Equipos de trabajo remoto: ¿cómo acortar distancias en empresas grandes?

Para dirigir un equipo de trabajo en remoto, debes considerar diferentes aspectos: la comunicación entre las personas, el bienestar laboral a distancia, las herramientas digitales para potenciar los procesos, el estilo de liderazgo en remoto, etc. 

Si bien es cierto que los desafíos de recursos humanos aumentan, tenerlos en cuenta es primordial para que los equipos de trabajo remoto estén en sintonía, sobre todo en grandes compañías. Por ello, es importante que puedas reunir a los líderes de tu empresa y diseñar en conjunto un plan para aproximarse a sus equipos de la mejor manera. 

Pero, ¿cuáles son las mejores prácticas para ello? A continuación, te explicamos 10 formas para tener a tus equipos de trabajo a distancia en sintonía.

Evalúa el estado emocional de tu equipo  

Un equipo de trabajo en remoto puede pasar desapercibido: los líderes solo se preocupan por los resultados y no interactúan con su equipo para consultar cómo están en el aspecto emocional. 

Según el blog de Emorganizer, empresa dedicada a la consultoría y formación de empresas en entornos remotos e híbridos, “la buena salud emocional es la gasolina principal de los proyectos, ya que la motivación es extremadamente volátil y puede ‘fallar’ en cualquier momento”. 

Sobre todo cuando se trata de un equipo de trabajo remoto, si no se toman las medidas adecuadas para programar una rutina saludable, las tareas a distancia se vuelven más pesadas y difíciles de concretar. Aquello pone en riesgo el bienestar de los profesionales. 

¿Cómo potenciar el bienestar de tu equipo remoto?

Entonces, tu rol como líder es guiar a los profesionales a través de esta nueva dinámica de trabajo. Acompañarlos día a día para averiguar si están cómodos con la modalidad de trabajo remoto es clave para generar una conexión con ellos.

Además de ello, para estar en sintonía con tu equipo de trabajo remoto, debes transformar la manera de laborar desde casa. Por ejemplo, ¿qué tal si inicias las reuniones individuales con una pregunta personal? Es mucho mejor que empezar directamente con el informe de resultados o el estatus de la semana. 

Una pregunta tan simple como “¿cómo estás?” o “¿cómo te ha ido esta semana?” hará que la comunicación con tu interlocutor sea más fresca, espontánea y amigable. De esta forma, creas un ambiente cómodo que abre las puertas para una comunicación más cómoda y fluida, lo cual más adelante es clave para estar la sintonía en tu equipo de trabajo. 

Fuente: Crehana

Adopta un estilo de liderazgo más humano

Muchos líderes creen que reírse los hace ver irresponsables o les resta autoridad, entonces optan por permanecer serios y rígidos todo el tiempo. Sin embargo, los profesionales, hoy en día, sin importar si son un equipo de trabajo remoto o presencial, logran conectar con sus jefes cuando estos parecen más humanos, es decir, demuestran su lado emocional. 

Al demostrar que eres capaz de compartir un momento agradable y relajado con los demás, lograrás que las tensiones se vayan y los profesionales se sientan a gusto hablando contigo. Recuerda que la distancia puede jugar en contra de los equipos de trabajo remoto haciendo que caigan en un estado de aislamiento  

Así que, si tienes la oportunidad de tomar acciones de forma espontánea, te sugerimos aprovecharlas. Empatizar con las experiencias que te cuentan tus equipos de trabajo remoto es fundamental para crear un equipo más unido, que se sienta bien y sea productivo incluso a distancia.

Crea canales para hablar de intereses personales

El trabajo remoto no sería posible sin las herramientas colaborativas. Pero, ¿sabías que también puedes utilizarlas para que tu equipo se divierta un poco? La comunicación entre los equipos de trabajo remoto o presencial, incluso en empresas grandes, no tiene que ser exclusivamente sobre temas laborales. 

