¿Cómo aumentar la productividad? 14 pautas para un equipo eficiente

Aumentar la productividad es un objetivo que toda empresa busca lograr. Por suerte, hay muchas estrategias que harán tus procesos más eficientes. Por ejemplo, una encuesta de Gartner evidenció que la flexibilidad en las horas de trabajo ayudó al 43% de los encuestados a lograr una mayor productividad. No obstante, no solo se trata de ofrecer flexibilidad para trabajar. Hay otros puntos importantes a tener en cuenta al elaborar una estrategia de gestión de talento que tenga en cuenta el desafío de mantener la productividad en alza.

Por eso, aquí te compartimos las más relevantes estrategias para mejorar la productividad de tu equipo y obtener equipos altamente comprometidos con los objetivos de tu negocio.

1. Sienta las bases de un equipo sólido

El primer paso para asegurar el éxito de tu empresa es conformar un equipo de trabajo sólido y fuerte que traerá como consecuencia directa un buen nivel de productividad y rendimiento del grupo.

A la hora de crear un equipo de trabajo, es importante saber cuáles son los objetivos del negocio y qué proyectos se llevarán a cabo para lograrlo. Si cuentas con un equipo de bases sólidas, podrás alcanzar todas las metas que te propongas. Para eso, la tecnología puede ser tu gran aliado.

Por ejemplo, Crehana es un ejemplo de software diseñado específicamente para conectar todo el ciclo laboral de los equipos. El programa que escojas debe incluir la optimización de la gestión del equipo para hacerla más estratégica (en función de resultados). Estos son los puntos clave en los que debes trabajar:

• Alinea a tus equipos con las metas de la compañía: crea una cultura de medición de metas con data en tiempo real y asignación de roles para tener mayor agilidad y control.
• Identifica las fortalezas y brechas de tus equipos: diseña evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos. Obtén resultados por cada persona para tomar mejores decisiones.
• Diseña los OKRs de cada equipo y cada persona: asigna resultados clave a cada persona para lograr una mayor alineación y poder alcanzar tus objetivos más rápido.
• Detecta el potencial de tus equipos según su eficiencia: escoge la gráfica con la metodología que más se adapte a tu compañía como Nine Box, y dispara los niveles de productividad.

Si quieres alinear y gestionar objetivos de las personas con el negocio para tener equipos más eficientes, esta plataforma para aumentar la productividad es la respuesta.

Fuente: Crehana

2. Organiza las actividades laborales

Uno de los mejores consejos que puedes aplicar para aumentar la productividad empresarial como líder en Recursos Humanos es aplicar diversos métodos de gestión de tareas según la necesidad del proyecto y las características del equipo que los trabajará junto a ti en caso de ser una actividad en conjunto.

Asignar el nivel de importancia y urgencia a cada pendiente no sólo te permitirá enfocarte en una tarea a la vez, sino que destrabará los espacios necesarios para continuar con el proyecto de manera eficiente, y al mismo tiempo aumentará la productividad, ya que dejará lugar a posibles imprevistos en caso de que surjan. 

Como líder, serás capaz de aumentar la productividad de todo el equipo al compartir estas herramientas. Son especialmente útiles para aquellas personas que son nuevas en los cargos o en la empresa. Podrán reducir el tiempo de procrastinación al saber por dónde empezar.

Asimismo, para esta y cualquier estrategia de productividad, las personas deben contemplar el tiempo y compromiso para lograr sus asignaciones. Asimismo, conocer cuáles son las mejores herramientas de trabajo remoto para construir equipos más eficientes.

3. Enfoca a tu equipo en una tarea concreta

Una vez que las personas de tu equipo cuentan con su propia lista de tareas y pendientes, el siguiente paso es la ejecución. ¿De qué manera deben proceder? La idea es evitar el multitasking: deben concentrarse en una tarea a la vez para lograr un trabajo eficiente. Esa es una gran forma de aumentar la productividad en remoto.

Entonces, la clave de un excelente rendimiento es dedicarse de lleno al cumplimiento de una tarea. Si se dispersan haciendo un cúmulo de actividades, tu talento humano no podrá enfocarse en las asignaciones y es muy probable que muchas tareas sean hechas por salir del paso.

Si bien hay muchas empresas interesadas en encontrar perfiles de colaboradores multitasking (pues consideran que es una de las mejores formas para reducir costos y aumentar la productividad), a largo plazo esta decisión puede resultar contraproducente.

