Pasos para desarrollar un cronograma de capacitación para +500 empleados

El cronograma de capacitación es una herramienta en la que debes trabajar para fortalecer las competencias, habilidades y conocimientos de tus empleados. Al mismo tiempo, contribuirás a la retención de personal. Ahora bien, como se explica en un informe de Mckinsey, el desarrollo de personas a menudo se pasa por alto, pero es fundamental para atraer talento e impulsar una ventaja duradera en el mercado. Sigue los pasos que aquí te compartimos sobre cómo hacer un cronograma de capacitación en una gran empresa, para fortalecer un gran equipo.

1. Identifica necesidades de capacitación

Uno de los mayores desafíos de los HR Managers, o cualquier profesional de Recursos Humanos en una gran empresa, tiene que ver con el diseño de un cronograma de capacitación que abarque los más de 500 empleados. Esto se ve reflejado en cada una de las etapas, y la primera no es la excepción. Pues, puede ser bastante complejo identificar de forma rápida y eficiente cuáles son las necesidades de aprendizaje individuales y a nivel colectivo (o departamental).

Algunos consejos para llevar a cabo este primer paso del cronograma de capacitación:

• Análisis de datos y métricas: aprovecha la información existente para entender cuál es la brecha de habilidades, ya sea mediante resultados de evaluaciones de desempeño o informes de productividad.
• Empleo de big data: implementa tecnología adecuada para el análisis de datos para hacer predicciones y observar tendencias en comportamientos.
• Solicitud de feedback a líderes: consulta a los líderes de equipo y gerentes para nutrir la visión de tu departamento sobre la situación de aprendizaje de tus empleados. Después de todo, son ellos quienes más conocen a sus equipos y, por lo tanto, te darán una perspectiva más clara al respecto.

Es una realidad que, en muchos casos, las grandes empresas no disponen de la infraestructura tecnológica y del personal de Recursos Humanos suficiente como para llevar a cabo la tarea de indagar todos estos aspectos debido al número considerable de empleados. Así, un panorama claro sobre las demandas y necesidades de entrenamiento puede ser difícil de obtener. Para superarlo, es necesario contar con soluciones efectivas como la herramienta Skill XP Evolution de Crehana para el desarrollo de equipos:

2. Define los objetivos de capacitación por departamento

En el proceso de desarrollar un cronograma de capacitación para una gran empresa, el segundo paso es la definición de los objetivos de formación para cada departamento o equipo. Así, te aseguras que la capacitación es eficaz y está alineada a los objetivos estratégicos de tu empresa. Por ejemplo, un objetivo puede tener que ver con forjar un propósito compartido y un mayor impacto al negocio, un aspecto sobre el que hemos conversado en uno de los episodios de nuestro podcast Amazing People junto a Rebeca Saldaña, Gerente de Cultura y Personas en Smartfit México:

Para superar este paso, puedes recurrir a las siguientes recomendaciones para empresas de más de 500 empleados:

• Participación activa de los líderes y gerentes de cada departamento para acceder a su conocimiento sobre las necesidades específicas y particulares de tu equipo.
• Formulación de los objetivos siguiendo la técnica de redacción SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).

Sobre este tema, ¿sabías que puedes aprovechar las capacidades de nuestra plataforma de capacitación para segmentar los cursos según la nómina? Como HR Manager, ahora puedes diseñar planes personalizados junto a los líderes de equipo para cada área de tu organización.

3. Crea un comité para la coordinación de capacitación

La diversidad de departamentos y el gran tamaño de la empresa en sí puede dificultar la identificación de las necesidades de capacitación, la toma de decisiones estratégicas y la coordinación efectiva de la formación corporativa. En el caso particular del tercer paso en el desarrollo de un cronograma de capacitación, la falta de un mismo enfoque en el tema puede derivar en la duplicación de esfuerzos y una errónea cohesión en las tareas y resultados. Entonces, ¿cómo puedes abordar este desafío?

• Diversidad en la representación del comité: reúne a personas de diferentes áreas de tu empresa que sean claves en la definición y el abordaje del cronograma del plan de capacitación para una visión de 360°.
• Establecimiento de roles y responsabilidades: para una efectiva distribución de tareas y el manejo eficiente de los recursos disponibles.
• Creación de una estrategia integral: este cronograma debe abordar las necesidades desde el plano global para luego profundizar en especificidades. Para este último caso, nuestra solución de capacitación con segmentación de cursos por nómina te resultará una herramienta valiosa para personalizar la formación.

4. Selecciona la solución de capacitación más adecuada

La coordinación y centralización de recursos y herramientas de aprendizaje empresarial puede ser todo un reto en una empresa de gran tamaño. Si no se cuenta con un sistema unificado y centralizado para tal fin, se dificulta el seguimiento del progreso de los empleados y la toma de decisiones objetivas en base a datos. Pero, ¿por qué Crehana es la mejor opción para potenciar el desarrollo de tus equipos?

Reportes en tiempo real para decisiones objetivas

¿Sabías que con Crehana puedes visualizar datos sobre el progreso de tus empleados en capacitación? La plataforma ofrece potentes herramientas de análisis y reportería que permiten a los HR Managers y líderes medir el progreso y el desempeño del talento humano. Con métricas de uso, progreso por cursos y evaluaciones, tu nuevo comité de capacitación puede tomar decisiones inteligentes y a tiempo.

