10 consejos sobre cómo aumentar la productividad de tu liderazgo y ser referente

Es inevitable que todo líder se haya preguntado alguna vez cómo aumentar la productividad de su equipo de trabajo o de su compañía. Pues En este sentido, el trabajo de tu talento humano es el principal motor de tu empresa, así que es importante mantenerlo en pleno funcionamiento y rindiendo a su máximo potencial.

Muchas empresas consideran que la productividad es un tema exclusivo del colaborador y que debe ser la persona quien lo resuelva. Sin embargo, esto no necesariamente es así, ya que si bien debe haber disposición del talento para ser productivo, es importante que como líder tengas muy en cuenta cuáles son las claves para aumentar la productividad de tu gestión y el equipo. 

Te contamos 10 estrategias para aumentar la productividad en tu empresa y, así, diseñar equipos altamente comprometidos y preparados para cumplir con los objetivos empresariales.

Sienta las bases de un equipo sólido

El primer paso para asegurar el éxito de tu empresa es conformar un equipo de trabajo sólido y fuerte que traerá como consecuencia directa un buen nivel de productividad y rendimiento del grupo. Pues muchas personas en búsqueda de un mismo objetivo y trabajando codo a codo pueden lograr más que una. 

A la hora de conformar un equipo de trabajo es muy importante tener en claro cuáles son los objetivos de negocio, qué proyectos se llevarán a cabo para lograrlo, quiénes serán los responsables y cómo construir entre todos los integrantes una cultura organizacional que sustente estas relaciones laborales.

De esta manera, un equipo con bases sólidas será capaz de conseguir las metas aprovechando mejor las habilidades de cada integrante y aumentando la productividad del proyecto en general. Si necesitas ayuda para lograr este cometido en tu empresa, revisa nuestro software de desempeño, en el cual podrás alinear y gestionar los objetivos de las personas con el negocio para contar con equipos más eficientes.

Este programa está especialmente diseñado para conectar todo el ciclo laboral de tus equipos para optimizar la gestión del talento y hacerla más estratégica con un enfoque a resultados. Los puntos claves que harán aumentar y mejorar las estrategias de productividad de tu liderazgo son:

• Alinea a tus equipos con las metas de la compañía: crea una cultura de medición de metas con data en tiempo real y asignación de roles para tener mayor agilidad y control.
• Identifica las fortalezas y brechas de tus equipos: diseña evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos. Obtén resultados por cada persona para tomar mejores decisiones.
• Diseña los OKRs de cada equipo y cada persona: asigna resultados clave a cada persona para lograr una mayor alineación y poder alcanzar tus objetivos más rápido.
• Detecta el potencial de tus equipos según su eficiencia: escoge la gráfica con la metodología que más se adapte a tu compañía como Nine Box, y dispara los niveles de productividad

Fuente: Crehana

Organiza las actividades laborales

Uno de los mejores consejos que puedes aplicar para aumentar la productividad empresarial como líder en Recursos Humanos es aplicar diversos métodos de gestión de tareas según la necesidad del proyecto y las características del equipo que los trabajará junto a ti en caso de ser una actividad en conjunto.  

La organización y priorización de tareas, también conocido como la gestión del backlog, es una de las primeras acciones que debes llevar a cabo para mantener a tope la productividad de tus jornadas y tu equipo. 

Asignar el nivel de importancia y urgencia a cada pendiente no sólo te permitirá enfocarte en una tarea a la vez, sino que destrabará los espacios necesarios para continuar con el proyecto de manera eficiente, y al mismo tiempo aumentará la productividad, ya que dejará lugar a posibles imprevistos en caso de que surjan. 

Una vez que lo tengas incorporado en tu día a día, un líder es capaz de aumentar la productividad de todo el equipo compartiendo estas herramientas con todos los integrantes del mismo y para así impactar en los objetivos de la organización. Sobre todo, será muy útil para aquellos colaboradores que son nuevos en el rol o en la empresa. De esta forma, será más fácil reducir ese tiempo de procrastinación en el que no saben por dónde empezar. 

Para la organización de sus actividades, una de las herramientas más útiles para mejorar la productividad de tu equipo es que coloquen sus asignaciones en una matriz de prioridades y las jerarquicen, de acuerdo a su importancia y urgencia.