4. Elimina las distracciones

Para aumentar la productividad de tu empresa, lo siguiente que necesitas hacer es instar a tu equipo a eliminar, o al menos reducir, todas las distracciones a su alrededor para lograr una mejora en el nivel de rendimiento dentro de tu organización.

Esta son algunas prácticas que puedes fomentar en tu equipo para eliminar las distracciones y así mejorar la productividad:

• Desactivar las notificaciones de las redes sociales y sus notificaciones.
• Activar el modo de vibración, para evitar las desconcentraciones en el grupo y que toda la atención del colaborador esté enfocada única y exclusivamente en las actividades que tiene que hacer.
• Organizar el espacio de trabajo. El orden y la limpieza son dos factores fundamentales que ayudan a lograr con éxito los pendientes del día.
• Dar lugar a la innovación. Si bien el orden ayuda a la concentración, contar con un espacio que fomente la creatividad y la espontaneidad seguro traerá nuevas ideas al equipo.

Recuerda que liderazgo y productividad son el complemento perfecto. Por eso, debes investigar sobre los diferentes métodos de organización y probarlos junto a tu equipo de trabajo para descubrir cuál es el que mejor se adapta a su dinámica. Inclusive puedes determinar un método según el estadío del proyecto o el contexto en el cual se encuentre.

5. Automatiza actividades y procesos

Otra forma en que puedes resolver la duda sobre cómo aumentar la productividad en tu trabajo como líder, es a través de la automatización de diversos procesos empresariales. Simplificar las actividades y hacerlas más ágiles hará que el tiempo del colaborador sea mejor aprovechado y se cumplirán las metas estipuladas por la organización.

¿De qué forma puedes automatizar estos procesos? Algunos ejemplos:

• El uso de bots: es una increíble herramienta cuando se trata de saber cómo reducir costos y aumentar la productividad, así como también es útil para medidas de atención al cliente. Sin embargo, dentro de las empresas también es importante mantener el factor humano, así que los bots solo están como apoyo en ciertas labores de servicio al consumidor.
• Automatizar procesos de reclutamiento: como medida para aumentar la productividad laboral, se ha considerado que los procesos de selección de personal cuenten con fases automatizadas, para simplificar la labor del reclutador.
• Automatización de procesos de gestión: actualmente, en las compañías se gestiona mucha cantidad de información (formularios, recopilación de datos, etc.), lo que siempre ha ralentizado muchos procedimientos. Sin embargo, automatizar este tipo de gestiones ayuda a encontrar la información a tiempo y agilizar las labores de los encargados.

Además, es importante que los colaboradores sean instruidos en la utilización de nuevas tecnologías, lo que le concederá una gran ventaja competitiva a la empresa con respecto a otras organizaciones del sector. Asumir que los empleados conocen cómo manejar las tecnologías es cometer un error.

6. Promueve los descansos y actividad física

Las estadísticas son reveladoras acerca de la importancia de promover el autocuidado y el equilibrio entre la vida laboral y personal para evitar el agotamiento. De hecho, una encuesta de Deloitte a mil trabajadores a tiempo completo expuso que el 77% de los trabajadores habían experimentado agotamiento y más de la mitad lo experimentó en más de una ocasión.

Esto no es considerado una solución, sino un problema a mediano y largo plazo. Muchas empresas consideran que la forma más eficaz para aumentar la productividad de los colaboradores es incitarlos a realizar sus asignaciones en una menor cantidad de tiempo para que, de esta manera, puedan ocupar su tiempo productivo en otras labores.

Sin embargo, está comprobado que lo que importa no es la cantidad de labores que hagan los colaboradores en un tiempo determinado, sino que empleen tiempo de calidad para el cumplimiento de las funciones. Por esta razón, es fundamental promover en tu talento humano el desarrollo de períodos de descanso y de actividad física.

Estas son sólo algunas maneras en las que un HR Manager puede aumentar la productividad. De igual forma, es importante destinar espacios para el esparcimiento del personal dentro del horario laboral y ofrecer bonos e incentivos que incentiven el fortalecimiento de su salud emocional.

7. Resuelve necesidades de formación

La brecha de habilidades es una realidad en la mayoría de las empresas y se proyecta que esto continúe e incluso se acreciente en los siguientes años. Por lo tanto, como líder puedes evitar que esto se agrave aún más. La clave está en actuar en consecuencia y plantear estrategias que favorezcan a la reducción de esas brechas y al aumento de la productividad laboral.

