¿Cómo liquidar a un empleado en Colombia? Guía para gestionar contablemente a tus colaboradores

Como HR Manager de una empresa grande, debes conocer los parámetros para saber cómo liquidar a un empleado en Colombia y cumplir con las regulaciones vigentes, en los casos de contrataciones locales o remotas de empleados que provengan de este país de Latam.

En este sentido, es importante que tengas a mano el contrato y la legislación aplicable vigente para que el proceso de liquidación se lleve a cabo con celeridad y eficacia.

En este blog post te contaremos cómo hacer la liquidación de un trabajador en Colombia, para que puedas gestionar este proceso independientemente del tipo de contratación laboral.

Revisa la documentación

Para iniciar el proceso de liquidación de un empleado en Colombia y dejarlo por sentado en la contabilidad de recursos humanos en tu empresa, es necesario tener a la mano estos documentos:

• Contrato laboral.

• Registros de horas trabajadas.

• Evaluaciones de desempeño.

• Solicitudes de vacaciones.

Así como cualquier otro registro de conceptos que puedan tener incidencia en la liquidación de un colaborador.

¿Qué tipos de contratos laborales se pueden liquidar?

En Colombia, la legislación laboral contempla diferentes tipos de contratos laborales y la liquidación de un empleado puede depender del tipo específico de contrato pactado. A continuación, te mencionamos algunos de los tipos de contratos laborales más comunes que se pueden liquidar en Colombia:

1. Contrato a término indefinido

Este tipo de contrato no tiene una duración específica y puede ser terminado por cualquiera de las partes (empleador o empleado) con previo aviso o sin justa causa.

2. Contrato a término fijo

En este contrato, se establece una duración específica para la relación laboral. Al finalizar el término establecido, el contrato puede liquidarse automáticamente. Sin embargo, el empleador debe notificar al empleado con antelación sobre la decisión de no renovar el contrato.

3. Contrato de obra o labor determinada

Este contrato está definido por la ejecución de una labor o proyecto específico. Una vez finalizada la obra o labor, el contrato puede liquidarse.

4. Contrato de aprendizaje

Los contratos de aprendizaje están destinados a la formación y capacitación de personas. La liquidación puede ocurrir al finalizar el período de aprendizaje, o si el aprendiz es desvinculado antes del plazo previsto.

5. Contrato de prestación de servicios (independientes)

Aunque no es un contrato laboral en sí mismo, los contratos de prestación de servicios también pueden ser objeto de liquidación, especialmente en situaciones en las que el servicio ha sido completado o cuando ambas partes acuerdan terminar la relación contractual.

Notifica al colaborador con anticipación

Si la terminación del contrato se lleva a cabo de forma amistosa, comunica con anticipación al colaborador sobre la decisión de finalizar la relación laboral y asegúrate de que ambas partes estén de acuerdo con los términos para proceder a iniciar el proceso de liquidación.

Para que lleves el proceso de cómo liquidar a un empleado en Colombia correctamente, es necesario contar con un plan de offboarding que haga este proceso algo más sencillo y rápido. 

Con este solo tendrás que cumplir el paso a paso que te indica la planificación y contar con el contrato laboral y toda la documentación que respalde las actividades del empleado dentro de la empresa, así como los pagos recibidos. 

Para este tipo de comunicaciones, te recomendamos utilizar una  plataforma de evaluación de desempeño que tenga integrada una herramienta de feedback uno a uno o escrito. Estas soluciones tecnológicas pueden ayudar a los líderes de recursos humanos a comunicar el fin de un contrato laboral de manera efectiva y, a su vez, el desempeño del colaborador durante el tiempo trabajado, especialmente si se trata de empleados remotos pertenecientes a equipos descentralizados.

Plataforma Desempeño de Crehana

Registra los conceptos laborales a pagar

Este proceso de liquidación de personal consiste en el cálculo y pago de montos pendientes que el colaborador tiene derecho a recibir según las leyes laborales y los términos de su contrato de trabajo.

Entre los elementos típicos que se consideran en una liquidación y que debes conocer para que sepas cómo liquidar a un empleado en Colombia están los siguientes:

Salarios adeudados

Abarca cualquier salario o tiempo trabajado que no haya sido pagado hasta la fecha de terminación de la relación laboral.

Prestaciones sociales

Si el trabajador tenía acceso a prestaciones sociales, es posible que se deba calcular alguna compensación adicional relacionada con estos beneficios.

