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Gestión de Talento

Averigua cómo hacer un presupuesto de capacitación y ¡planea a detalle el costo de la formación de tu equipo!

Alexandra Carranza - 21 Nov 22

Articulo

7 min.

Si en tu empresa se han planteado objetivos ambiciosos, un presupuesto de capacitación es más que indispensable. ¿Consideras que los miembros de tu equipo necesitan reforzar sus conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados deseados? Si tus talentos son proactivos y tienen compromiso con tu organización, no querrás perderlos por desafíos que todavía no pueden enfrentar.

Para todo objetivo de gran relevancia, se requiere de una formación de equipos que contemple anualmente un presupuesto de capacitación empresarial, visto como una inversión para el corto, mediano y largo plazo a favor de la empresa. A esta altura, no quedan dudas de que las capacitaciones de empresas planeadas, diagramadas y pensadas según la situación de cada persona, son altamente efectivas para el crecimiento de una compañía.

Por eso, en este artículo te daremos una serie de pautas sobre cómo realizar un presupuesto de capacitación de personal que abarque todos los cursos y materiales necesarios para diseñar e implementar constantes ciclos de capacitaciones. Esto con la finalidad de tener la certeza de que tus equipos están bien entrenados y sigan maximizando su potencial, a la par de que desarrollan sus habilidades cada día más.

 

Identifica los objetivos por área

Antes de dar cualquier paso es fundamental tener en claro cuáles son los objetivos que se pretende alcanzar por área o departamento de la empresa. Ya que a partir de ahí se podrán trazar lineamientos y establecer prioridades para hacer un presupuesto de capacitación de personal alineado a los objetivos.

Para esto, el HR Manager debe coordinar reuniones con el CEO de la empresa, en un primer lugar, y otras reuniones con los responsables de cada departamento, por el otro. Estas reuniones resultarán fructíferas porque podrá entender cuál es la meta de cada sector, cuál es el objetivo a nivel global y cuáles son los problemas y desafíos que tiene cada departamento.

Por ejemplo, podría detectarse que el departamento comercial cuenta con objetivos demasiado altos para la capacitación que hoy en día se está implementando en dicho sector y, por lo tanto, una buena opción sería mejorar las habilidades de ventas con otros cursos. Aquí es donde calcular un presupuesto de un programa de capacitación es indispensable.

Siguiendo el ejemplo anterior, las capacitaciones de ventas para empresas son una gran herramienta para mejorar la estrategia de negocios capacitando la fuerza de ventas. Así, los vendedores podrán desarrollar un plan de ventas que sea lo suficientemente efectivo como para alcanzar los objetivos mensuales que tienen. Además, podrán mejorar sus habilidades blandas y generar grandes oportunidades con clientes potenciales para la organización. 

Como señala Hugo Olaizola Leon, profesor de nuestro curso online de Estrategia y planificación para account managers, "como account manager, la estrategia y planificación de tu cartera de clientes es la clave esencial para lograr el éxito y alcanzar tus objetivos de ventas. Pero, ¿sabes cuáles son las técnicas más avanzadas en el mercado? Conocerlas te ayudará a planificar y optimizar eficientemente. Y, con eso, a convertirte en el mejor account manager de tu organización”.

Por eso, el presupuesto de capacitación empresarial debe ser una de las tareas prioritarias de todo equipo de HR que desea potenciar las habilidades de las personas clave de la organización.

mujer capacitándose Fuente: Pexels

Encuesta a los miembros de tu equipo

¿Qué es lo que piensan los talentos acerca de las nuevas tecnologías? ¿Qué creen que les falta desarrollar? ¿Qué plataformas prefieren para capacitarse y cuál es su percepción de cada modalidad de capacitación?

Las encuestas de equipo son esenciales para conocer qué es lo que creen, cómo perciben la empresa y la competencia y, también, cómo se ven a ellos mismos. Todo aquel que plantee que le queda mucho por aprender y que puede identificar cuáles son sus talones de aquiles, significa que está comprometido con su labor y predispuesto a considerar el presupuesto de un plan de capacitación.

