Entre los nuevos tipos de trabajo, el smart working destaca considerablemente. Se trata de una de las metodologías que combina lo mejor del trabajo remoto con las tecnologías emergentes y que, además, tiene un impacto muy positivo en el employee experience.
Un estudio del portal de Forbes reveló que el 74% de profesionales espera que la virtualidad se vuelva algo normal, el 96% no quiere volver a la oficina y el 61% prefiere trabajar de forma remota por completo. Los profesionales exigen cambios en relación a las metodologías de trabajo, pero ¿el smart working es la disciplina ideal para resolverlos?
A continuación, revisaremos todo acerca del smart working: qué es, características, ventajas y desventajas. En los últimos apartados, encontrarás también un paso a paso para implementar este método, así como algunos ejemplos de smart working.
¿Qué es el smart working?
El smart working es una nueva forma de gestión que se basa en darle autonomía y flexibilidad a los profesionales de una empresa. Para ello, los líderes buscan facilitar todos los recursos necesarios para que sus equipos puedan hacer su trabajo desde donde estén.
Dicho de otra manera, el smart working es una disciplina que busca aumentar la productividad y eficiencia de los colaboradores a través de la implementación de distintas herramientas y dinámicas de trabajo.
Por ejemplo, para implementar el smart working en una empresa, hay que poner a disposición de los profesionales artículos de cómputo, información clave, plataformas o algún software para agilizar las tareas diarias, etc. Aparte, también debemos promover la flexibilidad y la autonomía.
Si quieres que tu equipo mejore su rendimiento, debes asegurar que todos estén cómodos cumpliendo sus labores. Aunque resulta evidente que los profesionales están motivados a hacer home office, esto no basta para asegurar buenos resultados. Las prácticas como el smart working son clave para evitar que la productividad se vea en riesgo.
Tipos de smart working
Si bien el smart working está asociado con el trabajo desde cualquier lugar, porque su eficiencia radica en los objetivos y metas del negocio y del equipo del que se forma parte, hay que tener en cuenta que existen distintos tipos de smart working:
- Desde casa: esta modalidad de smart working es quizás la más extendida y más atractiva para las personas. Quienes gozan de este beneficio pueden llevar a cabo sus funciones desde su hogar u oficina de trabajo, sacando provecho de las herramientas tecnológicas que tienen a la mano.
- Espacios de coworking: se trata de un ambiente diseñado específicamente para trabajar. Debido a que no son oficinas propias, aquí se congregan profesionales de distintas organizaciones e incluso clientes.
- Oficina: el espacio propio de una empresa, como lo es la oficina, también es el sitio indicado para hacer smart working. Hay quienes prefieren este lugar para trabajar porque consideran que sus niveles de atención y concentración son más elevados que el propio hogar.
- Móvil: cuando no se cuenta con un espacio físico fijo, el smart working móvil es una opción. Las empresas que lo ofrecen lo hacen porque consideran que la flexibilidad hace la diferencia para lograr los objetivos. Esto incluye a quienes son nómadas digitales y prefieren trabajar al mismo tiempo que viajan y recorren distintos países.}
Smart working vs. teletrabajo
Muchas personas creen que el trabajo desde casa y el smart working son sinónimos, sin embargo, el smart working va más allá del home office.
Para entender la diferencia, primero hay que considerar qué es el teletrabajo. Se trata de una modalidad que traslada las actividades de la oficina al hogar, sin cambios. Esto quiere decir que el horario laboral sigue siendo el mismo, al igual que la estructura de trabajo. Por ende, las personas deberán estar sentadas en el mismo lugar en el horario establecido.
Ahora bien, el smart working es diferente al teletrabajo porque es más libre en cuestión de espacios, asignación de recursos de trabajo y horarios. Además, brinda mucha autonomía a los profesionales. Este método requiere mucha coordinación entre líderes y colaboradores para tener éxito.
¿Cuáles son las características del smart working?
