Sabemos la importancia que tienen los datos para la toma de decisiones, el diseño de reportes ejecutivos y la identificación de patrones que se están siguiendo. Más allá de ver los números, hay que tener el sustento y las herramientas para accionar sobre ellos. Creemos que la información debe estar disponible siempre y, por supuesto, ser confiable. 

Por ello, decidimos reformular todas las métricas que venimos mostrando en las Estadísticas de la plataforma de Learning para que sean de rápido acceso. De hecho, en este nuevo Dashboard para Administradores podrás responder fácilmente preguntas como: 

¿Cuáles son las horas de más actividad de mis colaboradores? ¿Cómo viene evolucionando mes a mes la actividad del equipo? ¿Cuántos usuarios han estado activos en estos últimos 30 días? ¿Cuáles son los cursos más reproducidos? 

En este artículo, exploraremos las principales vistas que están presentes en la plataforma y cómo usarlas para hacer una mejor gestión de personal. 

Pestaña General

En esta primera sección tenemos los siguientes elementos: 

Key Metrics 

El panel muestra 2 métricas clave. Ambas se actualizan todos los días a las 00:00hrs. 

Horas de estudio

Indica el total de horas que los empleados activos invierten en los cursos a los que están inscritos. Para ello: 

• Considera tanto cursos inscritos como los libres a los que ellos mismos se han enrolado.
• Excluye toda reproducción de usuarios inactivos, pendientes o eliminados.

Horas promedio por estudiante

Muestra el promedio de horas que un empleado activo y estudiando viene invirtiendo en la plataforma, con las siguientes especificaciones: 

• Un usuario estudiando es aquel que ha reproducido por lo menos 1 clase de algún curso con tipo de asignación B2B (= que su progreso sea diferente a cero). 
• Se considera tanto cursos inscritos como los libres a los que ellos mismos se han enrolado.
• Se excluye toda reproducción de usuarios inactivos, pendientes o eliminados.
• Para hallar el cálculo Total, se evalúa las Horas de Estudio / Usuarios estudiando. 

Funnel de Activación

Aquí podrás visualizar 4 métricas fundamentales. A diferencia de las Key Metrics, cualquier cambio que repercuta en el Funnel, se actualiza de forma automática (agregar usuarios, número de usuarios estudiando, creación de licencias, etc.). 

Licencias 

Indica el número de licencias de la organización. Toma en cuenta las Licencias “pagadas” y “gratis” que se configuran directamente en Manage.

Usuarios registrados 

Cantidad de usuarios que están creados (”dados de alta”) en la plataforma. Esto implica que hayan pasado por el proceso de subida masiva de usuarios o creados a través de una integración. 

• La métrica está considerando usuarios únicos de estado: pendiente y activo (excluye eliminados e inactivos).
• No se consideran usuarios de role inducción, así como lo que no tengan role asignado.

Usuarios activados 

Cantidad de usuarios que han ingresado a través del correo de invitación y han ingresado a Crehana. Este proceso se da cuando culminan el Onboarding del Empleado. No se consideran usuarios de role inducción, así como los que no tengan un role asignado.

Usuarios estudiando

Cantidad de usuarios que han iniciado por lo menos un curso de su ruta de aprendizaje. Se considera como “usuario estudiando” al que ha reproducido por lo menos 1 clase de algún curso con tipo de asignación B2B (= que su progreso sea diferente a cero).

Horas de reproducción

Este gráfico muestra el número de horas de reproducción de todos los empleados de la organización en los últimos 7 días y las compara con las horas de reproducción de la semana anterior. 

Se está considerando:

• Reproducciones de todos los usuarios en todos los estados, solo se excluyen los de role inducción.
• La reproducción del día no forma parte de la gráfica, ya que estas se actualizan por las noches a las 00:00 horas. 
• Se excluyen las reproducciones de enrollments eliminados. Los enrollments que se encuentran inactivos sí cuentan en esta métrica.
• Las fechas para la semana actual se consideran siempre como los 7 días previos a la fecha actual; por ejemplo, si hoy es jueves, la semana actual se considera desde el día anterior miércoles hasta el jueves de la semana anterior.