Estas encuestas no solo sirven para saber qué es lo que esperan del nuevo programa de capacitación corporativa, sino también son útiles para conocer cómo es el clima laboral, cuál es la posición de la empresa frente a otras en lo que concierne a liderazgo de equipos, qué tan alineados están los objetivos de los teams con los de la empresa y cuáles son los factores que desaniman o desalientan a las personas a continuar en la organización.

Tanto en empresas muy grandes, con sucursales alrededor del mundo, como en las más pequeñas o medianas empresas, las encuestas son una herramienta poderosa para las organizaciones, ya que les permite conocer cuál es el grado de satisfacción y compromiso que hay en los equipos, al fin y al cabo, que es lo que finalmente repercute en los resultados de los proyectos.

 

Prioriza la inversión

De acuerdo con los objetivos y el relevamiento, ¿qué sector o jerarquía de talento humano requiere de una capacitación urgente porque la falta de conocimiento puede suponer un freno en la empresa? Esta es, quizás, la pregunta más importante de todas porque gracias a ella podrás establecer una suerte de priorización en el presupuesto de capacitación.

Según Harvard Business Review, el 70% de las personas afirmaron que no dominan las habilidades necesarias para llevar a cabo su trabajo. Además, el 75% de los 1.500 gerentes entrevistados manifestaron su inconformidad respecto de los programas de aprendizaje y desarrollo de sus empresas.

Por eso, los presupuestos de capacitación son tan necesarios como la selección de los contenidos de los mismos, según las necesidades, debilidades y fortalezas de los miembros de una organización.

persona definiendo la inversión de capacitación empresarialFuente: Pexels

Elige la modalidad de capacitación

¿Aún no sabes qué modalidad de capacitación elegir? Antes de comenzar a presupuestar, debes tener en cuenta los costos de la capacitación presencial frente a la capacitación online. Dicho esto, veamos los aspectos a considerar en el presupuesto de una capacitación virtual o presencial.

Capacitación presencial

Estos son algunos costos de capacitación de personal que generalmente incluye la modalidad de aprendizaje presencial:

  • Costo de material de entrenamiento. Toda capacitación requiere que compres materiales para poder diseñar y guiar la sesión.

  • Costo del aula. Si no tienes espacio en tu oficina para la capacitación, tendrás que pagar por un salón de clases.

  • Costo de viaje. Es probable que tengas que pagar para que los participantes sean transportados a su lugar de capacitación.

  • Costo de alojamiento. Si los talentos tienen que trasladarse a su salón de clases desde muy lejos, es posible que tengas que pagar por su alojamiento.

  • Costo de alimentación. Ya sea que estés organizando una capacitación en el transcurso de uno o varios días, deberás proporcionar comidas o refrigerios para los participantes.

  • Costo de impresión. La impresión de tus materiales de capacitación para una gran cantidad de personas puede ser muy necesaria.

Capacitación online

El costo de las capacitaciones empresariales online requiere una tarifa de compra única para tus materiales de entrenamiento. El monto de esta tarifa depende del tipo de capacitación que estés brindando, la cantidad de contenido que necesitas y si deseas un capacitador profesional. Sin embargo, si tus equipos ya están preparados con las computadoras de tu empresa, este es el único costo incluido en el presupuesto de una capacitación virtual.

También puedes incluir a más personas en las sesiones de capacitación virtual, porque no hay restricciones de tamaño, limitación de espacio u otros factores físicos que afectarían la cantidad de personas que pueden unirse a una clase. Debido a eso, normalmente puedes reducir la tarifa de precio por persona. Hay tantos beneficios para la capacitación en el aula virtual, especialmente el ahorro de costos.

De hecho, tus propias encuestas internas y estadísticas de rendimiento deberían poder guiarte sobre cuál de estas opciones de capacitación es la mejor para tu empresa e industria. Por ejemplo, los ingenieros pueden realizar la mayor parte de su capacitación online, mientras que el equipo de construcción necesita capacitación práctica en el campo. El departamento de desarrollo de productos podría sacar mucho provecho de los seminarios web, mientras que los profesionales de ventas necesitan mentores para aumentar su confianza.

mujer profesional llevando un curso onlineFuente: Pexels

Investiga los planes de formación empresarial

¿Qué programas de formación y desarrollo profesional hay disponibles para que los equipos de tu empresa puedan crecer a la velocidad de la luz? ¿Cuáles son las expectativas con cada uno? ¿Cuáles son los costos de los cursos de capacitación para empresas?