De hecho, es importante que se formen vínculos entre las personas del equipo, para que así puedan tener momentos recreativos en los que puedan conversar sobre temas ajenos a la organización. Aquello da lugar a un clima laboral más positivo.

Por ejemplo, puedes crear un canal exclusivo para que los miembros de tu equipo remoto de trabajo puedan conversar sobre sus intereses personales: música, cine, libros, mascotas, etc. Además, este espacio puede ser útil para para comentar su experiencia trabajando a distancia o interactuando con los clientes, todo desde un punto de vista informal. 

Estas charlas son significativas porque así las personas del equipo de trabajo pueden distenderse y recargar energías para encarar los desafíos del día. 

Promueve las pausas activas 

Las pausas activas son necesarias para mantener a tu equipo remoto de trabajo saludable. Recuerda que una mala postura durante el día y la poca actividad física pueden provocar malestares físicos y estrés. Por lo tanto, debes conversar con los profesionales sobre la importancia de separar un espacio de tiempo para liberar tensiones.  

Lo más recomendable es hacer 5 minutos de pausa cada 45 minutos. Las actividades más populares para potenciar el trabajo en equipo en remoto son estas: 

• Ejercicios de respiración 
• Pausas mentales
• Estiramientos
• Caminatas en casa

Después de incorporar estos ejercicios a su rutina de trabajo remoto, el equipo se sentirá a gusto consigo mismo y entenderá que permanecer largas horas frente al computador, lejos de hacerlos más productivos, incrementa su nivel de cansancio y frustración. 

Impulsa las reuniones fuera del horario laboral

Nos referimos a la versión en línea del “after office”, un espacio recreativo para que las personas conversen libremente entre sí. A través de una video llamada virtual, tus equipos de trabajo remoto pueden comentar cómo les fue en la semana, cómo están afrontando la virtualidad, etc. 

La idea de estas reuniones es hacerlas muy naturales, pues nadie está siendo evaluado ni tampoco será juzgado. Claro que, al ser un evento organizado por sus jefes, es muy probable que algunos miembros de tu equipo de trabajo no se sientan cómodos del todo. 

Para contrarrestar ello, te recomendamos implementar una dinámica particular: programa estas reuniones un día de cada semana o mes —es común hacerlas los viernes— y asigna todas las coordinaciones a un miembro de tu equipo de trabajo. Él o ella se encargarán de determinar la hora, el asunto y cualquier otra consideración que crean necesaria. 

¿Cómo aumentar la asistencia a los after office laborales? 

Pedir a todos que asistan con su bebida o comida favorita a la reunión hará que esta actividad sea más entretenida. Si se tiene un poco más de presupuesto, la empresa puede enviar un pequeño aperitivo para acompañar la reunión y hacer que el equipo de trabajo remoto esté más animado en participar. 

Además, no olvides que, mediante plataformas como Zoom, Google Meet o Google Duo, los participantes pueden colocar fondos divertidos, filtros y efectos para animar el after office virtual. 

Desarrolla las características de un buen líder 

Los días en los que los responsables del team de trabajo se posicionan como jefes, exigen y ordenan tareas han quedado atrás. De hecho, hoy en día se espera que los líderes se involucren como guías en las tareas del equipo, incluso en empresas grandes con más de 500 personas.  

Puntualmente, te recomendamos capacitarte en las siguientes habilidades: 

• Storytelling: conocer las mejores técnicas de storytelling te permitirán mantener la atención del público, en formato escrito y audiovisual.
• Productividad: es necesario conocer las herramientas y técnicas de organización para optimizar el tiempo y los recursos de una forma superior.
• Gestión de equipos remotos: también, es crucial aprender cómo ajustar tu estilo de gestión para empoderar a tu equipo de trabajo remoto.
• Habilidades comunicacionales: ¿quieres hacer presentaciones efectivas y de gran impacto? Para ello, debes descubrir cuál es tu estilo de comunicación y potenciarlo.
• Inteligencia emocional: gracias al autoconocimiento, como líder podrás ser positivo y comunicar de una mejor manera los mensajes e ideas que quieres transmitir.

