Horario flexible: mejora la productividad y la satisfacción laboral
Lorena Paez - 17 Ene 23
Articulo
7 min.
Un horario flexible es uno de los ejemplos más evidentes de la transformación del trabajo. Si antes los horarios para trabajar estaban preestablecidos y eran los mismos para cada persona, en la actualidad, la situación de las empresas y de los equipos humanos ha cambiado en cuanto a demandas, condiciones e, incluso, normas legales.
Una estadística publicada en el blog de Zenefits, muestra que un 77% de candidatos a un trabajo considera que la opción de horario flexible es una de las mayores razones para aceptar una oferta de empleo. Esta nueva actitud ante una oportunidad laboral requiere una respuesta acorde de parte de las empresas y departamentos de recursos humanos.
Por esos motivos, en este artículo, vamos a explicarte el significado de horario flexible, sus tipos y ventajas, así como algunas recomendaciones para elaborar horarios de trabajo en una empresa. ¡Flexibiliza el trabajo con inteligencia!
¿Qué es el horario flexible en una empresa?
El horario flexible de trabajo implica un cambio en relación a la distribución de horarios laborales tradicionales. Antes se prescribía trabajar durante 40 horas a la semana, normalmente de 9 a. m. a 5 p. m. o de 8 a. m. a 4 p. m. En cambio, ahora mismo, existen distintas clases de horarios en un trabajo. Desde trabajar 30 horas a la semana durante 4 días a empezar la jornada laboral a las 12 del mediodía y terminarla a las 8 de la noche.
Estos ejemplos y varias otras fórmulas reflejan una transformación en el ámbito laboral. El cambio para fijar los horarios surgió, sin duda, a partir de la masificación de internet, de las tecnologías digitales y, en el último tiempo, de la pandemia y el trabajo remoto. Por eso mismo, trabajar con un horario flexible, actualmente, responde a las estrategias de flexibilidad laboral que están implementando muchas empresas a nivel mundial.
¿Cuáles son los tipos de horarios flexibles?
En la organización de turnos de trabajo en una empresa con modalidad flexible, existen distintas formas de plantear los horarios. Ya sea en trabajos remotos, híbridos o completamente presenciales, los nuevos horarios laborales ofrecen mayor libertad y un mejor ajuste a las necesidades de vida de cada persona. En la siguiente lista, explicamos los 4 tipos de horarios flexibles de trabajo más comunes.
1. Horario comprimido
El horario comprimido en una compañía reduce la jornada laboral en número de días. En vez de trabajar 5 o 6 días, se trabaja solo 4 días a la semana. Esto provoca que el número de horas dedicadas al trabajo cada día se alargue a 10 horas en promedio en vez de las 8 regulares.
De esta manera, los equipos de trabajo cumplen una semana laboral de 4 horas. Para muchas personas, este modelo de horario flexible funciona mejor, puesto que pueden aprovechar 3 días enteros a la semana para dedicarlos a sus actividades familiares y personales.
2. Horario flexible flotante
En este caso, existe una parte del horario que es inamovible. Esto implica que, durante una cierta fracción del día, la persona debe estar en su puesto de trabajo realizando sus funciones. El resto del tiempo es flexible; es decir, empieza y finaliza sus tareas de manera flexible, en horas que no siempre son las mismas día a día.
Por ejemplo, en este tipo de horario flexible, una empresa puede proponer que se trabaje necesariamente de 10 a. m. a 2 p. m. durante los lunes y de 2 p. m. a 4 p. m. durante los jueves. Queda a criterio de cada persona elegir si ingresa a trabajar a las 8 a. m. o 9 a. m. y, por otro lado, si sale del trabajo a las 5 p. m., 6 p. m. o más adelante. Esto dependerá de la carga de tareas diarias y de cómo se organizan los equipos de trabajo.
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3. Horario fijo-variable
Esta opción de horario flexible es similar a la anterior, puesto que existe una fracción del día en el que obligatoriamente se tiene que laborar. Sin embargo, a diferencia del horario flotante, en una empresa con horario fijo-varible, el empleador dispone que las horas fijas de trabajo sean las mismas todos los días.
Esto quiere decir que, por ejemplo, una empresa disponga que el horario fijo sea de 1 p. m. a 4 p. m. todos los días. A partir de esta fórmula, cada miembro de la empresa sabe que durante esas horas tiene que cumplir las funciones de su rol, pero que el resto del día, antes y después, queda a su disposición y criterio para organizar su horario. En este caso, es un horario que se adapta mejor a las características del trabajo híbrido o remoto.
4. Horario personalizado
Esta es otra de las modalidades de horario flexible. En un horario personalizado, cada quien es libre de trabajar durante las horas que más le convenga. Puede organizarse para trabajar desde muy temprano durante toda la mañana, hacerlo exclusivamente en las tardes o, incluso, en distintas franjas del día.
