Conocer qué es una licitación y poner en marcha este tipo de procedimiento te servirá para exponer tu marca al público y, si es lo suficientemente reconocida, te ofrecerá la oportunidad de consolidarte en tu mercado. Además, contribuirás con algo a la mejora de tu comunidad por lo que es un ganar-ganar para todos.
Las licitaciones son procesos técnicos, en los cuales debes ser consciente de todo lo que engloba el hacerse cargo de todo un proyecto. Y, aunque suele desarrollarse de forma diferente según la nacionalidad que tenga, es importante que domines todo acerca de este tipo de industria.
Según la profesora Dore Hernández, docente de nuestro curso online de Negociación e influencia para lograr resultados, "cuando enfrentas una negociación, sabes qué técnica utilizar en función de la situación y de lo que quieres lograr". Lo mismo ocurre en el marco de lo que es una licitación, pues son dos posturas las que deben encontrarse y llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes.
En este post, te enseñamos qué es una licitación, los tipos que existen, su importancia y las distintas fases que conforman este proceso. ¡Acompáñanos!
¿Qué es una licitación?
Una licitación es un proceso participativo mediante el que se aspira a poder obtener las mejores condiciones de compra para cierto tipo de operación o proyecto. Es decir, se trata de un procedimiento mediante el cual una corporación reconoce la existencia de una necesidad, pide y evalúa ofertas que la solvente y elige una de las alternativas que consideras adecuada para ese tipo de circunstancia.
¿Cómo funciona el proceso de lo que es una licitación? Mediante la apertura de una convocatoria o concurso, en el cual participan diversos tipos de proveedores, para recibir la contratación de un producto o servicio, el cual es solicitado por una compañía determinada.
No importa qué clase de empresas decidan participar, mientras cumplan con las condiciones exigidas, serán bienvenidas (especialmente en cuanto al tema de las licitaciones públicas). Entre los tipos de proveedores podrás escoger entre los siguientes:
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Empresas autónomas.
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PyMes.
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Empresas grandes.
Ahora el proceso es muy simple y funciona a través de la publicación de una licitación, que disponga de los pliegos de condiciones de la parte interesada en realizar la contratación. En estos pliegos, aparecen todos aquellos requisitos que son indispensables para que los interesados en ofertar envíen una propuesta que se ajuste a lo solicitado y pueda iniciarse la negociación empresarial.
Dentro de los pliegos de la contratación, se encuentran todos los factores necesarios de que es la licitación:
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La duración del contrato.
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La intención.
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El precio del mismo.
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Las condiciones establecidas por las dos partes.
En función de los pliegos es que las empresas licitadoras plantean sus respectivas ofertas. Una vez estén todas las propuestas recibidas, quedará por parte de la parte contratante elegirá aquella que considere como la más adecuada.
Ahora bien, si hablamos de lo que es una licitación, es importante mencionar que existen dos tipos, de los cuales hablaremos justo ahora.
¿Cuáles son los tipos de licitaciones?
En diversos países existen diversos tipos de licitaciones que no se aplican en otras regiones. Por ejemplo, en España se guían por la Ley de contratos del Sector Público (LCSP), la cual determina la existencia de 3 modalidades (y estas, a su vez, se dividen en submodalidades):
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En función de su objeto.
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En función de su régimen jurídico de derecho comunitario.
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En función de su régimen jurídico de derecho administrativo o de derecho privado.
Sin embargo, si hablamos de términos generales y especializados, encontrarás que existen 2 tipos de licitaciones muy bien definidas y son las siguientes:
Licitaciones públicas
Las licitaciones públicas suelen ser las más reconocidas y las que más abundan. Se trata de una contratación hecha por un organismo estatal, que se encarga de realizar una convocatoria pública en la cual los aspirantes presentan sus postulaciones (en igualdad de oportunidades, cabe destacar) y la entidad se encarga de adjudicar el contrato a aquella que le resulte más atractiva.
Según el portal Economipedia, "es una fase del procedimiento de contratación del sector público para elegir a las empresas privadas".
