¿Por qué un sistema de nómina puede agilizar la gestión de pagos en grandes organizaciones?

El sistema de nómina es una herramienta con la que las empresas pueden gestionar, mantener y automatizar los pagos a los empleados. Esto libera a los equipos de Recursos Humanos de tareas rutinarias, como el cálculo de prestaciones sociales, y les permite dedicar su tiempo a otras actividades. 

La elaboración de nóminas es un proceso vital para el correcto funcionamiento de tu empresa; por ello, todas las empresas, sin importar su tamaño, deben saber cómo hacer una nómina. Claro que, para las grandes corporaciones, llevar a cabo este proceso de forma manual no será tan fácil. 

Aunque una plantilla de nómina en Excel puede simplificar este cálculo —y te libera de hacer una gran inversión—, no cabe duda de que un sistema de nóminas es más eficiente y rápido. Sigue leyendo para conocer cómo es posible optimizar el proceso de nómina en Recursos Humanos con ayuda de la tecnología. 

¿Qué es un sistema de nómina?

Según un artículo de People Next, empresa de Consultoría Estratégica en Alineación y optimización del Talento Humano, la definición del sistema de nómina es: “aplicación que agiliza y administra los pagos de los empleados”.

En otras palabras, un sistema de nómina es una herramienta tecnológica que automatiza el proceso de nómina. Se trata de un programa digital alojado en la nube o de forma local, encargado de calcular el salario de tus empleados con todo y deducciones, variables como horas extra, impuestos y descuentos según su contrato. 

Existen distintos tipos de sistemas de nómina, desde softwares instalados en oficina, hasta la nómina electrónica que puedes conseguir pagando una suscripción mensual en una aplicación. El sistema de nómina en línea es el más recomendado, porque se actualiza constantemente, según la normativa, y centraliza la información en servidores de alta seguridad. De esta manera, se podrá acceder a los datos de nómina desde cualquier lugar sin tener que ir a la oficina.

¿Qué hace un sistema de nómina?

El trabajo más importante que realiza el sistema de nómina es calcular, con precisión, los pagos correspondientes a cada empleado. 

El software de sistema de nómina puede rastrear fácilmente la cantidad de horas trabajadas, contabilizar la tasa de pago y calcular lo que le corresponde a cada colaborador en un periodo determinado. 

El sistema de nómina también permite a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre, calcular deducciones antes y después de impuestos, administración de gastos y mucho más. Asimismo, hace que una solicitud de anticipo de nómina pueda atenderse más rápido. 

Si bien puede parecer que este sistema de gestión de nómina hará perder muchos puestos de trabajo, en empresas con más de 10 empleados, es recomendable mantener a los especialistas en nómina, para monitorear y asegurar que el sistema siempre esté actualizado.

¿Para qué sirve un sistema de nómina?

Un sistema de nómina sirve para optimizar el proceso de nómina, garantizar su correcto funcionamiento y los aspectos que ejecutan las personas encargadas de esta tarea.  

Asimismo, entre los beneficios del sistema de nómina, podemos destacar la reducción de la carga laboral para los encargados de este proceso. El tiempo que ahorran lo pueden dedicar a la planificación y elaboración de presupuestos u otras iniciativas del desarrollo empresarial. 

Igualmente, un sistema para la gestión de nóminas ayuda a disminuir los errores en los procesos, al calcular de manera exacta los gastos de personal, y actualiza, de forma constante, sus funciones, respecto a la legislación fiscal y laboral vigente.

Otra de las características del sistema de nómina es que permite archivar todos los datos correspondientes de los colaboradores de una empresa, como sus documentos de contratación y las nóminas generadas. Por lo tanto, te ayudará a optimizar la gestión del área de Recursos Humanos. 

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de nómina?

Una de las formas más ágiles y confiables para optimizar los procesos de Recursos Humanos es utilizar un sistema de nómina. Las ventajas que trae esta herramienta son:

• Seguridad: los software de sistema de nóminas contribuyen a garantizar que todos los datos estén protegidos y que sólo el personal autorizado tenga acceso a ellos.  
• Mejora los informes: proporciona información en tiempo real y puntual. Algunos software de nómina permiten traducir estos datos en gráficos y cuadros para ayudar a los directivos de la organización a tomar decisiones. 
• Ahorra costos y tiempo: el sistema de nómina permite agilizar las tareas, como por ejemplo, calcular el salario, acelerar los tiempos al integrar todos los sectores, evitar los errores y, en consecuencia, reducir costos.
• Aumenta la confianza en la empresa: un software de sistema de nómina garantizará que los colaboradores reciban su sueldo a tiempo y sin errores, lo cual los hará sentir que la empresa es profesional y cumplida.
• Ayuda a cumplir con la legislación pertinente: muchos software de sistema de nómina se actualizan automáticamente a medida que cambian las leyes fiscales. De esta manera, se encargará de calcular precisa y automáticamente el impuesto sobre la nómina.

