Saber cómo delegar es una habilidad propia de los buenos líderes. En una empresa, aprender a delegar no solo implica liberarte de tiempo, sino también empoderar a miembros de tu equipo. Esta acción puede tener un gran impacto en la productividad laboral, en la gestión de proyectos y en los resultados económicos de la compañía.

La delegación de responsabilidades es una práctica absolutamente necesaria en las empresas en crecimiento, especialmente si eres HR Manager o lideras un equipo con un gran número de empleados. Por ello, en este artículo, te explicamos la definición de delegar, cuáles son sus beneficios y cómo delegar correctamente. ¡Practica la delegación de tareas y potencia al equipo de tu empresa!

¿Qué es delegar funciones en una empresa?

Delegar consiste en asignar funciones o tareas a otros miembros de tu equipo. Puedes hacerlo porque necesitas que algunas personas asuman responsabilidades propias de su rol o porque las actividades a delegar serán ejecutadas por colaboradores más capacitados en esa labor.

Si es una delegación de tareas efectiva, te liberas de cargas laborales que otros pueden cumplir y ayudas a mejorar la agilidad de los procesos en la empresa. Esta práctica genera múltiples ventajas para la cultura organizacional de una compañía.

De hecho, nuestro profesor Juan Pablo Varela menciona que “según los autores Jeffrey Pfeffer y Charles O’Reilly, existe evidencia que demuestra que delegar mayor responsabilidad en la toma de decisiones tiene un impacto positivo en la cultura de la compañía, aumenta la productividad, el compromiso y la motivación de las personas. Todas variables fundamentales del clima laboral de la organización”. Es decir, saber cómo delegar responsabilidades te hace crecer a nivel de líder, mejora el talento de la empresa y contribuye con un ambiente de trabajo positivo.

¿Qué tareas delegar?

Antes de saber cómo delegar, es posible que te preguntes qué se debe delegar en una empresa. Existen muchos ejemplos de delegación de funciones. Puedes delegar tareas como el registro de datos en una plataforma digital o la gestión de un equipo reducido. Aquí te dejamos una lista con las características de las actividades delegables más comunes. 

• Tareas que consumen tiempo.

• Tareas que se pueden enseñar rápidamente.

• Tareas tediosas y repetitivas.

• Tareas para las que no tienes las mejores habilidades.

• Tareas con un deadline ajustado.

• Tareas de poco rigor.

¿Por qué es tan difícil delegar?

Para llegar a ser un líder excepcional, a veces tienes que entender cuáles son aquellos problemas que no te permiten desarrollar todo tu potencial. Cuando se trata de delegar trabajo en otras personas, existen algunos impedimentos que pueden retrasar esta decisión. Te compartimos una lista de razones habituales por las que algunos líderes se resisten a delegar.

1. Asumir que tomará más tiempo

Una de las primeras excusas para no delegar es asumir que invertirán más tiempo enseñándole a alguien cómo realizar una tarea. Sin embargo, esto no se cumple en la realidad. Es verdad que, en la primera etapa de la delegación de responsabilidades, pierdes algunas horas dándole indicaciones y entrenando a quien se encargará de la tarea.

Pero ese tiempo invertido luego se ahorra cuando la persona gana autonomía y desarrolla la función sin tu ayuda. Por ejemplo, de invertir 8 horas en el entrenamiento durante una semana, luego te liberarás de una tarea a la que le dedicabas 1 hora semanal a lo largo de todo el año.

2. Pensar que lo puedes hacer mejor

Otra razón para no delegar es la presunción de que solo tú puedes ejecutar la tarea eficazmente. Esto, probablemente, pasa porque tiendes a ser perfeccionista y solo te sientes seguro con aquello que tú realizas.

Es posible que pienses que un rol o función solo se cumplirá cabalmente si tú estás involucrado en su ejecución o si, por lo menos, llevas adelante una supervisión cercana. Sin embargo, para aprender rápido cómo delegar, debes empezar por eliminar estos prejuicios y desarrollar mayor confianza hacia tus equipos.

