.
  • Mejorar la colaboraci√≥n con tus compa√Īeros.

¬ŅCu√°l es la estructura de una funci√≥n de Excel? ¬ŅQu√© diferencia hay entre f√≥rmula y funci√≥n? ¬ŅQu√© tipos de funciones en Excel hay? Sin m√°s pre√°mbulos, estamos listos para responder las anteriores preguntas y emprender el recorrido que te permitir√° ahorrar tiempo al momento de analizar datos en las hojas de Excel.

¬°Comenzamos!

¬ŅQu√© es una funci√≥n en Excel?

Una función en Excel es una operación predefinida que realiza cálculos utilizando valores (argumentos) específicos en un orden particular (estructura). Están creadas, principalmente, para ahorrarnos tiempo y para que Excel se encargue de todo lo demás.

‚ÄúDicho en otras palabras, Excel se encarga de todo el c√°lculo, f√≥rmula o acci√≥n, por nosotros, y solamente nos pide que le indiquemos la funci√≥n y los datos; como los argumentos‚ÄĚ, seg√ļn explica Julieta Santarelli, contadora p√ļblica con maestr√≠a en Management & Analytics, quien dicta el curso Excel b√°sico para principiantes.

En términos prácticos, para entender qué es una función en Excel, podemos verlo como una especie de códigos atajos que nos ahorran tener que escribir toda una operación matemática o todo un cálculo/análisis de determinados datos.

¬ŅCu√°l es la estructura de una funci√≥n en Excel?

Ahora, después de entender qué es una función en Excel, debes aprender cómo aplicar una función en Excel, para lo cual es necesario que sepas cuál es la sintaxis o estructura de una función en Excel.

Al respecto, Julieta Santarelli indica las partes de una función en Excel, entendiendo que una función siempre se compone de los siguiente elementos:

  • Signo igual (=) + el nombre de la f√≥rmula: para indicarle a Excel que realice el c√°lculo y devuelva el resultado de la f√≥rmula que a continuaci√≥n escribiremos.
  • Un par√©ntesis de apertura: dentro del cual vamos a empezar a introducir los argumentos de la funci√≥n, para eso debes tener claro qu√© es el argumento de una funci√≥n en Excel, como te explicamos en el siguiente elemento.
  • Argumentos: pueden ser una constante (palabra, n√ļmero, fecha), una referencia (celda o rango) o una funci√≥n (que ser√≠an funciones anidadas). Estos deben ir separados por comas (,) o puntos y comas (;), dependiendo de la configuraci√≥n.
  • Por √ļltimo, un par√©ntesis de cierre: al apretar enter, tendremos el resultado.

Estructura de una función en Excel

Fuente: Crehana

Como ves, cada función en Excel tiene su propia sintaxis, la cual debes respetar de manera estricta. Tal vez pienses, ¡pero qué difícil es Excel! Por un lado, tal vez tienes razón. Pues basta con que te equivoques poniendo una coma (,) demás y tendrás que repetir las funciones en Excel desde un principio.

En realidad, Excel viene en nuestro beneficio si sabes manejarlo bien. De hecho, existe una función llamada Asistente de funciones de Excel que nos ayuda a escribirlas correctamente, reduciendo en gran medida las posibilidades de cometer un error.

Ahora que ya entendemos qué es una función en Excel y cuál es su sintaxis debes, además, saber diferenciarla de otro término muy utilizado, pero estrechamente ligado a la función en Excel: la fórmula.

 

¬ŅQu√© diferencia hay entre f√≥rmula y funci√≥n en Excel?

Para identificar mejor qué es una función en Excel, es necesario diferenciar qué es una fórmula y qué es una función en Excel.

Fórmulas en Excel

Por un lado, una f√≥rmula matem√°tica es ‚Äúun conjunto de operaciones entre n√ļmeros y operadores matem√°ticos, que resuelven un c√°lculo devolviendo un resultado‚ÄĚ. En este sentido, si tenemos datos num√©ricos, podemos hacer varias f√≥rmulas en la plantilla de Excel, tal y como si usaramos una calculadora con operadores matem√°ticos, que ya conocemos:

operadores matem√°ticos en Excel

Fuente: Crehana

Seg√ļn indica Microsoft Support, la f√≥rmula en Excel ‚Äúsiempre empieza con un signo igual (=), seguido de n√ļmeros, operadores matem√°ticos (como los signos de m√°s y menos) y funciones, que pueden ampliar el poder de una f√≥rmula‚ÄĚ, 

Ejemplo de una f√≥rmula en Excel puede ser la multiplicaci√≥n de 4 por 8: =4*8. 

Al escribirlo en una celda de Excel y apretar enter, el sistema te tiene que devolver el resultado: 32.  De la misma forma, puede hacerse con coordenadas de celdas que contienen valores, como lo veremos en la siguiente imagen, donde se multiplicar√° 4*10 (B5*C5), y se sumar√° 6+6+10 (B7+CY+D7):

formulas en Excel

Fuente: Crehana

Funciones en Excel

Por otro lado, ejemplos de funci√≥n en Excel son: SUMA, BUSCAR, EXTRAE, etc., que funcionan como una especie de ‚Äėc√≥digos atajos‚Äô que pueden usarse para ejecutar operaciones simples o complejas. 