La intención del smart working es aumentar la eficiencia del trabajo remoto, aprovechando todas las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías. Para ello, se vale de las siguientes características:
1. Modelo de trabajo virtual
El smart working se caracteriza por ser una modalidad de trabajo virtual. La empresa asigna las actividades y tareas a los trabajadores —por lo general en una plataforma o software— teniendo en cuenta sus capacidades, para así establecer un tiempo de entrega pertinente.
2. Flexibilidad en tiempos y horarios
El trabajador debe saber gestionar y controlar sus tiempos, ya que el cumplimiento de las tareas diarias depende de él mismo. En ese sentido, el smart working valora la disciplina que pueda tener el equipo.
3. Objetivos claros
El smart working depende en gran medida de la comprensión que tengan los profesionales de los objetivos del área y de la empresa en general. Los líderes deben preocuparse por delimitar las metas del grupo de forma que sean claras, medibles y realistas. Además, tienen que comunicarlas en el momento oportuno.
4. Buena comunicación y mucha confianza
Estas dos habilidades son fundamentales al momento de utilizar el smart working. La comunicación efectiva es importante para que exista una compresión mutua entre el trabajador y su empleador.
La confianza, por su parte, es lo que mantiene unidas a ambas partes. El trato es el siguiente: los equipos tienen la libertad para hacer el trabajo por su cuenta y los líderes los guían cuando sea necesario. Así, los segundos demuestran que creen en el potencial de los primeros, quienes obtienen impulso de esta creencia para seguir trabajando.
Para lograr esto, José L. Pinheiro, profesor del curso de equipos efectivos de trabajo remoto, sugiere lo siguiente:
“Si diriges un equipo, debes asegurarte de hacer una buena asignación de roles. Todos deben estar cumpliendo las funciones que mejor se adecúan a sus habilidades y conocimientos. Además, es imprescindible que exista una relación entre los equipos basada en la humildad, la escucha activa y la empatía”.
5. Uso de nuevas tecnologías
Finalmente, es importante saber que el smart working no puede ser posible sin el uso de las nuevas tecnologías. Nos referimos a la conexión a internet, a las herramientas en la nube y todas las aplicaciones que facilitan la interacción y los proyectos.
Por ejemplo, la plataforma de clima laboral de Crehana contribuye al engagement de los profesionales, ya que promueve una cultura organizacional saludable. Cuenta con funciones de reconocimiento laboral y encuestas de pulso para celebrar los logros de tu equipo y conocer sus necesidades dentro del smart working.
Si buscas identificar insights relevantes de cada persona y desarrollar un plan efectivo para potenciar las habilidades del talento humano, Crehana es la herramienta para ti.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas del smart working?
No cabe duda de que el concepto de smart working significa hacer un trabajo eficiente sin importar las condiciones que nos rodean. Sin embargo, ¿qué debes esperar luego de implementar esta metodología en tu empresa? Analicemos el lado positivo y negativo de este modelo de trabajo:
Ventajas del smart working
Por un lado, los beneficios de esta metodología de trabajo serían los siguientes:
- El trabajo por objetivos genera mayor motivación en los trabajadores.
- Tanto los jefes como el resto del personal pueden administrar su horario de trabajo según sus preferencias y necesidades.
- Los profesionales pueden conciliar su vida familiar y personal con la laboral, lo cual impacta positivamente en su salud mental.
- Hace foco en la innovación y la agilidad, dos aspectos que facilitan la adaptación.
Desventajas del smart working
Por otro lado, consideramos igual de importante conocer cuáles son las principales desventajas del smart working para no llevarse sorpresas tras su implementación:
- Los nuevos espacios de trabajo que vayan a utilizar las personas pueden aumentar las distracciones y disminuir su compromiso.
- Si no se toman las medidas correctas, es probable que se reduzca la interacción y el trabajo en equipo. Aquello puede generar aislamiento, soledad y reducción de la productividad.