Del mismo modo, puedes sacarle provecho a estas herramientas para aumentar la productividad en el negocio a través de la definición de objetivos S.M.A.R.T. o apoyándote en herramientas de organización, dependiendo de las tareas que tu equipo requiera desarrollar. 

Recuerda: para aplicar cualquier estrategia de productividad, las personas deben considerar su tiempo y disposición para el cumplimiento de sus asignaciones.

Enfoca a tu equipo en una tarea concreta

Una vez que tus colaboradores tengan a la mano su lista de deberes y actividades pendientes, es momento de ejecutarla. Pero no deben hacer todo a la vez: la idea es enfocar toda su concentración en cumplir con una sola tarea, inicialmente e ir pasando a las siguientes una vez hayan culminado las anteriores.

La clave de un excelente rendimiento es dedicarse de lleno al cumplimiento de una tarea. Si se dispersan haciendo un cúmulo de actividades, tu talento humano no podrá enfocarse en las asignaciones y es muy probable que muchas tareas sean hechas por salir del paso.

Y aunque haya muchas empresas interesadas en encontrar perfiles de colaboradores multitasking (pues consideran que es una de las mejores formas para reducir costos y aumentar la productividad) a largo plazo esta decisión puede resultar contraproducente.

Además, como líder debes ser el promotor de la productividad en la empresa enfocados en las tareas que más resultados den para cumplir tus objetivos. Esta regla, también conocida como la ley de pareto o del 80/20, indica que sólo el 20% de los esfuerzos deben dar el 80% de los resultados. 

Elimina las distracciones

Para aumentar la productividad de tu empresa, lo siguiente que necesitas hacer es instar a tu equipo a eliminar, o al menos reducir, todas las distracciones a su alrededor para lograr una mejora en el nivel de rendimiento dentro de tu organización.

Sin duda, uno de los mejores métodos para mejorar en el trabajo se reduce a crear el ambiente laboral idóneo. Ahora bien, ¿qué puedes sugerirle a tu equipo de trabajo para eliminar las distracciones? Algunas ideas que le puedes ofrecer a tu talento humano son las siguientes:

• Desactivar las notificaciones de las redes sociales y sus notificaciones.
• Activar el modo de vibración, para evitar las desconcentraciones en el grupo y que toda la atención del colaborador esté enfocada única y exclusivamente en las actividades que tiene que hacer.
• Organizar el espacio de trabajo. El orden y la limpieza son dos factores fundamentales que ayudan a lograr con éxito los pendientes del día.
• Dar lugar a la innovación. Si bien el orden ayuda a la concentración, contar con un espacio que fomente la creatividad y la espontaneidad seguro traerá nuevas ideas al equipo. 

Una de las técnicas de mejora de la productividad que te puede ayudar con este punto es el método Flowtime. Según menciona el Instituto Europeo de Posgrado, “es un método que te proporciona un seguimiento del tiempo, descansos regulares y te permite concentrarte en una única tarea. Todo esto sin el estrés e interrupción que acompaña a Pomodoro.”

Aunque tiene similitud con la técnica Pomodoro, la técnica de Flowtime recomienda que, una vez has logrado concentrarte en tu actividad, la continues hasta el momento en que tú decidas detenerte, lo que diferencia a este método del que recién mencionamos.

El verdadero consejo para aumentar la productividad de tu liderazgo, es investigar sobre los diferentes métodos de organización y probarlos junto a tu equipo de trabajo para descubrir cuál es el que mejor se adapta a su dinámica. Inclusive puedes determinar un método según el estadío del proyecto o el contexto en el cual se encuentre. 

Fuente: Pexels

Automatiza actividades y procesos

Otra forma en que puedes resolver la duda sobre cómo aumentar la productividad en tu trabajo como líder, es a través de la automatización de diversos procesos empresariales. Simplificar las actividades y hacerlas más ágiles hará que el tiempo del colaborador sea mejor aprovechado y se cumplirán las metas estipuladas por la organización.

¿De qué forma puedes automatizar estos procesos? Algunos ejemplos:

• El uso de bots: es una increíble herramienta cuando se trata de saber cómo reducir costos y aumentar la productividad, así como también es útil para medidas de atención al cliente. Sin embargo, dentro de las empresas también es importante mantener el factor humano, así que los bots solo están como apoyo en ciertas labores de servicio al consumidor.

