¿Por qué implementar un horario flexible impulsará tu rol como HR Manager?

Los horarios flexibles en el trabajo representan una de las palancas fundamentales de las nuevas estrategias de gestión de talento que están en sintonía con las expectativas e intereses de los empleados. De hecho, nos encontramos atravesando el Gran Abandono; un fenómeno que responde al cambio en las dinámicas de trabajo y la industria, la transformación de los roles tradicionales, la meta de anticipar la jubilación o convertirse en dueños de empresas exitosas. Como se concluye en un análisis de Mckinsey sobre este tema, el Gran Abandono es la Gran Renegociación. ¿Y qué tienen en común los grupos de trabajadores? La mayoría valora la flexibilidad en el lugar de trabajo.

Aquí no solo te explicaremos qué significa el horario flexible; también cuáles son las principales pautas que puedes seguir para implementarlo.

¿Qué es el horario flexible?

El horario flexible de trabajo implica un cambio en relación a la distribución de las horas de una jornada laboral tradicional. Anteriormente, era usual que las políticas de trabajo se centraran en una distribución estática e inamovible de las 40 horas semanales, con inicio a las 9:00 hs. u 8:00 hs. de la mañana. En la actualidad, se prioriza el ofrecimiento de tiempo flexible, debido a que el talento prioriza la flexibilidad para un mejor balance entre la vida personal y laboral, y es una condición que de no cumplirse, puede ser crítica para la retención del personal.

¿Cuáles son los tipos de horarios flexibles?

Estos son los principales tipos de horarios flexibles que las empresas están ofreciendo para reducir la rotación de trabajadores y captar el interés de más candidatos calificados:

Horario comprimido

El horario comprimido en una compañía reduce la jornada laboral en número de días. En vez de trabajar 5 o 6 días, se trabaja solo 4 días a la semana. Esto provoca que el número de horas dedicadas al trabajo cada día se alargue a 10 horas en promedio en vez de las 8 regulares. De esta manera, los equipos de trabajo cumplen una semana laboral de 4 horas. 

Al respecto, hay grandes empresas que implementan esta modalidad porque su talento prioriza el aprovechamiento de 3 días enteros a la semana para dedicarlos a asuntos personales.

Horario flexible flotante

En este caso, existe una parte del horario que es inamovible. Esto implica que, durante una cierta fracción del día, la persona debe estar en su puesto de trabajo realizando sus funciones. El resto del tiempo es flexible; es decir, empieza y finaliza sus tareas de manera flexible, en horas que no siempre son las mismas día a día. 

Por ejemplo, en este tipo de horario flexible, una empresa puede proponer que se trabaje necesariamente de 10 a. m. a 2 p. m. durante los lunes y de 2 p. m. a 4 p. m. durante los jueves. Queda a criterio de cada persona elegir si ingresa a trabajar a las 8 a. m. o 9 a. m. y, por otro lado, si sale del trabajo a las 5 p. m., 6 p. m. o más adelante. Esto dependerá de la carga de tareas diarias y de cómo se organizan los equipos de trabajo.

Horario fijo-variable

Esta opción de horario flexible es similar a la anterior, puesto que existe una fracción del día en el que obligatoriamente se tiene que laborar. Sin embargo, el empleador dispone que las horas fijas de trabajo sean las mismas todos los días. Esto quiere decir que, por ejemplo, una empresa disponga que el horario fijo sea de 1 p. m. a 4 p. m. todos los días. A partir de esta fórmula, cada miembro de la empresa sabe que durante esas horas tiene que cumplir las funciones de su rol, pero que el resto del día, antes y después, queda a su disposición y criterio para organizar su horario. En este caso, es un horario que se adapta mejor a las características del trabajo híbrido o remoto.

Horario personalizado

Ambas partes, empleador y empleado, acuerdan las horas de trabajo en función de las tareas y los objetivos pautados. Por lo tanto, cada trabajador puede elegir cuánto tiempo dedicar al desarrollo de sus funciones y hacerlo en el momento del día que considere que es más productivo.

A propósito, aquí te compartimos una serie de prácticas que puedes fomentar en tu equipo para aumentar la productividad, como la promoción de descansos, la resolución de necesidades de formación y la eliminación de reuniones largas, entre otras.

¿Cómo implementar un horario flexible?

¿Sabías que, según un estudio de Gartner, el porcentaje de empleados de alto rendimiento aumenta en un 40% cuando las organizaciones ofrecen una flexibilidad radical? Una flexibilidad de este tipo implica ir “más allá” de dar libertad en el manejo de cuándo y dónde trabajan los empleados; aunque la adopción del horario flexible puede ser uno de los primeros pasos de tu organización para llegar a esos resultados de manera gradual.

1. Analiza las necesidades de la empresa y los roles

Cada equipo y cada rol tienen sus propias dinámicas y necesidades. La comprensión de estas particularidades es fundamental para la implementación de una flexibilidad de horarios que garantice el normal curso y desarrollo de las funciones de todos los empleados, para que la productividad no se vea comprometida.