Para eso, puedes recurrir a las siguientes prácticas:

• Crear tus propios cursos y evaluaciones: si hay temáticas en las que tu organización es experta, o hay procesos en los que es más adecuado que crees tus propios materiales de capacitación (como podría ser un proceso de onboarding), puedes apoyarte en plataformas para subir tus programas de formación para la productividad.
• Implementar cursos online: puedes nutrir a tu talento del conocimiento de los mejores expertos y especialistas para desarrollar las habilidades blandas de tu equipo.

Fuente: Crehana

8. Crea equipos diversos e inclusivos

Otro tip para aumentar la productividad y hacer crecer tu empresa en consecuencia tiene que ver con la creación de equipos diversos e inclusivos. ¿Qué significa esto? Esta práctica permite integrar diferentes perspectivas del mundo, intereses, nacionalidades y todo tipo de característica y atributo personal que contribuye a la multiculturalidad en los equipos. El propósito es tomar lo mejor de cada uno, de esa diversidad de experiencias, para potenciar el conocimiento grupal y obtener resultados superiores.

Un punto de partida puede ser la brecha de género. Esto da cuenta de la disparidad en oportunidades de crecimiento profesional y personal entre hombres y mujeres. Por ejemplo, hay menos mujeres en posiciones de liderazgo, diferencias importantes a nivel salarial entre uno y otro, sesgos de género aplicados en los procesos y demás.

¿Cómo reducir la brecha de género para aumentar la productividad?

• Aplica estrategias inclusivas en todo el ciclo de vida del empleado, incluyendo la fase de contratación.
• Efectúa auditorías de diversidad e inclusión para reducir la brecha salarial y la brecha de oportunidades de desarrollo profesional.
• Ofrece flexibilidad a la hora de trabajar.

9. Motiva a tu equipo

Otro ejemplo sobre cómo aumentar la productividad en tu empresa es a partir de la motivación de tu equipo. Si las personas se sienten comprometidas y felices en su lugar de trabajo, hay altas probabilidades de que entreguen los mejores resultados posibles para tu organización.

• Ofrecer flexibilidad en cuanto a sus horarios y días de trabajo.
• Permitirles trabajar en un esquema híbrido, es decir, que combine Home Office con jornadas presenciales.
• Asignar programas de recompensas cada vez que cumplan una meta, ya sea de forma individual, por área o por equipo.
• Ofrecer la posibilidad de un plan de carrera para los colaboradores dentro de la empresa.
• Entregar feedback, desde los líderes hasta todas las personas del equipo de trabajo, para identificar oportunidades de crecimiento.
• Brindar reconocimiento para un mayor compromiso y fortalecimiento del orgullo corporativo. Para eso, puedes otorgar medallas en reconocimiento de valores, competencias y logros que luego puedan canjearlas por los beneficios que quieran.

Fuente: Crehana

Los ciclos de capacitación son unas de las estrategias que más resultados muestran en el nivel de motivación de los colaboradores del equipo. No sólo ayudan a concretar objetivos de negocio para la empresa, sino que también ayudan al crecimiento profesional del equipo. Aumentar la productividad en el teletrabajo y cumplir con mayor eficacia los objetivos es posible.

Fuente: Crehana

10. Despídete de las reuniones largas

Un cuello de botella de muchas organizaciones tiene que ver con el manejo de las reuniones, lo cual interfiere en el aumento de la productividad. Por eso, resulta conveniente la planificación de reuniones cortas, claras y concisas, en las que se aborden los problemas o actividades más urgentes e importantes.

Para lograrlo, te recomendamos que realices una agenda previa de los temas que tratará la reunión y los mandes con anticipación a todos los participantes de la misma, de manera que tengan la oportunidad de preparar previamente sus preguntas o aportes. Así aumentarás la productividad laboral del encuentro y sabrás cuál es el objetivo específico de esa ceremonia. 

Por otra parte, una buena práctica consiste en reflexionar si todos los invitados a la reunión son verdaderamente cruciales para la misma. De esta manera se podrá encontrarle una mejor respuesta a la pregunta de cómo dejar de perder el tiempo y aumentar la productividad.

11. Prepara a tu equipo para retos actuales y futuros

No es una novedad que el aprendizaje sobre las habilidades del futuro del trabajo es elemental para que los equipos puedan enfrentar diversos retos y desempeñar de una mejor manera sus tareas asegurando así el aumento en la productividad individual y grupal.

En la actualidad, las empresas se enfrentan a cambios constantes en su entorno, lo que hace que deban adaptarse rápidamente para mantenerse competitivas. Por lo tanto, es fundamental que los equipos estén preparados para enfrentar estos retos, y para ello es necesario que los líderes de equipo inviertan tiempo y recursos en la capacitación de sus miembros.

