Enviar una carta de rechazo de trabajo a un candidato que ya no continuará con el proceso de selección, es uno de los momentos más delicados del proceso para Recursos Humanos.
Expedir una carta de rechazo a los candidatos no seleccionados no es una tarea sencilla y quizá por eso existen empresas que pasan por alto esta etapa o no le dan la importancia que deberían, para evitar el problema, pero se trata de una fase igual de importante que las entrevistas, el onboarding o la presentación del candidato elegido a la empresa.
Pero, ¿por qué enviar carta de rechazo de trabajo es tan importante? Descubre qué beneficios traería para tu empresa incluir esta fase en tu proceso de selección de talento.
¿Qué es una carta de rechazo de trabajo?
Cuando se hace un proceso de contratación, es probable que, una vez seleccionado el candidato, se deba proceder a rechazar a los demás aspirantes al puesto y es muy importante que este mensaje se les de de la mejor forma posible, a través de una carta de agradecimiento y rechazo de trabajo.
Una carta de rechazo de trabajo es aquella correspondencia formal o correo electrónico que le informa al candidato que no ha sido seleccionado en esta oportunidad. Las cartas de rechazo deben ser profesionales y, a la vez, personales para cada uno de los candidatos que no avanza en el proceso de contratación.
Estas cartas sirven tanto para informar al candidato de su situación de contratación como para asegurarse de que la empresa ofrece una experiencia agradable al solicitante, lo que puede ayudar a aumentar la reserva de talento de la organización.
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¿Por qué enviar una carta de rechazo de trabajo?
En el proceso de contratación se deben tener presente muchos puntos: la creación de criterios de selección, establecer qué se le demandará a un potencial empleado, la coordinación de entrevistas remotas o presenciales. Pero existen otras actividades que también se deben considerar, como el envío de una carta de rechazo de trabajo a los candidatos no elegidos.
Según Sofia Delpueche en su artículo ‘Cómo redactar una carta de rechazo de candidato’ del portal Factorial Blog, como empresa no puedes concentrarte únicamente en los candidatos con mayores posibilidades de quedar, también debes pensar en quienes recibirán la carta de rechazo de trabajo.
Primero, por una cuestión de cordialidad y respeto por el tiempo de las personas y, detrás de esta sencilla acción, existen otros motivos que protegen la imagen de tu organización.
Mantendrás viva tu base de datos
El candidato rechazado hoy puede ser el indicado mañana. Las necesidades de tu empresa pueden cambiar; por lo tanto, las aptitudes de esa persona pueden ser vistas con ojos diferentes en otro momento y contexto. Por eso, es importante mandarles una carta de rechazo de trabajo, cuando ya sabes que no es la persona que buscas.
Enviar una carta de rechazo laboral fortalecerás el vínculo con esa persona que ya conoce a la empresa y que desea trabajar en ella. Por eso, te sugerimos que dejes abierta la puerta con ese candidato que posiblemente te servirá más adelante.
Recuerda que, como señala Guido Biagioni profesor de nuestro curso online de ‘Reclutamiento Tech: Encuentra el talento ideal para tu empresa’, en la actualidad, “son las compañías quienes tienen que seducir al talento, ya que son las personas quienes eligen a una compañía”. Actualmente, el reclutador “es una fuente de información vital para la compañía y su imagen frente al mercado”.
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Tus candidatos, son tus clientes
Los primeros contactos que un candidato tenga con la empresa son de suma importancia para mantener la reputación y cuidar las referencias positivas de quienes no hayan pasado, o no, un proceso de reclutamiento. Por eso, enviar una carta de rechazo de trabajo al candidato es tan importante, para dar feedback y dejar una buena impresión de la compañía.
También, recuerda que los candidatos dedican tiempo y energía a su currículum y sus solicitudes. Al enviarle una carta de rechazo de empleo a las personas, les harás saber que aprecias su esfuerzo y la oportunidad de poder seguir buscando empleo, sin arruinar la imagen que tiene este candidato de la empresa.
Como explica la plataforma AEBYS en su artículo ‘Cómo y por qué deberías comunicar a un candidato que ha sido rechazado’, una carta de rechazo de trabajo es un acto de respeto y cortesía con el candidato. Por medio de ella, se le demuestra a la persona que la organización valora su tiempo y bienestar laboral, aun cuando no forman parte de la empresa.
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¿Qué incluir en una carta de rechazo de trabajo?
Al momento de pensar cómo hacer una carta de rechazo de trabajo, debes tener presente que es muy importante mantener el lenguaje “corporativo”: hablar en plural en nombre de la empresa y respetar los lineamientos que la organización haya establecido en este tipo de situaciones.
Adicionalmente, la carta de rechazo de trabajo debe ser cordial, amena pero objetiva y concisa. Te recomendamos incluir también estos elementos, para asegurar que el candidato entiende el mensaje de la carta:
- Fecha de la carta: es importante incluir la fecha, para que tengas un control propio de cuándo se envía la carta de rechazo de trabajo al candidato.
- El motivo del rechazo: sé honesto y conciso sobre los motivos que lo llevaron a no escoger al candidato para el puesto. En la carta de rechazo de trabajo también busca dar comentarios constructivos, que le ayuden a la persona a mejorar y, posiblemente, solicitar una nueva oportunidad más adelante.
- Un mensaje claro: sea lo más directo posible, sin ser grosero, para que no haya confusión sobre la situación en la que queda el proceso de contratación de ese candidato.
- Utilice un lenguaje neutro: evita utilizar un lenguaje que sea excesivamente negativo. Palabras como ‘rechazado’ o ‘declinado’ pueden ser difíciles de leer. Cámbialas por una similar, pero más amena. Puedes buscar técnicas de comunicación asertiva, para que la carta se realice de la mejor manera posible.
- Pon el nombre del candidato: es importante dirigirse al candidato por su nombre en la carta de rechazo de trabajo. Esta es una forma profesional de hacer la carta más personalizada para el individuo.
- Nota de agradecimiento: agradece al candidato por su solicitud y el tiempo dedicado al proceso de contratación. Hágale sentir que lo que hizo no fue en vano.
- Su nombre y cargo: firme la carta con su nombre y cargo en la empresa. Esto proporciona una forma adicional de conectar con el candidato, pero también le da tus datos para que pueda ponerse en contacto contigo más adelante, si desea saber sobre otras oportunidades.
Los procesos de contratación de personal son muy importantes en las empresas y acarrean situaciones que se deben aprender a manejar con inteligencia y amabilidad hacia todos los solicitantes. Por eso, te invitamos a buscar en nuestros cursos online de Desarrollo personal, alguna clase que te ayude a expandir tu conocimiento.