Un programa de referidos puede ser la mejor herramienta de reclutamiento y selección de personal. Si se desarrolla correctamente, permite atraer a una persona con probabilidades de permanecer por más tiempo, además de premiar a los miembros actuales del equipo que contribuyen con su incorporación. Todo ello afianza el employer branding y fortalece la relación entre la empresa y los contratados.

Por estas razones, hoy vamos a explicarte en qué consiste un programa de referidos, así como sus requisitos y ventajas. Además, te contaremos cuáles son las acciones para establecer un programa de referidos y algunos ejemplos de éxito. ¡Construye una red de recomendados para captar al mejor talento desde hoy!

¿Qué es un programa de referidos en reclutamiento?

Un programa de referidos en recursos humanos consiste en un sistema estructurado y organizado para atraer candidatos a un puesto de trabajo en la empresa. A diferencia de las estrategias de reclutamiento externas, un programa de referencias laborales se basa en las recomendaciones brindadas por personas que actualmente trabajan en la organización.

Haciendo uso de sus redes de contacto profesionales y personales, los miembros del equipo ofrecen nombres y contactos de potenciales candidatos que cumplen con el perfil solicitado. En ese sentido, se convierten en una fuente muy importante de talento que, en el mejor de los casos, termina siendo contratado.

¿Cómo funciona el programa referidos en una empresa?

Un buen programa de referidos funciona con base en componentes indispensables. Estos aseguran la participación eficiente de los interesados, la comunicación fluida y el cumplimiento de los compromisos. Te compartimos los 5 elementos de un programa de referidos más importantes.

• Incentivos y reconocimientos: premios en efectivo, regalos físicos o beneficios de servicios para los participantes.
• Sistema de comunicación ágil: canales de avisos, anuncios y mensajes para actualizar sobre el estado del programa de referidos.
• Herramienta de gestión: plataforma para registrar candidatos, emitir opiniones, establecer referencias y recibir feedback.
• Métricas visibles: panel con datos numéricos y gráficos de toda la información del programa de referidos.
• Refinamiento del programa: proceso para hacer correcciones a incentivos, canales, recursos y sistema de reconocimiento del programa con el fin de mejorarlo.

Beneficios del programa de referencia laboral

Existen múltiples beneficios para crear un programa de referidos en tu organización. Desde el ahorro de costos hasta la permanencia más larga de personal, son razones para empezar a planificar uno. Aquí te explicamos algunas de las más importantes ventajas de un programa de referidos.

Reduce el tiempo y costo de reclutamiento

En Estados Unidos, de acuerdo a un estudio de Recruiter, un programa de referidos puede ahorrarle a la empresa alrededor de 3000 dólares o más. Esto se replica en muchos otros países. Tener acceso a la red de contactos de las personas que forman parte de tu empresa supone un ahorro en gastos. 

Antes de pagar por la inclusión de la oferta de trabajo en portales de empleo especializados o en campañas de marketing de reclutamiento, compartir el programa de referidos con los miembros del equipo los convierte, inmediatamente, en reclutadores. A partir de ello, brindan nombres e información sobre los posibles candidatos, lo que acorta considerablemente los tiempos de contacto, entrevistas y contratación.

Mejora la calidad de las contrataciones

Dado que las personas que ya integran la empresa conocen la cultura corporativa, el clima laboral y los requerimientos reales para un puesto, la referencia de una persona es más precisa. Los encargados de recursos humanos reciben información exacta de los atributos y experiencias de un candidato, por lo que tienen un conocimiento más amplio al momento de tomar una decisión de contratación, lo cual eleva las probabilidades de acierto.

Asimismo, un programa de referidos implica atraer a personas que integran la red de contactos de los equipos de la empresa. Es bastante probable que estos posibles candidatos hayan trabajado o estudiado en los mismos lugares que los empleados actuales, por lo que las líneas de carrera, perspectivas laborales y aspiraciones son más cercanas entre sí. Esto los convierte en un buen prospecto para formar parte de la organización. 

