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Tipos de contratos con proveedores: ¡identifica cuál es mejor para tu negocio!

Tipos de contratos con proveedores: ¡identifica cuál es mejor para tu negocio!

Última actualización 25 de Febrero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

¿Tienes una empresa, pero no sabes cuáles son los tipos de contratos con proveedores que existen? ¿Te encuentras en búsqueda de proveedores, pero no tienes conocimientos sobre los tipos de contratos que se pueden realizar? Si eres nuevo en tu negocio, es probable que te encuentres un poco perdido; así que es necesario que empieces a conocer un poco más acerca de los detalles del mundo empresarial.

Como bien menciona el portal IBM, "un contrato genera una obligación legal entre su organización y el proveedor". Estos son documentos de carácter legal, por lo cual debe cumplirse todo lo que este establezca, así que, antes de establecer una relación comercial con algún negocio o persona natural, hay que tener en claro las pautas del mismo.

Establecer los acuerdos de compra y venta de productos o servicios es un paso esencial para realizar cualquier tipo de transacción entre clientes y suministradores. Y un punto muy importante de este tipo de contratos con proveedores es que las bases de estos acuerdos deben plantearse desde un inicio, para que las obligaciones y responsabilidades de cada uno de los firmantes estén claras al momento de firmar el pacto.

Un punto muy importante es que debes conocer qué tipos de contratos con proveedores hay. Un contrato de colaboración con un proveedor implica un lazo de compromiso para que te pueda suministrar los insumos y recursos necesarios. Esto es importante, ya que es un paso indispensable para brindar un servicio o producto de calidad a tus clientes.

Por ello, en el artículo de hoy, te contaremos acerca de qué son los proveedores, los tipos y la forma de identificar a los mejores. De esta manera, sabrás con certeza cuáles son los tipos de contratos con proveedores que le convienen a tu negocio. ¡Acompáñanos!

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¿Para qué sirven los contratos con proveedores?

Cada uno de los tipos de contratos con proveedores que verás más adelante, te ofrecen algo muy importante en cuestiones de venta: seguridad y formalización. 

Esta seguridad y formalización beneficia a ambas partes, ya que la empresa que solicita un bien o servicio se asegura que el proveedor le cumpla con lo establecido, mientras que el proveedor se asegura que le vayan a pagar la suma de dinero acordada.

De igual manera, cualquiera de los tipos de contratos con proveedores debe contener las indicaciones para dar por terminado el contrato de relación comercial en el caso de que fuese necesario para alguna de las partes.

Cabe mencionar que aprender técnicas de negociación con proveedores te permitirá saber, con mayor claridad, cómo administrar tu negocio de la mejor manera.

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¿Qué ventajas tienen los contratos con proveedores?

Obviamente tiene que haber algo bueno detrás de firmar un contrato con un proveedor. Sin embargo, debes estar atento a los detalles, pues es posible que obtengas mayores beneficios de tus aliados comerciales si sabes todo lo que pueden ofrecerte estos acuerdos.

En el caso de los distintos tipos de contratos con proveedores, ambas partes pueden resultar beneficiadas por la transacción. Veamos:

  • En el caso de quien sea el comprador, se verá beneficiado de los precios que les ofrezca el proveedor respectivo. Además, esto le servirá para tener una base diversificada de proveedores y de poder contribuir con la comunidad, dependiendo del caso.

  • Por supuesto, también hay ventajas para quien vende, pues si tiene un gran cliente, cualquier empresa privada podrá disponer, no sólo de trabajo constante, sino también de un alto volúmen de ventas. Aún si los márgenes de ganancia resultan más altos, el flujo de pedidos será constante.

  • Hay un tercer caso y es de lo que sucedería, de tratarse de un contrato de proveedor con entes gubernamentales. Entre las ventajas, destacamos que los pagos se realizarán a tiempo y tendrás un compromiso a largo plazo

Si garantizas que buscarás el más adecuado entre los tipos de contratos con proveedores, verás que tu negocio irá hacia el éxito de formas inmediatas.

Proveedores de recursos

Fuente: Pexels

Tipos de contratos con proveedores

Ahora que ya conoces todo sobre los contratos con proveedores y para qué sirven, llegó el momento de descubrir cuáles son los tipos que puedes elegir. Recuerda que cada uno de ellos tiene sus pros y contras, así que sigue leyendo y toma nota. 