En el siguiente ejemplo sumaremos en repetidas ocasiones el n√ļmero 2, pero en este caso no har√° falta que pongamos el signo m√°s (+) tras cada dato para sumar, sino que utilizaremos la funci√≥n SUMAR, o SUM en ingl√©s:

funciones en Excel

Fuente: Crehana

¬ŅQu√© tipos de funciones en Excel hay?

Y si te preguntas cu√°les son las funciones de Excel, debes saber que existen diferentes grupos y que se categorizan, valga la redundancia, seg√ļn su funci√≥n.

Excel tiene una gran cantidad de funciones que te permiten hacer cualquier cosa que se te ocurra. Además, se pueden combinar distintas funciones, como sucede en algunas fórmulas de Excel avanzado.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Una función matemática en Excel sirve para hacer cálculos matemáticos y trigonométricos, usando datos numéricos. Por ejemplo: función =SUMA(), o función =PRODUCTO().

Funciones estadísticas

Permiten calcular análisis estadísticos de los datos, como máximos =MAX(); mínimo =MIN() y promedios =PROMEDIO(). También están la función =CONTAR() y la función =CONTAR.SI().

Funciones lógicas

Permiten evaluar expresiones lógicas y decidir el curso de una acción con base en su resultado. Ejemplos de este grupo son las funciones =SI(), =Y() o =O().

Funciones de fecha y hora

Como su nombre lo indica, nos permiten hacer operaciones con este tipo de datos, tales como función =AHORA(), función =DIASEM() y función =FECHA().

Funciones de texto

Permiten transformar los datos de texto o construir nuevos datos de texto, como la función =CONCATENAR().

Funciones de b√ļsqueda y referencia

Las usamos para encontrar valores o referencias en nuestras hojas de c√°lculos en nuestras hojas de b√ļsqueda. La m√°s conocida de este grupo es la funci√≥n BUSCARV().

Funciones de información

Sirven para conocer tipos de datos almacenados en las celdas y obtener informaci√≥n espec√≠fica sobre ellos. Una de ellas es la funci√≥n =SIERROR(). 

Otros grupos de funciones de Excel

El uso de una función en Excel dentro de una fórmula es en algunos casos necesario. A veces no es posible realizar cálculos complicados con solo funciones matemáticas. Un ejemplo es el uso de la función TAN, que permite calcular la tangente de un ángulo. Así que otros grupos de funciones de Excel son:

  • Funciones de compatibilidad
  • Funciones de cubo
  • Funciones de base de datos
  • Funciones de ingenier√≠a
  • Funciones financieras
  • Funciones definidas por el usuario instaladas con complementos
  • Funciones web

¬ŅC√≥mo crear funciones b√°sicas en Excel?

¡Felicidades! Nos pone muy contentos que sigas aprendiendo con nosotros. Ya sabes qué es una función en Excel, la diferencia entre fórmula y función, las partes de una función en Excel y los tipos de funciones que hay. Entonces, ahora es el momento de saber cómo hacer funciones básicas en Excel.

  1. En primer lugar, la principal herramienta para utilizar las funciones en Excel son las celdas, la unidad fundamental de Excel. Es en las celdas donde vas a escribir las expresiones lógicas, los argumentos y también es el lugar donde se muestran los resultados. En este caso, elegiremos C6 para que dé el resultado.
  2. Para introducir una fórmula, se puede escribir directamente en la celda, o utilizar la barra de funciones, la tabla que está encima de la tabla de cálculo (la identificas por el símbolo fx). El primer punto en el que debes fijarte es en el signo de igualdad (=), que no forma parte de la fórmula propiamente dicha, sino que sirve para informar a la herramienta de que se va a introducir una función en Excel y que se le pide que calcule los argumentos introducidos después del símbolo. En este caso, escribiremos =SUMA(C2:C5) sin espacios.

Ejemplo de función en ExcelImagen: captura computadora de Hans

  1. Tomando como ejemplo de función en Excel la suma (), los sumandos se colocan entre paréntesis, mientras que el resultado se muestra directamente en la celda. Como puedes ver en la siguiente imagen, una vez que envías el cálculo, la celda C6 muestra el valor 12, el total, en lugar de la suma de 3 más 3 más 3 más 3 que se introdujo al principio. En realidad, la fórmula no ha desaparecido. De hecho, si seleccionas la celda, podrás ver la fórmula en la barra de fx, y si haces doble clic en la celda, verás incluso que puedes modificarla.

Resultado del ejmplo de función en ExcelImagen: captura computadora de Hans

A prop√≥sito, ‚Äč‚Äčel d√≠a de hoy queremos compartir contigo una plantilla de pron√≥stico de ventas en Excel que te ser√° √ļtil para optimizar los procesos comerciales dentro de tu organizaci√≥n.

