Formar un círculo de calidad puede beneficiar la productividad laboral y la participación activa de los miembros de los equipos, así como asegurar el control cualitativo de los productos. Para ello, debes reunir a un grupo de personas que, con intención voluntaria, estén dispuestos a dedicar un tiempo a encontrar soluciones a los problemas operativos de la empresa. Suena prometedor, ¿verdad?
Precisamente, para que saques provecho de esta estrategia de gestión, vamos a explicarte qué significa un círculo de calidad, cuáles son sus beneficios y cómo se forma uno. ¡Un grupo selecto para resolver problemas!
¿Qué es un círculo de calidad y cómo funciona?
Como lo indica un artículo de la Encyclopedia, el concepto de círculo de calidad se basó en las propuestas de Edward Deming, un estadista estadounidense, quien inspiró su aplicación masiva en empresas japonesas en la década de los 80. Este consiste en la formación de un grupo de personas que laboran en áreas similares dentro de una compañía.
El objetivo principal del círculo de calidad es que sus integrantes se reúnan regularmente para encontrar soluciones a problemas que afectan las funciones de un área determinada. En él, cada miembro tiene la oportunidad de contribuir con sus capacidades de pensamiento crítico y creativo, así como con sus habilidades para el trabajo colaborativo.
A continuación, como lo sugieren en un artículo de Hubspot, compartimos algunos elementos de un círculo de calidad:
- Participación voluntaria de cada miembro.
- Reuniones regulares.
- Decisiones basadas en el voto.
- Integrantes que pertenezcan a un mismo departamento.
Estructura de un círculo de calidad
Existen algunos roles en un círculo de calidad que deben cumplirse para su funcionamiento correcto. Aquí detallamos a las personas involucradas en la dinámica de un círculo de calidad.
- Miembros: estas son las personas que deciden unirse voluntariamente al grupo y participan activamente brindando ideas de valor.
- Líder: los miembros regulares eligen a una persona del grupo por sus cualidades de líder, quien se encarga de administrar las reuniones, asignar tareas y asegurar las actividades conjuntas.
- Coordinador: tiene como función brindar las formaciones a los miembros del círculo de calidad y reportar el progreso del trabajo al comité directivo.
- Comité directivo: está formado por un grupo de gerentes experimentados en la empresa que se aseguran de brindar todos los recursos al círculo de calidad para que trabajen de manera óptima y facilitan la implementación de sus recomendaciones.
Para la formación de un círculo de calidad eficiente, puedes tomar la recomendación de Elohin Fuentes, profesor de nuestro curso online de SCRUM: gestionando equipos de trabajo. Él afirma que “es labor de todos los miembros del equipo fomentar un ambiente colaborativo, donde todos quieran participar y donde cada miembro se sienta cómodo. Un ambiente sin comunicación violenta ni acciones pasivo-agresivas”.
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Beneficios de un círculo de calidad
En las empresas que utilizan el círculo de calidad de manera eficaz, los beneficios suelen ser evidentes. Te dejamos una lista con algunas ventajas de un círculo de calidad.
- Incrementa la satisfacción laboral.
- Fomenta el desarrollo del pensamiento creativo y crítico.
- Dinamiza las rutinas de trabajo.
- Impulsa el trabajo en equipo.
- Refuerza las habilidades blandas de cada integrante.
¿Cómo implementar un círculo de calidad?
Existen algunos pasos para crear un círculo de calidad que se comprometa con el trabajo. En la siguiente lista, comentamos 6 acciones necesarias para formar un círculo de calidad.
1. Convocar y elegir voluntarios
En la formación del equipo, debes asegurarte de comunicar la convocatoria a todas las personas que laboran en el departamento elegido para el trabajo. Es decir, es necesario que todos se den por enterados al mismo tiempo. De esa manera, hay más opciones de seleccionar a los mejores perfiles entre los que se ofrezcan a participar voluntariamente.
2. Informar sobre los objetivos del grupo
Luego de la elección de los participantes del círculo de calidad, debe haber una primera reunión con todos para especificar los objetivos y alcances del trabajo. En este encuentro, cada integrante tiene que conocer la misión del círculo de calidad, cómo esta se conecta con los objetivos de la empresa y cuáles son los recursos con los que cuentan para encontrar las soluciones esperadas.
3. Brindar entrenamiento
Las capacitaciones al círculo de calidad son importantes para un rendimiento acorde a las expectativas. Estos entrenamientos pueden incluir formación en habilidades blandas, así como conocimientos más técnicos sobre el funcionamiento operativo del área. Es necesario que este proceso de aprendizaje sea llevado inmediatamente a la práctica durante las reuniones del círculo de calidad.
4. Elegir a un líder
Una de las fases más importantes del círculo de calidad es la elección del líder. Este debe ser seleccionado por medio del consenso de todos los integrantes. Debe haber demostrado cualidades de gestión, trabajo en equipo y altos niveles para la resolución de problemas. El desempeño excepcional de un líder es clave para activar la participación de cada miembro del equipo y para trasladar las recomendaciones a los superiores.
5. Programar reuniones
Proponer reuniones a la que todos puedan asistir regularmente es otro paso importante para la efectividad de un círculo de calidad. Es recomendable que la frecuencia y horarios de las reuniones se decida con el conocimiento de todos los miembros del equipo. Esta condición es fundamental para asegurar que en cada reunión participen la mayor cantidad de personas, de manera que se puedan tomar decisiones en consenso.
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6. Evaluar el sistema y proceso
A pesar de que un círculo de calidad funcione de manera autónoma, es necesario siempre desarrollar un sistema de evaluación. Para ello, es fundamental recibir los informes del líder y del coordinador, quienes se encargan de impulsar la participación y monitorear los resultados de las reuniones. Solo con una revisión del proceso de un círculo de calidad, se puede mejorar el sistema, las reuniones y las dinámicas de discusión. De esa manera, las probabilidades de encontrar las mejores soluciones son mucho más altas.
Como ves, un círculo de calidad eficaz puede contribuir a potenciar a tus equipos y mejorar los productos de tu empresa. Ahora queremos motivarte a seguir aprendiendo con nosotros en nuestros cursos online de Habilidades de gestión. En ellos, encontrarás contenido adecuado para continuar tu aprendizaje y crecimiento profesional. ¡Únete y refuerza tus aptitudes de líder!