Por ejemplo, en Crehana hemos desarrollado rutas de aprendizaje con análisis en tiempo real y un fuerte empuje a las skills de los equipos sedientos de conocimiento. Además, los cursos son on-demand, lo que significa que están disponibles a cualquier hora del día. Si por algún motivo una persona de tu equipo tuvo que pausar la jornada de capacitación, puede retomarla más tarde sin inconvenientes y sin ningún costo extra.

Factores indispensables en un programa de capacitación corporativa

A la hora de ponderar qué habilidades son necesarias priorizar en tu presupuesto de capacitación, se debe tener en cuenta que los programas de capacitación a implementar deben estar centrados en el reskilling (volver a aprender), outskilling (destreza contínua) y upskilling (mejorar el aprendizaje). Para lo cual, los talentos deben poner en práctica lo aprendido a nivel teórico, para mejorar su desempeño y alcanzar las metas previstas.

Por ejemplo, dentro del producto LMS de Crehana encontrarás los cursos de liderazgo para empresas que potencien habilidades como la comunicación asertiva y efectiva, la conducción de equipos, la inteligencia emocional, entre otros. Veamos algunos de ellos:

  • Inteligencia emocional para empresas: el control de las emociones es muy necesario hoy en día para saber trabajar en equipo, priorizar las tareas y distinguir lo importante de lo urgente. Si lo que buscas es alcanzar la efectividad del team, primero debes trabajar en este aspecto de base. De esta manera, las personas del equipo podrán contar con las skills necesarias para resolver potenciales conflictos, ser más empáticos unos con otros y manejar la presión de una mejor manera.

  • Trabajo en equipo: si no hay trabajo en equipo, es muy probable que los resultados no se alcancen o que se tarde mucho más en lograrlos que si se hubiera trabajado realmente en equipo.

  • Transformación digital: las tendencias tecnológicas y digitales tienen múltiples beneficios para la organización. Desde ya, le permite a los talentos centrarse en tareas menos operativas y más estratégicas, ya que con la transformación digital se implementan mecanismos tecnológicos e informáticos que permiten automatizar procesos para hacerlos, incluso, más efectivos.

  • Liderazgo transformacional para liderar a otros: el presupuesto de capacitación también debe estar orientado a formar a los futuros líderes de la organización de acuerdo a los valores de la empresa. Un buen líder debe ser capaz de liderar su equipo desde la transformación, para inspirar a las personas e impulsarlos al cambio y la innovación.

equipo de recursos humanos dialogando sobre programas de formación empresarialFuente: Pexels

Flexibiliza el presupuesto de capacitación

Las cosas no siempre salen como se planearon. Por eso, en todo presupuesto de capacitación deben de plantearse posibles costos a asumir para flexibilizar el programa. Los imprevistos están a la orden del día.

Para elaborar un presupuesto de capacitación efectivo, es muy importante contemplar una serie de preguntas para que el HR Manager pueda saber cómo calcular el costo de un curso de capacitación anual, semestral o trimestral y para que el sector de administración y finanzas pueda incluirlo en el presupuesto de la empresa a nivel global.

¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación?

La idea que subyace al presupuesto de capacitación es que se trata de, quizás, la inversión más importante que tiene una empresa. Esto no es en el sentido de cantidad de dinero, sino que los equipos bien entrenados son los que más rinden y los que se comprometen aún más con los desafíos.

Además, el presupuesto de capacitación debe tener en cuenta varios factores para poder calcularlo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es el objetivo a conseguir con cada capacitación?

  • ¿Cómo se desarrollará el entrenamiento? ¿Con cursos, clases grabadas, clases en vivo, video tutoriales?

  • ¿Qué tipos de materiales se necesitan? Por ejemplo, tablet, notebook, libros, cuadernos, videos.

