Conoce la matriz RACI y sus beneficios para la gestión de proyectos

Utilizar una matriz RACI en la etapa de planificación de los proyectos de tu organización te puede ser de mucha utilidad. Este diagrama ayuda a que los project managers realicen mejor su trabajo, especialmente, porque les da una visión amplia sobre las tareas que se deben cumplir y el equipo de trabajo con el que cuentan para hacerlo.

Sin embargo, no todas las empresas utilizan la matriz de responsabilidades y desconocen los beneficios que pueden obtener de ella. Por eso, en este artículo te queremos explicar qué es una matriz RACI, cómo puedes hacer una para la gestión de tus proyectos, y qué beneficios puedes conseguir al utilizarla.

Además, te compartiremos una plantilla de matriz RACI en Excel que puedes empezar a utilizar en todos tus proyectos.

¿Qué es la matriz RACI?

La matriz RACI o matriz de responsabilidades es un diagrama que se utiliza en la gestión de proyectos, para definir los roles y las responsabilidades de cada persona en un proyecto. Es decir, esta herramienta ayuda a que se defina qué tareas se deben hacer y qué personas las deben llevar a cabo.

Para desglosar la sigla, tenemos que tener presente que la matriz RACI hace referencia a cuatro perfiles, que varían en función de las responsabilidades que tienen dentro de un proyecto:

• Responsible o Responsable: es la persona que se debe encargar de llevar a cabo la tarea.
• Accountable o Autoridad: se refiere a la persona que está encargada de asignar las tareas y verificar que cada una de ellas se cumpla de la manera correcta.
• Consulted o Consultor: son las personas que establecen los estándares que se deben cumplir para llevar a cabo un proyecto, suelen ser perfiles con experiencia y autoridad en las áreas con las que se está trabajando.
• Informed o Informado: este perfil está asociado a las personas a las que se le debe informar sobre el avance de las tareas o los proyectos. Puede tratarse de una o más personas.

A pesar de que parezca que cada uno de los perfiles de la matriz RACI está asociado a una persona en particular, la verdad es que la mayoría de las veces las personas cubren más de una posición. Por ejemplo, el responsable de llevar a cabo una tarea también puede cumplir con el papel de autoridad para verificar que se haya realizado de la forma adecuada.

Carlos Hernández Gama, profesor del curso Project Management: Planificación de proyectos, explica por qué es importante planificar todos los detalles de un proyecto y por qué utilizar herramientas como la matriz RACI para lograrlo:

“La pregunta inicial que nos hacemos es, ¿por qué debemos planificar un proyecto? En la experiencia, encuentro dos razones principales, la primera es que cuando se nos encomienda un proyecto es una consigna personal querer garantizar siempre su ejecución, y la segunda razón, porque un proyecto considera muchas variables, y queremos llegar a esa meta considerando todos los aspectos y uniendo todas esas variables con un orden y con las técnicas adecuadas”.

La importancia de la matriz RACI queda clara cuando pensamos en la gestión de proyectos complejos, en los que participan muchas personas, ya que hace falta tener claridad sobre cuáles son los roles que debe cumplir cada persona y cuáles son las tareas que debe realizar.

Fuente: TeamGantt

¿Cómo crear una matriz RACI?

Aunque parezca que hacer una matriz RACI es algo complicado, puedes lograrlo si sigues con cuidado los pasos que te comentaremos en este apartado. Se trata de algunas cosas muy sencillas que debes hacer para completar el diagrama de matriz de responsabilidades y ordenar toda la información importante.

Estos son los pasos que debes seguir para hacer la matriz de responsabilidades RACI para la gestión de proyectos dentro de tu compañía:

1. Crea una lista con las tareas y los entregables del proyecto

El primer paso para hacer una matriz RACI es definir cuáles son las tareas que se deben llevar a cabo para completar un proyecto, y qué es lo que debe entregar cada uno de los miembros del equipo al cumplirlas.

Por ejemplo, si es un proyecto que implica el uso de estrategias de marketing en redes sociales, hay que dividir las tareas que deben realizarse, tomando en cuenta las redes sociales que se utilizarán, el tipo de contenidos que se van a desarrollar, y si se va a pagar alguna campaña para promocionar las publicaciones.

La idea es que documentes todas las tareas que vas a ubicar dentro de la matriz RACI, así que te recomendamos empezar a escribir todo lo que consideres que hace falta para completar el proyecto. Te recomendamos ver algunos ejemplos de matriz RACI que te sirvan de referencia y reunirte con tu equipo de trabajo para que no se te pase anotar ninguna tarea.

