El SIRH cobra relevancia dentro del área de recursos humanos, pues es un sistema que permite integrar y acelerar las funciones de este departamento, con el fin de obtener procesos más eficientes.
El departamento de recursos humanos es fundamental en la empresa, pues es el encargado de gestionar de la mejor manera posible las tareas e información relacionada a los colaboradores y organización en sí. Por esta razón, es clave que cuente con los mejores sistemas que permitan llevar a cabo sus tareas de forma eficiente.
En este contexto, el SIRH representa la herramienta principal de este departamento, pues permite asegurar la eficacia en los procesos. ¿Quieres conocer más del sistema de información de RRHH? ¡Empecemos!
¿Qué es un sistema de información de Recursos Humanos o SIRH?
El SIRH o sistema de información de Recursos Humanos puede definirse como un grupo o conjunto de softwares orientados a la gestión de RRHH. Es decir, se trata de una serie de herramientas que son empleadas por este departamento, con el fin de llevar a cabo un proceso más óptimo.
“Estas herramientas combinan los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas: planificación de los trabajadores, gestión de equipos, nóminas, modalidad de trabajo, ausencias y vacaciones, fichaje, gestión de gastos profesionales… en una herramienta digital que centraliza toda la gestión de la empresa”, señala Payfit.
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El área de recursos humanos cumple distintas tareas que requieren del uso de sistemas o programas que les permiten llevar a cabo un proceso eficiente y menos tedioso. Algunas de las funciones que desarrolla esta área dentro de las empresas son:
- Proceso de reclutamiento de personal y selección de talento
- Asegurar un buen clima laboral dentro de la organización
- Gestionar nóminas
- Capacitación y formación de personal
- Control de horarios
Estas tareas son ejecutadas por medio de programas que forman el SIRH, con el fin de que los profesionales de esta área tengan la posibilidad de organizar mejor sus procedimientos para que sus funciones se ejecuten de forma efectiva y así lograr reducir gastos de la empresa, potenciar la gestión y contribuir a la automatización de la organización.
¿Cuáles son las funciones del SIRH?
Hay diversas funciones que cumple el sistema de información empleado por RRHH dependiendo de la organización a la que pertenecen, pero hay algunas básicas o fundamentales que se comparten en todas las empresas, algunas de las cuáles son:
Gestiona el horario laboral
Una de las funciones indispensables con las que debe cumplir el SIRH es la gestión o administración del horario laboral de los colaboradores. A partir de los sistemas que emplea, debe tener la capacidad de controlar la hora de ingreso y salida de todo el capital humano.
Este ha sido un reto con la popularización del teletrabajo o home office, ya que se requiere de un software adecuado para lograr que los colaboradores cumplan con las horas correspondientes y las registren, a pesar de estar desde su casa.
Administra las vacaciones y faltas
Otra tarea básica del SIRH es administrar las vacaciones o ausencias de los colaboradores de una empresa. El área de RRHH debe contar con soluciones tecnológicas que le permita llevar a cabo esta función de una mejor manera, brindando una mejor experiencia al empleado y acelerando el proceso de manera adecuada.
Esto permitirá optimizar los procesos de la empresa y dará la oportunidad a dedicarle tiempo a otras tareas o necesidades que se puedan presentar.
Funciona como portal del colaborador
El SIRH también funciona como un canal en el que los empleados pueden acceder a cierta información personal y desarrollar procesos como: solicitudes especiales o presentación de justificación por ausencia, entre otros, lo cual contribuye a reducir la carga de trabajo del área de recursos humanos.
Por otro lado, este sistema también facilita la comunicación entre colaboradores y encargados, permitiendo que sea más rápida y efectiva. De igual forma, contribuye a que el personal acceda a información relacionada a sus funciones y objetivos corporativos para que pueda desempeñarse mejor en el trabajo.
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Evalua el desempeño
El SIRH tiene como función servir como herramienta de evaluación del desempeño para medir si los colaboradores cumplen con las distintas tareas que se les asigna y los plazos que tienen establecidos para presentarlas. Aunque suene un proceso tedioso, lo cierto es que con la automatización de las funciones de RRHH, esta tarea se vuelve menos compleja.