En definitiva, un sistema de nómina es fundamental para gestionar los pagos de los colaboradores, ya que les brinda confianza y la tranquilidad de saber que su trabajo será correctamente abonado. Esto permite mantenerlos motivados, aumentar su compromiso y potenciar la productividad. 

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¿Cómo escoger un software de nómina?

Según el portal Oracle en su artículo ‘¿Qué es el software de nómina?’, lo más importante de un software de sistema de nómina es que sea fácil de usar, con una interfaz simple, uniforme y segura a la que todos los empleados puedan acceder desde diferentes dispositivos. 

El sistema de nómina debe ser intuitivo para que los administradores de nómina puedan configurarlo sin la ayuda de los equipos de informática. Lo ideal sería que el programa de nómina pueda guiar al personal a través de sencillos pasos para configurar la plataforma, según las necesidades de la empresa. 

Otro aspecto a considerar al elegir un sistema de nómina es la integración con otras herramientas de recursos humanos, como los sistemas de gestión de desempeño o los de reclutamiento y selección. La integración con estas plataformas podría mejorar considerablemente la eficiencia y efectividad de la gestión de RRHH en la empresa.

Por último, otra característica fundamental de un sistema de nómina es la protección de datos confidenciales frente a ciberataques o hackeos.

¿Cómo configurar un sistema de nómina para tu empresa?

La implementación de un sistema de nómina es fundamental para cualquier empresa, ya que le permite llevar un control preciso y organizado de los pagos a los trabajadores. Pero, ¿cómo configurar un sistema de nómina para tu empresa? 

1. Identifica cuáles son tus necesidades y requisitos específicos para elegir el software de nómina adecuado. 
2. Ingresa los datos de tus colaboradores y establece la estructura de pagos correspondiente a cada uno. Asegúrate de que los cálculos sean precisos y estén de acuerdo con las leyes laborales y fiscales aplicables. 
3. Una vez que el sistema esté configurado, deberás hacer pruebas y verificar que los datos sean precisos antes de empezar a utilizarlo. 
4. También, debes revisar que el sistema de nómina esté actualizado y que cualquier cambio en los salarios o en las leyes se refleje en el sistema. 

Como debes imaginar, configurar un programa de nómina lleva tiempo y dedicación, pero los beneficios a largo plazo son invaluables. 

¿Cuáles son los errores comunes en la gestión de nóminas y cómo evitarlos?

Si no se ejecuta correctamente, la gestión de nóminas se vuelve una tarea compleja y propensa a errores, los cuales pueden ser costosos. En ocasiones, las malas prácticas en la gestión de nóminas pueden generar multas o demandas para la empresa por parte de los colaboradores. Por eso, es importante conocer los errores más comunes en la gestión de un sistema de nóminas y cómo evitarlos. 

1. Entrada incorrecta de datos

Esto puede suceder si se ingresan los números equivocados en el sistema de nómina o si se comete un error al calcular los impuestos. Para evitarlo, te recomendamos revisar los datos ingresados y verificarlos con los colaboradores antes de procesar la nómina. 

2. Falta de actualización del sistema

Si los datos están desactualizados, los cálculos pueden ser incorrectos. Para evitarlo, es importante mantener el software de nómina al día y hacer pruebas regulares para asegurarse de que todo funciona correctamente.

3. No cumplir con los plazos de pago

Las empresas deben cumplir con las fechas de pago establecidas por la ley. Es necesario evitar los retrasos en el pago de salarios y beneficios, para así prevenir cualquier malestar y desmotivación en los empleados, así como también sanciones económicas y legales. 

En este caso, te recomendamos establecer un calendario de pagos y contar con un sistema de recordatorios que asegure el cumplimiento de los plazos. Ambas tareas suelen estar incluidas dentro de las funcionalidades de los sistemas de nóminas. 

