Aprende a realizar una gestión de contratos efectiva, y organiza y optimiza tus procesos de la mejor manera

Llevar una planificación adecuada para la gestión de contratos te permitirá tener una organización, gestión y seguimiento efectivo de todos los documentos que se manejan dentro de tu empresa, tanto a nivel interno como externo.

Cuando nos referimos a gestión de contratos, hablamos de todos aquellos procedimientos y herramientas que usamos para administrar los contratos de una compañía. Teniendo en cuenta este concepto, es importante considerar que cada trámite tiene un nivel de complejidad y seguimiento diferente, por lo que necesitaremos contemplar que la gestión documental será distinta para un contrato de proveedores que para un contrato laboral.

¿Quieres saber de qué manera llevar un sistema de gestión de contratos óptimo dentro de tu organización? En esta nota te daremos algunas recomendaciones que serán muy útiles para ejecutar este procedimiento.

Identifica los tipos de contrato que se usan en tu empresa

Para poder llevar a cabo una planificación y gestión de contratos adecuada, debes reconocer cuáles son los tipos de contrato que se utilizan en tu empresa. Si bien existen diferentes acuerdos, estos son los que más se emplean:

• Contrato laboral: este es un pacto efectuado entre la compañía y los colaboradores que trabajan para la misma. 
• Contrato con proveedores: aunque existen diferentes tipos de contratos con proveedores, el objetivo de estos documentos es establecer las condiciones que nuestros proveedores pactan con la empresa: allí se habla detalladamente de los acuerdos a los que se llegan para la entrega de los productos, servicios o materias primas que requerimos.
• Contrato de venta: en este contrato nuestra organización es la que se encarga de realizar la gestión de contratos correspondiente hacia nuestro cliente final.
• Contrato de asociación: es un contrato que se hace entre dos empresas diferentes que desean asociarse, creando un pacto en conjunto. Aquí se tienen en cuenta las responsabilidades que cada una debe llevar a cabo, así como las tareas que se deben desarrollar en común. 
• Contrato de colaboración: en este acuerdo, el cliente final requiere que dos o más empresas colaboren juntas, por lo que se realizan dos contratos: uno individual y uno colaborativo.

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Crea templates para cada tipo de contrato

Elaborar una plantilla por cada uno de los acuerdos que identificaste previamente hará que la gestión de contratos sea mucho más fácil de lograr. Para aplicarlo, te compartimos los pasos que debes seguir:

1. Establece las características y el contenido de cada contrato

Lo primero que debes hacer es revisar los componentes, requisitos, documentos y necesidades de cada tipo de contrato. Esto te ayudará a conocer y determinar la información que debes establecer para cada uno de ellos.

Adicionalmente, responde a todas las preguntas que te plantees durante la creación del mismo. ¿El acuerdo se pactará con una persona freelance o con una empresa? ¿Tendrás una administración de contratos públicos o privados? Revisa cada punto en detalle y desglosa los parámetros que consideres necesarios para que cada archivo quede completo.

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2. Redacta el contrato

El siguiente paso para lograr una gestión de contratos adecuada consiste en redactar cada uno de los modelos que vas a manejar dentro de tu organización. Ten en cuenta los requerimientos que debes añadir a cada tipo de contrato y apóyate en templates que encuentres en internet o, incluso, en contratos previos que se hayan desarrollado dentro de la compañía.

3. Aprobación de las plantillas de los contratos

Cuando hayas finalizado los documentos será momento de compartirlos con las áreas correspondientes. Esto será muy útil porque podrás validar que no haya ninguna falla o información faltante y, adicionalmente, estarás asegurando que tu sistema de gestión de contratos es robusto y completo. Una vez corregidos y aprobados, tu empresa estará lista para entrar en acción.

Negocia las condiciones de cada contrato

Para lograr una gestión de contratos exitosa será esencial hacer negociaciones. Aunque las plantillas que crearemos serán de gran ayuda para optimizar diferentes procesos, cada empresa y cada acuerdo tendrá unos objetivos y unas necesidades específicas.

Sobre este tema, la negociadora Melissa Fortunato sostiene durante una entrevista con Forbes que dos de los componentes más importantes para llevar a cabo una negociación exitosa son preguntar sin miedo y tener una escucha activa. Cuando establecemos las condiciones adecuadas y las comunicamos con claridad, logramos que el curso de la administración de contratos se dé de una manera eficaz para las dos partes.

Garantiza el cumplimiento del contrato

La gestión de contratos no finaliza cuando se ejecuta la firma del mismo. Una vez concluida esta etapa, debemos hacer seguimiento del documento y verificar fechas de vencimiento, así como posibles modificaciones o renovaciones. 

Fuente: Pexels

Para que este proceso sea exitoso, será fundamental contar con un equipo capacitado y actualizado. Te recomendamos hacer uso de herramientas como la plataforma LMS de Crehana en donde podrás publicar diferentes cursos, así como contenidos e información de interés para que tus equipos de trabajo sean efectivos, y cumplan con los requerimientos que tu empresa necesita.

Busca un software para la administración de contratos

Nuestra última recomendación es que busques un software de gestión de contratos que te permita alojar, organizar, categorizar y ubicar la información que requieras de manera fácil e integrada y adicionalmente, que te ayude a optimizar diferentes tareas manuales que normalmente tardarían horas. 

Aprender cómo implementar la transformación digital en cada proceso será de gran beneficio para tu empresa, ya que le brinda mayor precisión y posibilidades de innovar. Como indica Telefónica, las compañías que se encuentran digitalizadas en este momento, han logrado incrementar su productividad en más del 10%, por lo que al integrar diferentes softwares, no solo estaremos asegurando que la gestión de contratos se vuelva más productiva, sino que otras operaciones también lo sean. 

Ahora que sabes qué es la administración de contratos y qué recomendaciones y herramientas puedes seguir, es momento de incluir estos conocimientos en tu compañía y de estructurar tu propio plan de acción.

Si bien es importante que cuentes con las herramientas necesarias para simplificar el sistema de gestión de contratos, también lo es replicar este ejercicio en los demás procesos de tu empresa. Adquiere nuevas habilidades con las Academias de Crehana y accede a diferentes rutas de aprendizaje que serán muy útiles para ti y para tus equipos de trabajo.

Aunque la gestión de contratos sea un tema muy específico, existen diferentes formas de dinamizarlo, estructurarlo y optimizarlo. Lleva a tu empresa a otro nivel, y recuerda que la innovación y la efectividad hacen la diferencia.