• Una de las habilidades más importantes que deben ser desarrolladas por los equipos es la capacidad de adaptación para aumentar la productividad. En un mundo donde todo cambia rápidamente, es esencial que los equipos sean capaces de ajustarse a las nuevas situaciones y desafíos. Además, deben estar en constante aprendizaje, ya que las tecnologías y las formas de trabajo cambian constantemente.
• Otra habilidad importante es el trabajo en equipo. Los proyectos actuales suelen ser muy complejos y requieren la participación de diferentes especialistas en diferentes áreas. Los equipos que trabajan bien juntos son más eficientes y tienen una mayor probabilidad de éxito en sus proyectos.

Asimismo, los líderes de equipo deben asegurarse de que sus miembros estén actualizados en las últimas tecnologías y herramientas de trabajo. El uso de herramientas digitales y la automatización de procesos son fundamentales para aumentar la productividad y la eficiencia de los equipos. Para responder de manera correcta a esto, debes saber cómo capacitar a tu equipo.

Fuente: Crehana

12. Apuesta por el almacenamiento en la nube

La forma más efectiva para aumentar la productividad dentro de tu empresa es prever todos los posibles errores y catástrofes que puedan surgir en el día a día. Este punto va de la mano con la automatización, ya que es importante adaptar a los colaboradores al ritmo que marcan los nuevos entornos laborales y también los entornos de trabajo en línea.

Es así como aplicar prácticas de seguridad, almacenamiento y gestión de trabajo online son parte de una estrategia de evolución. ¿De qué forma podrían modernizarse las empresas? Una de las principales alternativas para mejorar la productividad y el rendimiento de tu equipo pasa por trabajar utilizando los servicios de la nube. Gracias a este factor, los colaboradores podrán trabajar desde cualquier parte en la que se encuentren, únicamente necesitando una computadora o smartphone con servicio de internet.

Los servicios de la nube son eficaces para mejorar la productividad, ofreciendo la posibilidad de realizar trabajo remoto, así como también brinda una mayor flexibilidad laboral. Algunas tecnologías que puedes aplicar son:

• Google Drive
• Dropbox
• OndeDrive
• iCloud.

13. Crea un plan de comunicación efectivo

Contar con un plan de comunicación interno que dé lugar a la comunicación fluida entre líderes y trabajadores volverá al ambiente laboral mucho más ameno. Asimismo, permitirá que los problemas y obstáculos cotidianos se resuelvan de manera más rápida y efectiva.

Otro aspecto que recae en la comunicación y aumenta la productividad es la posibilidad de plantear necesidades y mejoras por parte de los equipos, quienes son los encargados de llevar a cabo las actividades diarias que a fin de cuentas cumplen con los objetivos organizacionales.

Una gran manera de encarar un cambio en el plan de comunicaciones de la empresa es determinar canales de comunicación, digitales o analógicos, entre las personas y protocolos para intervenir esos canales. Además, dejar bien en claro qué temas deben reportarse a qué personas y abrir el diálogo en instancias de trabajo variadas.

Con esta recomendación para aumentar la productividad, también verás mejoras a nivel clima organizacional.

14. Diagnostica la brecha de habilidades

El desarrollo de habilidades para la productividad es clave para asegurar el éxito de una empresa y elevar su posicionamiento en el mercado como ventaja competitiva. Incluso, en empresas compuestas por más de mil personas, este desafío puede ser aún mayor.

Frente a esto, el diagnóstico de brecha de habilidades ofrece información precisa y objetiva sobre cuáles son aquellas habilidades blandas y duras en las que hay que fortalecer el conocimiento del talento. Así, podrás adoptar estrategias efectivas que colaboren con un mejor desempeño de los colaboradores.

Las plataformas de diagnóstico de habilidades son la tecnología que necesitas para evaluar a cada persona de tu equipo en diferentes áreas y habilidades específicas, por medio de Machine Learning.

Fuente: Crehana

Hasta aquí, hemos visto cuáles son las 14 instancias fundamentales como medidas para aumentar la productividad en tu organización. La mayoría de ellas tiene íntima relación con la comunicación, la flexibilidad y el aprovechamiento de tecnología innovadora para mejorar los procesos internos.

Ahora que tienes toda esta información a disposición, estudia cuál es la situación actual de tu empresa en relación a la productividad (¿qué es lo que mides y de qué manera? ¿Cuáles son los resultados de los principales indicadores de productividad?) e identifica cuáles tips para aumentar la productividad que te compartimos aquí aún no estás poniendo en práctica.