- El smart working también puede generar la sensación de no tener límites en el trabajo, lo que disminuye las horas de sueño y aumenta el estrés en las personas.
Para evitar todas las desventajas del smart working, sugerimos hacer un seguimiento constante de los equipos para saber cómo la están pasando en casa. De este modo, sabrás qué necesitan para estar cómodos y sentirse bien. No olvides que el estado anímico del talento humano siempre repercutirá en los resultados de la compañía.
¿Cómo implementar el smart working en una empresa?
La aplicación del smart working implica una serie de pasos para asegurar su éxito. Aquí te contamos cuáles son:
1. Releva qué es lo que busca el talento
Antes de aplicar estrategias y acciones directas de smart working, te recomendamos identificar cuáles son los intereses del equipo, es decir, qué esperan de tu empresa. Al reconocer las expectativas y demandas de cada persona, podrás crear un ambiente propicio para el cumplimiento de tareas.
Por el contrario, una medida contraria al smart working sería establecer trabajo remoto para todos, cuando quizás haya quienes prefieren una modalidad híbrida de trabajo, por ejemplo.
Estos son algunos aspectos y temas sobre los que puedes ahondar para lograr que el smart working sea efectivo:
- ¿Trabajar desde casa, presencial o una modalidad mixta?
- ¿Horarios fijos o flexibles?
- Accesorios e implementos tecnológicos que son necesarios para llevar a cabo el trabajo (esto incluye mobiliario ergonómico).
Ten en cuenta que las prioridades de las personas y las formas de trabajo cambian gracias a la incorporación de nuevas tecnologías, las cuales también están creando formas disruptivas de trabajar en esta disciplina, que es el smart working.
De hecho, la flexibilidad hoy es un factor clave para atraer y retener talento, como se explica en este episodio del podcast Amazing People de Crehana:
2. Pon en marcha actividades de team building
Las actividades de team building son necesarias para crear sinergia en un contexto de smart working. Es ideal para mejorar la conexión y construir un ambiente de trabajo positivo (lo que en otras palabras es un buen clima laboral).
Considera las siguientes recomendaciones para implementar el smart working en tu empresa:
- Indaga qué tipo de juegos y dinámicas resultan más atractivas para las personas de tu equipo.
- Sobre todo si están trabajando completamente a distancia, te sugerimos implementar reuniones con regularidad para evitar que el equipo se aisle.
- Elabora un cronograma para organizar las actividades durante el mes. De este modo, podrás crear un ambiente más colaborativo y ameno.
- Pon a prueba distintas actividades para verificar cuáles contribuyen más al relacionamiento entre pares.
Cuando se trata de esta disciplina de trabajo, es indispensable fortalecer las relaciones entre todos los miembros de la empresa. Incluso los líderes y la C-Suite (CEO, CFO, COO, etc) deben involucrarse para motivar al talento humano a dar lo mejor de sí.
3. Trabaja en las habilidades blandas
Para integrar una disciplina enfocada en el trabajo inteligente o smart working, las habilidades blandas son uno de los ítems principales sobre los que debe trabajarse. No solo para la actualidad, también para hacer frente a los desafíos del futuro.
Recordemos que el trabajo inteligente está basado en la flexibilidad y los objetivos para lograr una productividad superior —y para que los proyectos obtengan resultados grandiosos—, así que es necesario que el equipo sepa interactuar, liderar, tomar decisiones efectivas, etc.
Tal como se menciona en una publicación disponible en Mckinsey, hay conjuntos de habilidades fundamentales que ayudan a las personas a cumplir con ciertos criterios para el futuro del trabajo, en línea con el smart working:
- Agregar valor más allá de lo que pueden hacer los sistemas automatizados y las máquinas inteligentes.
- Asegurar que el equipo opere en un entorno digital con las herramientas que necesitan para cumplir las expectativas.