• Automatizar procesos de reclutamiento: como medida para aumentar la productividad laboral, se ha considerado que los procesos de selección de personal cuenten con fases automatizadas, para simplificar la labor del reclutador.

• Automatización de procesos de gestión: actualmente, en las compañías se gestiona mucha cantidad de información (formularios, recopilación de datos, etc.), lo que siempre ha ralentizado muchos procedimientos. Sin embargo, automatizar este tipo de gestiones ayuda a encontrar la información a tiempo y agilizar las labores de los encargados.

Además, es importante que los colaboradores sean instruidos en la utilización de nuevas tecnologías, lo que le concederá una gran ventaja competitiva a la empresa con respecto a otras organizaciones del sector. Asumir que los empleados conocen cómo manejar las tecnologías es cometer un error, así que aunque tengan conocimientos básicos sobre una herramienta, deberás ayudarlos a que puedan aprovechar al máximo el potencial que les ofrecen las herramientas digitales.

Fuente: Freepik

Promueve los descansos y actividad física

Muchas empresas consideran que la forma más eficaz para aumentar la productividad de los colaboradores es instándolos a realizar sus asignaciones en una menor cantidad de tiempo y, de esta manera, pueden ocupar su tiempo productivo en otras labores. Sin embargo, esto no es considerado una solución, sino un problema a mediano y largo plazo.

Está comprobado que lo que importa no es la cantidad de labores que hagan los colaboradores en un tiempo determinado, sino que empleen tiempo de calidad para el cumplimiento de las funciones. De esta manera, podrán cumplirse los objetivos estimulados y tendrás un equipo de trabajo motivado y feliz.

Por esta razón, es fundamental promover en tu talento humano el desarrollo de períodos de descanso y de actividad física. Los objetivos se cumplen si el principal motor ofrece un rendimiento óptimo, por lo que debes ayudar a que tu colaborador se encuentre a gusto y tenga su espacio para liberarse de tensiones unos minutos y proteja su integridad física y mental.

Estas son sólo algunas maneras en las que un HR Manager puede aumentar la productividad. De igual forma, es importante destinar espacios para el esparcimiento del personal dentro del horario laboral y ofrecer bonos e incentivos que incentiven el fortalecimiento de su salud emocional.

Motiva a tu equipo

De la mano del punto anterior, también puedes buscar estrategias de productividad para mejorar el rendimiento de tus colaboradores. Entonces, ¿de qué forma puedes hacerlo?

Te sugerimos algunos ejemplos:

• Ofrece flexibilidad en cuanto a sus horarios y días de trabajo.

• Permitirles trabajar en un esquema híbrido, es decir, que combine Home Office con jornadas presenciales.

• Asignar programas de recompensas cada vez que cumplan una meta, ya sea de forma individual, por área o por equipo.

• Ofrecer la posibilidad de un plan de carrera para los colaboradores dentro de la empresa.

Los ciclos de capacitación son unas de las estrategias que más resultados muestran en el nivel de motivación de los colaboradores del equipo. No sólo ayudan a concretar objetivos de negocio para la empresa, sino que también ayudan al crecimiento profesional del equipo. ¿Necesitas ideas para tus equipos remotos? Descarga nuestro ebook para aumentar la productividad en el teletrabajo  y cumplir con mayor eficacia los objetivos

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Con estas acciones, además de aumentar la productividad de tu equipo, también los fidelizarás y ayudarás a que permanezcan comprometidos con los objetivos empresariales. 

Uno de los puntos claves para aumentar la productividad de una organización es el de revisar que exista una comunión entre los colaboradores y su directiva. Favorecer la conciliación entre ambas partes ayudará al fortalecimiento de la relación entre ambas partes, priorizando los deseos del capital humano de tu empresa.

Lo ideal es que se coordine una reunión corta, en la cual se coordine al equipo de trabajo para que los supervisores reconozcan las necesidades de estos colaboradores más allá de las reuniones estrictamente laborales. Implementar canales de comunicación fluidos hace al sentido de comunidad y mantiene al equipo motivado.