3. Identidad y apego emocional

Para saber cómo delegar tareas laborales, también es necesario desarrollar desapego emocional con actividades propias del trabajo. Por ejemplo, puede ocurrir que, como manager del equipo de recursos humanos, tengas una idea sobre una iniciativa interna que has estado trabajando por mucho tiempo.

Debido a esa conexión, es posible que no seas capaz de delegar el trabajo a otra persona. Sin embargo, es probable que esta labor deba ejercerla algún otro miembro del equipo para que tú te dediques a la gestión de los procesos estratégicos que requieren toda tu atención.

Beneficios de delegar

Existen muchos beneficios a la hora de valorar la delegación de tareas en una empresa. Como aludimos antes, delegar no solo favorece tu rol como líder y la gestión de tu tiempo, sino también a los flujos de trabajo y al desempeño de los equipos. Para que sepas por qué y cómo delegar, primero conoce las ventajas de la delegación en la siguiente lista.

• Refuerza la efectividad organizacional.

• Reduce el estrés asociado a las múltiples tareas.

• Previene el burnout.

• Potencia la moral y motivación del equipo.

• Mejora el clima laboral.

• Aumenta la satisfacción laboral.

• Contribuye a crear productos de mayor calidad y en menor tiempo.

¿Cómo delegar de forma efectiva?

Para saber cómo delegar eficazmente, debes implementar algunas prácticas que permitan evadir las excusas y aprovechar las ventajas de la delegación. A continuación, te dejamos una serie de pautas y tips para delegar con inteligencia.

1. Determinar prioridades del rol

La primera tarea para delegar con estrategia es determinar prioridades en el trabajo. Debes tener el control sobre los roles del proyecto. Esto implica llevar un registro y monitoreo detallado de las actividades a realizar para cumplir los objetivos, de las fechas de entrega y de las personas encargadas de cada función. Solo con ese conocimiento puedes identificar claramente qué es lo importante, qué es lo urgente y qué es lo aplazable. A partir de estos datos, tomar la decisión de delegar es más sencillo y seguro.

Aquí es donde la matriz RACI toma relevancia para la delegación de tareas en equipos en crecimiento al proporcionar claridad, mejorar la comunicación y permitir una gestión eficiente de proyectos y responsabilidades. También llamada matriz de responsabilidades, es una tabla de asignación de tareas que ilustra los 4 roles indispensables durante la ejecución de un proyecto.

En un equipo de recursos humanos, existen proyectos que involucran a muchas personas y la gestión de múltiples tareas. Estos procesos pueden llevarse a cabo con la ayuda de herramientas organizadoras como el método RACI.

Nuestra matriz RACI en Excel incluye, a manera de ejemplo, nombres de actividades y roles bajo el contexto de un proceso de reclutamiento. Como es un archivo editable y personalizable, la idea es que puedes agregar el nombre del proyecto, los roles específicos según tu planificación y las tareas a concretar. Estos datos puedes cambiarlos tanto en la columna vertical como horizontal de la tabla principal.

En el segundo cuadro, verás una leyenda ampliada con la descripción de los significados de las siglas RACI, que reflejan la explicación que te acabamos de brindar en el párrafo anterior.

Fuente: Crehana

2. Conocer las habilidades de los miembros del equipo

Para elegir a la persona correcta, debes conocer a cada miembro del equipo. Es necesario que tengas conocimiento de las habilidades técnicas y blandas que caracterizan a cada persona. Esto puedes obtenerlo a partir de tus interacciones diarias con ellos, de las reuniones individuales, de las evaluaciones de rendimiento y de los comentarios de otros compañeros en las encuestas laborales.

Basado en este conocimiento, la delegación de tareas se convierte en un proceso natural con muchas probabilidades de éxito. En todo Departamento de Recursos Humanos, sobre todo en empresas de más de 500 colaboradores, es esencial disponer de un buen software de evaluación de desempeño, si se desea reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas y aumentar la productividad del capital humano.