Capacita a tu equipo de trabajo remoto en habilidades blandas

Las habilidades blandas son importantes para que los equipos de trabajo remoto funcionen con autonomía. Entre sus beneficios, podemos encontrar los siguientes:

• Toma de decisiones ágil y segura
• Desarrollo del pensamiento crítico 
• Creación de ideas innovadoras
• Compromiso con los proyectos

Entre las habilidades que necesitan los equipos de trabajo remoto para funcionar bien en el futuro destacan las siguientes:

• Liderazgo: al igual que el líder, resulta clave que las personas del team puedan desarrollar skills de liderazgo para tener autoconfianza y tomar mejores decisiones. 
• Comunicación asertiva y efectiva: el respeto, la empatía y la claridad son pilares necesarios para una buena comunicación entre las personas.
• Pensamiento crítico: desarrollando la lógica y la observación, es posible lograr un estilo de comunicación mucho más horizontal donde se dé apertura al diálogo. 
• Resolución de problemas: el perfil resolutivo es muy requerido por las empresas en el contexto actual, sobre todo para hacer frente a los cambios y desafíos diarios. 
• Manejo de tiempo: una gestión correcta del tiempo, sabiendo cuándo priorizar una tarea u otra, hace la diferencia.
• Flexibilidad: ser flexible desde el punto de vista del equipo, disminuye el temor al cambio, haciendo que la productividad en el teletrabajo aumente sustancialmente.  

Incorpora las herramientas tecnológicas necesarias 

La tecnología es, sin lugar a dudas, esencial para estar en sintonía durante el trabajo remoto en equipo. Por eso, es importante que la empresa ponga a disposición de los profesionales las herramientas tecnológicas más adecuadas para responder a sus necesidades.

Si los equipos no pueden conectarse correctamente, la comunicación no será fluida; esto generará retrasos y hará los indicadores de desempeño se vean afectados. Además, realizar las tareas a distancia será más sencillo si los equipos de trabajo remoto cuentan con herramientas para gestionar su tiempo, compartir sus avances en tiempo real, etc. 

De acuerdo al blog de Salesforce, plataforma de CRM líder en el mundo, “la calidad del trabajo remoto depende de las tecnologías utilizadas. Emplear dispositivos y softwares obsoletos o cuyo funcionamiento no esté claro para los equipos abre espacio para problemas de comunicación y rendimiento”. 

Revisa cómo se está dando la comunicación

Cuando la comunicación no es fluida, se generan muchos problemas: los resultados no se logran, las metas parecen más lejanas que nunca y las personas del equipo no se comprenden. En otras palabras, no solo se convierte en un obstáculo para estar en sintonía con tu equipo de trabajo remoto, también para el crecimiento de tu empresa. 

Generalmente, se suele pensar que la distancia atenta contra una buena comunicación y que, por ese motivo, los equipos remotos de trabajo no funcionarán nunca en algunas empresas. Sin embargo, los problemas tienden a estar ubicados en estos aspectos: 

• Tecnología inadecuada
• Falta de protocolos de comunicación
• Reuniones improductivas
• Liderazgo autoritario
• Bajo nivel de respeto y tolerancia

Como líder, una de las tareas más importantes es estar al tanto de estos puntos y tomar acción para combatirlos de modo que no afecten el trabajo remoto en tus equipos.

Comparte los objetivos de la empresa

Por otro lado, también es importante que difundas los objetivos de la compañía para que todas las personas del team tengan la mirada puesta en las metas que se quieren alcanzar. 

Así evitas que tu equipo de trabajo remoto se disperse por no tener en claro cuáles son las prioridades, qué es importante, qué puede postergarse y qué delegarse. Además, la transparencia en la información hace que sea más fácil detectar oportunidades de mejora. 