De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia, estas son las prestaciones sociales:

• Vacaciones

• Cesantías

• Intereses sobre cesantías

• Prima de servicios

Seguridad social

El sistema de seguridad social colombiano está compuesto por tres pilares principales: salud, pensión y riesgos laborales. A continuación, te explicamos cada uno de estos elementos y cómo se aplican en la liquidación de un empleado en Colombia:

Salud

Los empleadores en Colombia deben realizar aportes al sistema de salud en nombre de sus empleados. Este aporte se calcula como un porcentaje del salario del empleado. El empleado también realiza un aporte a la seguridad social en salud, que generalmente es un porcentaje de su salario.

En la liquidación, se debe tener en cuenta el valor acumulado de los aportes al sistema de salud durante el tiempo de servicio del empleado. Este monto acumulado puede ser relevante en el cálculo de las prestaciones sociales y puede afectar la indemnización por despido.

Pensión

Similar al sistema de salud, los empleadores y empleados realizan aportes al sistema de pensiones. El empleador contribuye con un porcentaje del salario al fondo de pensiones del empleado.

En la liquidación, se deben tener en cuenta los aportes acumulados al sistema de pensiones. Dependiendo de la situación del empleado (por ejemplo, si está cerca de la edad de jubilación), estos aportes pueden tener un impacto significativo en la liquidación.

Riesgos laborales

Los empleadores también deben realizar aportes al sistema de riesgos laborales para cubrir accidentes o enfermedades laborales. Este aporte se calcula como un porcentaje del salario del empleado.

En la liquidación, se debe verificar y calcular el monto acumulado de los aportes al sistema de riesgos laborales. Esto es especialmente importante si el motivo de la liquidación de un empleado está relacionado con una enfermedad o accidente laboral.

Recuerda que con respecto a los aportes a la seguridad social en Colombia, la Ley 1122 de 2007, que modificó el Sistema General de Seguridad Social en Salud, especifica que el aporte al sistema de salud es del 12,5 % del ingreso mensual, dividido entre empleador (8,5 %) y empleado (4 %), sin poder ser inferior al salario mínimo.

Parafiscales

Al calcular la liquidación de un colaborador en Colombia, se deben considerar los aportes acumulados del empleador a los diferentes parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensación Familiar) durante el período de servicio del empleado.

Los aportes a los parafiscales también pueden influir en el cálculo de las prestaciones sociales, ya que algunos de estos aportes se consideran al calcular beneficios como las cesantías y la prima de servicios.

Durante el proceso de cómo hacer la liquidación de un trabajador en Colombia, estos aportes deben ser considerados cuidadosamente para calcular adecuadamente los beneficios y derechos del empleado.

Indemnizaciones

En algunos casos de despido sin justa causa, los colaboradores pueden tener derecho a una indemnización adicional, dependiendo de las leyes laborales y el tiempo de servicio.

Si es necesario, calcula la indemnización correspondiente por preaviso en caso de no proporcionar la notificación requerida antes de la terminación del contrato laboral. En algunos casos, podrás optar por pagar una compensación al liquidar a un empleado en lugar de requerir el preaviso.

Es importante que se respeten los acuerdos y condiciones que se pactaron al inicio de la relación laboral, puesto que esto ayudará a mantener un buen clima laboral dentro de la empresa con los colaboradores que seguirán en tu equipo de trabajo.

Recuerda, estos elementos pueden variar en función de lo que se haya establecido en el contrato de trabajo, por lo que para conocer cómo liquidar a un empleado en Colombia debes estar al tanto y conocer muy bien la legislación reguladora del trabajo.

Calcula el valor de la liquidación

Como te mencionamos en el paso anterior, el cálculo de la liquidación de un empleado en Colombia involucra diversos componentes, que incluyen prestaciones sociales, salarios devengados, seguridad social, parafiscales y posibles indemnizaciones dependiendo de la causa de la terminación del contrato.

A continuación, te compartimos las principales fórmulas sobre cómo liquidar a un empleado en Colombia:

Cesantías

Las cesantías corresponden al ahorro acumulado durante el tiempo de servicio del empleado y se calculan utilizando la fórmula:

(Salario mensual x Días trabajados en el semestre) / 360

Intereses sobre las cesantías

Los intereses sobre cesantías se calculan aplicando un porcentaje sobre el valor acumulado de las cesantías. El porcentaje es fijado por el Gobierno y suele ser del 12 % anual. La fórmula es:

(Resultado de las cesantías x 12% x n° de días laborados) / 360

Prima de servicios

El aguinaldo, conocido como prima en Colombia, debe pagarse en dos cuotas, a mitad y a fin de año. Esto forma parte de la sumatoria de salarios y prestaciones sociales recibidas por el empleado durante el año. La fórmula es:

(Salario mensual x Días trabajados en el semestre) / 360

Vacaciones

El cálculo de esta prestación social se realiza tomando en cuenta el salario del empleado y los días trabajados en el semestre. Si el colaborador no llega al año, el cálculo debe hacerse de forma proporcional al tiempo de trabajo.