Dashlet de Certificados 

Muestra el total de certificados obtenidos por los empleados de la organización, además del ranking de 4 estudiantes con más certificados hasta ahora. 

Un certificado engloba los conceptos de: Diplomas de aprobación (proyectos / evaluaciones) o Constancias de participación (por completar un curso).

Para el cálculo, hay que considerar lo siguiente: 

En los Diplomas de aprobación:

• Certificados de cursos propios de la compañía (quizzes).
• Certificados de los proyectos que los mentores revisan. 
• Solo se suma el total de enrollments con estado certificado.

En las Constancias de participación:

• Solo de los usuarios a quienes se les haya generado este tipo de certificado cuando el flag ha estado activo para la organización. 
• Si el flag se activa después de que los usuarios hayan completado los cursos, no se generan automáticamente los certificados.

Horas de estudio

Cuando se trata de armar un plan de capacitación exitoso, la fase de seguimiento es clave. Un artículo de Hubspot recomienda utilizar “instrumentos para saber si tus objetivos específicos se cumplieron y si los capacitados adquirieron los conocimientos esperados”. 

Los resultados te ayudarán a determinar los cambios que deben hacerse para seguir mejorando y alcanzar las metas planteadas. 

Conocer las horas de estudio de tu equipo es un buen punto de partida. Por ello, mejoramos la organización de estos datos. Ahora, podrás visualizarlos en 3 vistas específicas: 

Semanal 

• Se actualiza diariamente para mostrar las horas donde se registra mayor actividad (reproducción de cursos) por parte de los estudiantes de la organización.
• Se incluyen todas las inscripciones que forman parte de los usuarios de la organización, sin excluir a los eliminados.

Mensual

• Las columnas son las semanas de cada mes y las filas son los días de la semana (Lunes, Martes, Miércoles, etc) y se agrupan todas las reproducciones en cada una de estas cruces.
• Se incluyen todas las inscripciones que forman parte de los usuarios de la organización, sin excluir a ningún usuario eliminado ni inactivo.

Anual

• Se replica el análisis anterior, solo tomando en cuenta que ahora las filas serán los años y las columnas serán los meses del año.

Horas de estudio por mes

Muestra el número de horas de reproducción de todos los estudiantes en el último mes. Se puede filtrar por los atributos y etiquetas que han creado como parte de la segmentación de usuarios. No se permite una selección múltiple en este filtro.

En este gráfico: 

• Se consideran las reproducciones de todos los usuarios en todos los estados, solo se excluyen los de role inducción.
• No se incluye la reproducción del día, ya que esta se consolida en el gráfico por las noches. 
• Se excluyen las reproducciones de enrollments eliminados, los que se encuentran inactivos sí cuentan en esta métrica. 
• Utilizamos el mismo algoritmo de cálculos de reproducciones, pero las fechas abarcan los tres meses*.

*Las fechas se calculan de la siguiente manera: primero, seleccionamos el último día del mes actual (esta será la fecha final); luego, restamos 2 meses a nuestra fecha actual (today) y seleccionamos el primer día de ese nuevo mes (esta será la fecha inicial). Dentro de este rango recuperaremos las reproducciones.

Ranking de cursos más completados 

Muestra la totalidad de cursos disponibles para los estudiantes, distinguidos por cuántos están inscritos, cuántos se completaron, el porcentaje de completitud del curso, y el número de proyectos. Asimismo, permite descargar la información en un reporte con la totalidad de datos visualizados. 

Se está considerando:

• Enrollments activos de cursos activos. 
• Se excluye el role de inducción y los usuarios eliminados, usuarios inactivos sí se consideran en esta métrica. 
• Se incluyen los cursos asignados por el administrador y los cursos escogidos libremente por los usuarios.
• Los inscritos son todos los usuarios que cumplen las condiciones base por curso. 
• Los que iniciaron el curso son todos aquellos que tienen un progreso mayor que cero.

Además, manejamos los siguientes conceptos: 

• Cursos completados: todos aquellos en los que se completaron todos los videos. 
• Certificados: todos los enrollments que cuentan con un proyecto aprobado.
• Progreso: es el promedio de todos los progresos de cada enrollment por curso.