  • ¿Con cuánta frecuencia se llevarán adelante estos entrenamientos?

  • ¿Qué cantidad de personal se destinará para cada uno de los cursos?

  • ¿Se dará un bono extra para las capacitaciones que sientan los propios talentos que necesitan?

  • ¿Cómo se cubrirán las horas de capacitación?

  • ¿Cómo se evaluará a quienes estén en capacitación?

  • ¿Se requiere el traslado del personal para la capacitación?

  • ¿En cuánto tiempo se espera obtener mejores resultados?

  • ¿Cuáles son las posibles contingencias a contemplar?

Estos son solo algunos de los elementos y preguntas que todo HR Manager debe hacerse a la hora de calcular el presupuesto de capacitación. Recordemos que el rol de cualquier responsable de recursos humanos es vital para incrementar el impacto de la gestión de los líderes intermedios en la cultura organizacional y para que los equipos de trabajo se sientan motivados.

Además, estos cambios permitirán mejorar la cultura organizacional de tu empresa, al brindar a los talentos las herramientas necesarias para hacerle frente a los cambios y obstáculos para adaptarse a las nuevas circunstancias del sector. Con una cultura organizacional robusta, no habrá nada que pueda ponerle un freno a tu empresa.

Por lo tanto, todo esto forma parte de la idea sobre cómo ha cambiado el rol del CEO y el HR Manager en la cultura organizacional, al poner a los actores internos, y no solo los externos, en el centro de la escena; entendiendo sus necesidades, intereses y preferencias para hacer crecer el negocio.

persona calculando el costo de capacitación de personalFuente: Pexels

Emplea un formato de presupuesto de capacitación

Ahora bien, has decidido que crear un presupuesto de capacitación es lo que tu empresa necesita, pero ¿cómo elaborarlo o qué formato seguir? Puedes tomar como base los siguientes elementos y colocarlos en un Google Sheet o diseñar un presupuesto de capacitación en Excel:

  • Nombre de la capacitación.

  • Tipo de capacitación.

  • Modalidad de la capacitación: presencial, virtual o híbrida.

  • Detalles u observaciones.

  • Cantidad de participantes que asistirán a esta capacitación.

  • Costo unitario de la capacitación.

  • Cálculo del costo unitario por la cantidad de participantes.

  • Fecha prevista de comienzo y finalización.

  • Objetivos y expectativas.

  • Evaluación de recursos humanos.

Podrías, por ejemplo, dividir cada capacitación según el trimestre, para calcular cuál es el presupuesto total o costo promedio de la capacitación que necesitas por cada período.

Ejemplo de presupuesto de capacitación

Sabemos que, a veces, puede ser algo complicado elaborar un presupuesto de capacitación por primera vez; especialmente si se trata del personal, donde entran en juego muchos factores y variables que hay que saber priorizar según los objetivos que se tengan en cuenta y las circunstancias que lo ameriten.

Es en esta instancia donde un modelo de presupuesto de capacitación juega un rol clave e importante. Esto para que nada quede librado al azar o fuera de la planificación sino que, por el contrario, todo esté en el lugar en el que debe estar.

Algunos de los puntos que puedes completar en este formato de presupuesto de capacitación:

  • El área al que se brindará capacitación empresarial y en qué año.

  • Cuáles son los cursos previstos para cada trimestre.

  • Cuál es el presupuesto de capacitación anual que se utilizará durante todo el año.

  • La cantidad de capacitaciones que se impulsarán, un detalle sobre los mismos, la cantidad de personas, el costo unitario y el importe total.

Asimismo, con este ejemplo de presupuesto de capacitación podrás conocer, como HR Manager, cuál es el balance por trimestre respecto al importe del presupuesto anual previsto para tener todos los números bajo control.

Como si fuera poco, ¡es gratuita! Puedes descargarla sin costo alguno y comenzar a trabajar en esta tabla de presupuesto de capacitación del personal para mejorar las habilidades de tu equipo y llevar tu negocio al siguiente nivel (o, incluso, hacerlo con grandes saltos). Ya puedes poner en marcha el nuevo plan de capacitación para que el team brille como nunca antes y aumente su productividad.