Uno de los aspectos que debe garantizar este tipo de licitaciones es que el organismo público está obligado a:
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Emplear publicidad.
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Garantizar que sea un proceso donde haya transparencia.
Licitaciones privadas
Muy similares a lo que son las licitaciones públicas. Básicamente, cuentan con un proceso muy similar, con la salvedad de que las invitaciones que realiza la empresa que convoca son personalizadas, hacia un grupo concreto de empresas (a diferencia del otro, en el cual se realiza un anuncio público).
Ahora bien, ¿en qué casos se requiere de una licitación privada? Principalmente cuando se tratan de casos como los siguientes:
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Situaciones de emergencia o que sean de suma urgencia.
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Se requiere confidencialidad en cuanto al servicio.
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En el caso de que se deban adjudicar licitaciones públicas que no hayan tenido ningún tipo de ofertantes.
Sin embargo, la licitación pública es la que más te encontrarás en tu camino, así que nos centraremos en este tipo en particular. Entonces, ¿puedes intuir por qué este proceso es tan importante ahora?
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¿Por qué es necesaria la licitación?
Cuando hablamos de lo que es una licitación, por lo general hacemos referencia al proceso que describimos para las públicas. Este tipo de acontecimientos es fundamental y necesario, tanto para la empresa que resulte escogida como para las personas en general:
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Para la empresa, termina siendo una ventaja, pues es retribuida con el dinero que se recauda de los impuestos y los cuales fueron donados por los ciudadanos para subsanar cualquier imprevisto y mejorar la calidad de vida de la población.
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Para las personas, el resultado de lo que se obtenga en el contrato va a resultar de gran ayuda para su utilización y disfrute personal y social.
Por estos motivos es que resulta esencial que el ente público ofrezca tanto publicidad como transparencia en la elección de lo que es una licitación, pues resulta la única forma para saber con certeza que la decisión tomada fue la mejor opción disponible en el mercado. Eso sí, dependiendo de los tipos de contrato, las empresas permiten la presentación de ofertas con mayores limitantes.
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¿Cuáles son las fases de una licitación?
Como te mencionamos anteriormente, al hablar de qué es una licitación, debes ser consciente de que cada país cuenta con sus propias reglas particulares. E, incluso, pueden variar dentro del mismo país (lo que comentábamos sobre el monto o el objeto en cuestión).
Sin embargo, generalmente es posible reconocer diversas fases de un proceso de licitación. ¿Quieres saber cuáles son?
1. Preparación de los pliegos de condiciones
¿Recuerdas el tema de los pliegos? Pues son un aspecto esencial de lo que es una licitación, ya que son los documentos en los cuales se plasmará, con lujo de detalles, los datos sobre el proyecto en sí. Es decir, las características que va a poseer esa infraestructura que se desea comenzar a construir o en caso de que sea un servicio, detallar con exactitud los detalles relacionados a esa prestación.
Los pliegos suelen estar estructurados por cláusulas, que serán esos condicionantes administrativos, técnicos y económicos que deben ser respetados por las partes que lo suscriban. Asimismo, estos pliegos deben ser redactados por una persona que cuente con un conocimiento especial sobre la materia, por lo que esta es una de las fases de la licitación que pueden resultar más costosas de todo el proceso.
En cada fase de licitación, corres el riesgo de incurrir en un posible fraude. Durante la preparación de pliegos, es posible que se soliciten una serie de servicios innecesarios o que estén sujetos a un costo mucho mayor que el que oferta el mercado; así que debes leer y revisar muy bien este tipo de documentación.
2. Publicación de la convocatoria
Una vez esté plasmada la información de lo que es la licitación en los pliegos, es momento de iniciar con la convocatoria. En el caso de ser pública, esta se difundirá en medios como los siguientes:
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Periódicos de difusión general.
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Sitios y portales web especializados en la publicación de estas ofertas.
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Boletines oficiales.
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Correo electrónico directo a las empresas inscritas en la sede electrónica de la organización licitante.
