¿Qué es un Payroll Specialist y por qué es esencial para una óptima gestión de nómina?

El Payroll Specialist es un rol que se ha consolidado como algo imprescindible para las compañías. Gracias a él, las empresas pueden llevar una gestión de gastos precisa, actualizada y organizada en cuanto a personal se refiere. 

Un Especialista en Nómina, Payroll Specialist en español, debe resolver diversas funciones para asegurar un trabajo efectivo. No solo basta con saber cómo hacer una nómina o gestionar la plataforma de nómina de la empresa. De hecho, es importante tener diferentes conocimientos respecto a legislación y otros temas que veremos más adelante. 

Sigue leyendo esta guía para conocer qué es un Payroll Specialist, qué hace en una empresa y cuál sería el perfil ideal de este profesional. También revisaremos la importancia de tener un Payroll Specialist en HR. 

¿Qué es un Payroll Specialist?

El Payroll Specialist es un cargo administrativo enfocado en realizar toda la gestión de nómina de las personas que laboran en una compañía. Se le conoce también como Payroll Manager o Payroll Analyst; en español, las empresas suelen llamarlos Ejecutivo de Payroll o Analista de Payroll. 

Su objetivo será calcular, pagar y supervisar todos los gastos de personal que existen —como las percepciones y deducciones de nómina— incluyendo los cambios legales que puedan aparecer, y que afectarán la ejecución de estos trámites. Un Analista de Payroll debe permanecer actualizado en todo momento para hacer una buena gestión. 

¿Qué hace un Payroll Specialist?

Aunque la definición de este rol pueda parecer muy específica, el job description de un Payroll Specialist es bastante amplio. Veamos algunas de las siguientes funciones principales de un Especialista en Nómina: 

Gestión y administración de la nómina

El Payroll Specialist se encarga de calcular y procesar los salarios y beneficios de los empleados. Esto implica tener en cuenta factores como:

• Horas trabajadas
• Horas extra
• Percepciones y deducciones
• Certificados de incapacidad 
• Días de vacaciones
• Liquidación de sueldo

Sabemos que puede resultar tedioso llevar a cabo este proceso, sobre todo en empresas grandes. Te recomendamos organizar bien los ingresos y retenciones, así como los beneficios que cada colaborador ha acumulado durante su tiempo de servicio. Esta plantilla de nómina en Excel te servirá para agilizar el proceso. 

Actualización de impuestos

El Payroll Specialist también está encargado de aplicar los impuestos necesarios a las nóminas. Esto quiere decir que debe permanecer al tanto de los cambios en las legislaciones que influyen en la gestión de nóminas. 

Es importante tener en cuenta que las leyes varían según el país, así que, si en tu empresa has contratado talento internacional, el Payroll Specialist debería saber cuáles le corresponden a cada colaborador. 

Apoyo administrativo al área de Recursos Humanos

En HR, un Payroll Specialist también está a cargo de la redacción y la validación de los contratos laborales; la recopilación y gestión de los documentos de cada colaborador, y la elaboración de los documentos de finalización de un contrato. 

Al ser especialistas en nómina, estos profesionales saben cómo liquidar los sueldos respetando las pautas para que la relación laboral siempre sea justa y transparente. Es necesario resguardar la experiencia de los colaboradores en la empresa para evitar conflictos, incluso en el proceso de offboarding. 

Asesoría y consultoría

De acuerdo a un artículo de la Rosclar, plataforma especializada en payroll, se espera que un Payroll Specialist pueda “asesorar a la empresa para optimizar la organización de las relaciones laborales entre directiva y trabajadores, y que ambos obtengan el mayor beneficio”. 

Las funciones de un Payroll Specialist son variadas y esenciales para cualquier compañía, recordemos que su enfoque está en el manejo de trámites legales, jubilación, renuncia, despido injustificado, contratación e incapacidades del personal. Aunque sean bastantes sus tareas, es posible automatizarlas con la ayuda de un sistema de nómina. 

¿Cómo debería ser el perfil de un Payroll Specialist?

Para potenciar el área de HR, el Payroll Analyst debe contar con ciertas habilidades y conocimientos. Asimismo, es importante que sepa cómo usar algunas herramientas enfocadas en la administración de nómina. 

Veamos algunas de las características base de un Payroll Specialist: 

• Pensamiento analítico: es clave para comprender un problema en su totalidad, pues ayudará al profesional a desglosarlo y concluir cuál es la solución más acertada. Adicionalmente, sirve mucho para establecer prioridades y reaccionar rápido a las situaciones que se presenten en tu día a día. 
• Gestión del estrés: esta habilidad es esencial para un Payroll Specialist, ya que les permite desarrollar diferentes funciones manteniendo un bajo nivel de estrés y ansiedad, que sea positivo. 
• Planificación y orden: como Payroll Specialist, es fundamental llevar una agenda de las actividades diarias, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. La periodicidad de cada trámite puede ser diferente, y los diferentes documentos que gestione deben estar realizados previamente para su posterior gestión. 
• Atención al detalle: un Payroll Analyst con esta habilidad podrá revisar cada documento de manera minuciosa, incluso, si tiene un gran volumen de información alrededor. Además, para realizar cálculos y hacer revisiones de los documentos, la atención al detalle es clave. 
• Programas de Office: en un artículo de Indeed, recomiendan que los Payroll Managers tengan experiencia en el manejo de herramientas como Excel, Word, Outlook, Power Point y Access; especialmente, la primera, ya que suele ser la más usada por estos profesionales.
• Formación académica: comúnmente, los profesionales que se desempeñan como Payroll Specialist o Especialistas en Nómina han cursado las carreras de Contabilidad, Administración de Empresas o alguna relacionada a los negocios. Aunque no siempre es fundamental, esta experiencia sirve para establecer las bases del cargo. 

Seguramente tu percepción sobre el rol del Payroll Specialist se ha ampliado un poco más ahora. Este cargo es fundamental para garantizar que los empleados reciban una compensación precisa y oportuna, al mismo tiempo que cumpla con todas las obligaciones legales y normativas relacionadas con la nómina. 

Por ello, si aún no cuentas con un Payroll Specialist o Analyst en tu plantilla, te recomendamos evaluar la posibilidad de contratarlo o de capacitar a alguno de tus colaboradores para ejecutar las funciones del puesto. En nuestra plataforma de Desarrollo de Equipos, encontrarás algunos cursos relacionados con este campo de HR.