Los gastos de personal son un elemento fundamental en cualquier compañía. Por ende, las empresas deben asegurarse de gestionar, de la mejor forma posible, este presupuesto destinado a retribuciones y salarios de los colaboradores.

Cuando una compañía hace frente al hecho de que los gastos son mayores que los ingresos, usualmente piensa en aumentar estos últimos. Son muy pocas las corporaciones que piensan en reducir los gastos empresariales, aunque sea igual o más importante en este tipo de cuestiones.

¿Por qué decimos que estos costes de personal son esenciales para toda organización? Porque la gestión de ingresos y gastos en una empresa suelen ser aspectos que, si no se gestionan de la manera adecuada, tendrán consecuencias graves para el futuro del negocio.

Por esa razón, en este post te presentamos qué son gastos de personal, algunos elementos que lo conforman y de los cuales deberás estar atento, así como la mejor forma de optimizar estos costes dentro de tu nómina de empleados. ¡Acompáñanos!

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¿Qué son los gastos de personal?

Los gastos de personal son todos aquellos sueldos y salarios asociados con los miembros de tu compañía. Según afirma el portal Economipedia, no solo abarcan los costos asociados con los empleados, "sino todo aquel gasto que retribuya u ocasione el personal a la empresa".

Llevar los gastos de personal de una empresa es importante para que puedas manejar tu organización, ya que funcionan como una guía de gestión. Sin embargo, también puede traer inconvenientes si no se realiza una contabilidad adecuada de los mismos.

Por ello, es importante que sepas cómo hacer un presupuesto de gastos de personal y conozcas qué elementos se incluyen dentro de estas cuentas, como por ejemplo:

• Los sueldos y salarios: básicamente, vienen a significar las remuneraciones periódicas (también pueden ser eventuales) hacia los integrantes de la compañía.

• Las indemnizaciones: aquellos gastos destinados a reparar daños o perjuicios, así como también las remuneraciones por despido o jubilación anticipada.

• Las retribuciones mediante herramientas de patrimonio: representan aquellos importes que las compañías se encargan de liquidar a los colaboradores por los servicios prestados en la empresa (puede ser con instrumentos de patrimonio o en efectivo).

• La Seguridad Social: son aquellos aportes y contribuciones que corren por la empresa, relacionadas con las prestaciones de salud, pensiones y riesgos laborales.

• Las retribuciones a largo plazo: son todas aquellas pensiones y prestaciones, ya sea por jubilación o por retiro.

• Diversos gastos sociales: aquí se incluyen aquellos desembolsos voluntarios, realizados por las compañías para cumplir alguna disposición legal que garantice la mejora de vida de las personas (becas o seguros, por ejemplo).

Tipos de gastos de personal

Ahora bien, aprender la mejor forma para reducir los gastos de personal de manera estratégica, pasa por tomar en consideración la tipología de estos costes. Es la única manera de controlar y mantener un equilibrio en los mismos.

Aunque todos los gastos de personal aparezcan en alguno de los 3 tipos que te mencionaremos a continuación, puede ocurrir que un determinado gasto puntual pertenezca a uno o más grupos.

¿Qué tipos de gastos de personal tienes en tu compañía? Te los presentamos a continuación para que los puedas reconocer sin inconvenientes:

1. Gastos retributivos directos

Este tipo de gastos de personal abarca aquellos costes que terminan considerándose un ingreso directo para los miembros de tu compañía o para el sistema tributario como tal.

¿Qué gastos se pueden incluir aquí? Principalmente, aquellos que corresponden a lo siguiente:

• Sueldos.

• Comisiones.

• Retenciones.

2. Gastos retributivos indirectos

Cuando hablamos sobre estos gastos de personal, nos referimos principalmente a aquellos que se gestan de manera pasiva. 

Dentro de este tópico, podrás encontrar las cotizaciones sociales o ciertas retribuciones colectivas (ya sean clases de algún tema puntual, acceso al gimnasio, entre otros costes).

3. Gastos retributivos mixtos

Son aquellos gastos de personal que, si bien surgen como consecuencia de alguna acción directa de tu equipo de trabajo, no les sirve como retribución, sino como compensación.

¿A qué nos referimos exactamente con este punto? Un claro ejemplo de gastos de personal puede ser el gasto de gasolina o el que se destina al transporte y la movilización de los empleados.

Fuente: Unsplash

¿Cómo optimizar los gastos de personal?

Si deseas obtener buenos resultados en el tema de la optimización de costes de personal, es importante que diseñes una línea estratégica, mediante la cual puedas afrontar todos los cambios que sean necesarios para tu empresa.

Aunque existen hábitos de trabajo que se hace muy complicado cambiar, la idea es que puedas motivar a todo tu equipo de trabajo e instarlos a conseguir una mejor eficiencia laboral. Para ello, deberás implementar las medidas adecuadas referentes a los gastos de personal.