Los softwares te permiten acceder de manera rápida a la información de cada personal, con lo cual puedes revisar si ha llegado a los objetivos, ha cumplido con los plazos y parámetros indicados, etc.
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Permite desarrollar el organigrama de forma eficiente
Elaborar el organigrama de la empresa es una de las principales tareas de recursos humanos, ya que permite que todos los miembros de la empresa conozcan quien está a cargo de una determinada área o función, cómo es la jerarquía dentro de la compañía, entre otros aspectos.
Contar con un sistema de información de recursos humanos ayudará a los profesionales de RRHH a desarrollar este esquema de personal de una manera más eficiente, lo que implica una gran capacidad para adaptar de manera rápida el organigrama a los cambios que se puedan presentar entre los puestos por ascensos o llegada de nuevos miembros.
Provee análisis e informes
Sin duda, una de las tareas más relevantes con las que debe cumplir el sistema de información de RRHH es el análisis de la información y elaboración de informes.
Es indispensable que el SIRH desarrolle estadísticas del progreso de los diversos procesos y rendimiento del personal, con el fin de elaborar reportes para tomar decisiones efectivas para la mejora y crecimiento de la empresa.
¿Cuáles son las características principales de SIRH?
Como hemos señalado, el SIRH es una herramienta importante dentro del departamento de recursos humanos, pues contribuye a la eficiencia que se lleva a cabo dentro de esta área.
“Incorporar la automatización permite a los departamentos de recursos humanos a mantener todas las funciones del departamento sin necesidad de ocupar más personal. Por un lado, los trabajadores pueden dedicar una mayor parte de su tiempo a tareas de mayor valor agregado y por otro, puede permitir reducir el costo de la contratación, con ella, los costes operativos”, menciona PeopleNext.
Sin embargo, para comprender mejor la relevancia que representa este sistema, es necesario mencionar sus principales características. A continuación, te comentaremos las características del sistema de información de recursos humanos:
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Integra diversas soluciones tecnológicas
El SIRH permite interconectar diversas soluciones o software que están enfocadas en la gestión de tareas determinadas, con el fin de integrar todas estas funciones para que sea más sencilla la administración del proceso por parte del área de RRHH.
De esta manera, los procesos que son ejecutados se desarrollan de una forma más organizada, facilitando el trabajo de los profesionales del área, potenciando sus funciones y optimizando los tiempos.
Es flexible y eficiente
El sistema de información de recursos humanos se caracteriza por optimizar el tiempo de los procesos que se desarrollan en el departamento, esto incluye una mayor rapidez para acceder y revisar la información necesaria.
El SIRH permite acceder a la información de las diversas tareas de una manera sencilla, lo cual reduce el tiempo que se le dedica a la consulta y análisis de los datos que requiera revisar RRHH.
Sirve como canal para que los colaboradores accedan a mayor información
Otra de las características del SIRH es que sirve como canal para los demás colaboradores de la empresa puedan acceder, revisar y descargar de manera sencilla a información relacionada a:
- Nóminas o boletas de pago
- Solicitud para vacaciones
- Presentación de justificación por faltas
- Solicitud de certificados o copia de contrato
Por otro lado, el personal también puede acceder a información necesaria que les permita mejorar las funciones que desempeñan en el trabajo, con el fin de alcanzar los objetivos y metas de la empresa.
Asegura la protección de la información
Es necesario que las soluciones o softwares que forman parte del SIRH aseguren la seguridad informática, pues estos sistemas almacenan gran cantidad información personal de cada uno de los colaboradores y también mucha data que es de valor para la empresa, por lo que es indispensable que garantice su seguridad.
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En conclusión, el SIRH conjuga una serie de soluciones que permiten potenciar los procesos del área de recursos humanos, pero también contribuye a optimizar el desempeño de los colaboradores y mejorar la comunicación con otros miembros de la organización, con el fin de contribuir a una mejora de la empresa y sus resultados.
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