Cuando se trata de liquidar a un empleado en Colombia, es necesario calcular los intereses de cesantías y pagar esta prestación social para garantizar una gestión de nómina efectiva y estar al día con la normativa vigente.

Los intereses de cesantías son un derecho fundamental para los trabajadores con un contrato laboral a término fijo o indefinido y que, según el Código Sustantivo del Trabajo, deben ser pagados por el empleador a sus empleados como un valor adicional al salario ordinario.

En este artículo, te explicaremos detalladamente los pasos necesarios para calcular los intereses de cesantías en Colombia y qué fórmula debes aplicar para cumplir correctamente con el pago obligatorio a los empleados.

Identifica el periodo de liquidación

El periodo de liquidación puede variar dependiendo de la política de la empresa y las regulaciones laborales del país. En Colombia, por lo general, se establece como un período anual que coincide con el año calendario, pero también puede ser trimestral o semestral en algunas empresas.

Es importante que este periodo sea consistente y claro para todos los empleados de la empresa. Esto significa que todos deben comprender cuándo comienza y termina este período y cómo afecta en el proceso de calcular los intereses de cesantías.

Dentro de las tareas del Departamento de Recursos Humanos está coordinar el periodo de liquidación con el ciclo contable de la empresa para facilitar la integración de los datos de nómina y prestaciones sociales, como los intereses de cesantías, en los estados financieros e informes contables de la empresa.

En situaciones excepcionales, como cambios en el contrato laboral, ingreso o salida de empleados, o ajustes en las políticas de la empresa, es posible que sea necesario realizar ajustes en el periodo de liquidación para reflejar estos cambios de manera precisa en el cálculo de cesantías y sus intereses correspondientes.

Siguiendo esa línea, no es de extrañar que el formato de una liquidación de sueldo pueda cambiar de acuerdo a cada caso en particular. Recuerda que este documento legal está firmado por el trabajador de una empresa y su empleador. De esta manera, ambas partes tendrán claro las variables que influyen en el sueldo líquido del trabajador.

Fuente: Crehana

Calcula el saldo de cesantías

El primer paso para calcular el saldo de cesantías es recopilar toda la información relevante sobre las cesantías del empleado. Esto incluye los aportes realizados por el empleador, los aportes obligatorios del trabajador, y cualquier ajuste o modificación que pueda haber ocurrido durante el período de liquidación.

Una vez que se han recopilado todos los datos necesarios, se suman los aportes realizados por el empleador y el empleado al fondo de cesantías del trabajador. Estos aportes suelen ser un porcentaje del salario del empleado y se retienen de su salario mensualmente.

Además de los aportes, el saldo de cesantías incluye los intereses acumulados sobre las cesantías del empleado. Estos intereses de cesantías se generan a lo largo del tiempo y se agregan al saldo total de cesantías del trabajador.

Cuando se trata de saber cómo se liquidan las cesantías en Colombia 2024, es importante tener en cuenta que las cesantías funcionan como una caja de ahorro que se transfiere a cualquiera de los cinco fondos disponibles: Colfondos, Protección, Porvenir, Old Mutual o el Fondo Nacional del Ahorro (FNA). 

Es importante verificar la precisión de los datos recopilados y los cálculos realizados para garantizar que el saldo de cesantías sea exacto. Cualquier error en este paso podría resultar en pagos inexactos o incumplimiento de las obligaciones legales por parte del empleador.

Considera la tasa de interés vigente

En Colombia, la tasa porcentual para calcular los intereses de cesantías está determinada por la Ley 50 de 1990. Esta tasa se estableció basándose en factores económicos y financieros del país, y su objetivo es reflejar las condiciones del mercado y proporcionar una compensación justa por el tiempo que las cesantías permanecen depositadas.

Según lo establecido en el artículo 98 de la mencionada ley, “el empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12 % anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente”.

En ese sentido, los intereses sobre cesantías se calculan aplicando un porcentaje sobre el valor acumulado de las cesantías. El porcentaje o la tasa de interés equivale a un 12 % del salario mensual por cada año de servicio, o proporcionalmente al tiempo laborado.

Este cálculo se efectúa considerando el salario diario y la duración del contrato. En caso de terminar la relación laboral antes de completar un año, la empresa debe calcular y abonar los intereses de cesantías correspondientes a la cuenta del trabajador.

Aplica la fórmula para calcular los intereses de cesantías

Como te mencionamos antes, existen cuatro variables que es necesario tener en cuenta a la hora de calcular los intereses de cesantías en Colombia:

• Cesantías acumuladas: se refiere al saldo acumulado hasta la fecha de corte o liquidación de intereses.