Usuarios sin actividad 

El dashlet de usuarios sin actividad busca identificar a los usuarios que no han interactuado con la plataforma de forma activa; es decir, que no han reproducido ni accionado sobre algún contenido de la plataforma, ya sea ingresando a un curso, presentando un proyecto o completando una evaluación. 

Avance global 

Tenemos dos medidas para ello: el avance en cursos y el avance en rutas. Estas medidas son un símil a la completitud que debería tener la organización. Indica el progreso que tienen los estudiantes con cursos o rutas asignadas respecto al total que deben completar. Algunas consideraciones para su cálculo:

• Cursos asignados por los administradores y cursos libres, aquellos a los que se escribieron a través de recompensas (rewards) o por su cuenta si la organización tiene el catálogo abierto.
• Se excluye a los usuarios pendientes.
• Para cursos: considera los cursos activos y no activos que están inscritos a los colaboradores. Si el curso se descontinuó, igual se muestra.
• Para rutas: considera las rutas activas y ocultas para su cálculo. Excluye únicamente las rutas eliminadas de la organización.
• Se hace el cálculo de: Total de completados / Total de inscritos. La completitud se considera de la siguiente manera:
  • Cursos: cursos que se han completado al 100% en el progreso.
  • Rutas: las rutas que están completadas son las que cumplen con el 100% del criterio de certificación.

Estas dos medidas se suman en una llamada Avance Total: suma del total de asignaciones (Cursos + rutas) dividida entre la misma, teniendo en cuenta los puntos que mencionamos previamente.

Completitud por track 

Muestra la cantidad y porcentaje de estudiantes que han culminado un track. Para este cálculo se considera:

• Enrollments activos de cursos activos.
• Que la información parte de consolidados. No se actualiza en tiempo real.
• Cursos activos dentro de la ruta. Las métricas de cursos que en algún momento formaron parte de la ruta, pero que están desactivadas al realizar la consulta no son incluidas.
• Solo se consideran usuarios activos y pendientes dentro de la organización, usuarios desactivados o eliminados no se consideran en esta métrica.
• Usuarios activos dentro de los grupos
• Rutas activas y ocultas. 

Comparativo de organización vs. otras organizaciones

Esta vista muestra las principales métricas de la organización en comparación con otras organizaciones del mismo rubro y otras empresas.

Rendimiento de atributos

Este gráfico muestra dos variables a comparar a lo largo de un atributo y sus diversas etiquetas: métricas de usuarios y de cursos.

Filtro por periodo de tiempo 

La capacidad de extraer información relevante en momentos específicos es fundamental en el análisis de datos. Los filtros por periodo de tiempo ofrecen una solución eficaz para esta necesidad, permitiendo una gestión más precisa de las métricas en distintos intervalos de tiempo. 

Para acceder a esta funcionalidad, simplemente ubica la barra en la parte superior del dashboard y haz clic en el desplegable "Filtrar por periodo de tiempo".

Ahí encontrarás tres modalidades de selección disponibles: 

Últimos días

El filtro de "últimos días" permite un acceso rápido a los datos más recientes. Esta herramienta es útil para aquellos momentos en que se necesita una visión instantánea de las tendencias más recientes, pues facilita la toma de decisiones con información actualizada. 

Fechas específicas

Con el filtro de fechas específicas, es posible centrarse en un día en particular para hacer un análisis detallado. Esta función es especialmente útil para examinar el rendimiento en días festivos o para comparar datos antes y después de eventos relevantes.

Rangos de Tiempo

Para análisis más amplios y detallados, el filtro de rangos de tiempo permite seleccionar intervalos personalizados. Esto resulta útil para identificar tendencias a largo plazo y evaluar el rendimiento a lo largo del tiempo.

Un artículo de Harvard Business Review sugiere que cada negocio necesita comprender el proceso de toma de decisiones de sus empleados. Para ello, es bueno contar con expertos que puedan analizar la información relacionada. 

En este proceso, contar con una plataforma como Crehana, que ofrece funciones especializadas en la recolección y análisis de datos, marcará una gran diferencia.