¿Cómo puedes optimizar tus gastos de personal? Te mostramos lo que debes hacer a continuación:

1. Diseña un presupuesto de gastos

Armar un presupuesto de gastos de personal es el paso esencial para realizar este tipo de informe. Como bien menciona el medio Forbes, con esta planificación "podrás controlar tus ingresos y planificar tus gastos de forma semanal, quincenal o mensual".

De igual forma, Alejandro Cecconi, profesor del curso Creación de un plan de venta efectivo, destaca que "cuando hablamos del presupuesto, hablamos de un documento cuantitativo del cual también dependen nuestras ventas", siendo este informe "el punto de partida de otros sistemas presupuestarios de la empresa". Por ello, y más, es un factor clave para las compañías y los gastos de personal.

Recuerda que debes definir, de forma realista, lo que serán tus vías de ingreso y reconociendo todos tus gastos empresariales. Así que, deberás tomar en cuenta lo siguiente:

• Debes tener una comprensión de tus gastos empresariales, tanto de su origen como de la funcionalidad de los mismos.

• Mantén una posición estratégica, donde abarques medida de planificación, revisión y control.

• Adjudica personas que se responsabilicen de cada área y realiza evaluaciones mensuales o trimestrales, que te permitan corregir cualquier posible desviación.

2. Optimiza las compras

Básicamente, la base de los costos operativos son las adquisiciones de bienes y servicios. Por esta razón, es fundamental que evalúes cuáles son las necesidades reales y mejores los requerimientos de compra, así como también la selección de los que serán tus proveedores.

Este paso te permitirá realizar un ahorro considerable de tu capital y en los gastos de personal. ¿Quieres saber cómo?:

• Evaluando los acuerdos con los distintos proveedores y buscar posibles alternativas.

• Negociando mejores precios, así como también promociones, plazos de pago y descuentos

• Asegurándote que se defina la política de compras, dentro de un entorno más global y sin la existencia de intermediarios.

• Cooperando con otras compañías que tengan necesidades en común en cuanto a temas de servicios y suministros.

3. Asegúrate de externalizar servicios

En la actualidad, las leyes de cada país son muy estrictas con las pymes y empresas autónomas, garantizando el cumplimiento de obligaciones administrativas como las siguientes:

• La protección de datos.

• Registros y licencias.

• Seguros.

• Auditorías e impuestos.

Por todo ello, lo mejor para las empresas es externalizar servicios mediante la participación de empresas especializadas, que dispongan de los medios necesarios para poder asegurar que todas estas estipulaciones se cumplan. Esto es importante dentro de los gastos de personal.

Si sientes que cualquier gestión empresarial cuesta más hacerla de forma interna que contratar un servicio para cumplirla, lo mejor es que puedas externalizarla. Esto dependerá mucho de las necesidades de las empresas.

Fuente: Unsplash

4. Preocúpate en optimizar los gastos de gestión

Lo fundamental en cualquier empresa es preocuparte por gestionar estos 3 aspectos fundamentales:

• El área fiscal: revisa el marco legal para que puedas reducir los impuestos y, así, aprovechar los gastos deducibles.

• La gestión de personal: evalúa las diversas categorías profesionales y no dejes pasar el tema de las bonificaciones en temas como la contratación o en las cotizaciones sociales.

• La contabilidad de la empresa: mantente al tanto de la normativa y evita incurrir en cualquier posible fallo por equivocación en el cálculo de las cifras o alguna omisión.

Si mantienes una buena cobertura en estos 3 aspectos, evitarás cualquier posible sanción administrativa y costes adicionales.

5. Controla tus pagos y cobros

Al momento de realizar tu presupuesto de gastos de personal, también es fundamental que realices uno de tesorería, en el cual incluyas tanto los cobros como los pagos, con su respectiva fecha de vencimiento. De esta manera, podrás anticipar cualquier clase de inconveniente relacionado con la liquidez de tu compañía y arreglará cualquier desviación, que pueda derivar en una deuda para el futuro.

Y, por supuesto, el presupuesto de tesorería te será de gran ayuda para que puedas visualizar tus pagos reales de la mejor forma posible.

6. Reduce los gastos financieros

Este es de los puntos más importantes en cuanto a los gastos de personal. Es importante que mantengas un control sobre tus egresos y busques la forma de reducirlos, en la medida de tus posibilidades.

Para ello, es fundamental que analices adecuadamente las necesidades de financiación (tanto las actuales como las futuras) y, de esta forma, puedas reconducir tu deuda. Algunos de los aspectos que puedes evitar son:

• Ciertos préstamos.

• Líneas de crédito.

• Algunas comisiones.

Una idea que te puede servir de gran ayuda para el cálculo de los gastos de personal es la de diversificar las fuentes de financiación.