En este caso de horario laboral flexible, el empleador y sus equipos de trabajo acuerdan las horas de trabajo en función no de la cantidad, sino de las tareas y objetivos cumplidos. Teniendo en cuenta el criterio mencionado, cada persona está habilitada para trabajar cuando se siente más productiva o cuando las obligaciones de su vida personal se lo permiten.
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¿Cuáles son las ventajas de un horario flexible?
Existen muchos mitos del trabajo flexible y los horarios no tradicionales. Se suelen mencionar desventajas como la falta de productividad, la inadecuada preparación de una empresa para afrontarlos o el posible daño a la cultura organizacional de la compañía. Sin embargo, sus ventajas son múltiples. Te presentamos una lista con los beneficios de un horario flexible para los equipos de trabajo y para las empresas.
Beneficios para los equipos de trabajo
Satisfacción laboral
Un horario flexible incrementa la satisfacción laboral de la mayoría de personas. Evitar el tráfico durante los traslados a la oficina en horas punta o poder asistir a actividades familiares durante la mañana hace que la sensación de pérdida de tiempo y experiencias importantes disminuya. Con ello, una persona está más motivada y concentrada en sus labores cuando llega el momento de trabajar.
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Integración a la cultura organizacional
La cultura organizacional y la compenetración entre miembros de equipos también se puede lograr aunque las personas que trabajen en una empresa no lo hagan en los mismos horarios. De hecho, si los horarios flexibles funcionan y los equipos están alineados a los objetivos, la identificación de cada persona con la cultura organizacional será mayor. Esto provoca que, cuando hayan actividades como el team building, el sentimiento de pertenencia aflore y los aportes de soluciones sean de mayor calidad.
Mejor balance vida-trabajo
En una encuesta laboral de Flexjobs, el 48% de participantes mencionaron que tienen un mejor balance vida-trabajo y el 54% que sienten más soporte emocional en su trabajo a partir de un horario flexible. Esto contrasta con el 36% y 45% de participantes con trabajos sin horarios flexibles para ambos criterios, respectivamente.
Estas cifras reflejan el impacto positivo del horario flexible en las empresas. Como aludimos en el primer beneficio, las horas de trabajo flexible permiten trabajar de manera más productiva en momentos claves del día y, al mismo tiempo, aprovechar las horas fuera del trabajo para dedicarlas a la familia, a los estudios o a otras actividades personales.
Beneficios para la empresa
Mayor número de talento humano disponible
Como mostramos en la estadística de la introducción, muchas más personas están dispuestas a aceptar ofertas de empleo si las empresas tienen opciones de horario flexible. Esto hace que, por una cuestión de cantidad, exista un mayor número de candidatos postulando a un trabajo y, a la vez, que la empresa tenga más probabilidades de contratar al mejor talento posible para un determinado rol.
Incremento de retención de empleados
Así como es más ventajoso al momento de contratar talento humano, los horarios flexibles son propicios para retener al talento más cualificado que ya es parte de la empresa. Si se le ofrece más opciones de horas flexibles, mayores serán las ventajas percibidas para seguir perteneciendo a la empresa. Si tienes esta necesidad por retener a los mejores integrantes de los equipos de tu empresa, recuerda que debes complementar los horarios flexibles con estrategias de fidelización.
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En palabras de Mariana Basconsel, profesora de nuestro curso online de Estrategias de retención de talento, “fidelizar no es lo mismo que retener. Fidelizar va más allá de estrategias de retención, como la subida del salario, la reducción de horarios laborales o la redistribución de equipos. Implica un sistema de acciones, gestos y retribuciones que se sostiene a lo largo del tiempo para construir y nutrir la relación entre un empleado y los participantes de sus equipos de trabajo”. Por eso, ten en cuenta este criterio para obtener los mejores resultados.
Mejora de la productividad laboral y rentabilidad
Como puedes deducir, si las personas en una empresa trabajan satisfechas y se sienten valoradas, su productividad es mayor. Esto se refleja en la consecución de objetivos, el cumplimiento de plazos de entregas, la calidad en la creación de productos y los éxitos de cualquier campaña comercial. A su vez, el trabajo de calidad impacta en el ROI de la empresa, puesto que los resultados dependen, en general, del rendimiento de los equipos de trabajo.
Por otra parte, esta metodología prioriza la calidad sobre la cantidad. Es decir, a través de los horarios flexibles, los trabajadores no buscarán extender su tiempo en la oficina sin razón; por el contrario, optimizarán las horas de trabajo. A su vez, un horario flexible generará menor gasto de recursos, sobre todo para las compañías que laboran en formato presencial.
Recomendaciones para un horario flexible de trabajo
Para terminar, no olvides tomar en cuenta algunas recomendaciones al momento de proponer un horario flexible en tu empresa. Aquí compartimos algunos tips de horarios flexibles que pueden servirte como empleador.