Plataforma Desempeño de Crehana

3. Traspasar autoridad y responsabilidad

Saber cómo delegar tareas no solo implica elegir a la persona adecuada e indicarle exactamente qué es lo que debe realizar. Siempre es oportuno asegurarte de que este miembro del equipo asuma autoridad y responsabilidad sobre la tarea asignada. La calidad de su trabajo estará directamente vinculada al compromiso que asuma con tal función. Para ello, debe sentir que tiene la libertad de tomar decisiones basadas en sus criterios y capacidades. 

4. Proveer soporte y training

Entre las cualidades de un líder positivo está la destreza para brindar orientaciones y guiar el aprendizaje de su equipo de trabajo. Al momento de delegar una labor, es importante que pongas en práctica estas características. Por un lado, tienes que explicar por qué estás delegando la tarea específica, cómo debe desarrollar el trabajo, qué resultados esperas y la autoridad que tiene sobre sus funciones.

Por otro lado, debes considerar el desarrollo de capacitaciones especiales si el carácter de la tarea lo requiere. De esa manera, te aseguras que cumpla un buen trabajo y que sienta que contribuyes con su crecimiento profesional.

Plataforma Desarrollo de Crehana

5. Ofrecer feedback

En un estudio de Team Stage, se muestra que el 43 % de colaboradores que muestran employee engagement reciben feedback semanal. Esta cifra revela una verdad elocuente: todas las personas se involucran en una misión si perciben que su trabajo tiene una utilidad y un impacto sobre el éxito del equipo o proyecto.

Para eso, necesitan recibir feedback oportuno y constante. De manera que cuando tomes la decisión de delegar trabajo, planifica momentos para ofrecer feedback y metodologías mediante las cuales comuniques efectivamente recomendaciones y propuestas de mejora. 

Plataforma Crehana

6. Fomentar la diversidad de tareas

Evita asignar siempre las mismas tareas a los mismos miembros del equipo. Fomenta la diversificación de responsabilidades para que cada miembro tenga la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades y evitar la monotonía.

La diversidad de tareas no solo mantiene a los miembros del equipo comprometidos y motivados, sino que también amplía su conjunto de habilidades. Un equipo con habilidades diversas es más adaptable y capaz de enfrentar una variedad de desafíos, contribuyendo al crecimiento general del grupo.

Recuerda que cada miembro del equipo tiene habilidades y fortalezas únicas. Al delegar trabajo de manera diversa, se aprovechan estas fortalezas individuales de manera más eficiente. Un equipo donde cada miembro contribuye con su experiencia en diferentes áreas puede abordar proyectos de manera más completa y eficaz.

7. Facilitar la comunicación abierta

Fomentar un ambiente en el que los miembros del equipo se sientan libres de hacer preguntas y buscar aclaraciones es esencial. La comunicación abierta implica que, en cualquier momento durante la ejecución de la tarea, los colaboradores puedan acudir al líder para obtener orientación adicional o resolver posibles problemas.

En la delegación de tareas, los desafíos pueden surgir en cualquier momento. Una comunicación abierta crea un canal para que los miembros del equipo compartan los obstáculos que enfrentan. Esto permite al líder intervenir de manera oportuna, ofreciendo apoyo y soluciones para mantener el progreso del proyecto.

Una comunicación abierta no solo fluye desde el líder hacia el equipo, sino que también implica escuchar las perspectivas y sugerencias de los miembros. Involucrar a los colaboradores en la planificación de la delegación de tareas no solo fortalece el sentido de pertenencia, sino que también puede generar ideas valiosas para mejorar la ejecución.

La transparencia en cómo se toman decisiones sobre la asignación de tareas y la delegación de responsabilidades es clave. Comunicar abiertamente el proceso de toma de decisiones brinda a los miembros del equipo una comprensión clara de por qué se les ha asignado una tarea en particular, fomentando la confianza y la aceptación.