En general, estos son los beneficios de compartir los objetivos de la compañía con tus equipos de trabajo remoto: 

• Mayor eficiencia 
• Mejor optimización del tiempo y recursos
• Comunicación ágil
• Trabajo ágil
• Resultados exponenciales
• Reducción de costos operativos
• Trabajo colaborativo
• Buen clima laboral

Asegúrate de que el clima laboral es positivo

A nadie le gusta trabajar en un entorno tenso en el que las ideas no se pueden expresar libremente y las personas no se respeten entre sí. Construir un clima laboral positivo implica mucho trabajo de monitoreo, retroalimentación y apoyo mutuo. De hecho, es necesario que tus equipos de trabajo remotos colaboren bastante para alcanzar este resultado. 

Sin embargo, todo parte de la figura de liderazgo, es decir, si la figura de mando no establece las bases para asegurar la armonía diariamente, será difícil que los profesionales puedan crear un clima laboral por su cuenta. 

Entonces, ¿cómo asegurar un clima laboral favorable para el equipo de trabajo remoto? Veamos algunos estrategias clave: 

• Diseñar y promover una cultura de aprendizaje y crecimiento. 
• Desarrollar una política de reconocimiento laboral. 
• Generar confianza en cada interacción con los profesionales.
• Actuar con empatía y respeto al hablar con los demás.
• Crear un manual de convivencia. 

Construye una propuesta de valor más humana para tu equipo, que resulte lo suficientemente motivadora para que su compromiso con la empresa sea cada vez más alto. Si logras que tus equipos de trabajo remoto estén cómodos, comenzarás a ver mejores resultados. 

Establece políticas claras de trabajo remoto para toda la empresa

Establecer políticas claras de trabajo remoto es fundamental para asegurar el éxito de los equipos remotos de trabajo en empresas grandes. Al establecer políticas claras y consistentes, se proporciona a los colaboradores la información y las expectativas necesarias para tener éxito en su trabajo remoto.

Es importante que las políticas de trabajo remoto establezcan claramente las expectativas de la empresa. Esto incluye definir qué se espera de los colaboradores en términos de comunicación, horarios de trabajo, entregas, objetivos y rendimiento en general. Al definir claramente estas expectativas, se puede reducir la incertidumbre y ayudar a los equipos de trabajo remoto a tener éxito.

Además, la empresa debe proporcionar a los equipos que hacen trabajo remoto las herramientas y recursos adecuados para realizar su trabajo. Esto puede incluir desde herramientas de comunicación y colaboración, hasta acceso a los sistemas y datos de la empresa. Al asegurarse de que los colaboradores tienen lo que necesitan para realizar su trabajo, se pueden prevenir problemas y garantizar la productividad y eficiencia.

Las políticas para equipos de trabajo remoto deben ser dinámicas y actualizarse regularmente. A medida que la empresa y los equipos remotos de trabajo evolucionan, las políticas deben adaptarse para seguir siendo relevantes y efectivas. Es importante escuchar las opiniones de los colaboradores y realizar ajustes en consecuencia para asegurarse de que las políticas sean adecuadas y efectivas.

Fuente: Crehana

Fomenta la cultura de la colaboración en equipo

Para aumentar la colaboración en equipos de trabajo remoto, es importante fomentar una comunicación fluida y recíproca. Algunas acciones que pueden ayudar son:

• Establecer canales de comunicación y herramientas de colaboración: asegúrate de que tu equipo de trabajo remoto tenga acceso a herramientas de comunicación en línea, como videoconferencias, chat, correo electrónico, entre otros. 
• Promover la retroalimentación: fomenta la retroalimentación regular entre los miembros de los equipos de trabajo remoto, tanto en lo que respecta a las tareas individuales como a las tareas en equipo.
• Fomentar la participación en actividades de equipo: a pesar de la distancia física, es posible realizar actividades en equipo para mantener la colaboración y el espíritu de equipo. Por ejemplo, se pueden organizar reuniones virtuales, retos o competencias en línea.

