Matriz RACI: Simplifica y Gestiona mejor un proyecto

Si necesitas organizar mejor a tu equipo, poner en forma un proyecto, o aumentar tus habilidades como Project manager, la matriz RACI te será de mucha ayuda.  

La matriz RACI también conocida como matriz de asignación, te ayudará a asignar roles y responsabilidades para cualquier proyecto sin importar su alcance. 

Es usada por miles de empresas por su simplicidad y potencial. Tú también la puedes usar para lograr cualquier objetivo o proyecto que estés dispuesto a crear.   

Indice 

1. ¿Qué es y por qué usar la matriz RACI?
2. ¿Que significa RACI?
3. ¿Cómo crear la Matriz RACI paso a paso? 
4. Preguntas para hacer infalible la matriz RACI
5. 7 cosas que debes cuidar cuando al hacer una matriz RACI
6. Roles y Personas en la matriz RACI
7. 3 ventajas para usar la matriz RACI
8. Variaciones de la matriz RACI
9. Planeación estratégica con la Matriz RACI 

¿Qué es y por qué usar la matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta simple y efectiva para documentar roles y responsabilidades. Usar la matriz RACI incrementará tus probabilidades de éxito en cualquier proyecto. 

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Además detrás de toda la estrategia implementada, existe una buena planificación y gestión de proyectos. 

¿Que significa RACI?

Es un acrónimo en inglés donde cada letra representa un rol específico: Responsible, Accountable, Consulted, Informed. 

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Cada uno de estos roles se asigna a las personas trabajando en un proyecto. Los roles en la matriz RACI están diseñados especialmente para documentar y simplificar: el trabajo en equipo, el proceso de lograr los objetivos y la documentación de estos. 

Rol de Responsable en la matriz RACI. (Responsible)

El rol se asigna a las personas que necesitan completar una tarea o hacer una decisión dentro de un proyecto. En este rol varios pueden ser responsables . 

Rol de Aprobador/Autoridad en la matriz RACI. (Accountable)

Es el rol que se asigna a la persona quien debe dar el visto bueno si la tarea, objetivo, o decisión está completa. Sólo puede haber una autoridad por cada tarea u objetivo. 

Rol de Consultado en la matriz RACI. (Consulted)

El rol se asigna a cualquier persona que necesite dar su opinión o ser consultada en algún punto del proyecto, es un rol que participa a lo largo de todo el proyecto.

Rol de Informado en la matriz RACI. (Informed)

El rol se caracteriza por ser asignado a las personas que necesitan estar informados sobre el proyecto. En este rol las personas no es necesario que las personas contribuyan al proyecto o que sean consultadas para tomar una decisión. 

¿Cómo crear la Matriz RACI paso a paso? 

En esta sección aprenderás cómo crear la matriz RACI, que acompañará tu proyecto de inicio a fin, en cuatro pasos muy sencillos. 

Puedes usar cualquier herramienta con la que te sientas más cómoda, pero la matriz de RACI se puede hacer hasta en una pizarra, lo importante, como verás más adelante, es que se pueda compartir con tu equipo. 

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1. Para crear la Matriz RACI, lo primero que hay que hacer es identificar todas las tareas u objetivos del proyecto, alistarlas en el orden que se necesitan cumplir y acomodarlas a la izquierda del documento.

2. El siguiente paso, es identificar a todos los involucrados del proyecto y listarlos en la parte superior del documento. 

3. El tercer paso, es asignar los roles RACI que cada una de las personas involucradas estará ejerciendo. Una persona puede tener varios roles. 

4. Por último, la matriz RACI debe ser compartida con todas las personas participantes en el proyecto, para contestar dudas, resolver conflictos que puedan existir y llegar a un acuerdo. 

En la matriz RACI es importante tener los objetivos claros, la metodología SMART te puede ayudar a definir objetivos más claros.

Preguntas para hacer infalible la matriz RACI

Para hacer las preguntas correctas hay tres consideraciones que debes tomar: responsabilidades asignadas, variación de actividades por persona, asignar bien los roles. 

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Para cuando tienes muchas Responsabilidades

¿Hay algún involucrado que tenga muchas responsabilidades asignadas?

¿Las responsabilidades se pueden diversificar? 

Para cuando un persona está en todas las actividades

¿Se puede cambiar el rol de consultado por informado?

¿Se puede cambiar el rol de responsable por consultado? 

¿Es necesario que esté involucrada esa persona en todas las actividades?