Es importante mencionar que las vacaciones en Colombia son por días hábiles (15 días de vacaciones remuneradas). Esto quiere decir que los fines de semana (sábados y domingos) y los feriados o días festivos no entran en el cálculo de la liquidación de esta prestación social. La fórmula es:

(Salario mensual x Días trabajados en el semestre) / 720

Aportes parafiscales y de seguridad social

Para calcular los aportes parafiscales y de seguridad social, es esencial considerar las siguientes tasas. Es importante tener en mente que estos aportes se efectúan mensualmente en la nómina de los empleados. Por lo tanto, al llevar a cabo la liquidación del contrato laboral, se debe contemplar el último mes para calcular dichos aportes de manera adecuada.

• Caja de compensación familiar: 4 %

• Bienestar familiar: 3 %

• Sena: 2 %

• Salud: 8,5 %

• Pensión: 12 %

Estas fórmulas se aplican generalmente en situaciones estándar. Es importante considerar situaciones específicas del empleado, como cambios en el salario, días laborados, y otros factores que puedan influir en el cálculo de la liquidación de un empleado en Colombia.

Además, ten en cuenta que las tasas de interés y otros porcentajes pueden cambiar, por lo que siempre es recomendable verificar la legislación laboral vigente para obtener información actualizada y específica según el contexto del empleado.

Redacta una carta de liquidación laboral

Una vez realizados los cálculos de los beneficios a pagar en la liquidación del colaborador y los impuestos a pagar por dicho pago, prepara una carta de liquidación laboral o acuerdo de liquidación que detalle los términos acordados entre las partes. Solicita a tu colaborador que firme el documento como evidencia de aceptación de la liquidación realizada.

Debes saber que una carta de liquidación laboral es, probablemente, uno de los documentos obligatorios en todas las etapas del offboarding, pues recopila todas las cifras en relación a la remuneración laboral del colaborador y formaliza legalmente la terminación de su contrato.

Ten presente que, en términos legales, este documento debe ser emitido por el departamento de nómina, pues este es el encargado de gestionar los pagos de los trabajadores.

Si bien no existe un único modelo para hacer una carta de liquidación de personal, existen algunos campos que te aconsejamos incluir en el documento, de modo que sea mucho más fácil sintetizar la información oportuna para esclarecer las cifras incluidas:

• Datos básicos del colaborador

• Fecha de ingreso

• Fecha de retiro

• Tiempo trabajado

• Cargo

• Salario mensual

• Aux. de transporte diario

• Aux. de transporte mensual

• Salario base de liquidación

• Valor de cesantías

• Valor de primas

En resumen, una carta de liquidación laboral cumple un papel indispensable al momento de finalizar un contrato de trabajo y liquidar a un empleado de manera satisfactoria.

Fuente: Crehana

Registra el pago en los libros contables

Una vez que realices el pago de la liquidación de un empleado en Colombia, es necesario que envíes la documentación que le respalde al Departamento de Contabilidad de la empresa para que se registre el mismo y se guarde la documentación por el tiempo que establece la Ley.

A nivel contable es indispensable que entre los libros que se lleven y el sistema que pueda utilizarse para la gestión y administración de los gastos de la compañía, se lleve en correcto orden y actualizada una hoja de balance que puede ayudar a identificar de una forma más fácil y rápida los movimientos contables de la organización. 

En este sentido, te invitamos a utilizar la plantilla de hoja de balance que tienes a tu completa disposición para que lleves un control de los gastos ocasionados por conceptos de RR. HH. y que puedes cotejar con el Departamento de Contabilidad de la empresa en caso de que existan irregularidades, así aprender cómo liquidar a un empleado será algo muy sencillo de gestionar.

Fuente: Crehana

Según el portal Deloitte, en la contabilidad de una empresa "se deben introducir los datos de forma ordenada y con criterio para garantizar la consistencia de la información". Con esto, lograrás evitar discrepancias que podrían llevar a sufrir multas u otras sanciones a tu empresa.

Recuerda que las leyes laborales pueden ser complejas y cambiantes. Es importante que te mantengas al tanto de las nuevas normativas que regulan la liquidación de personal y protejan los intereses de los que en algún momento formaron parte de tu equipo de trabajo, pero sobre todo, respaldes y cuides los interés de la compañía.

¡Éxitos!