2. Define los perfiles que participan del proyecto

Después de tener claro cuáles son todas las tareas que se deben realizar en tu proyecto, es momento de apuntar el perfil de cada una de las personas de tu equipo de trabajo en la matriz de responsabilidades. Lo ideal es que utilices como referencia el nombre de la posición que ocupa en lugar de su nombre personal.

Por ejemplo, en vez de escribir “Fernando Machuca”, debes escribir “Redactor de contenidos” o “Diseñador Web”, según corresponda al perfil con el que cumple la persona. Esto te ayudará a evitar confusiones, especialmente en proyectos muy grandes, porque es posible que no todos tengan claro quiénes participan del proyecto y qué rol cumplen.

También es posible que dentro de tu matriz RACI, una persona cumpla roles dentro de diferentes posiciones, lo que puede complicar aún más las cosas. Así que manténlo simple: define quiénes participan del proyecto e identifícalos dentro de la matriz de responsabilidades con el título de su perfil.

Fuente: Pexels

3. Asigna un valor de la matriz RACI a cada uno de los perfiles

En este punto ya tienes dos de las variables más importantes, que son las tareas y los perfiles que participan de la ejecución del proyecto. Así que puedes pasar a definir quienes son los responsables (R), las autoridades (A), los consultores (C), y los informados (I).

Si pensamos en un ejemplo de matriz RACI en Excel, hay que utilizar cada una de las letras en la intersección de las filas y las columnas. Es decir, las letras sirven para designar cuál es el rol de cada perfil en relación a cada tarea.

Ventajas de utilizar la matriz RACI

La matriz RACI es una herramienta que ofrece una serie de beneficios muy amplia para las organizaciones, además, es muy fácil de crear y de utilizar. Gracias a ella es posible planificar tareas, ordenar los roles de las personas y optimizar todos los procesos en la gestión de proyectos.

A continuación, te comentamos cuáles son las ventajas más importantes para project managers que utilizar la matriz de responsabilidades.

Mejora la comunicación en los equipos de trabajo

La matriz de responsabilidades RACI ayuda a evitar las confusiones en la gestión de proyectos, porque establece quién es responsable de cada tarea. Además, mejora la comunicación entre las personas de un equipo de trabajo, porque todos saben a quién pedirle instrucciones o darle feedback sobre el avance del proyecto.

La comunicación es un elemento esencial en la gestión de proyectos, porque permite que todas las tareas se lleven a cabo de la manera correcta y que haya un buen flujo de trabajo. Podemos decir que la matriz RACI asegura que todos los miembros de un equipo de trabajo se puedan comunicar de manera efectiva, y que se solucione cualquier problema con mayor rapidez.

Permite medir el progreso de cada persona en el proyecto

Sin importar los tipos de gestión de proyecto que pienses utilizar, es necesario que hagas seguimiento al progreso de cada una de las personas, para verificar si está cumpliendo con sus tareas en el tiempo y de la forma que corresponde.

En este sentido, la matriz RACI te puede ser de mucha ayuda, porque te da una visión general sobre todas las tareas y sobre las personas que tienes que evaluar. Utilizando esta herramienta resulta más sencillo seleccionar un perfil y ver qué porcentaje de la carga de trabajo ha completado.

Ayuda a balancear la carga de trabajo

Utilizando la matriz RACI también resulta más sencillo equilibrar la carga de trabajo, porque se puede ver qué tantas responsabilidades se le han asignado a cada uno de los perfiles que participan dentro de un proyecto. Gracias a esto se evita la sobrecarga laboral y los equipos de trabajo están menos expuestos al síndrome de burnout.

Como puedes ver, las ventajas de la matriz RACI pueden generar un efecto positivo sobre la gestión de proyectos de tu compañía y ayudarte a lograr tus objetivos con mayor facilidad. Claro que todo depende de qué tan bien utilices la matriz de responsabilidades y qué uso le quieras dar.

Fuente: Pexels

Herramientas como la matriz de responsabilidades pueden hacer la diferencia entre un proyecto que logró sus objetivos y otro que se quedó en el camino. Por eso consideramos tan importante que conocieras qué es y cuáles son las ventajas de la matriz RACI.

Recuerda que lo más importante es que analices muy bien cuáles son las tareas que debes llevar a cabo para completar tus proyectos, y cuáles son los recursos humanos con los que cuentas para lograrlo.

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¡Hasta pronto!