8. Utilizar herramientas de gestión de proyectos

Implementar herramientas de gestión de proyectos facilita la delegación de responsabilidades al proporcionar una plataforma centralizada para asignar tareas, establecer plazos y monitorear el progreso. Herramientas como Trello, Asana o Jira son valiosas para equipos grandes, ya que permiten la colaboración en tiempo real de forma eficiente.

Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan un espacio centralizado para almacenar toda la información relacionada con el proyecto. Desde la delegación de tareas hasta la documentación y los plazos, tener todo en un solo lugar mejora la accesibilidad y la visibilidad general del progreso del proyecto.

Estas herramientas permiten identificar y visualizar las dependencias entre tareas. Esto es crucial en equipos grandes donde múltiples tareas pueden estar interrelacionadas. Comprender las dependencias evita cuellos de botella y garantiza una ejecución más fluida del proyecto.

También facilitan el seguimiento de los recursos disponibles y la carga de trabajo de cada miembro del equipo. Esto es esencial para evitar la sobrecarga de trabajo y asignar tareas de manera equitativa, optimizando así la eficiencia del equipo.

9. Implementar la delegación por competencia

La delegación por competencia implica asignar tareas basadas en la experiencia y habilidades específicas de cada miembro. Saber delegar implica reconocer las competencias individuales y asignar tareas que aprovechen esas habilidades. Esto no solo mejora la calidad del trabajo, sino que también promueve la satisfacción y el compromiso del equipo.

Una vez identificadas las competencias de cada miembro del equipo, asigna tareas que se alineen directamente con esas habilidades. Por ejemplo, si un miembro tiene experiencia en análisis de datos, podrías delegarle responsabilidades relacionadas con la recopilación y análisis de información.

En equipos grandes, es probable que haya competencias complementarias entre los miembros. Fomenta la colaboración entre aquellos con habilidades que se complementan mutuamente. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también fomenta un ambiente de trabajo colaborativo y enriquecedor.

En resumen, la delegación de tareas por competencia es una estrategia efectiva para aprovechar las habilidades individuales en equipos grandes. Al asignar tareas de manera estratégica y reconocer las competencias de cada miembro, se logra un equipo más eficiente y motivado, que contribuye significativamente al éxito de los proyectos.

10. Evitar la microgestión

La microgestión puede ser agotadora para los líderes y consumir tiempo que podría dedicarse a actividades estratégicas. Al evitarla, los líderes liberan tiempo y energía para centrarse en la visión a largo plazo, la planificación estratégica y el liderazgo efectivo.

Es importante monitorear el progreso de las tareas, pero evita caer en la trampa de la microgestión. Confía en las capacidades de tu equipo y permite que trabajen de manera autónoma. La confianza fortalece las relaciones laborales y motiva a los miembros del equipo a asumir la responsabilidad.

En lugar de centrarse en cada paso del proceso, como líder debes enfocarte en los resultados finales después de la delegación de tareas. Esto implica establecer expectativas claras sobre los objetivos y plazos, permitiendo que los miembros del equipo determinen cómo lograr esos resultados de la manera más efectiva.

Ten en cuenta que la microgestión puede afectar la creatividad y la innovación al imponer restricciones estrictas en la forma en que se deben realizar las tareas. Al evitarla, se brinda espacio para que los miembros del equipo piensen creativamente, propongan soluciones innovadoras y contribuyan con nuevas ideas.

Como lo acabas de leer, existen varios pasos para delegar efectivamente. Aunque no hay una fórmula infalible, estas recomendaciones suelen funcionar. Recuerda que la delegación de tareas hace más efectivo tu trabajo y el de la organización que lideras.

Al respecto, el blog de Better Up, afirma que la efectividad organizacional define y mide cuán bien una organización es capaz de satisfacer sus metas. Esto puede comprender los objetivos financieros, sociales, culturales o los relacionados con la productividad. Así que, por todas estas razones, es muy conveniente que sepas cómo delegar.