Gamificación para transformar con diversión

La función de gamificación en Crehana convierte el aprendizaje en una experiencia interactiva, atractiva y dinámica (¿quién dijo que aprender debe ser aburrido?). Al utilizar elementos como puntos currency, tus empleados se sentirán motivados a participar y mejorar constantemente sus habilidades blandas y duras.

Contenidos de alta calidad para formar equipos increíbles

Puedes aprovechar la amplia variedad de contenidos de capacitación en Crehana con calidad profesional impartido por expertos de diferentes industrias. ¿Qué contempla? Desde clases en vivo hasta bibliotecas virtuales con repositorios de archivos, la plataforma proporciona cursos diseñados por expertos que abarcan múltiples áreas de desarrollo.

Academias para la especialización

Una Academia en Crehana es un espacio de formación en un área específica, conformada por diversas rutas de aprendizaje que ayudarán a tus empleados a especializarse y adquirir nuevas habilidades dentro de un rubro. ¿Qué Academias pueden aprovechar? Wellness, Finanzas personales, Experiencia de Usuario UX, Inteligencia Emocional, Retail, Recursos Humanos y mucho más. ¿Qué esperas para descubrirlas?

5. Diseña el cronograma con fechas y duración estimada

¿Cómo ajustar el cronograma de capacitación del personal y la disponibilidad de los empleados? La respuesta está en la planificación estratégica. Para armarlo, ten en cuenta lo siguiente:

• Determina las áreas críticas de conocimiento, aquellas que deben ser atendidas en una primera instancia como prioridad.
• Contempla la capacitación en momentos en los que tus empleados no estén con una alta demanda de proyectos, para que puedan concentrar sus esfuerzos en lo importante.
• Haz evaluaciones pertinentes sobre la complejidad de cada tema y ajusta el cronograma en términos de tiempos.
• Distribuye la capacitación de la forma más equitativa posible a lo largo de los meses.

No olvides “bajar” la información global por departamento a las necesidades individuales de cada integrante del mismo. Puedes utilizar como ejemplo este  cronograma de capacitación en Excel por persona:

6. Crea tu presupuesto de capacitación

Al tener tu equipo de RRHH una idea clara sobre cuánto necesitan invertir en la formación de los empleados, puedes evitar gastos innecesarios en tu departamento y concentrar los recursos y esfuerzos en lo verdaderamente importante y necesario. Dado que la capacitación es una inversión, es fundamental elaborar un presupuesto de capacitación.

7. Implementa la gamificación para incentivar el aprendizaje

Combinar elementos de juego en espacios de aprendizaje empresarial es una forma de mantener la atención y crear una experiencia motivadora. Pues convierte las tareas más simples en un juego, incentivando su uso y ayudando a las empresas a alcanzar sus objetivos de negocio. Si quieres impulsar la participación y el compromiso de tus empleados en las capacitaciones, la gamificación debe estar presente en la plataforma elegida.

8. Realiza pruebas piloto y pide retroalimentación

Una forma de saber si tu cronograma de capacitación empresarial tiene altas posibilidades de ser efectivo es por medio de una prueba piloto. En ella debes solicitar activamente retroalimentación por parte de los participantes. ¿Qué lograrás con esta prueba? Podrás identificar áreas de mejora en el cronograma, ya sea en las fechas o en los cursos o temas elegidos, como así también podrás evaluar qué impacto que podría tener.

• Define quiénes formarán parte de la prueba de tu cronograma de formación.
• Comunica qué esperas alcanzar con él y cuáles son las expectativas.
• Solicita feedback por medio de encuestas y entrevistas 1:1.
• Haz ajustes y mejores en base a todos los datos que has recopilado para darle una forma final a tu cronograma de capacitación.

¿Tienes dudas sobre cómo implementar capacitaciones en grandes empresas? Entonces, no puedes perderte esta guía con todas las claves.

9. Realiza evaluaciones de desempeño

La gestión de desempeño es parte de cualquier diseño de cronograma de capacitación. Por lo tanto, con estas evaluaciones, podrás detectar fortalezas y oportunidades de mejora a nivel personal y profesional.

• Crea un ambiente seguro para que tus empleados no sientan temor al emitir su opinión.
• Recopila datos objetivos (evita cualquier juicio de valor basado en percepciones subjetivas).
• Establece metas de desarrollo desafiantes pero que se puedan alcanzar.

Con Crehana, puedes alinear los objetivos de tu equipo con los del negocio para mayor eficiencia y efectividad. Para eso, puedes asignar metas masivamente, gestionar y dar seguimiento de participantes, crear objetivos y resultados clave, además de diseñar herramientas de medición, entre otras funciones.

10. Celebra los logros

De acuerdo con un estudio de GPW, el 37% de los encuestados dijo que un mayor reconocimiento personal los alentaría a producir un mejor trabajo con más frecuencia. Imagina el impacto que podrías alcanzar en tu empresa gracias a la celebración de los logros por los hitos de aprendizaje (y por cualquier otro motivo que haga al crecimiento de tus empleados).

A pesar de que no se trata de un paso como tal en el armado de un cronograma de capacitación, es necesario tenerlo en cuenta para que tenga éxito.

Lleva a cabo todos estos pasos para desarrollar un cronograma de capacitación realmente efectivo. No olvides evaluar la efectividad global del programa y realizar ajustes valiosos para futuras ediciones del mismo. ¡Potencia a tu equipo y adquiere una ventaja competitiva inigualable para el futuro del trabajo!