- Adaptarse continuamente a nuevas formas de trabajo y nuevas ocupaciones.
4. Brinda acceso a los recursos necesarios
Los desafíos de la transformación digital y del trabajo diario pueden superarse fácilmente si se incorpora la tecnología adecuada para el smart working. Consiera lo siguiente:
- ¿Cuáles son los implementos informáticos que más necesitan las personas de tu equipo?
- ¿Qué otros implementos pueden sumarse como complementarios para apoyar al equipo?
- ¿Qué hace falta a cada departamento de tu organización?
- ¿Qué programas y plataformas pueden comprarse para optimizar tareas repetitivas?
Ahora bien, además del aspecto tecnológico del smart working, la capacitación y la detección de habilidades necesarias para lograr los resultados deseados es importante. Primero, detecta qué es lo que tu equipo necesita mejorar (¿cuáles son sus debilidades y cuáles sus fortalezas?); luego, elabora un plan efectivo de capacitación en base a los resultados.
Puedes basarte en este ejemplo de modelo ADDIE para diseñar un programa de entrenamiento óptimo para tu equipo.
5. Define objetivos de trabajo
Otro punto no menor en el tema del smart working es la definición de objetivos para el trabajo. Dado que esta metodología de trabajo no está relacionada con el lugar y la cantidad de tiempo dedicado, la pauta de objetivos es el pilar principal.
Las personas de tu equipo deben estar al tanto de cuáles son los objetivos de smart working para trabajar en consecuencia, así será más fácil alinear los esfuerzos y conseguir los resultados esperados.
Ejemplos de smart working
Para terminar, aquí te compartimos una serie de ejemplos de smart working en el mundo:
Henkel
Esta empresa se encarga tanto de negocios industriales como para el consumo directo: productos diseñados para el cuidado del cabello, detergentes, suavizantes, selladores y todo tipo de adhesivos.
En marzo de 2020, con la pandemia por Covid-19 en sus comienzos, Henkel incorporó esta metodología de trabajo, la cual contempla el trabajo híbrido y flexible como nuevas dinámicas para llevar a cabo las funciones del equipo.
¿Qué significa el smart working en Henkel? De acuerdo a lo que mencionan en el sitio web, es “un compromiso con la flexibilidad que va todavía más allá, con el que buscaremos modalidades de trabajo que combinen el trabajo presencial y el teletrabajo, un liderazgo basado en resultados y espacios de trabajo en nuestras oficinas que se adapten a las diferentes actividades que realizan los empleados”.
Mondelez
Otro ejemplo de trabajo inteligente es Mondelez. ¿Cómo lo aplicaron? Siguieron estos pasos:
- Hicieron una reorganización interna para lograr una mayor horizontalidad en la forma de trabajo del equipo interno.
- Se ofreció la posibilidad de trabajar de forma externa a la oficina de la empresa.
Microsoft Iberia
Avanzando con los ejemplos de trabajo inteligente, Microsoft Iberia es otra opción. De hecho, aplicaron esta metodología de trabajo con el propósito de fomentar la creatividad del equipo, además de mayor motivación y mejores niveles de productividad.
Hasta el día de hoy, los empleados de Microsoft Iberia tienen la posibilidad de trabajar desde el sitio que prefieran, al mismo tiempo que cuentan con todas las herramientas y recursos necesarios para hacer un buen trabajo.
Ahora bien, quienes prefieren trabajar desde la oficina, pueden hacerlo desde el lugar de las instalaciones que más les sienta cómodo. Es decir, no necesariamente una persona del equipo de Marketing debe trabajar en el sector de dicho departamento, sino que pueden haber personas de diversas áreas en un mismo sector de las instalaciones. Parte del propósito del smart working tiene que ver con esta premisa de la flexibilidad.
No cabe duda que este modelo de trabajo marcará un antes y un después en las organizaciones que se animen a implementarlo, sobre todo en términos de productividad y eficiencia.