Durante el transcurso de esta fase de licitación, deberás estar atento a otra posibilidad de fraude. ¿De qué forma?:
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Si un plazo es acortado de forma inadecuada durante la presentación de ofertas, al haber avisado con tiempo a alguna empresa que se desee que sea la adjudicataria y, de esta manera, perjudicar al resto de compañías.
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En los países pequeños, pueden publicarse alguna licitación destacada, la cual esté financiada por algún banco de desarrollo multilateral solo en un periódico de ese país. En este tipo de casos, deben utilizarse también los otros medios de difusión destacados anteriormente.
3. Presentación de ofertas
Al momento de ofertar a lo que es una licitación, es posible que se presenten dos ofertas:
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Oferta técnica.
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Oferta económica.
Es viable que se le pidan a las compañías ofertantes algún tipo de depósito o fianza (usualmente no pasan del 2%) del importe de todo el contrato firmado. En caso de que una compañía no se convierta en el adjudicatario, se le devuelve, mientras que la del adjudicatario es retenida hasta que culmine el contrato.
También puede suceder que no se requiera alguna fianza durante la presentación de ofertas, pero sí a la empresa que resulte beneficiada con la adjudicación. En este punto de lo que es la licitación, la compañía debe hacerla efectiva en un plazo corto de tiempo o, de lo contrario, puede perder el privilegio otorgado.
De igual forma, existe cierta posibilidad de fraude en esta fase de licitación. Por ejemplo, en los casos de licitaciones que requieran que se presente más de una empresa, puede resultar que solo se presente una compañía real y que el resto de ellas sean ficticias.
4. Evaluación de ofertas
Tras descartar aquellas ofertas que no cumplan con los requisitos estipulados en lo que es la licitación, proceden a evaluarse aquellas que sí cumplen con los parámetros solicitados en los pliegos de condiciones.
En este punto, haremos una distinción importante que debes conocer:
- Si solo se plantea un solo parámetro, que es el precio, estamos hablando de que es una licitación conocida como subasta (no confundir este proceso con otros similares llamados subastas, que no son licitaciones).
En caso de existir más parámetros, lo que suele ser lo más común, se evalúa el cumplimiento de cada uno de ellos con una determinada cantidad de puntos. Sin embargo, puede existir fraude en esta fase de licitación al asignar indebidamente una cantidad decisiva de puntos por un parámetro determinado.
5. Adjudicación y formalización del contrato
En esta fase de licitación es cuando se adjudica el servicio o el producto a la compañía que sumó más puntos durante el proceso. Y finalmente, con la formalización del contrato, ambas partes establecen el acuerdo basado en lo establecido, tanto en los pliegos de condiciones como lo estipulado en la oferta ganadora.
Una vez se firme el contrato y se pongan de acuerdo ambas partes, comienza el proceso de creación de la obra o la prestación de un servicio determinado.
En cuanto a los posibles fraudes que pueden ocurrir en lo que es la licitación durante esta fase está la posible elevación injustificada de los precios, a cambio de una reducción en cuanto a las obligaciones o pasar por alto incumplimientos (por medio de sobornos).
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Conocer y manejar lo que es una licitación le servirá a tu empresa, especialmente si es autónoma o una pyme, para consolidarse y crecer, teniendo la posibilidad de firmar un gran contrato. Aunque no funciona del todo bien si se trata de una compañía dentro del software, según revela el portal Medium.
Es una oportunidad para que distintas compañías puedan presentar sus servicios, adquirir mayor reconocimiento y aumentar las oportunidades de empleo, en caso de resultar vencedora tras el proceso de negociación.
Eso sí, es esencial que te informes bien y te encuentres bien asesorado en todo momento, para evitar cometer cualquier infracción, en caso de resultar elegido o para reconocer posibles estafas y fraudes en lo que es tu licitación. También, te será de gran ayuda conocer más sobre las técnicas de negociación efectiva ya que podrás estar preparado para cualquier proceso en el que haya que llegar a un acuerdo.
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