Elegir alguno de los tipos de contratos con proveedores es una decisión clave para todo negocio, ya que tendrá repercusiones y determinará (en buena medida) el éxito o el fracaso de tu emprendimiento.

Existen tres tipos de contratos con proveedores y cada uno de ellos tiene características específicas. A continuación, describiremos de manera resumida los tipos de contratos con proveedores.

1. Contratos de precio fijo

En estos tipos de contratos con proveedores tanto la empresa como el proveedor pactan un precio inamovible al bien o servicio. Independientemente de lo que pueda ocurrir de manera externa, el precio pactado inicialmente se debe cumplir.

Por ejemplo, dentro de los contratos con proveedores con precio fijo, podemos encontrar las órdenes de compra.

Los contratos de precio fijo son los que implican menos riesgo para cualquier empresa. Esto se debe a que, pase lo que pase durante la realización del trabajo del proveedor, como cliente ya tienes un precio acordado previamente.

Es decir, ningún imprevisto aumentará el presupuesto que ya tenías establecido de antemano. Sin embargo, debes tener cuidado como empresa de contar con el dinero pactado para pagar al final de la operación, ya que sino estarías incumpliendo el contrato con el proveedor. 

2. Contratos por costes reembolsables

Los acuerdos por costes reembolsables son los tipos de contratos con proveedores en los que el cliente acepta pagar a un proveedor todos los costos implicados durante un proyecto.

Además, en estos tipos de contratos con proveedores, se agregan los honorarios acordados como parte del pago por el servicio o producto.

Los contratos por costes reembolsables son los tipos de contratos con proveedores que representan un mayor riesgo, ya que en el contrato firmado se especifica que tú, como cliente, deberás asumir todos los gastos de producción.

Así que, el costo total puede ser una sorpresa desagradable, especialmente en los casos en los que la producción se extiende demasiado y necesita de mayor inversión. 

3. Contratos por tiempos y materiales

Los contratos por tiempos y materiales son los tipos de contratos con proveedores que constituyen una combinación de los otros dos mencionados anteriormente.

Los contratos por tiempos y materiales están compuestos de los siguientes factores:

  • Un elemento fijo, por ejemplo el del precio por hora o precio por metro cuadrado establecidos.

  • Un elemento variable, como es el caso de la cantidad de horas o el número de metros cuadrados que serán necesarios para llevar a cabo la labor solicitada.

Los contratos por tiempo y materiales son la segunda opción si no queremos establecer un alto riesgo. Por un lado, conocemos el precio de cada hora de labor del proveedor, aunque no sabemos cuál será el número total de horas que necesitará para llevar a cabo su trabajo por completo.

Para estos tipos de contratos con proveedores, te recomendamos que tengas un presupuesto asignado esperando que la cantidad de horas sea muy extensa; de esta manera, te evitaras sorpresas al final del proceso. Además, si sobra dinero, éste podrá regresar a tu cuenta sin problema. ¡Considéralo como un método de prevención!

Para ayudarte con el tema presupuestario, te ofrecemos nuestra plantilla de presupuesto mensual, con la cual podrás organizar mejor los ingresos y gastos de tu empresa.

Y si todavía tienes algunas dudas sobre cómo administrar tu negocio o cómo llevar la contabilidad de tu empresa, debes conocer cuáles son los mejores cursos para gestionar tu emprendimiento.

Características de los tipos de contratos con proveedores

Imagen: Pexels

¿Cómo lograr un buen contrato con un proveedor?

Es normal que dudes acerca de cuáles tipos de contratos con proveedores puedes aceptar. Especialmente, si se tratan de varias ofertas difíciles, en las cuales deben evaluarse diversas variables importantes.

Entonces, ¿qué aspectos debes evaluar para identificar las mejores oportunidades? A continuación, te presentamos algunas recomendaciones para localizar y aceptar una oferta ideal.

1. Evalúa los rasgos del proveedor

Como dueño de una empresa, siempre vas a querer brindar los mejores productos y servicios a tus clientes en el menor tiempo posible y esto solo es posible si tienes proveedores de calidad. 

Entonces, ¿cómo elegir proveedores? A continuación, te vamos a mostrar qué elementos tomar en cuenta para identificar un buen proveedor:

Precio

Para poder seleccionar un proveedor, debes identificar el precio que deberás pagar por el bien o servicio que desees. Es importante que el precio vaya de acuerdo a la calidad; recuerda que no solo es buscar precios bajos.