Implementa medidas de seguridad informática

El trabajo remoto puede plantear algunos riesgos de seguridad informática para las empresas, sobre todo en aquellas con una gran cantidad de colaboradores. Para minimizar estos riesgos, es importante implementar medidas de seguridad informática. Algunas medidas recomendadas son:

• Utilizar una VPN: las VPN (Redes Privadas Virtuales) permiten que los colaboradores se conecten a la red corporativa de manera segura. De esta manera, se puede garantizar que los datos de la empresa estén protegidos.
• Fortalecer la seguridad de los dispositivos: los dispositivos utilizados por los  equipos de trabajo remoto deben contar con medidas de seguridad como contraseñas seguras, autenticación de dos factores, software antivirus y actualizaciones de seguridad.
• Establecer políticas claras de seguridad informática: es importante establecer políticas sobre el uso de dispositivos, software y redes de comunicación en equipos remotos de trabajo. Esto debe incluir la responsabilidad de los colaboradores en la protección de los datos de la empresa y los procedimientos en caso de incidentes de seguridad.

Monitorea el rendimiento de los colaboradores remotos

Monitorear el rendimiento de los colaboradores es fundamental para el éxito de cualquier equipo de trabajo, y aún más en equipos de trabajo remoto. Algunas acciones que pueden ayudar son las siguientes:

1. Establecer metas claras 

Las metas deben ser claras, específicas y alcanzables. Establece metas individuales y para todo el equipo de home office, y asegúrate de que sean comunicadas de manera clara y efectiva.

2. Medir el rendimiento

Es importante contar con métricas de rendimiento para medir el progreso hacia las metas establecidas. Existen diversas herramientas en línea que pueden ayudar a medir el rendimiento de los equipos remotos de trabajo, como el seguimiento del tiempo de trabajo, la gestión de tareas y la evaluación del desempeño.

3. Brindar retroalimentación regular 

La retroalimentación es fundamental para el desarrollo y la motivación de los colaboradores remotos, especialmente en empresas grandes. Procura brindar retroalimentación regular y constructiva, tanto en lo que respecta a las tareas individuales como a las tareas en equipo. 

Con las herramientas de Gestión y talento de Crehana puedes impulsar el rendimiento y fortalecer a tus equipos sin importar en qué lugar del mundo se encuentren. A través de la plataforma de desempeño, puedes: 

• Alinear a tus equipos con las metas de la compañía.
• Identificar las fortalezas y brechas de tus equipos remotos.
• Diseñar los OKRs de cada equipo y cada persona.
• Detectar el potencial de tus equipos de trabajo remoto según su eficiencia.

Plataforma de Desempeño de Crehana

Establece medidas de flexibilidad laboral

Establecer medidas de flexibilidad laboral puede mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal de los equipos de trabajo remoto, lo que puede aumentar su motivación y productividad.

Algunas medidas de flexibilidad laboral que se pueden implementar incluyen ofrecer horarios flexibles para los equipos remotos, implementar la jornada laboral reducida para que los colaboradores tengan más tiempo libre, y fomentar el trabajo por objetivos en lugar de horarios fijos. Estas medidas pueden aumentar la motivación y productividad de los colaboradores y, a su vez, mejorar los resultados de la empresa.

Sin dudas, desarrollar una cultura de teletrabajo en equipos remotos es actualmente uno de los principales desafíos en el área de Recursos Humanos en empresas de gran envergadura. Pero siguiendo las recomendaciones anteriores y leyendo el ebook sobre Estrategias para fortalecer una cultura de teletrabajo, seguro podrás llevar a tus equipos al éxito rápidamente. 

Ebook de Cultura de Teletrabajo

Bien, ¿qué te han parecido estos consejos e ideas para tener a tu equipo remoto de trabajo en sintonía? Aunque no es una tarea fácil y la gestión efectiva de equipos a distancia no sucede de la noche a la mañana, los resultados valen el esfuerzo.

Te recomendamos aplicar más de una idea para fortalecer tus equipos de trabajo remoto, hazlo de manera progresiva, monitoreando cada avance para saber si las decisiones que estás tomando son las mejores. 

¡Muchos éxitos!