En resumen, evitar errores en la gestión de nóminas requiere de atención y cuidado en cada paso del proceso. Utilizar un software de nómina confiable, actualizar los datos regularmente y hacer pruebas periódicas son claves para no caer en errores costosos.

¿Cuáles son las tendencias en sistemas de nómina para empresas?

Los sistemas de nómina han evolucionado significativamente en los últimos años, gracias a la incorporación de tecnologías como la inteligencia artificial y el machine learning. Una de las tendencias actuales en sistemas de nómina es la integración de la nube, lo que permite acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo, y mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.

Otra tendencia en sistemas de nómina es la personalización, que permite adaptar el sistema a las necesidades específicas de la empresa y a las regulaciones legales y fiscales de cada país. Además, la incorporación de herramientas de análisis de datos puede mejorar la toma de decisiones en la gestión de recursos humanos y en la planificación financiera de la empresa.

¿Cuáles son los sistemas de nómina más utilizados?

Existen diversos softwares de nómina en el mercado, y su uso depende de las necesidades y presupuesto de cada empresa. A continuación, te presentamos una lista de los sistemas de nómina más utilizados:

• ADP Workforce Now: ADP es un proveedor líder de servicios de gestión de nómina, y de recursos humanos en general. Ofrece una amplia gama de funciones para administrar pagos y, además, cuenta con un staff de especialistas de nóminas disponibles 24/7 para resolver dudas. 
• Gusto: este software para la gestión de nómina es conocido por su facilidad de uso y está dirigido especialmente a las PYMES. Además de contar con servicios de nómina, ofrece también funciones para la gestión de desempeño, beneficios para empleados, cumplimiento de impuestos y más. 
• QuickBooks Payroll: se trata de un sistema para la gestión de nóminas que está integrado con la popular plataforma de contabilidad QuickBooks. Ofrece una solución completa para la nómina y facilita la gestión financiera y contable. Su target principal son las PYMES. 
• SAP SuccessFactors: es una opción de software de nómina más robusta y escalable. De hecho, es muy recomendada para empresas grandes. Además de administrar el proceso de nómina, cuenta con una suite completa de soluciones de gestión de HR. 
• Workday: es una solución de gestión empresarial integral que abarca recursos humanos, nómina, finanzas y más. También la recomiendan mucho para empresas grandes y complejas. Destaca la implementación de IA en sus funciones para asegurar un excelente desempeño. 

Recuerda que la elección del sistema de nómina dependerá de las necesidades específicas de tu empresa, así como del tamaño, el presupuesto y otros factores. Antes de tomar una decisión, es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las opciones disponibles y considerar las opiniones y experiencias de otras empresas en tu industria.

¿Cómo integrar un sistema de nómina con otras herramientas de RH?

La integración de un sistema de nómina con otras herramientas de recursos humanos puede mejorar significativamente la eficiencia de la gestión de la empresa. Por ejemplo, puedes integrar la gestión de la nómina con herramientas de control de desempeño laboral.

La plataforma de gestión y talento de Crehana permite a las empresas establecer metas y objetivos claros para los colaboradores, realizar seguimiento de su desempeño y brindar retroalimentación constructiva. 

Nuestro sistema de gestión de desempeño complementa muy bien los programas de nóminas, y son fundamentales en las empresas porque permiten automatizar y digitalizar ciertas tareas. Entre sus principales funcionalidades, destacamos: 

• Permite alinear a tus equipos con las metas de la compañía.
• Agiliza la medición del desempeño.
• Ayuda a identificar las fortalezas y brechas de tus equipos.
• Facilita el diseño de los OKRs de cada equipo y cada persona.

Plataforma de Desempeño de Crehana

La implementación de un sistema de nómina adecuado puede simplificar y automatizar los procesos de cálculo y pago de salarios y beneficios, así como también mantener actualizados los registros de los empleados. Además, la integración de un sistema de nómina con otras herramientas de recursos humanos puede mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de recursos humanos.

Por supuesto, no hay que perder de vista algunos aspectos clave al elegir un sistema de nómina; por ejemplo, las necesidades específicas de la empresa, la complejidad de los procesos de nómina y el presupuesto disponible. Además, es crucial estar al día con las tendencias actuales, para aprovechar las últimas tecnologías y mejorar la gestión de recursos humanos en la empresa.