Asimismo, mantente al tanto de los costos adicionales que se podrían generar: el delivery, el embalaje, los impuestos, etc.

Calidad

Este punto se relaciona con el anterior, ya que no puedes pretender productos de una buena calidad a precios extremadamente bajos. Es uno de los aspectos más importantes que debes considerar al elegir un buen proveedor, si planeas que tus clientes estén contentos con el producto final.

Toma en cuenta que, para evaluar la calidad de los productos, debes darle énfasis a la durabilidad, los componentes y las características.

Pago

Es muy importante que encuentres un proveedor que te ofrezca buenas condiciones de pago. Recuerda que endeudarse o elegir créditos muy difíciles de pagar van a dificultar la liquidez de tu negocio, por lo que debes estar muy al tanto de las facilidades de pago que te dé el contrato con un proveedor.

Por ejemplo, en los contratos con proveedores se pueden establecer acuerdos para pagar los productos básicos en un periodo de un año. Esto le permitiría a tu emprendimiento no tener que endeudarse para empezar su producción.

Entrega

Si estás comprando una gran cantidad de bienes, debes tomar este factor muy en cuenta, ya que puede suponer un gran ahorro para tu negocio. Hay algunos contratos con proveedores que requieren una cantidad mínima para trabajar contigo.

Asimismo, debes estar seguro de que el proveedor tenga los insumos necesarios para cumplir con el pedido que solicites a tiempo

Servicio Postventa

El servicio postventa suele ser uno de los aspectos más olvidados; sin embargo, es igual de importante que los anteriores. Es necesario conocer la garantía que ofrece el contrato con el proveedor, por si ocurre algo con los bienes entregados.

Además, en caso que sea requerido, evalúa si ofrecen capacitaciones y asistencia técnica. 

¿Cómo identificar un buen proveedor?

Fuente: Pexels

2. Contempla los productos y bienes que necesitarás

Sin importar cuál sea el modelo de contrato de proveedor de servicios o productos que elijas, es necesario que sepas elegir qué tipos de contratos con proveedores son los ideales para tu negocio.

Para hacer esto hay que tener en cuenta varios factores como los siguientes:

  • ¿Qué es lo que vas a adquirir? ¿Bienes o servicios?

  • El nivel de supervisión y control del cliente sobre el proveedor.

  • El alcance que tendrá el trabajo que el proveedor realizará.

  • La situación económica del sector al que pertenece nuestra empresa.

  • Los estándares y las buenas prácticas del sector en el que trabajamos.

Debes tener en cuenta que el proveedor siempre va a querer ganar, ya que es su fuente principal de ingresos. No obstante, es necesario que aprendas a negociar y llegar a puntos medios para conseguir el mejor contrato con proveedores

En el curso online de Taller de técnicas de negociación, la experta en negociación, marketing y comportamiento del consumidor, Ana Belén Perdigones, comenta que, al tratarse de una conversación, es necesario tener muy en claro los elementos que la componen. De esta manera, aseguramos que exista una comprensión mutua, de modo que el proceso de negociación con los proveedores sea eficaz.

3. Ten presente los aspectos básicos que debe incluir el contrato

Un punto muy importante, independientemente de que escojas uno u otro de los tipos de contratos con proveedores, es que te asegures que estén incluidos elementos básicos e imprescindibles al momento de firmar el acuerdo.

¿Qué tipo de elementos deben aparecer? Algunos de los detalles en los que debes fijarte son los siguientes:

  • En un contrato entre empresa y proveedor debe incluirse una descripción detallada de los productos que serán suministrados o de los servicios que se prestarán al cliente.

  • La cláusula de pago es un elemento crucial en un contrato de relación comercial. En esta, se establece la fecha en la que se vencerá el pago que el cliente debe efectuar. Muchas veces, la penalización es una mora que va aumentando con el paso de los días, así que ten muy en cuenta el tiempo aproximado que tienes para pagar el contrato de los bienes y servicios de un proveedor.

  • El contrato de colaboración con el proveedor debe especificar la duración del vínculo comercial.

  • Otro punto importante es que los contratos con proveedores deben mencionar que el proveedor es independiente y no tiene autoridad para actuar en nombre del cliente.