Despídete de las reuniones largas

¿Cuántas veces no has estado en juntas que parecen interminables, en las que tu jefe sigue preguntando cómo aumentar la productividad de los trabajadores y lo único que tú quisieras es poder terminar todos tus pendientes?

Pues aquí tienes la solución definitiva para esas ocasiones. De hecho, si quieren saber cómo aumentar la productividad, resulta más conveniente programar reuniones cortas, claras y concisas, en las que se aborden los problemas o actividades más urgentes e importantes. 

Para lograrlo, te recomendamos que realices una agenda previa de los temas que tratará la reunión y los mandes con anticipación a todos los participantes de la misma, de manera que tengan la oportunidad de preparar previamente sus preguntas o aportes. Así aumentarás la productividad laboral del encuentro y sabrás cuál es el objetivo específico de esa ceremonia. 

Por otra parte, una buena práctica consiste en reflexionar si todos los invitados a la reunión son verdaderamente cruciales para la misma. De esta manera se podrá encontrarle una mejor respuesta a la pregunta de cómo dejar de perder el tiempo y aumentar la productividad. También, este tipo de reuniones son fundamentales para prestarle atención al desarrollo de habilidades que mejoren la productividad laboral de laorganización.

Fuente: Pexels

Apuesta por el almacenamiento en la nube

La forma más efectiva para aumentar la productividad dentro de tu empresa es prever todos los posibles errores y catástrofes que puedan surgir en el día a día. Este punto va de la mano con la automatización, ya que es importante adaptar a los colaboradores al ritmo que marcan los nuevos entornos laborales y también los entornos de trabajo en línea.

Es así como aplicar prácticas de seguridad, almacenamiento y gestión de trabajo online son parte de una estrategia de evolución. ¿De qué forma podrían modernizarse las empresas? Una de las principales alternativas para mejorar la productividad y el rendimiento de tu equipo pasa por trabajar utilizando los servicios de la nube. Gracias a este factor, los colaboradores podrán trabajar desde cualquier parte en la que se encuentren, únicamente necesitando una computadora o smartphone con servicio de internet.

Los servicios de la nube son eficaces para mejorar la productividad, ofreciendo la posibilidad de realizar trabajo remoto, así como también brinda una mayor flexibilidad laboral. Algunas tecnologías que puedes aplicar son:

• Google Drive

• Dropbox

• OndeDrive

• iCloud.

¿Quieres saber qué servicio utilizar? Ionos recomienda que te fijes en los siguientes puntos a la hora de determinar cuál será tu software contratado:

• Costes

• Usabilidad

• Seguridad

• Fiabilidad y soporte

Crea un plan de comunicación efectivo

Ya nombramos este punto más arriba, pero no podemos dejar de darle un espacio especial a esta clave para aumentar la productividad laboral en tu gestión como líder. De nadie más que de tí depende el flujo de comunicación entre las personas que integran la organización.

Contar con un plan de comunicación interno que dé lugar a la comunicación fluida entre líderes y trabajadores volverá al ambiente laboral mucho más ameno. Asimismo, permitirá que los problemas y obstáculos cotidianos se resuelvan de manera más rápida y efectiva.

Otro aspecto que recae en la comunicación y aumenta la productividad es la posibilidad de plantear necesidades y mejoras por parte de los equipos, quienes son los encargados de llevar a cabo las actividades diarias que a fin de cuentas cumplen con los objetivos organizacionales.  

Una gran manera de encarar un cambio en el plan de comunicaciones de la empresa es determinar canales de comunicación, digitales o analógicos, entre las personas y protocolos para intervenir esos canales. Además, dejar bien en claro qué temas deben reportarse a qué personas y abrir el diálogo en instancias de trabajo variadas. 

Si quieres saber más acerca de aumentar la productividad en los entornos laborales, inscríbete en nuestras academias, donde aprenderás todos los elementos necesarios para dirigir tu empresa hacia la cima y diseñar un equipo de trabajo preparado y comprometido gracias a las rutas de aprendizaje especializadas en diversos temas.

Recuerda que el secreto de la productividad es nunca olvidar que tus colaboradores son, antes que nada, personas. ¡Trátalas como tal y verás los cambios en tu organización!