Incrementa los niveles de retención laboral

Según un informe de Zippia, el 45% de contratados referidos permanecen más de 4 años en la empresa, mientras que solo el 25% de personal captado en portales empleos consigue superar ese tiempo en la organización. Estas cifras son una consecuencia del punto anterior. Ya que la calidad del personal contratado se eleva a partir del sistema de referidos en una empresa, sus probabilidades de mantenerse por más tiempo son mayores. 

Tienden a integrarse más rápidamente a los equipos, a familiarizarse en menor tiempo con sus labores y a comprometerse con la cultura organizacional. Todo ello contribuye con niveles de satisfacción laboral más altos, por lo que las tasas de rotación son más reducidas.

¿Cómo hacer un programa de referidos para recursos humanos?

Para implementar un programa de referidos, es necesario considerar ciertas acciones. Solo así se podrá asegurar el éxito de esta estrategia de reclutamiento de personal. Así que aquí te explicamos las 8 medidas para un programa de referidos eficaz.

Involucra a la gerencia de la empresa

Es fundamental conseguir la aprobación del programa de referidos para asegurar su éxito. En principio, desde recursos humanos, se debe comunicar el valor de la iniciativa, los potenciales beneficios y los ahorros que supone. Luego de explicado el proyecto, es indispensable compartir las necesidades en presupuesto y recurso.

Esto permitirá que, por un lado, los directivos estén al tanto del programa y apoyen con la validación y difusión del mismo, lo cual puede ensanchar la base de candidatos. Por otro lado, es una forma más de integrar el programa en la cultura de la empresa, ya que se cuenta con el apoyo de los líderes, algo que facilitará implementar estas iniciativas de reclutamiento interno en convocatorias futuras.

Crea un proceso de referencias ágil y sencillo

Para agilizar todo el proceso de referencias laborales, se debe utilizar una plataforma de gestión de candidatos. En ella, es fundamental poder crear campos o funciones que enlacen a un candidato con la fuente de referencia; es decir, que se sepa quién brindó tal nombre, con qué sustento y para qué oferta de trabajo, además de otros datos.

Esto permitirá que tanto los reclutadores de recursos humanos, como los integrantes del equipo que aportan candidatos, sepan adonde dirigirse para registrar sus referencias. Además, en este tipo de plataformas se pueden establecer los criterios, realizar recordatorios y marcar hitos. Por lo tanto, toma en cuenta algunas de las herramientas de selección de personal más importantes al momento de configurar un programa de referidos.

• Hire Ez
• Recruiterflow
• Smart Recruiters
• Breezy HR
• Pinpoint
• Zoho Recruit
• Recruit CRM
• Workable

Establece objetivos y métricas medibles

Los objetivos de un programa de referidos bien implementado te ayudarán a optimizar el proceso. Por ello, antes de realizar cualquier anuncio, es imprescindible tener claro qué se quiere conseguir, cuánto se quiere conseguir y a qué costo. Lo más probable es que desees reducir los tiempos de contratación, ahorrar gastos y mejorar la calidad de las contrataciones. Para lograrlo, plantea algunos de los ejemplos de metas del programa de referidos.

• Reducir la contratación del candidato ideal de 30 a 15 días
• Disminuir la tasa de rotación en 30%
• Incrementar el tiempo promedio de permanencia del contratado de 1 a 3 años

Por otro lado, debes establecer los KPI’s de reclutamiento en relación al programa de referidos. Algunas de estas métricas pueden incluir costo de contratación, la tasa de conversión de reclutamiento, el nivel de satisfacción en el onboarding, el número de entrevistas, la tasa de despido, entre otros. Todos estos datos facilitarán obtener conclusiones más acertadas sobre el éxito del programa de referencias laborales.

Fuente: Crehana

Brinda incentivos diversos

Es importante asegurar una diversidad de incentivos en el programa de referidos de la empresa. No sirve solo centrarse en otorgar bonos económicos, sino que también hace falta pensar en premios no monetarios, productos o servicios atractivos para los miembros del equipo, y otras recompensas significativas. Aquí compartimos una lista con ideas de reconocimientos en un programa de referidos.