Asumir horarios flexibles como CEO o administrador de la empresa
Los cambios siempre deben comenzar desde arriba; es decir, los líderes son las personas que tienen que encabezar la transformación hacia la flexibilidad laboral. Los CEO y los colaboradores más cercanos a ellos son los primeros agentes que necesitan dar el ejemplo a toda la empresa, así como comprobar si la metodología de horarios flexibles es un fit adecuado para la cultura organizacional.
A continuación, progresivamente, todas las áreas irán adaptando esta modalidad de trabajo hasta poder incorporarla de forma definitiva dentro de la organización. De la misma forma, cabe mencionar que son los líderes de cada sector quienes deben respetar y, a su vez, promover las políticas de horario flexible.
Comunicar con transparencia políticas de horarios
Según determina el código de ética, las empresas deben presentar a sus colaboradores todas sus políticas con absoluta y total transparencia. Lamentablemente, en el mundo corporativo, existen compañías que omiten o esconden políticas que pueden beneficiar a los trabajadores. Por lo tanto, es importante que, desde el departamento de Recursos Humanos, se le comunique a los colaboradores sus beneficios y oportunidades, incluyendo los horarios flexibles.
Asimismo, sabemos que oír que tu equipo trabajará menos días a la semana o que algún miembro asistirá en un horario diferente al resto puede parecer inadecuado. Por ello, es necesario que los líderes estén enterados de las ventajas de los horarios flexibles; de esta forma, se evitarán malentendidos.
Mantener horarios consistentes a lo largo de la semana
De la misma manera, como es importante dar flexibilidad laboral a los colaboradores, es necesario establecer un patrón que permita a los team leaders organizar su semana laboral. Dentro de sus posibilidades, los miembros del equipo deben comunicar sus necesidades y coordinar de la mano del líder el horario en el que asistirán cada semana.
Algunos ejemplos de horarios flexibles pueden ser ir a la oficina de lunes a miércoles por 10 horas diarias y, después, proponer los jueves y los viernes como días flexibles para salir dos horas más temprano; o, también, hacer jornadas intensivas los lunes o miércoles porque esos días tienes clases por la noche.
Monitorear resultados de horarios flexibles
Como mencionamos, los horarios flexibles son políticas que tienen muchos beneficios. Sin embargo, no todas las culturas organizacionales pueden adaptar esta modalidad de trabajo efectivamente. Todas las empresas cuentan con características diferentes, por lo que es necesario llevar un seguimiento de los efectos de las políticas de horarios flexibles, así como determinar cuáles son los tipos de horarios flexibles que funcionan mejor en los diferentes equipos de trabajo.
En este caso, se pueden emplear diferentes herramientas, como evaluaciones de desempeño, medición de KPIs y revisión de indicadores. Por ejemplo, en Crehana tenemos un producto que permitirá no solo gestionar, sino también mejorar el desempeño de tu equipo: nuestra Plataforma de Seguimiento de Desempeño y OKRs. ¡Alinea y gestiona los objetivos de las personas con el negocio para contar con equipos más eficientes.
Por otro lado, se pueden aplicar cuestionarios de satisfacción y de balance de la vida personal y laboral. Así se podrán monitorear si los horarios flexibles, en efecto, están generando resultados positivos en cuanto a la productividad y satisfacción de los colaboradores o, por el contrario, si esta política ha sido contraproducente.
Utilizar herramientas digitales para horarios flexibles
Las herramientas digitales se han vuelto elementos indispensables para el día a día en cualquier organización. La gestión del personal, en definitiva, es una de las áreas beneficiadas con la transformación digital del mundo empresarial. Por lo tanto, el diseño y el monitoreo de horarios flexibles se puede administrar de manera más eficiente por medio de diferentes aplicativos.
En primer lugar, un ejemplo de herramienta digital para horarios flexibles es el famoso Google Calendar, perteneciente a la G-Suite. Aquí podrás planificar la semana de tu equipo, tomando en cuenta la ausencia de uno de los miembros.
No obstante, si estás en búsqueda de algún aplicativo que pueda tener un seguimiento diario, semanal y mensual, puedes recurrir a las apps de fichaje. De esta forma, los colaboradores tendrán la posibilidad de tener flexibilidad de horarios y tú no tendrás que estar al pendiente para registrar su llegada. Algunas aplicaciones para el control de horarios incluyen Bizneo HR, Factorial, Intratime y Bixpe Control Horario.
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Hemos llegado al final y esperamos haberte ayudado a entender las características de un horario flexible. Recuerda que, para que estas nuevas modalidades de trabajo funcionen, la empresa debe tener una planificación adecuada y una comunicación constante con sus equipos de trabajo. Nada puede quedar al azar. La libertad que implica un horario flexible no puede llevar al desorden ni a la confusión.
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