 

¿Cómo conseguir un contrato de proveedor con una compañía grande?

Como puedes ver, la información sobre los tipos de contratos de proveedores puede resultar de gran utilidad para tu compañía. Aunque, ¿sabes por qué puede ser realmente útil conocer esta información? ¡Para que una empresa grande se fije en ti!

No te preocupes si tu empresa aún está despuntando o nunca se ha codeado con grandes organizaciones. Existe la posibilidad de que una compañía de gran envergadura decida hacer negocios contigo. ¿Quieres saber cómo?

Con cumplir estos pasos, estarás más cerca del sueño de conseguir un gran contrato con proveedores importantes:

1. Cuida la presentación

La primera impresión es esencial, tanto para la vida como para los negocios. En este caso, lo que puedes hacer para dejar las mejores de las impresiones al momento de planificar los contratos con proveedores, es tener tarjetas de presentación.

¿Qué tiene que ver la tarjeta de presentación con conseguir contratos con proveedores? Es más importante de lo que piensas, pues las tarjetas de presentación son el reflejo directo del líder de la empresa.

Entonces, ¿qué debe tener tu carta de presentación? Algunos de los elementos que debes cuidar son lo siguientes:

  • Que tu tarjeta de presentación se vea lo más profesional posible

  • Debe incluir tu información de contacto, como tu dirección y los datos personales.

  • Piensa en lo bueno que sería obtener una dirección de correo electrónico que sea exclusiva de tu empresa (evita las direcciones genéricas de Gmail).

2. Evalúa el estado de tus finanzas

Evidentemente, si eres una compañía que recién empiezas y no tienes mucho tiempo en el mercado, no te pueden exigir tener el presupuesto o los ingresos de Apple o alguna similar. Pero eso no quiere decir que el estado de tus finanzas deba ser un desastre.

Lo más seguro es que si una empresa quiere firmar un acuerdo contigo, revise en cuáles condiciones se encuentra tu historial de crédito. Si tienes un puntaje bajo, tienes menos posibilidades de conseguir el tan ansiado contrato.

3. Apuesta por la tecnología y la convicción

Al momento de pensar en firmar alguno de los diferentes tipos de contratos con proveedores, debes verificar que tu empresa cuente con los implementos necesarios para satisfacer las necesidades de la contraparte.

Una buena opción es que empieces a utilizar tecnología escalable y segura. Contar con un equipo y planes sólidos harán mucho más sencilla cualquier posible expansión que desees de tu compañía a mediano y largo plazo.

De este modo, será mucho más fácil convencer a la otra parte de que firmar un contrato contigo es la mejor opción para ellos. Plantéate la siguiente pregunta:

¿Por qué una empresa grande tiene que firmar un contrato de proveedor con tu compañía y no hacerlo con tantas otras que cumplan con los requisitos?

4. No prometas más de lo que puedes cumplir

En ningún aspecto de la vida es adecuado realizar alguna promesa y no cumplir con las expectativas. Y menos cuando hablamos de los tipos de contratos de proveedores.

Entonces, ¿qué debes hacer? Básicamente, en caso de que llegues a firmar alguna especie de contrato con una empresa grande, busca la forma de hacer lo que esté a tu alcance para cumplir con tus compromisos asumidos

De lo contrario, hasta podrías perder el contrato. Así que, procura suministrar productos de buena calidad o cumplir con todos tus plazos de entrega respectivos.

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¡Hemos llegado al final de este artículo! Esperamos que los conocimientos que te hemos brindado te hayan servido para que puedas reconocer los tipos de contratos con proveedores que puedes elegir para tu emprendimiento. Recuerda que siempre debes considerar muchos aspectos a la vez para obtener un producto de calidad.

Como bien evidencia el portal Forbes, "para muchas empresas, los proveedores representan una parte importante y grande del ecosistema". Así que ten presente que los contratos con los proveedores no debe ser tomados a la ligera.

Si quieres mejorar la gestión de proveedores de servicios o productos, una de las mejores recomendaciones para el manejo de proveedores es que te inscribas a nuestras capacitaciones de ventas para empresas. Aquí aprenderás todo lo que necesitas para administrar tus finanzas corporativas y potenciar la productividad de tu empresa.  

¡Ya estás listo para elegir alguno de los tipos de contratos de proveedores que tu negocio necesita! ¿Qué esperas para firmar el contrato? 

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