7. Invierte en tecnología

Los gastos de personal también pueden verse reducidos con la aplicación de recursos tecnológicos. No solo podrás ahorrar costes importantes, sino que también puedes mejorar la productividad y eficiencia de la empresa.

Agilizar las áreas en tu compañía te será de gran utilidad. ¿Qué tipo de elementos puedes implementar para disminuir los gastos de personal?

• La operatividad en la nube (lo que viene a ser el cloud computing).

• Las aplicaciones.

8. Generar una disciplina de ahorro en la empresa

Aunque no lo creas, los gastos de una empresa pueden verse reducidos notablemente, si se promueve una cultura empresarial adecuada, en la que todos los colaboradores estén en la misma sintonía en cuanto a la optimización de recursos de la compañía.

La idea es poder concienciar, recompensar y motivar toda clase de participación que implique una búsqueda de soluciones para conseguir más logros utilizando menos recursos. Algunos tips que puedes aplicar en tu compañía son:

• Fortalecer un pensamiento común, que vaya en pos de la optimización de recursos.

• Apuesta por equipos e instalaciones que dispongan de eficiencia energética.

• Reduce gastos generales y recicla todo lo que puedas. Disminuye el consumo de papel, agua, luz, entre otros elementos.

¿Qué debes tomar en cuenta dentro de los gastos de personal?

Los gastos de personal representan una parte fundamental dentro del panorama de la gestión de un negocio. Por ende, no puedes dejar al azar ningún punto dentro de la planificación de este sector.

Así que, debes prepararte bien y conocer todo lo relacionado con los gastos de personal administrativo. Para ello, te presentamos los principales conceptos asociados con este tema.

1. Tiene que ser una planificación realista

Al momento de realizar la gestión de los gastos de personal, lo primero que debes asegurarte es que sea una planificación realista y centrada, basada en tu conocimiento y experiencia con el manejo de tu empresa.

Es por eso que es importante que tomes en cuenta lo siguiente:

• Debes realizar un análisis de la situación actual de tu compañía.

• Tienes que tener claros los objetivos y las metas que deseas alcanzar en el próximo año.

• Calcula cuántos ingresos son los que se esperan conseguir.

• Contabiliza la cantidad de dinero que necesitas invertir para la consecución de este fin.

2. Toma en cuenta el pasado y el futuro de tu empresa

No puedes realizar una planificación de nada (mucho menos de los gastos de personal) si no tomas en cuenta el pasado y el futuro de tu compañía.

Para ello, debes tomar en cuenta el presupuesto de gastos de personal del año pasado (al momento de realizar tu contabilidad), así como también las previsiones que tienes proyectadas para el futuro.

Si bien en toda empresa pueden existir gastos imprevistos, este punto te será de gran ayuda para establecer unos parámetros aceptables bajo los cuales poder trabajar.

Fuente: Unsplash

3. Recopila datos

La recopilación de datos e información de la compañía te será de gran utilidad para que puedas realizar una planificación de gastos de personal adecuada.

¿Qué tipo de datos debes recoger? Algunos de los datos que necesitas recopilar son los siguientes:

• Los gastos del año en curso.

• La cantidad de trabajadores que están proyectados a ingresar para el año siguiente.

• El coste de la prestación.

• Los cambios en las políticas de la compañía, o en las leyes.

4. Enfócate en una tipología concreta

Al momento de realizar el balance de los gastos de personal, es importante que entiendas que deben responder a una de las siguientes tipologías:

• Incrementales: los cuales están basados en el presupuesto actual y, así, pueden hacer los ajustes con base en las expectativas.

• Nuevos: son aquellos que, a diferencia del anterior, parten desde cero.

5. Haz proyecciones anuales

Dentro de los gastos de personal, es importante hacer una proyección anual solo repartiendo los costos por meses o, si lo prefieres, por trimestre.

De esta manera, el área de finanzas (o quien realice la contabilidad de la compañía) contará con un excelente recurso para garantizar el control del flujo de caja del departamento de forma mensual.

Los gastos de personal son un elemento que existe en cualquier empresa. Así que su optimización es esencial para el crecimiento y desarrollo de una compañía, aunque optimizar no necesariamente implica reducir estos costes, sino de hacer muchas más cosas gastando menos dinero.

Eso sí, debes recordar que gestionar los gastos de personal de una empresa no implica reducciones de plantilla. Si se reduce la nómina de empleados, se está poniendo en peligro la calidad del producto, así como también la imagen de la marca, por lo que es mejor recurrir al proceso que hemos descrito anteriormente y, así, optimizar tus procesos empresariales sin necesidad de afectar a tus colaboradores.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca de los gastos de personal, inscríbete en nuestros cursos de liderazgo empresarial, donde aprenderás lo que debes saber para gestionar tu compañía de la mejor forma posible.

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