Descarga gratis nuestro formato de presupuesto de capacitación

formato de presupuesto de capacitación

Optimiza el presupuesto de capacitación

Al observar otros ejemplos de presupuestos de capacitación de personal, es posible que veas que tu empresa está gastando demasiado en ciertos elementos en comparación con otras organizaciones.

O simplemente, te encuentras bajo las limitaciones de un presupuesto de capacitación ajustado. Esto no significa que no puedas dar a tus talentos los fondos adecuados para potenciar sus habilidades. De hecho, es una señal para ser creativo.

No necesariamente tienes que endeudarte con el banco para dar a tus equipos una formación integral y práctica. En su lugar, comienza por sustituir los altos costos de capacitación con alternativas más accesibles al presupuesto de tu empresa. Por ello, te presentamos algunas opciones en que puedes reducir tus costos de capacitación mientras preparas adecuadamente a tus equipos de alto rendimiento:

Formación virtual

Los talentos no siempre tienen que estar físicamente presentes para capacitarse. Pueden aprender desde la comodidad de su sofá, eliminando los costos de viaje y alojamiento.

Por ejemplo, Amazon ofrece capacitación virtual gratuita para trabajadores remotos. La empresa le entrega una computadora portátil con todos los activos de TI que necesita para el proceso. Puedes usar herramientas populares como Zoom y Microsoft Teams para iniciar la capacitación virtual en tu organización. ‍

Por otro lado, también puedes recurrir a las plataformas online que ofrecen cursos gratuitos. Por ejemplo, en Crehana contamos con un catálogo de cursos gratuitos que pueden ser muy útiles para reducir los costos de capacitación en tu empresa.

Becas de formación para equipos

Existe una infinidad de becas de capacitación para empresas que pueden asociarse con otras organizaciones que ofrecen programas de formación y desarrollo profesional. De modo que puedas optimizar tu presupuesto de capacitación empresarial. 

Entrenamiento cruzado

Si trabajas con un presupuesto de capacitación de personal pequeño, utiliza métodos de capacitación menos costosos, como la tutoría entre pares, donde un miembro de la organización capacita a un personal con menos experiencia.

Básicamente, el entrenamiento cruzado se refiere a capacitar a una persona clave de la organización para que instruya al resto de sus compañeros. Por ejemplo, los talentos pueden tener reuniones para almorzar y aprender todos los meses. Durante este tiempo, pueden intercambiar habilidades y conocimientos.‍

En este proceso se puede utilizar recursos didácticos, como videos, archivos de audio, diapositivas de PowerPoint, etc. Sin duda, una gran alternativa que ayuda a disminuir el costo de una capacitación en una empresa.

miembro de un equipo enseñando a sus compañeros de trabajoFuente: Pexels

Pues bien, ahora ya sabes lo esencial para crear un presupuesto de capacitación de personal efectivo. Sin lugar a duda, la capacitación es fundamental para que los talentos de una organización puedan alcanzar las expectativas y los objetivos delineados. 

Con un gran presupuesto de capacitación virtual o presencial, alineado a los objetivos del negocio y a la necesidades de desarrollo de skills de los equipos de trabajo, toda empresa podrá tener éxito en los nuevos proyectos que emprenda. Porque, claro, ¡el secreto está en la capacitación corporativa! Sin ella, las metas no podrían alcanzarse o se demoraría mucho en alcanzarlas.

Para un mejor retorno de la inversión, las organizaciones con visión de futuro planifican el desarrollo de sus talentos desde el momento de la contratación. Por lo tanto, debes hallar las mejores formas de capacitar a tu equipo, retener nuevos talentos y saber lo que te costaría desde el principio.

En nuestra Academia de Recursos Humanos podrás encontrar las mejores herramientas para el diseño y desarrollo de un plan de training exitoso y acorde a las necesidades de cada team. Asume los desafíos de hoy con estos programas de skilling diseñados para incrementar el desempeño de tu equipo y aumentar su productividad. ¡Nos vemos!