• Días a liquidar: indica el período transcurrido desde el último corte y cálculo de intereses.

• Tasa de interés: es el porcentaje utilizado para el cálculo, generalmente del 12 % o 0.12.

• 360: representa el total de días laborables en el año.

Para calcular los intereses que recibirás, primero haz el cálculo de las cesantías con la siguiente fórmula:

Cesantías = salario mensual x días trabajados / 360 

Una vez obtenido el anterior dato, puedes aplicar la siguiente fórmula para calcular los intereses de cesantías:

(Resultado de las cesantías x n° de días laborados x 0.12) / 360 

Ejemplo real en un trabajador

Supongamos que un empleado tiene un saldo de cesantías acumulado de $10,000. La tasa de interés vigente es del 12 % anual. Además, el período de liquidación es semestral y han transcurrido 180 días desde el último corte de intereses.

Para calcular los intereses de cesantías, sigue estos pasos:

1. Obtener los datos

• Saldo de cesantías acumulado: $10,000

• Tasa de interés: 12 % o 0.12

• Días a liquidar: 180

2. Calcular los intereses

• Primero, calcula la tasa de interés diaria dividiendo la tasa anual entre 360 días: Tasa de interés diaria = (12% / 360) = 0.0003333

• Luego, multiplica la tasa de interés diaria por el saldo de cesantías y los días a liquidar: Intereses de cesantías = $10,000 * 0.0003333 * 180 = $59.99

3. Actualizar el saldo de cesantías

• Suma los intereses calculados al saldo de cesantías acumulado: $10,000 + $59.99 = $10,059.99

En este ejemplo, los intereses de cesantías para el período de 180 días ascienden a $59.99. Por lo tanto, el nuevo saldo de cesantías del empleado sería de $10,059.99.

Paga los intereses de cesantías a los trabajadores

Si te estás preguntando cuándo se pagan los intereses de las cesantías en Colombia, el plazo máximo para abonar es el 31 de enero de cada año, ya que estos en su mayoría se liquidan el 31 de diciembre del año anterior. Por eso, estos pagos deben ser transferidos directamente a la cuenta de cada empleado durante el primer mes del año.

”Los intereses deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente en que se causaron”, señala la Ley 52 de 1975. Como mencionamos antes, la cantidad corresponde al tiempo de vigencia de cada contrato durante el año pasado.

Recuerda que este dinero se entrega directamente al trabajador y no se deposita en el fondo de cesantías. Además, si el contrato del trabajador finaliza o se rescinde antes del 31 de diciembre, el monto correspondiente (calculado proporcionalmente al tiempo trabajado hasta la fecha de terminación del contrato) debe ser incluido en la liquidación final.

Con respecto a las cesantías, es importante tener en cuenta que el empleador debe completar la transferencia al fondo seleccionado por el trabajador antes del 14 de febrero de cada año.

¿Qué pasa si no se pagan los intereses de cesantías?

Los empleadores que incumplan con el pago de los intereses de cesantías antes de la fecha límite pueden enfrentar sanciones. Según la Ley 52 de 1975, están sujetos a pagar el doble del valor correspondiente, es decir, un 24 % para los trabajadores con un año de servicio, o una cantidad equivalente según cada caso específico.

“Si el patrono no paga al trabajador deberá cancelar al asalariado a título de indemnización y por una sola vez el valor adicional igual al de los intereses causados”, explica la ley colombiana.

Registra el valor en los libros contables de la empresa

Ahora que sabes cuánto es el valor de los intereses de las cesantías 2024, es importante registrarlo en tu libro contable. Los intereses de cesantías se registran típicamente en una cuenta específica relacionada con las prestaciones sociales o los pasivos laborales de la empresa. Esto garantiza que los intereses se registren adecuadamente y se reflejen de manera precisa en los estados financieros de la empresa.

Dentro de este paso debes respaldar el registro de los intereses de cesantías con documentación adecuada, como comprobantes de pago, informes de nómina o estados de cuenta bancarios. Esto ayuda a respaldar la precisión y la veracidad de la información registrada en los libros contables.

Asimismo, realizar una revisión periódica de las cuentas relacionadas con las cesantías e intereses, asegurándote de que los registros contables coincidan con la información proporcionada por el sistema de nómina. Además, es recomendable someter los registros contables a auditorías internas o externas para verificar su exactitud y cumplimiento con las normativas contables y laborales aplicables.

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