Argumento de función en Excel

Ya te habíamos explicado qué es un argumento de función en Excel. Entonces, al leer el ejemplo de función Excel anterior, seguramente habrás notado que todas las funciones de Excel utilizan paréntesis. La información que utilizan las funciones y que está contenida dentro de los paréntesis, separados por punto y coma, son los argumentos. Cada función utiliza diferentes argumentos. Por lo tanto, una función de Excel puede ir:

  • Sin argumentos
  • Un argumento
  • Un n√ļmero fijo de argumentos
  • Un n√ļmero indefinido de argumentos
  • Argumentos opcionales

Un ejemplo de una funci√≥n en Excel que no utiliza ning√ļn argumento es la funci√≥n AHORA, Esta funci√≥n de Excel muestra la fecha y hora actuales. Incluso si una funci√≥n no utiliza un argumento, es necesario que utilices par√©ntesis vac√≠os, as√≠:

=FECHA()

Si usas una función en Excel que utiliza más de un argumento, cada uno de ellos debe separarse con un punto y coma. Un argumento puede ser una referencia de celda, un valor numérico, una conjunto de texto, una expresión matemática e incluso otras funciones (funciones anidadas). A continuación, te presentamos algunos ejemplos de funciones en Excel que utilizan varios tipos de argumentos:

  • Referencia de la celda: = SUMA(C1:C24)
  • Valor num√©rico: = =RADQ(124)
  • Cadena de texto: = = SHIFT.INIZ("hans baumann")
  • Expresi√≥n l√≥gica: = RADQ(183+12)
  • Otras funciones: = RADQ(SUM(C1:C24))

La sintaxis de las funciones

Por lo tanto, la estructura estándar de una función en Excel es la siguiente:

=FUNCI√ďN NOMBRE(Argumento 1; Argumento 2; etc.).

Pro tip: recuerda que nunca hay un espacio entre el nombre de la función y el paréntesis que has abierto. Es posible introducir un espacio después de la coma entre los argumentos entre paréntesis (si así lo deseas), pero esto es solo cuestión de legibilidad y no afecta a las funciones en Excel. Los argumentos de una función deben introducirse en el orden correcto.

 

¬ŅC√≥mo acceder a las funciones en Excel m√°s comunes m√°s r√°pidamente?

Todas las funciones de Excel est√°n disponibles en el grupo de comandos de la Biblioteca de funciones de la pesta√Īa F√ďRMULAS

Pesta√Īa f√≥rmulas de ExcelImagen: captura computadora de Hans

Las funciones en Excel est√°n divididas por categor√≠as (Financieras, Valor l√≥gico, Texto, etc.). Al hacer clic en cada una de las categor√≠as, se despliega una lista. Ahora bien, ¬Ņc√≥mo acceder a las funciones en Excel m√°s comunes de forma m√°s r√°pida? 

Es muy f√°cil a trav√©s del comando Autosuma, el cual te permite seleccionar en breve las funciones en Excel m√°s comunes (Suma, Promedio, Contar n√ļmeros, Max, Min, etc.), o bien, a trav√©s de la opci√≥n M√°s funciones, podr√°s acceder a cualquier funci√≥n en Excel. Asimismo, la herramienta permite acceder a la lista completa de sus funciones haciendo clic en el bot√≥n Insertar funci√≥n.

Comando Autosuma de ExcelImagen: captura computadora de Hans

Para utilizar una funci√≥n en Excel de una manera m√°s √°gil, puedes utilizar el bot√≥n de Insertar funci√≥n que se sit√ļa a la izquierda de la barra de f√≥rmulas. 

Opción Insertar función en ExcelImagen: captura computadora de Hans

Una vez que hayas seleccionado la funci√≥n en Excel, se abre un cuadro de di√°logo en el que hay que introducir los argumentos. Obviamente, como hemos mencionado anteriormente, los argumentos ser√°n diferentes dependiendo de la funci√≥n que escojas. En la siguiente imagen vemos, por ejemplo, los argumentos que requiere el comando Contar n√ļmeros.

Seleccionando Contar n√ļmeros en ExcelImagen: Imagen: captura computadora de Hans

Despu√©s de que hayas introducido los argumentos necesarios, basta con hacer clic en el bot√≥n Listo, y Excel har√° el resto. Por supuesto, adem√°s de insertar la funci√≥n, tambi√©n es posible escribirla manualmente en la celda que escojas. ¬°Y eso es todo! Ahora que ya sabes qu√© es una funci√≥n en Excel y para qu√© sirve, puedes empezar a sentar las bases de tus proyectos contables con compresi√≥n total del funcionamiento y la naturaleza de Excel. 

Como te has dado cuenta, las funciones que vienen integradas en Excel son como una especie de "microprogramas" que se pueden insertar en las fórmulas, ya sea para simplificarlas o para realizar cálculos complejos

¬ŅQu√© ahora tal si te animas a seguir aprendiendo a trav√©s de los cursos de Data y anal√≠tica que tenemos para ti? Las posibilidades en este programa son infinitas. As√≠ que, ¬°manos a la obra!

¡Hasta la próxima!