Para Ajustar la matriz RACI y asignar mejor los roles

¿Todos los involucrados están de acuerdo con su rol?  

¿Con los roles asignados está cubierto lo que se tiene que hacer? 

Estas preguntas te ayudarán a tener un mejor acuerdo con todos los involucrados del proyecto, es ideal que para mejorar la matriz RACI lo puedas trabajar en equipo presencial o remoto.

7 cosas que debes cuidar cuando al hacer una matriz RACI

Tomarte el tiempo para revisar la matriz de RACI, resultará en aprovechar los verdaderos beneficios del modelo RACI.

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1. Al menos una persona debe ser responsable por cada tarea. 

2. Muchas responsabilidades para la misma tarea puede retrasar el trabajo

3. Para cada tarea debe de haber un rol aprobador. 

4. No debe de haber más de un rol aprobador por tarea, esto a lenta la toma de decisiones. 

5. Todas las casillas están llenas, recuerda, ¿es necesario que todos estén involucrados en todos los procesos? 

6. Tener muchos consultados, puede retrasar el proyecto, ¿es necesario que esas personas sean consultadas o podrían ser solo informadas?

7. No Tener a todos los involucrados en la matriz RACI, puede resultar en una mala comunicación del equipo o errores por omisión.

Roles y Personas en la matriz RACI

Dentro de una organización, la experiencia del empleado es importante. Empezando por tener una buena descripción del rol que van a desempeñar. 

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Es importante hacer la distinción que una persona no es lo mismo que un rol para crear una matriz RACI. El rol es un conjunto de actividades y tareas  que se espera que una persona cumpla.

Si el rol que va a desempeñar, no es bien explicado, los requerimientos constantemente están cambiando y las expectativas no son claras; se corre el riesgo de disminuir la productividad del rol y contar con un empleado insatisfecho.

3 ventajas para usar la matriz RACI

¿Por qué usar la matriz RACI? Has visto que es una herramienta simple de crear y está  llena de beneficios para ti y tu equipo. Aquí te dejamos las tres ventajas para usar la matriz RACI:

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1. Comunicación clara y simple 

Con el simple hecho de echar un vistazo a la matriz RACI, tienes toda la información necesaria para saber quiénes son los responsables, a quien debes de consultar, a quien debes informar, y quién es el líder del proyecto. 

2. Mejora la coordinación de tu equipo

Con los roles ya definidos desde el primer momento, la gestión de un proyecto se facilita. La coordinación de un equipo es importante para aumentar su productividad. 

3. Reduce el estrés del trabajo

Con la matriz RACI puedes ver de manera visual la delegación de tareas. No condensar todo en una sola persona evitará la sobrecarga de actividades. 

Variaciones de la matriz RACI

Como toda metodología o marco de referencia, su uso se verá modificado conforme sea necesario. Te compartimos las variantes más populares de la matriz RACI, cada variante se construye de la misma manera que ya conoces. 

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- Matriz RASCI. Se agrega la S, presentando un rol de soporte, se encargará de ayudar a un responsable a realizar su tarea. 

- Matriz RASI. Se elimina el rol de consultado dándole más importancia al rol de soporte. 

- Matriz RACIQ o RASIQ. Se agregue el rol de supervisor de calidad (Quality), su nombre lo dice este rol se encargará de la calidad del proyecto. 

- Matriz RAS. Se elimina el rol de informado, y se sustituye el rol de consultado por soporte, con el fin de incrementar la productividad y simplificar la toma de decisiones. 

Estas son las principales variaciones de la matriz RACI, incluso tú podrías crear tu propia versión, siguiendo el proceso de cómo crear la matriz RACI y definiendo tus propios roles. Nos encantaría escuchar cómo has implementado a tu forma de trabajo la matriz RACI.  

 

Planeación estratégica con la Matriz RACI 

El ejercicio de hacer una matriz RACI se verá beneficiado de herramientas que te ayuden a ordenar o gestionar un proyecto. Preferentemente con una herramienta que puedas compartir con tu equipo, sobre todo si tienes un trabajo remoto.

Creemos que la matriz RACI la puedes complementar con metodologías ágiles como SCRUM. Recuerda que estas son sólo herramientas y modelos que tendrás que adaptar a tu propio trabajo. 

Ya tienes todo lo necesario para llegar con tu equipo y proponerles usar la matriz RACI. No podemos esperar a ver ese proyecto en el que estás trabajando. 

Y por qué sabemos que te interesa la gestión de proyectos te queremos compartir el glosario de un Product Manager.

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