• Determina qué roles pueden adoptar un horario flexible de trabajo sin que afecte su rendimiento. Aquellas tareas que tienen más independencia y pueden ejecutarse en cualquier momento pueden ser más propensas a la flexibilidad.
• Reconoce aquellos roles que dependen de la interacción en tiempo real.
• Haz un análisis sobre cómo podrían los horarios flexibles impactar en la productividad y colaboración de tu equipo (¿podría aumentar la eficiencia al permitir a los empleados trabajar en sus momentos de mayor concentración o produciría efectos opuestos?).

2. Establece objetivos e indicadores de medición

Una vez analizadas las necesidades de tu organización y los roles laborales sobre el horario flexible, debes definir los objetivos a seguir con la regla SMART y qué indicadores usarás para medir el progreso. Así, por ejemplo, un objetivo podría ser “incrementar el índice de satisfacción del empleado en relación con el equilibrio trabajo-vida en un 20% durante el primer año de implementación” y el indicador seleccionado “índice de satisfacción del empleado relacionado con el equilibrio trabajo-vida”.

Plantilla de objetivos SMART para Recursos Humanos por Crehana

3. Considera las ventajas y desventajas del horario flexible

Existen pros y contras sobre los horarios flexibles de trabajo y debes considerarlos a la hora de evaluar su incorporación:

Ventajas de horarios flexibles

Algunas son:

• Posibilidad de gestionar las responsabilidades laborales y personales de una mejor manera.
• Más satisfacción de los empleados gracias a la adecuación de la jornada de trabajo en función de objetivos, necesidades y preferencias personales.
• Entrega de resultados superiores al trabajar en momentos de mayor productividad.

Desventajas de horarios flexibles

Entre las principales desventajas del horario flexible, se encuentran las siguientes:

• Falta de coordinación y comunicación en equipos con horarios diferentes.
• Puede generar percepciones de inequidad si no se implementa de manera equitativa.

Resumen de ventajas y desventajas del horario flexible

4. Diseña opciones flexibles de horario

Si las ventajas pesan más en la balanza en beneficio de tu empresa y tus trabajadores, puedes crear una variedad de opciones de horario de trabajo que se adapten a las necesidades evaluadas al comienzo. Revisemos algunos ejemplos de horarios flexibles:

• Horarios comprimidos: ofrece la posibilidad de trabajar más horas en menos días, como trabajar cuatro días de 10 horas en lugar de cinco de 8 horas.
• Trabajo remoto asincrónico: poporciona esta oportunidad para ciertos días de la semana o de manera permanente, sin horarios fijos de inicio y finalización de jornadas.

¿Quieres profundizar en cómo desafiar el status quo de la oficina? En este episodio de nuestro podcast Amazing People by Crehana, charlamos junto a Patricia Ávila de Unilever acerca de la flexibilidad como un factor clave para atraer y retener talento, porque lo que sí es una realidad es que el foco para garantizar el éxito de una organización hoy es el talento humano:

5. Crea una política de horario flexible

Una política de horario flexible debe contener elementos como plazos y procedimientos, registro de horas (en caso de que sea necesario), opciones de horarios que permite la organización, vías de comunicación, responsabilidades y detalles sobre cómo se manejarán los conflictos.

Al respecto, un ejemplo de política de horario flexible podría ser:

• Elegibilidad: quienes tienen un mínimo de seis meses de antigüedad son elegibles para solicitar horarios flexibles.
• Opciones de horarios flexibles: horarios comprimidos (trabajo de 4 días a la semana), trabajo remoto (hasta 3 días a la semana) y horarios de inicio y finalización flexibles.
• Equidad: se aplica de manera justa y equitativa a todos.

6. Incorpora tecnología de Recursos Humanos centrada en resultados

¿Te gustaría identificar áreas de oportunidad en el desempeño de tu equipo? ¿Quieres gestionar las metas y objetivos de manera más efectiva, todo en un solo lugar? En aras de maximizar la productividad y el desarrollo de tu personal, la solución de Desempeño de Crehana te permite asignar metas y objetivos específicos, establecer resultados clave para medir el progreso y diseñar herramientas de medición, entre otras funciones relevantes.

7. Ofrece orientación y capacitación a gerentes y empleados

Puedes capacitar al personal acerca de los principios básicos y las herramientas de gestión del tiempo para el trabajo remoto, las mejores prácticas para potenciar los resultados, cómo aplicar la gestión del tiempo y la productividad en la resolución de problemas y cómo fortalecer la capacidad analítica para detectar problemáticas a tiempo. Un ejemplo es nuestro curso online de Time Management en trabajo remoto con herramientas y tips prácticos.

Este curso y muchos más los encuentras en nuestra plataforma de Desarrollo de Crehana para la capacitación y aprendizaje de tu talento.

Curso online de Time Management en trabajo remoto

8. Evalúa los resultados y haz ajustes

Esta fase de evaluación proporciona información valiosa para tomar decisiones informadas y realizar ajustes estratégicos si es necesario. Para eso, tienes que recopilar los datos, comparar los resultados del “antes y después” de la implementación del horario flexible, evaluar el logro de objetivos e identificar áreas de mejora.

Con todos los pasos que aquí te hemos compartido, ya puedes activar una estrategia centrada en el horario flexible para potenciar los resultados de tu empresa e impulsar la productividad de tus empleados. Reúnete con tu equipo de Recursos Humanos y asigna las principales tareas, como el relevamiento de las necesidades actuales y futuras.