• Días libres y vacaciones adicionales
• Productos electrónicos como smartphones, tabletas o laptops
• Acceso a formación de interés personal y profesional
• Vales de consumo en restaurantes y hoteles de elección
• Donación por parte de la empresa a iniciativas favoritas de empleados

Ofrece instrucciones y anuncios claros

La comunicación de un programa de referencias en la empresa es vital para su éxito. Por tal motivo, los mensajes, anuncios e indicaciones deben publicarse desde antes del día 1 de la apertura de la oferta. Primero, es importante difundir el calendario del programa, los objetivos, la política y lineamientos, así como el esquema de indicadores, premios, reconocimientos y otros detalles.

Esto debe hacerse por los canales virtuales por donde se comuniquen los equipos (plataformas de mensajerías, newsletters, redes sociales internas, etc.). Además, sirve de mucho difundir la noticia en espacios físicos de la empresa; normalmente, en lugares donde los empleados suelen socializar.

Luego del inicio del programa, es imprescindible mantener informados y actualizados a las personas que están participando con referencias. Se les debe enviar un reporte sobre el estado de cada etapa del proceso de reclutamiento y sobre el desempeño de su recomendado. Tanto si este logró acceder al puesto como si no, es conveniente que lo sepan a tiempo. De esa manera, se sienten parte del esfuerzo, lo que los seguirá motivando a participar en ciclos futuros del programa.

Premia y reconoce públicamente

Aparte de los incentivos económicos y no económicos de un programa de referidos corporativo, es necesario reconocer explícitamente a las personas que comparten el anuncio de empleo, atraen candidatos y logran convertirlos en incorporaciones a la empresa. 

En ese caso, es muy conveniente premiar el esfuerzo de aquellos que consiguen referencias efectivas. Si alguien es capaz de recomendar a varios perfiles que se alinean con los requerimientos y que, tras las entrevistas y pruebas de rigor, superan el proceso de selección, merece ser reconocido por el equipo de recursos humanos, los directivos y sus compañeros.

Se puede compartir un agradecimiento con su nombre en la newsletter interna, hacer la mención a su participación en los canales de comunicación del equipo o brindarle un espacio de reconocimiento durante las reuniones semanales. Para hacerlo más dinámico y atractivo, el programa puede incorporar un sistema para brindar reconocimientos enlazadas con una tabla de puntajes o insignias por mérito.

En ese sentido, existen distintas herramientas que permiten integrar un sistema de puntos de reconocimiento por participación. Por ejemplo, en Crehana, el panel para gestionar el talento cuenta con una tabla de clasificación, donde puedes asociar nombres de los miembros del equipo a medallas por logros. Esto luego puede canjearse por beneficios. Así es como puedes agilizar la premiación de las personas destacadas en el programa de referidos.

Fuente: Crehana

Ejemplos de programas de referidos exitosos

Para que te inspiren con casos de programas de referidos, te compartimos dos ejemplos de empresas que están logrando un particular éxito con la estrategia para sacar provecho de la red de contactos de los miembros actuales de sus organizaciones.

Salesforce

Como parte de su programa de reclutamiento por referidos, esta empresa desarrolla un evento llamado Recruitment Happy Hours. Durante estos días, las personas que trabajan en la organización pueden invitar a amigos, ex compañeros y familiares a pasar un día en las instalaciones de la empresa para que sepan cómo es, cuál es la cultura de trabajo, cómo están conformados los equipos y más. De esa manera, logran un primer contacto natural con su potencial empleador. 

Fiverr

Similar a la idea que sugerimos en un punto anterior, Fiverr utiliza una plataforma con tablas de clasificación para el programa de referidos. Mediante esta herramienta, las personas que participan reciben insignias y puntos por referencias efectivas y premios por acciones ejecutadas. De esta manera, se crea una lista competitiva, que incentiva a aumentar los esfuerzos, y a atraer más y mejor talento a la empresa.

Hasta aquí llegó nuestro artículo de hoy. Esperamos que, con esta explicación, puedes empezar a planificar el mejor programa de referidos para tu organización. Recuerda que captar talento desde el talento es la forma más efectiva de construir, retener y motivar equipos de altos desempeños.